Per iniziare

L'invito

Il modo in cui inviti le persone a partecipare a uno spazio facilitato è molto importante. Dall'invito ricavano molte informazioni e valutano come sarà gestito lo spazio e se vi si sentiranno a proprio agio. L'invito è un'occasione decisiva per dare il tono all'incontro e creare fiducia.

Prendere decisioni significa comunicare: il tuo gruppo può prendere buone decisioni insieme solo se prima ha costruito una buona comunicazione. Occorre chiarire lo scopo della discussione o dell'incontro, chi deve partecipare, quali sono i tempi e cosa possono aspettarsi le persone.

— Richard Bartlett

Aspetti essenziali di un invito:

Premesse. Di cosa si tratta? Che cosa mi si chiede di fare? Chi organizza? Chi altro parteciperà? Quanto tempo dovrò dedicare, qual è l'argomento e quali sono le regole?
Contesto. Che caratteristiche ha questa attività? Tra i tanti modi in cui potrebbe svolgersi, quale è stato scelto? Perché ora e perché in questo modo?
Appartenenza. Sono benvenuto? È uno spazio adatto a me? La mia presenza è necessaria? Che cosa posso apportare di specifico? Perché dovrei partecipare?
Sicurezza. L'invito mostra attenzione, fiducia e comprensione? La struttura dell'attività tiene conto delle dinamiche di potere? Quanto dovrò espormi o mostrarmi vulnerabile? Penso che la persona che mi invita saprà sostenermi?
Accessibilità. Saranno soddisfatte le mie esigenze fondamentali per partecipare? Per esempio quelle legate alla lingua, alle tecnologie assistive o a termini che non conosco. Potrò prendere parte all'attività?

Su Loomio

Loomio permette di invitare persone via email o tramite un link dedicato. Le persone possono anche chiedere di entrare nel tuo gruppo, se le impostazioni lo consentono.
Gli strumenti di invito integrati sono essenziali. Ricevere senza contesto una richiesta di accesso a un software nuovo può disorientare. Per questo, chi crea un gruppo spesso presenta Loomio alle persone in un altro modo prima di invitarle.
Diversi aspetti di Loomio sono pensati per creare uno spazio sicuro e rispettoso, nel quale le persone desiderino entrare. Tra questi ci sono le opzioni per la privacy.
Anche l'interfaccia è pensata per essere semplice, accogliente e professionale, così da ispirare fiducia.
Loomio offre funzioni di accessibilità per chi usa tecnologie assistive, come i lettori di schermo, e funzioni di traduzione per chi parla lingue diverse. Menzionarle nell'invito può aiutare alcune persone a sentirsi più benvenute.

L'arrivo

L'arrivo è il momento della prima impressione e influenza ciò che seguirà. La persona ha accettato l'invito e ha deciso di partecipare. È pronta a scoprire lo spazio: l'impressione che ne ricava avrà un forte effetto sulla sua esperienza.

Accoglienza

Per sentirsi pronta a interagire e partecipare, una persona deve sentirsi benvenuta. Ha bisogno che la sua presenza sia riconosciuta e di essere accolta con ospitalità.

Orientamento

Quando entra in una stanza, una persona vuole sapere dove sedersi, dove si trova l'uscita, come raggiungere il bagno e se c'è del caffè. Ha bisogno di una breve introduzione allo spazio e al posto che può occupare.

Su Loomio

La descrizione del gruppo e il riquadro del contesto della discussione sono i luoghi principali in cui inserire un messaggio di benvenuto per chi arriva.
Esplora lo spazio Loomio e personalizzalo secondo le tue preferenze, per esempio modificando le impostazioni delle notifiche e la tua foto del profilo.
Scegli come visualizzare le informazioni usando le diverse viste delle discussioni e opzioni come Recenti, Non lette, Silenzia e Aggiungi ai preferiti. Prendi confidenza con lo spazio.

