Facilitare le discussioni

A volte, tra una riunione e l'altra, emergono temi che richiedono l'attenzione dei membri del consiglio o di un comitato.

Altre volte, durante una riunione non c'è abbastanza tempo per discutere o valutare una decisione con la dovuta attenzione.

Su Loomio

Usa una discussione su Loomio per facilitare il confronto. Dai alla discussione un titolo descrittivo che i membri possano riconoscere e aggiungi i dettagli nel contesto. Aggiungi un'etichetta di categoria pertinente per aiutare i membri a ritrovare la discussione in futuro.

Invita i membri alla discussione per informarli: riceveranno una copia via email. Possono partecipare seguendo il link a Loomio oppure rispondendo all'email di notifica. La loro risposta comparirà come commento nella discussione.

In una discussione su Loomio puoi allegare file o inserire link a risorse online utili al confronto.

Ecco alcuni usi comuni: - esaminare e sviluppare una politica - chiedere consiglio al consiglio su un tema o un problema - discutere una strategia - esplorare un'idea o un'opportunità - valutare un rischio

Questioni che emergono tra le riunioni del consiglio

Tra una riunione e l'altra possono succedere molte cose in un'organizzazione. Spesso si usa l'email per avvisare i membri del consiglio, ma seguire una discussione via email è difficile: le risposte possono perdersi nelle caselle di posta e alcune persone possono restare escluse.

«Non si può gestire un'organizzazione via email», Richard Westlake (Westlake Governance).

Quando emerge una questione che richiede l'attenzione del consiglio, usa una discussione su Loomio. I membri possono rispondere via email e i loro commenti compariranno nella discussione, così tutto resta in un unico posto.

Ecco come fare: - Usa l'oggetto dell'email come titolo della discussione, - inserisci il contenuto dell'email nel contesto della discussione, - invita le persone alla discussione usando il loro indirizzo email o nome utente Loomio.

Con una discussione su Loomio: - tutte le informazioni su un tema sono raccolte in un unico posto, facile da consultare, - le persone possono rispondere senza creare catene di email che rischiano di escludere qualcuno, - puoi vedere chi ha letto il messaggio e chi potrebbe aver bisogno di un promemoria, - puoi portare avanti il lavoro fino a una conclusione e ridurre il numero di email.

Quando il tempo in riunione non basta

Se il tempo della riunione del consiglio non basta per risolvere un punto all'ordine del giorno, puoi continuare la discussione su Loomio. Indica alle persone la discussione pertinente oppure avviane una nuova e informa i membri del consiglio.

Questo riduce la pressione sul consiglio e lascia più tempo per raccogliere informazioni, discuterle e riflettere. Spesso aiuta a prendere una decisione migliore.