Facilitare le discussioni

A volte, tra una riunione e l'altra, emergono questioni che richiedono l'attenzione dei membri del consiglio o del comitato.

E a volte durante una riunione non c'è abbastanza tempo per discutere o per valutare una decisione in modo adeguato.

Su Loomio

Usa una conversazione di Loomio per facilitare una discussione. Dai alla conversazione un titolo descrittivo che i membri possano riconoscere e fornisci i dettagli nel contesto della conversazione. Aggiungi un tag di categoria pertinente per aiutare i membri a ritrovare la conversazione in futuro.

Invita i membri alla conversazione per inviare loro una notifica: riceveranno una copia della conversazione via email. I membri possono partecipare alla discussione facendo clic sul link per accedere a Loomio oppure rispondendo all'email di notifica: la loro risposta apparirà come commento nella conversazione.

Una conversazione di Loomio ti permette di allegare file o inserire link a risorse online a supporto della discussione.

Alcuni esempi comuni sono: - rivedere e sviluppare una politica - chiedere consiglio al consiglio su un argomento o una questione - discutere la strategia - esplorare un'idea o un'opportunità - valutare i rischi

Questioni che emergono tra le riunioni del consiglio

Tra una riunione e l'altra possono succedere molte cose in un'organizzazione e la maggior parte delle persone usa l'email per avvisare i membri del consiglio. Seguire una discussione via email è difficile: le risposte spesso si perdono nelle caselle di posta e alcune persone restano escluse.

“Non si può governare un'organizzazione via email!”, Richard Westlake (Westlake Governance).

Quando emerge una questione che richiede l'attenzione del consiglio, usa una conversazione di Loomio anziché l'email. I membri possono rispondere via email e il loro commento apparirà nella conversazione di Loomio, mantenendo la discussione in un unico posto.

Ecco come fare: - Usa l'oggetto dell'email come titolo della tua conversazione, - scrivi il contenuto dell'email nel contesto della conversazione, - invita il tuo gruppo di lavoro alla conversazione usando il loro indirizzo email o nome utente Loomio.

Con una conversazione di Loomio: - Tutte le informazioni su un argomento sono organizzate in un unico posto facilmente accessibile, - le persone possono rispondere senza generare catene di email con «Rispondi» o «Rispondi a tutti» che rischiano di escludere qualcuno, - puoi vedere chi ha letto il messaggio e chi ha bisogno di un promemoria, - puoi far avanzare il lavoro concreto fino a una conclusione e ridurre la quantità di email.

Quando non c'è abbastanza tempo durante le riunioni

Quando non riesci a risolvere un punto all'ordine del giorno nel tempo disponibile durante la riunione del consiglio, puoi proseguire la discussione su Loomio. Indica alle persone la conversazione pertinente oppure avviane una nuova e avvisa i membri del tuo consiglio.

Questo riduce la pressione sul consiglio e lascia più tempo per raccogliere informazioni, discutere e riflettere in modo approfondito, spesso portando a una decisione migliore.