Chi è presente

Presentarsi e conoscere le altre persone è una delle attività sociali più semplici e importanti. Dal mihimihi Māori al britannico «how do you do», fino allo scambio di biglietti da visita in Giappone, ogni cultura attribuisce importanza alle presentazioni. Non è solo una questione pratica o di cortesia: risponde a un bisogno umano profondo, necessario per sentirsi a proprio agio, aperti e concentrati.

Se faciliti un incontro senza dare alle persone la possibilità di presentarsi e conoscere chi è presente, in genere continueranno a cercare quelle informazioni, anche mentre provi a richiamare la loro attenzione su altro. Prevedi quindi un momento per le presentazioni e usalo per contribuire agli obiettivi dell'incontro.

Giro iniziale

Anche nei gruppi in cui le persone si conoscono bene, le presentazioni continuano sotto forma di un giro iniziale. All'inizio di un incontro, ciascuno ha la possibilità di parlare, spesso rispondendo a domande come «Che cosa ti occupa la mente?», «Come stai?» o «C'è qualcosa che ti impedisce di essere pienamente presente?». È una delle pratiche che aiutano il gruppo a restare unito. Ogni persona ha molte identità, che cambiano a seconda del contesto. Continuiamo a rispondere alla domanda «Chi sono in questo momento?»: è anche così che riusciamo a orientarci nelle relazioni con gli altri.

Ciò che una persona esprime non nasce nel vuoto, ma nel contesto della sua identità. Per comprendere i suoi contributi, è essenziale riconoscere le diverse sfaccettature di ciò che è.

Iniziamo molti dei nostri incontri con un giro in cui ciascuno racconta come sta, prima di passare all'ordine del giorno. Non parliamo delle attività di lavoro, ma di come stiamo come persone. Se stai attraversando un periodo difficile a casa, sei malato o hai una bella notizia, conoscere il tuo stato d'animo aiuta tutto il gruppo a interpretare ciò che comunichi nel giusto contesto. — Richard Bartlett

Su Loomio

Crea una discussione chiamata «Presentati» o «Come stai?». Offre a chi arriva una prima azione da compiere facile da capire.
Nei gruppi che prevedono una richiesta di adesione, una funzione consente a chi fa richiesta di presentarsi alla persona che coordina il gruppo. Alcuni gruppi ripubblicano questa presentazione nella discussione dedicata per dare il benvenuto ai nuovi membri.
Carica una foto del profilo. Vedere i volti è uno dei modi più efficaci per riconoscere le persone con cui condividi uno spazio online.

Chi non è presente

La diversità è fondamentale per prendere buone decisioni di gruppo. La «saggezza della folla», o intelligenza collettiva, nasce dall'unione di punti di vista diversi. L'esito di un processo collaborativo dipende molto dalle voci presenti e da quelle assenti. Non è possibile garantire una rappresentanza perfetta, ma è necessario considerare chi potrebbe mancare.

È molto comune non accorgersi dei propri privilegi. Riconoscere i pregiudizi non è facile e tendiamo a notare ciò che è presente più di ciò che manca. La nostra percezione può ingannarci. Per esempio, anche quando a donne e uomini viene assegnato deliberatamente lo stesso tempo per parlare, spesso si ha l'impressione che le donne parlino più del dovuto. Questo dipende da idee diverse su quanto «dovrebbero» parlare (maggiori dettagli). Per avere un quadro preciso può essere necessario misurare o contare, anziché affidarsi all'intuito.

Chi non ha particolari esigenze di accessibilità potrebbe non accorgersi che un luogo non è accessibile in sedia a rotelle, che un documento non è adatto ai lettori di schermo o che una situazione esclude chi ha una perdita uditiva. Le persone interessate, invece, se ne accorgeranno. Chi non ha figli potrebbe non pensare che una riunione alle 19:00 sia difficile da seguire per i genitori. Questi e molti altri fattori pratici, sociali e culturali possono impedire a qualcuno di essere presente.

