Presentare Loomio al tuo gruppo

Presenta Loomio attraverso un'attività utile. Prepara il gruppo prima di invitare le persone, aiuta tutti a partecipare almeno una volta e porta il processo fino a una conclusione.

Scegli un punto di partenza utile

Parti da un'attività di cui il tuo gruppo ha già bisogno. Per iniziare, scegline una che si possa completare presto e che sia abbastanza rilevante da dare alle persone un motivo per partecipare.

Per esempio:

• preparare l'ordine del giorno di una prossima riunione;
• rivedere e approvare il verbale di una riunione;
• raccogliere commenti sulla bozza di un documento;
• decidere una piccola questione operativa; oppure
• individuare le priorità per il mese successivo.

Evita di spostare subito in Loomio tutte le discussioni e le decisioni. Un processo ripetibile dà al gruppo un motivo chiaro per tornare e ti permette di migliorarlo ogni volta.

Prepara il gruppo prima di invitare le persone

Prepara uno spazio utile e riconoscibile in cui le persone possano arrivare:

• aggiungi il nome del gruppo, il logo, l'immagine di copertina, lo scopo e i link importanti;
• controlla la privacy e i permessi del gruppo;
• aggiungi le etichette di categoria che il gruppo userà regolarmente;
• crea la prima vera discussione, con le informazioni di contesto necessarie; e
• crea una discussione di prova se ai membri può essere utile sperimentare commenti, reazioni e votazioni senza conseguenze.

Usa una tua foto nel profilo e il logo dell'organizzazione per il gruppo. Così le persone possono riconoscere chi le ha invitate e a quale organizzazione si riferisce un'email.

Decidi dove svolgere le attività

Loomio può affiancare gli strumenti che il tuo gruppo usa già:

Inserisci i link ai documenti e agli altri sistemi nella descrizione del gruppo o nel contesto della discussione. Usa le integrazioni con le chat per portare le attività importanti di Loomio in un canale che le persone seguono già.

Spiega ai membri quali attività prevedi di svolgere in Loomio. Una regola semplice come «le discussioni e le decisioni importanti si svolgono in Loomio; il coordinamento rapido resta nella chat» è più facile da adottare di un nuovo strumento introdotto senza spiegazioni.

Decidi come il tuo gruppo prende le decisioni

Loomio non richiede che ogni gruppo, o ogni decisione, segua lo stesso processo. Alcuni gruppi hanno già regole definite. Altri usano Loomio mentre sviluppano insieme un modo più chiaro di prendere le decisioni.

Se il tuo gruppo ha già un processo definito

Adatta a Loomio le regole già in uso nel gruppo. Prima di avviare una decisione formale, assicurati che i partecipanti sappiano:

• quali tipi di decisioni si possono prendere in Loomio;
• chi contribuisce alla discussione e chi ha l'autorità di decidere;
• chi ha diritto di voto;
• se è richiesto un quorum;
• se la decisione richiede una maggioranza, una maggioranza qualificata, l'unanimità, il consenso o un'altra quota di voti richiesta;
• se la decisione entra in vigore quando viene pubblicata la conclusione o deve essere ratificata altrove; e
• chi registrerà e attuerà la conclusione.

Se lo statuto, il regolamento, le politiche del gruppo o la legge locale disciplinano le decisioni elettroniche, assicurati che il processo in Loomio rispetti tali requisiti. Configura gli elettori delegati, le impostazioni delle proposte e i modelli di sondaggio per rendere facile ripetere il processo concordato.

Se il tuo gruppo sta ancora decidendo

Avvia una discussione su come prendere le decisioni. Prima di scegliere uno strumento di voto, invita il gruppo a riflettere su queste domande:

• Quali tipi di decisioni prendiamo?
• Chi è coinvolto, chi dovrebbe essere consultato e chi ha la responsabilità di decidere?
• Quali decisioni richiedono un parere, il consenso, un accordo condiviso, un voto o un'autorità delegata?
• Quale livello di partecipazione o sostegno rende valida una decisione?
• Come risponderemo alle obiezioni, ai risultati di parità o a una partecipazione insufficiente?
• Come comunicheremo, registreremo, riesamineremo e modificheremo una decisione?

Le risposte possono cambiare a seconda che si tratti di una decisione operativa, una politica, un'elezione o una modifica dello statuto. Consulta Prendere decisioni per confrontare diversi processi completi.

Se il gruppo non è pronto a definire tutte le regole, concorda un processo provvisorio per una decisione a basso rischio. Spiega che cosa significherà il risultato prima di chiedere alle persone di partecipare. Poi pubblica una conclusione e valuta come ha funzionato il processo. Registra ciò che il gruppo ha imparato nella sua descrizione, nei documenti di governance o nei modelli riutilizzabili.

Invita le persone

Invita le persone con un breve messaggio personale che spieghi:

• perché il gruppo usa Loomio;
• che cosa chiedi loro di fare per prima cosa;
• entro quando hai bisogno di una risposta; e
• dove possono trovare aiuto.

Puoi iniziare con un piccolo gruppo di persone che proveranno attivamente il processo, oppure invitare tutto il gruppo se è necessario che tutti partecipino fin dall'inizio. In entrambi i casi, prepara una discussione per loro prima di invitarli nel gruppo.

Aiuta tutti a partecipare almeno una volta

Il primo obiettivo è aiutare ogni persona a passare dall'aver ricevuto un invito al dare un contributo.

Chiedi alle persone di:

1. accedere e aggiungere una foto al profilo;
2. aprire la discussione di benvenuto o di prova;
3. pubblicare un breve commento o una reazione; e
4. votare in una proposta di poca importanza e, se utile, spiegare il motivo.

I membri non devono creare una password. Possono accedere via email e rispondere alle email delle discussioni che lo consentono senza dover prima tornare alla discussione.

Usa le notifiche con criterio

L'accesso ai contenuti e le notifiche sono due cose distinte. I membri possono trovare le discussioni del proprio gruppo anche se non hanno ricevuto subito una notifica.

Quando avvii una discussione, invia una notifica alle persone il cui contributo serve in quella fase. Usa le @menzioni e le risposte quando chiedi a persone specifiche di intervenire. Quando si apre la votazione, invita chi ha diritto di voto.

Se crei insieme una discussione e un sondaggio solo per raccogliere voti, evita di inviare un invito alla discussione seguito subito da un invito al sondaggio. Puoi avviare la discussione senza inviare notifiche e invitare le persone tramite il sondaggio, oppure avviare un sondaggio autonomo.

Mostra ai membri le impostazioni del riepilogo e delle notifiche, soprattutto se non prevedono di visitare Loomio ogni giorno.

Completa il primo processo

Il primo processo dovrebbe comprendere tutte queste fasi:

1. Presenta l'argomento e fornisci il contesto.
2. Invita i membri a discutere o a fare domande quando serve.
3. Avvia la proposta o il sondaggio appropriato.
4. Se necessario, ricorda di partecipare a chi non l'ha ancora fatto.
5. Pubblica una conclusione che indichi cosa è stato deciso e quali sono i prossimi passi.

La conclusione completa il processo e crea un resoconto che i membri potranno consultare in seguito. Poi chiedi cosa ha funzionato, modifica il processo e scegli la prossima attività ricorrente da svolgere in Loomio.

Per una sequenza guidata dalla discussione alla decisione, consulta Prendere decisioni. Per le pratiche specifiche di un consiglio direttivo, consulta Presentare Loomio al tuo consiglio direttivo.