Per iniziare

Invito

Il modo in cui i partecipanti vengono invitati in uno spazio facilitato è molto importante. Le persone ricavano molte informazioni dall’invito e le usano per valutare come sarà gestito lo spazio e se è adatto a loro. Il momento dell’invito è, sotto molti aspetti, l’occasione decisiva per dare il tono e stabilire fiducia.

Prendere decisioni significa comunicare: il tuo gruppo può prendere buone decisioni insieme solo se prima esiste una base di buona comunicazione. Questo significa chiarire lo scopo di una discussione o di una riunione, chi deve essere coinvolto, quali sono i tempi e cosa possono aspettarsi le persone.

— Richard Bartlett

Aspetti fondamentali di un invito:

• Informazioni di base. Di cosa si tratta? Cosa mi viene chiesto di fare? Chi organizza? Chi altro sarà coinvolto? Quanto tempo richiede, qual è l’argomento centrale e quali sono le regole da seguire?
• Contesto. Quali sono le caratteristiche di questa specifica iniziativa? Tra tutti i formati e i modi possibili di svolgerla, quale verrà scelto? Perché adesso e perché in questo modo?
• Appartenenza. Sono benvenuto? È un’iniziativa adatta a me? C’è bisogno di me in questo processo? Quali sono il valore e il contributo specifici che posso portare? Perché proprio io dovrei partecipare?
• Sicurezza. Questo invito trasmette attenzione, fiducia e comprensione? La struttura dell’iniziativa è in grado di gestire le dinamiche di potere presenti? Quanto dovrò essere sincero o espormi? Penso che la persona che mi invita saprà prendersi cura della mia partecipazione?
• Accessibilità. Saranno soddisfatte le mie esigenze di base per partecipare? Lingua, tecnologie assistive, termini poco familiari e così via. Potrò partecipare?

Su Loomio

• Lo strumento ha una funzione integrata per invitare utenti tramite email o inviando loro un link dedicato. Gli utenti possono anche chiedere di entrare nel tuo gruppo, se le tue impostazioni lo consentono.
• Gli strumenti di invito integrati nel software sono molto essenziali. Ricevere una richiesta inattesa di accesso a un nuovo software, senza contesto, non incoraggia a partecipare; per questo chi crea un gruppo spesso presenta Loomio alle persone attraverso un percorso separato.
• Molti aspetti di Loomio sono già progettati per creare uno spazio sicuro e rispettoso in cui gli utenti desiderino entrare, come le opzioni di privacy definite con attenzione.
• Il software è progettato per essere accogliente, semplice e professionale, con l’intento di trasmettere fiducia.
• Loomio offre funzioni di accessibilità per chi usa tecnologie assistive come i lettori di schermo e funzioni di traduzione per chi parla lingue diverse. Evidenziare questi aspetti in un invito può aiutare alcune persone a sentirsi più benvenute.

Arrivo

Il momento dell’arrivo è la «prima impressione» di un’esperienza e ne orienta lo svolgimento successivo. La persona ha accettato un invito e ha deciso di partecipare. È aperta e ha delle aspettative: l’impressione che riceve influirà molto sulla sua esperienza.

Accoglienza

Per essere aperta al coinvolgimento, alla partecipazione e all’ascolto, una persona deve sentirsi benvenuta. Ha bisogno che la sua presenza sia riconosciuta e di sentirsi accolta.

Ambientarsi

Quando una persona entra in una stanza, vuole sapere dove sedersi, dove si trova l’uscita, dove andare in bagno e se c’è del caffè. Ha bisogno di un’introduzione essenziale allo spazio e al proprio posto al suo interno.

Su Loomio

• I campi della descrizione del gruppo e il riquadro del contesto della discussione sono gli spazi principali in cui inserire un «messaggio di benvenuto» per chi arriva.
• Esplora lo spazio di Loomio e adatta le impostazioni alle tue esigenze, come le impostazioni delle notifiche e la tua foto del profilo.
• Visualizza le informazioni come preferisci usando le diverse viste delle conversazioni e opzioni come Recenti, Non lette, Silenzia e Aggiungi ai preferiti. Mettiti a tuo agio.

Chi è presente

Presentarsi e conoscere gli altri è una delle funzioni sociali umane più semplici e importanti. Dal mihimihi Māori al «how do you do» britannico, fino allo scambio di biglietti da visita giapponese, ogni cultura attribuisce grande importanza a questo momento. Va oltre gli aspetti pratici e la cortesia e risponde a un bisogno umano profondo, necessario per sentirsi a proprio agio, essere aperti e concentrarsi.