Pensare a chi non è presente è particolarmente importante quando cerchi di risolvere problemi che riguardano altre persone: costruisci le soluzioni con loro e parla con loro. Se le persone a cui vuoi rivolgerti non partecipano, è improbabile che tu abbia tutte le informazioni necessarie per agire con efficacia. È una questione di risultati concreti oltre che di giustizia sociale: quasi sempre è meglio progettare la collaborazione con gli utenti o le parti interessate.

Su Loomio

Collaborare online può aprire nuove possibilità di inclusione. Oltre al «divario digitale», considera il «ponte digitale»: la tecnologia può coinvolgere chi non può partecipare a incontri di persona o in un orario preciso e può rendere possibili, per esempio, discussioni in più lingue.
Loomio mostra chiaramente chi è stato invitato in un gruppo e chi ha partecipato a una discussione. Sono informazioni utili per valutare l'inclusione: puoi vedere se manca qualcuno.
Se per te sono importanti decisioni inclusive e punti di vista diversi, chiediti periodicamente: «Chi non è presente? Perché?»

Cultura, regole e aspettative

La cultura è un concetto difficile da definire e agisce a più livelli. La società nel suo insieme ha una grande influenza, ma anche ogni gruppo, incontro o discussione ha una propria cultura.

Come ci comportiamo? Come ci parliamo? Che cosa è accettabile qui e che cosa non lo è? Quali regole guidano le nostre interazioni?

Affrontare queste domande può aiutare un gruppo a conoscere meglio se stesso. Evitarle può ostacolare il raggiungimento degli obiettivi e, a volte, dividere completamente il gruppo.

La cultura, le regole e le aspettative possono essere implicite o esplicite. Si intrecciano in modi complessi con le dinamiche di potere e le relazioni sociali. Occorre lasciare spazio a cambiamento, creatività e libertà, ma anche definire limiti abbastanza chiari da garantire la sicurezza delle persone.

Chi facilita spesso aiuta il gruppo a rispettare la cultura che ha scelto, a seguire le regole concordate e a mantenere gli impegni presi. Per svolgere questo ruolo, ha bisogno che gli accordi siano sufficientemente espliciti e che il gruppo gli riconosca il mandato di intervenire. Altrimenti possono nascere difficoltà.

Spesso si preferisce affidarsi al «buon senso» ed evitare di concordare un codice di condotta o regole esplicite. Questo però può danneggiare soprattutto i membri più vulnerabili del gruppo. Sono i primi a subire gli effetti di comportamenti o consuetudini dannosi e hanno meno possibilità di contrastarli. Spetta ai membri con più privilegi o influenza riflettere con attenzione su queste questioni.

Come per un contratto, speri di non dover mai far rispettare un codice di condotta, ma se serve è utile averlo. È meglio concordarlo prima che diventi necessario. Perché chi facilita o un altro membro possa dire con efficacia «Qui questo comportamento non è accettabile», il gruppo deve aver già dedicato tempo a costruire la propria cultura e a definire le aspettative.

Su Loomio

Loomio viene usato soprattutto da gruppi con uno scopo e membri definiti, come spazio di confronto costruttivo. Nella maggior parte dei casi, le persone partecipano in buona fede e si comportano con rispetto.
Loomio è progettato per dare voce a ogni persona e permetterle di comunicare esigenze e preoccupazioni. Anche se la maggioranza non vede un problema, una sola persona può sollevarlo ed essere ascoltata.
La comunicazione online offre un certo grado di sicurezza fisica, perché le persone non sono faccia a faccia.
Alcuni gruppi usano la descrizione del gruppo per indicare un codice di condotta o le aspettative sui comportamenti. Altri concordano insieme le regole di partecipazione.
Molti gruppi usano Loomio per decidere le proprie regole: come partecipare, che cosa è consentito, che cosa significa prendere una decisione e che cosa la rende valida.
L'uso stesso di Loomio chiarisce alcune questioni fondamentali: chi può partecipare a questo spazio? Come comunichiamo?
Una delle decisioni fondamentali che tutti i gruppi su Loomio devono affrontare riguarda le regole per decidere: consenso? Maggioranza? Quorum? Unanimità? Discuterne apertamente può aiutare il gruppo a sviluppare la propria cultura.