Prendere decisioni formali e decidere online
I membri dei consigli di amministrazione e dei comitati devono spesso prendere decisioni tra una riunione e l'altra. Si tratta di decisioni e discussioni sulla gestione dell'organizzazione che possono rendersi necessarie quando:
- durante la riunione del consiglio non c'è stato abbastanza tempo per decidere,
- la decisione richiede poca discussione, come nel caso delle questioni amministrative,
- un evento interno o esterno richiede che il consiglio agisca prima della prossima riunione,
- un consigliere vuole approfondire una questione con il consiglio.
Su Loomio
Avvia una discussione: - Presenta l'argomento o la decisione da prendere, - invita i consiglieri a condividere idee, opinioni e informazioni che aiutino gli altri a comprendere il loro punto di vista, - incoraggia i membri a partecipare pubblicando commenti o rispondendo a quelli degli altri.
Quando siete pronti, avvia un Sondaggio e invita i membri a votare. Se la questione è semplice, usa una Proposta. Se è più complessa, usa un sondaggio Controllo del senso per chiedere ai membri cosa pensano della proposta. - Descrivi la decisione e invita le persone a votare, - chiedi di motivare il voto, soprattutto a chi vuole precisare alcuni punti, - scegli le opzioni di voto adatte al processo decisionale del tuo consiglio. - Alla prossima riunione, il consiglio può ratificare la decisione presa tra le riunioni e inserirla nel verbale.
Se non si raggiunge un accordo, chiedi ai membri quali modifiche permetterebbero loro di sostenere la decisione. Le risposte possono aiutarti a formulare una decisione migliore. Una nuova proposta che includa le modifiche avrà più possibilità di ottenere consenso.
Quando la proposta si chiude, pubblica una conclusione. Comunica a tutti il risultato della decisione e i prossimi passi.
Esempi di decisioni prese tra una riunione e l'altra
Decisione sull'acquisto di un immobile
Nell'ultima riunione, il consiglio ha discusso l'acquisto di un immobile. Un consigliere ha chiesto una perizia tecnica indipendente prima di prendere la decisione. Il consiglio ha approvato l'acquisto a condizione che la perizia fosse soddisfacente. Poiché l'acquisto deve avvenire prima della riunione successiva, il consiglio ha deciso di caricare la perizia su Loomio appena disponibile, discuterla e prendere lì la decisione finale.
Decisione sull'accettazione dell'assicurazione di responsabilità civile per amministratori e dirigenti
Durante la riunione è emerso che si avvicinava il rinnovo annuale dell'assicurazione. Considerandolo un adempimento amministrativo, il consiglio ha deciso di usare Loomio per discutere la domanda di rinnovo, raccogliere le informazioni necessarie da ciascun consigliere, presentare la domanda e accettare il preventivo.
Una violazione della sicurezza in una delle nostre sedi
Un'intrusione e un furto hanno messo a rischio l'organizzazione e il personale. I consiglieri devono essere informati dell'accaduto e dei rischi, e valutare una risposta adeguata.
Un consigliere solleva la questione della rappresentanza di genere e della diversità nel consiglio
Il consigliere ha presentato argomenti e dati a sostegno di una composizione del consiglio più rappresentativa dell'organizzazione. I consiglieri devono esaminare le informazioni, fare domande, discutere la questione e decidere come rispondere.
Conservare le decisioni e le discussioni che le accompagnano
Per i consigli di amministrazione, conservare la documentazione è un obbligo di legge. Per i comitati è una buona pratica.
Oggi molte organizzazioni redigono e conservano in formato elettronico verbali ufficiali, delibere, regolamenti e decisioni importanti. I documenti vengono creati e approvati, distribuiti e usati, conservati e infine eliminati.
Su Loomio
Puoi allegare verbali, relazioni, delibere e altri documenti a una discussione relativa a una riunione, nel suo contesto, in un sondaggio o in un commento alla discussione. In questo modo i documenti restano associati alla discussione pertinente.
Trovi anche l'elenco dei documenti nella scheda File.
Puoi anche inserire in una discussione o in un sondaggio un link a un documento conservato nel sistema di gestione documentale che preferisci. Trova il link condivisibile al documento, copialo e incollalo nella discussione, nel sondaggio o in un commento.
Chi dispone delle autorizzazioni necessarie può aprire il link e leggere il documento.
Le discussioni e le decisioni su Loomio sono già documentate. Puoi quindi verificare le decisioni del tuo consiglio e mostrare facilmente che cosa è stato deciso e quando. Se i consiglieri hanno discusso, commentato e votato una delibera, puoi anche ricostruire come e perché è stata presa.
Nel tempo costruisci un archivio dell'organizzazione in cui puoi cercare e ritrovare facilmente le decisioni passate e le discussioni collegate.
Su Loomio tutti i dati vengono scritti e conservati su più dischi e in più sedi, nel cloud, con backup giornalieri. I file caricati sono conservati su server che usano tecniche moderne per ridurre i colli di bottiglia e i punti di guasto.