Prendere decisioni formali e online
I membri dei consigli di amministrazione e dei comitati devono spesso prendere decisioni «fuori riunione». Si tratta di decisioni e discussioni relative alla gestione dell'organizzazione in cui:
- il tempo durante la riunione del consiglio non è stato sufficiente per prendere una decisione,
- la decisione non richiede molta discussione, come nel caso di alcune decisioni amministrative,
- è successo qualcosa, all'interno o all'esterno dell'organizzazione, che richiede un intervento del consiglio prima della prossima riunione,
- un consigliere ha un tema di particolare interesse da approfondire con il consiglio.
Su Loomio
Avvia una conversazione e apri una discussione: - Presenta l'argomento o la decisione che vorresti prendere, - invita i consiglieri a condividere nei commenti pensieri, opinioni e informazioni utili per aiutare tutti a comprendere il loro punto di vista sull'argomento o sulla decisione da affrontare al di fuori della riunione, - incoraggia i membri a partecipare pubblicando commenti o rispondendo a quelli esistenti.
Quando sei pronto, crea un Sondaggio e invita i membri a votare. Se la questione è semplice, usa una Proposta; se è più complessa, usa un sondaggio di tipo Verifica delle opinioni per chiedere chiaramente agli altri membri cosa pensano della proposta. - Descrivi la decisione e invita le persone a votare, - chiedi alle persone di indicare il motivo del loro voto, soprattutto se vogliono precisare alcuni punti, - scegli le opzioni che si adattano ai processi decisionali del tuo consiglio. - Puoi ratificare e mettere a verbale la decisione presa al di fuori della riunione durante la successiva riunione del consiglio.
Se una decisione non ottiene il consenso, non è un fallimento. Puoi chiedere ai membri quali modifiche permetterebbero loro di essere d'accordo con la decisione. Questo ti aiuta a formulare una decisione migliore. Una nuova Proposta con le modifiche avrà quindi maggiori probabilità di ottenere il consenso.
Indica una conclusione quando la proposta si chiude. Comunica a tutti il risultato della decisione e cosa succederà dopo.
Esempi di decisioni fuori riunione
Decisione sull'acquisto di un immobile
Durante l'ultima riunione del consiglio si è discusso dell'acquisto di un immobile. Un consigliere ha richiesto una relazione tecnica indipendente prima di prendere la decisione. Durante la riunione, il consiglio ha concordato di acquistare l'immobile a condizione che la relazione tecnica fosse soddisfacente. Poiché l'acquisto deve avvenire prima della prossima riunione, il consiglio ha concordato di caricare la relazione tecnica su Loomio appena pronta, per discuterne e prendere su Loomio la decisione definitiva sull'acquisto.
Decisione sull'accettazione dell'assicurazione di responsabilità civile per amministratori e dirigenti
Durante la riunione del consiglio è stato segnalato che si avvicinava il rinnovo annuale dell'assicurazione. Poiché la questione era considerata amministrativa, il consiglio ha concordato di usare Loomio per discutere la richiesta di rinnovo, raccogliere le informazioni necessarie da ciascun consigliere, inviare la richiesta e accettare il preventivo per il rinnovo dell'assicurazione.
Si è verificata una violazione della sicurezza in una delle nostre sedi
Un'effrazione e un furto di beni hanno messo a rischio l'organizzazione e il personale. I consiglieri devono essere informati dell'accaduto e dei rischi e valutare una risposta adeguata.
Un consigliere ha sollevato la questione del genere e della diversità nella composizione del consiglio
Il consigliere ha presentato validi motivi ed elementi a sostegno di una composizione più diversificata del consiglio, affinché rappresenti meglio l'organizzazione. I consiglieri devono esaminare le informazioni, porre domande, discutere la questione e decidere come rispondere.
Conservare una traccia delle decisioni prese e delle relative discussioni
Conservare la documentazione è un obbligo di legge per i consigli di amministrazione e una buona pratica per i comitati.
Oggi molte organizzazioni registrano e conservano in formato elettronico verbali ufficiali, delibere, politiche e decisioni importanti. I documenti vengono creati e approvati, distribuiti e utilizzati, conservati e archiviati e, infine, eliminati.
Su Loomio
Puoi allegare verbali, relazioni, delibere e altri documenti a una conversazione dedicata a una riunione, nel contesto della conversazione, in un sondaggio o in qualsiasi commento della conversazione. In questo modo i documenti restano sempre associati alla discussione pertinente.
Puoi trovare un elenco dei file anche nella scheda File.
Puoi anche aggiungere, in qualsiasi conversazione o sondaggio, un link a un documento conservato nel sistema di gestione documentale che preferisci. Trova il link condivisibile online del documento, copialo e incollalo nella tua conversazione, nel sondaggio o in un commento.
Chiunque abbia i permessi necessari può quindi selezionare il link per aprire e leggere il documento.
Poiché le discussioni e le decisioni su Loomio sono già documentate, Loomio offre un modo affidabile per verificare tutti i processi decisionali del tuo consiglio. Puoi dimostrare facilmente cosa è stato deciso e quando. Se i consiglieri hanno discusso e lasciato commenti, oltre ad aver votato su una delibera, saprai anche come e perché si è arrivati a ciascuna decisione.
Nel tempo crei uno storico della tua organizzazione in cui puoi cercare e trovare facilmente le decisioni passate e le relative discussioni.
Su Loomio tutti i dati vengono scritti e conservati su più dischi e in più sedi, nel cloud, con copie di backup giornaliere. I file caricati vengono conservati su server che utilizzano tecniche moderne per eliminare i colli di bottiglia e i punti di guasto.