Se faciliti un incontro e non dai alle persone la possibilità di presentarsi e scoprire chi hanno intorno, in genere distoglieranno l’attenzione da qualsiasi altra cosa tu stia cercando di proporre finché non permetterai loro di farlo. Prevedi consapevolmente un momento per le presentazioni e usalo come occasione per favorire gli obiettivi complessivi dell’interazione.

Come stai

Anche nei gruppi in cui le persone si conoscono già bene, questo processo di presentazione continua con un momento iniziale per raccontare come si sta: ognuno ha la possibilità di parlare all’inizio di una riunione, spesso rispondendo a domande come «qual è la tua preoccupazione principale in questo momento?», «come stai?» o «c’è qualcosa che ti impedisce di essere presente?». A questo si aggiungono altre buone pratiche per la coesione del gruppo. Le persone hanno molte identità, che cambiano in base al contesto. Rispondono continuamente alla domanda «chi sono in questo momento?», ed è questo che permette loro di trovare il proprio posto nelle relazioni con gli altri.

Le persone non si esprimono nel vuoto, ma nel contesto di ciò che sono. Conoscere i diversi aspetti dell’identità di una persona è essenziale per interpretarne i contributi.

Iniziamo molte delle nostre riunioni con un giro in cui ognuno racconta come sta, prima di passare all’ordine del giorno. Questi momenti si concentrano su come stai come persona, anziché sui tuoi compiti di lavoro. Se stai attraversando un periodo difficile a casa, sei malato o hai una bella notizia da condividere, capire il tuo stato d’animo aiuterà l’intero gruppo ad avere il contesto giusto per interpretare il tuo modo di comunicare. — Richard Bartlett

Su Loomio

• Crea una conversazione chiamata «Presentati» o «Come stai». Offre un primo invito all’azione utile e comprensibile a chiunque arrivi.
• Per i gruppi a cui si accede tramite una richiesta di adesione, abbiamo una funzione che permette a chi fa richiesta di presentarsi al coordinatore per ottenere l’accesso al gruppo. Alcuni gruppi ripubblicano questa presentazione nella conversazione dedicata alle presentazioni, per dare il benvenuto alle persone.
• Carica una foto del profilo. Le foto dei volti sono uno dei modi più efficaci per avere la sensazione di conoscere le persone presenti insieme a te online.

Chi NON è presente

La diversità è essenziale perché un gruppo prenda decisioni di qualità. L’effetto della «saggezza della folla», o intelligenza collettiva, funziona solo combinando punti di vista diversi. I risultati dei processi di collaborazione dipendono molto da quali voci sono rappresentate e quali no. È impossibile includere una rappresentanza perfetta di tutti, ma devi considerare chi potrebbe mancare.

È molto comune non riconoscere alcuni aspetti del privilegio. Le persone non sono particolarmente abili nel riconoscere intuitivamente i pregiudizi e notano molto più facilmente la presenza di qualcosa che la sua assenza. La nostra mente ci inganna. Per esempio, quando a donne e uomini viene assegnato intenzionalmente lo stesso tempo di parola, spesso si ha l’impressione che le donne parlino più del dovuto, a causa di idee diverse su quanto «dovrebbero» parlare (maggiori dettagli). Per avere un quadro accurato può essere necessario misurare o contare, anziché affidarsi all’intuito.

Chi non ha particolari esigenze di accessibilità potrebbe non accorgersi che un luogo non è accessibile in sedia a rotelle, che un documento non è formattato per i lettori di schermo o che una situazione esclude chi ha una perdita uditiva. Ma le persone che affrontano queste difficoltà se ne accorgeranno. Chi non ha figli potrebbe non considerare che una riunione alle 19:00 non è compatibile con le esigenze dei genitori. Questi e molti altri aspetti pratici, sociali e culturali potrebbero impedire a qualcuno di essere presente.

È particolarmente importante pensare a chi non è presente quando cerchi di risolvere problemi per altre persone: costruisci con loro, non per loro; parla con le persone, non di loro. Se le persone che cerchi di aiutare non sono presenti, è molto improbabile che tu abbia tutti i contributi necessari per agire in modo efficace. Questo riguarda tanto i risultati aziendali quanto la giustizia sociale: è quasi sempre meglio progettare la collaborazione con gli utenti o le parti interessate.

