Presentare Loomio al tuo gruppo
Presenta Loomio attraverso un'attività utile. Prepara il gruppo prima di invitare le persone, aiuta tutti a partecipare almeno una volta e porta il processo fino alla pubblicazione di una conclusione.
Scegli un punto di partenza utile
Inizia con un processo concreto di cui il tuo gruppo ha già bisogno. Un buon primo utilizzo ha una portata abbastanza limitata da poter essere completato presto, ma è abbastanza rilevante da dare alle persone un motivo per partecipare.
Per esempio:
- prepara l'ordine del giorno di una riunione imminente;
- rivedi e approva il verbale di una riunione;
- raccogli riscontri su una bozza di documento;
- decidi una piccola questione operativa; oppure
- individua le priorità per il mese successivo.
Evita di trasferire tutte le discussioni e le decisioni in Loomio in una sola volta. Un processo ripetibile dà al gruppo un motivo chiaro per tornare e ti permette di migliorare ogni volta il modo in cui lo gestisci.
Prepara il gruppo prima di invitare le persone
Offri alle persone uno spazio utile e riconoscibile in cui arrivare:
- aggiungi il nome, il logo, l'immagine di copertina, lo scopo e i link importanti del gruppo;
- controlla la privacy e i permessi del gruppo;
- aggiungi i tag di categoria che il gruppo userà regolarmente;
- crea la prima discussione concreta, con le informazioni di base di cui le persone hanno bisogno; e
- crea una discussione di prova se ai membri può essere utile provare commenti, reazioni e voti senza conseguenze.
Usa una tua foto nel profilo e il logo dell'organizzazione per il gruppo. Questo aiuta le persone a riconoscere chi le ha invitate e a quale organizzazione si riferisce un'email.
Decidi dove svolgere il lavoro
Loomio può affiancare gli strumenti che il tuo gruppo usa già:
| Utilizzo | Strumento adatto |
|---|---|
| Domande rapide, conversazioni informali e aggiornamenti tempestivi | Una chat, come Slack, Teams, Matrix o Discord |
| Modifica collaborativa di un documento in continua evoluzione | Uno strumento per documenti condivisi |
| Assegnazione del lavoro e monitoraggio del suo completamento | Uno strumento per la gestione di compiti o progetti |
| Una discussione mirata, un'ampia partecipazione, una decisione e una registrazione duratura | Loomio |
Inserisci link a documenti e altri sistemi nella descrizione del gruppo o nel contesto della discussione. Usa le integrazioni con le chat per portare le attività importanti di Loomio in un canale che le persone seguono già.
Spiega ai membri che cosa ti aspetti che avvenga in Loomio. Una regola semplice come «le discussioni e le decisioni importanti vanno in Loomio; il coordinamento rapido resta in chat» è più facile da adottare di un nuovo strumento introdotto senza spiegazioni.
Decidi come il tuo gruppo prende le decisioni
Loomio non richiede che tutti i gruppi, o tutte le decisioni, seguano lo stesso processo. Alcuni gruppi hanno già regole consolidate. Altri usano Loomio mentre sviluppano insieme un modo più chiaro di prendere le decisioni.
Se il tuo processo è già consolidato
Applica in Loomio i requisiti che il gruppo segue già. Prima di avviare un processo decisionale formale, assicurati che i partecipanti sappiano:
- quali tipi di decisioni si possono prendere in Loomio;
- chi contribuisce e chi ha l'autorità di decidere;
- chi ha diritto di voto;
- se è richiesto un quorum;
- se la decisione richiede una maggioranza, una maggioranza qualificata, un accordo unanime, il consenso o un altro requisito sulla quota di voti;
- se la decisione entra in vigore quando viene pubblicata la conclusione o deve essere ratificata altrove; e
- chi registrerà e metterà in pratica la conclusione.
Se l'atto costitutivo, lo statuto, un regolamento o la legislazione locale disciplina le decisioni elettroniche, assicurati che il processo in Loomio rispetti questi requisiti. Configura gli elettori delegati, le impostazioni delle proposte e i modelli di sondaggio per rendere facile ripetere il processo concordato.
