Prendere decisioni formali e online

I membri dei consigli di amministrazione e dei comitati devono spesso prendere decisioni «fuori riunione». Si tratta di decisioni e discussioni relative alla gestione dell'organizzazione in cui:

• il tempo durante la riunione del consiglio non è stato sufficiente per prendere una decisione,
• la decisione non richiede molta discussione, come nel caso di alcune decisioni amministrative,
• è successo qualcosa, all'interno o all'esterno dell'organizzazione, che richiede un intervento del consiglio prima della prossima riunione,
• un consigliere ha un tema di particolare interesse da approfondire con il consiglio.

Su Loomio

Avvia una conversazione e apri una discussione: - Presenta l'argomento o la decisione che vorresti prendere, - invita i consiglieri a condividere nei commenti pensieri, opinioni e informazioni utili per aiutare tutti a comprendere il loro punto di vista sull'argomento o sulla decisione da affrontare al di fuori della riunione, - incoraggia i membri a partecipare pubblicando commenti o rispondendo a quelli esistenti.

Quando sei pronto, crea un Sondaggio e invita i membri a votare. Se la questione è semplice, usa una Proposta; se è più complessa, usa un sondaggio di tipo Verifica delle opinioni per chiedere chiaramente agli altri membri cosa pensano della proposta. - Descrivi la decisione e invita le persone a votare, - chiedi alle persone di indicare il motivo del loro voto, soprattutto se vogliono precisare alcuni punti, - scegli le opzioni che si adattano ai processi decisionali del tuo consiglio. - Puoi ratificare e mettere a verbale la decisione presa al di fuori della riunione durante la successiva riunione del consiglio.

Se una decisione non ottiene il consenso, non è un fallimento. Puoi chiedere ai membri quali modifiche permetterebbero loro di essere d'accordo con la decisione. Questo ti aiuta a formulare una decisione migliore. Una nuova Proposta con le modifiche avrà quindi maggiori probabilità di ottenere il consenso.

Indica una conclusione quando la proposta si chiude. Comunica a tutti il risultato della decisione e cosa succederà dopo.

Esempi di decisioni fuori riunione

Decisione sull'acquisto di un immobile

Durante l'ultima riunione del consiglio si è discusso dell'acquisto di un immobile. Un consigliere ha richiesto una relazione tecnica indipendente prima di prendere la decisione. Durante la riunione, il consiglio ha concordato di acquistare l'immobile a condizione che la relazione tecnica fosse soddisfacente. Poiché l'acquisto deve avvenire prima della prossima riunione, il consiglio ha concordato di caricare la relazione tecnica su Loomio appena pronta, per discuterne e prendere su Loomio la decisione definitiva sull'acquisto.

Si è verificata una violazione della sicurezza in una delle nostre sedi

Un'effrazione e un furto di beni hanno messo a rischio l'organizzazione e il personale. I consiglieri devono essere informati dell'accaduto e dei rischi e valutare una risposta adeguata.

Un consigliere ha sollevato la questione del genere e della diversità nella composizione del consiglio

Il consigliere ha presentato validi motivi ed elementi a sostegno di una composizione più diversificata del consiglio, affinché rappresenti meglio l'organizzazione. I consiglieri devono esaminare le informazioni, porre domande, discutere la questione e decidere come rispondere.