Su Loomio

• Collaborare online può consentire livelli di inclusione molto più ampi. Invece di pensare a un «divario digitale», pensa a un «ponte digitale»: a come la tecnologia può includere chi non può partecipare a riunioni in presenza o in un orario specifico e aprire nuove possibilità, come le discussioni multilingue.
• Loomio mostra chiaramente chi è invitato in un gruppo e chi ha partecipato a una discussione, fornendo informazioni importanti per riflettere sull’inclusione. Se mancano delle persone, puoi accorgertene.
• Se per te sono importanti un processo decisionale inclusivo e la diversità di pensiero, chiediti periodicamente: «Chi non è presente? Perché?»

Cultura, regole, aspettative

La cultura può essere un concetto piuttosto vago e opera a più livelli. La cultura della società nel suo complesso ha una forte influenza, ma puoi considerare ogni gruppo e ogni incontro o discussione come dotati di una propria cultura.

Come ci organizziamo? Come ci parliamo? Cosa è accettabile qui e cosa no? Quali sono le regole che guidano le nostre interazioni?

Affrontare le questioni culturali può essere un momento importante di consapevolezza per un gruppo. Non affrontarle può compromettere la capacità di raggiungere gli obiettivi o, a volte, portare alla completa disgregazione del gruppo.

La cultura, le regole e le aspettative possono essere implicite o esplicite e si intrecciano in modi complessi con le dinamiche di potere e il capitale sociale. È difficile trovare un equilibrio tra una flessibilità sufficiente a lasciare spazio a nuove possibilità, evoluzione, creatività e libertà e una chiarezza sufficiente sui principi irrinunciabili e sui limiti per garantire la sicurezza.

Chi facilita spesso aiuta il gruppo a rispettare la cultura che ha definito, seguire le regole concordate e mantenere gli impegni legati alle aspettative. Se a una persona viene affidato questo ruolo, gli accordi devono essere abbastanza espliciti e deve esserci un mandato chiaro. Altrimenti possono sorgere difficoltà.

Spesso le persone preferiscono affidarsi al «buon senso» ed evitare di concordare un codice di condotta o regole esplicite. Questo però può colpire in modo sproporzionato i membri più vulnerabili del gruppo, che subiscono per primi e più intensamente gli effetti negativi di comportamenti o abitudini dannosi e hanno meno possibilità di contrastarli da soli. È responsabilità dei membri più privilegiati o influenti del gruppo riflettere con attenzione su queste questioni.

Come per un contratto legale, speri di non dover mai far rispettare un codice di condotta, ma se ne hai bisogno sei contento che esista. È meglio concordarlo prima che diventi necessario. Affinché chi facilita o qualsiasi membro del gruppo possa intervenire efficacemente e dire «qui questo non è accettabile», devi aver già dedicato tempo a costruire la cultura del gruppo e a definire le aspettative.

Su Loomio

• Poiché Loomio viene solitamente usato come spazio di confronto costruttivo tra gruppi con uno scopo e membri definiti, nella maggior parte dei casi le persone partecipano in buona fede e si comportano con rispetto.
• Loomio è progettato per dare voce a ogni persona e permetterle di comunicare le proprie esigenze e preoccupazioni. Anche se la maggioranza non vede un problema, una singola persona può segnalarlo ed essere ascoltata.
• Comunicare online offre un certo livello di sicurezza fisica, perché le persone non si trovano faccia a faccia.
• Alcuni gruppi usano già il campo della descrizione del gruppo per indicare un codice di condotta o le aspettative sul comportamento. Altri hanno concordato collettivamente un insieme di aspettative che regolano la partecipazione.
• Molti gruppi usano Loomio stesso per decidere le proprie regole, ad esempio come partecipare, cosa è consentito, cosa significa una decisione e cosa la rende valida.
• Alcune domande fondamentali sulle regole trovano risposta semplicemente usando Loomio: chi può partecipare? Come comunichiamo?
• Una delle decisioni fondamentali che tutti gli utenti di Loomio affrontano riguarda il metodo decisionale: consenso unanime? Maggioranza? Quorum? Unanimità? Mettere al centro la questione del metodo decisionale può essere un passo molto utile nello sviluppo della cultura del gruppo.