Se il tuo gruppo sta ancora definendo come decidere
Avvia una discussione su come prendere le decisioni. Invece di partire da uno strumento di voto, chiedi al gruppo di considerare:
- Quali tipi di decisioni prendiamo?
- Chi è coinvolto, chi va consultato e chi ha la responsabilità di decidere?
- Quali decisioni richiedono un parere, il consenso, il consenso unanime, un voto o un'autorità delegata?
- Quale livello di partecipazione o sostegno rende valida una decisione?
- Come risponderemo alle obiezioni, ai risultati in parità o a una partecipazione insufficiente?
- Come comunicheremo, registreremo, riesamineremo e modificheremo una decisione?
Le risposte possono essere diverse per una decisione operativa, una politica, un'elezione e una modifica dello statuto. Consulta Prendere decisioni per confrontare diversi processi completi.
Se il gruppo non è pronto a definire tutte le regole, concorda un processo provvisorio per una decisione a basso rischio. Spiega quale significato avrà il risultato prima di chiedere alle persone di partecipare, pubblica una conclusione, poi valuta come ha funzionato il processo. Registra ciò che il gruppo impara nella sua descrizione, nei documenti di governance o nei modelli riutilizzabili.
Invita le persone
Invita le persone con un breve messaggio personale che spieghi:
- perché il gruppo usa Loomio;
- che cosa chiedi loro di fare per prima cosa;
- entro quando hai bisogno della loro risposta; e
- dove possono ricevere aiuto.
Puoi iniziare con un piccolo gruppo di persone che proveranno attivamente il processo, oppure invitare tutto il gruppo quando tutti devono partecipare fin dall'inizio. In entrambi i casi, prepara una discussione per loro invece di invitarle in un gruppo vuoto.
Aiuta tutti a partecipare almeno una volta
Il primo obiettivo è che ogni persona passi dal ricevere un invito al dare un contributo.
Chiedi alle persone di:
- accedere e aggiungere una foto al profilo;
- aprire la discussione di benvenuto o di prova;
- pubblicare un breve commento o una reazione; e
- votare su una proposta di poca rilevanza e, se utile, indicare un motivo.
I membri non devono creare una password. Possono accedere tramite email e rispondere alle email delle discussioni che consentono le risposte senza dover prima tornare alla conversazione.
Usa le notifiche in modo consapevole
L'accesso ai contenuti e le notifiche che li riguardano sono due cose distinte. I membri del gruppo possono trovare le discussioni nel loro gruppo anche se non hanno ricevuto subito una notifica.
Quando avvii una discussione, invia una notifica alle persone il cui contributo serve in quella fase. Usa le @menzioni e le risposte quando chiedi a persone specifiche di rispondere. Quando in seguito si apre la votazione, invita gli elettori che hanno diritto di voto.
Se crei insieme una discussione e un sondaggio solo per raccogliere un voto, evita di inviare un invito alla discussione seguito subito da un invito al sondaggio. Avvia la discussione senza inviare notifiche e invita le persone tramite il sondaggio, oppure avvia un sondaggio autonomo.
Mostra ai membri le impostazioni del riepilogo e delle notifiche, soprattutto se non prevedono di visitare Loomio ogni giorno.
Completa il primo processo
Il primo processo dovrebbe mostrare tutte le fasi:
- Introduci l'argomento e fornisci il contesto.
- Invita alla discussione o a fare domande quando serve.
- Avvia la proposta o il sondaggio adatto.
- Quando necessario, invia un promemoria alle persone che non hanno partecipato.
- Pubblica una conclusione che indichi che cosa è stato deciso e quali saranno i passi successivi.
La conclusione completa il processo e crea una registrazione che i membri possono consultare in seguito. Poi chiedi che cosa ha funzionato, modifica il processo e scegli la prossima attività ricorrente da svolgere in Loomio.
Per un percorso facilitato dalla discussione alla decisione, consulta Prendere decisioni. Per le pratiche specifiche dei consigli direttivi, consulta Presentare Loomio al tuo consiglio direttivo.