Pratica continua

Miglioramento continuo

Per quanto un gruppo o chi facilita possa essere bravo, può sempre migliorare. Procedendo a piccoli passi nella giusta direzione, otterrà risultati migliori. Il miglioramento graduale richiede un metodo efficace per parlare di come si collabora. Con questo metodo, tutto diventa possibile. Senza, si rimane fermi.

Esistono molti approcci al miglioramento continuo, ma tutti prevedono uno spazio per riflettere e raccogliere riscontri, e un modo per apportare cambiamenti di conseguenza. I team che lavorano insieme con continuità possono adottare una metodologia come scrum, che comprende retrospettive e miglioramenti regolari dei processi. Per un singolo incontro, chi facilita può semplicemente chiedere un riscontro in seguito.

Su Loomio

• Le persone usano Loomio stesso per parlare di come lo utilizzano. Offre uno spazio naturale per «parlare di come si parla».
• Iniziare a usare Loomio porta i gruppi a riflettere su molti aspetti della collaborazione e del processo decisionale, creando opportunità di miglioramento.

Facilitazione distribuita / Autofacilitazione

Man mano che un gruppo acquisisce esperienza, più persone sviluppano capacità di facilitazione. La facilitazione può smettere di essere un ruolo affidato a una persona specifica e diventare una funzione condivisa. Chiunque può compiere azioni di facilitazione, e tra i partecipanti può nascere un'alternanza tra dare e ricevere, guidare e seguire. Per i gruppi che aspirano a una leadership condivisa e a un'organizzazione senza gerarchie, è molto importante incoraggiare questa pratica.

Le persone meno abituate a compiere azioni di facilitazione possono essere sostenute con formazione, inviti e suggerimenti sui primi passi da fare. Ecco alcune azioni di facilitazione che quasi chiunque può essere incoraggiato a provare:

• riformulare ciò che stai ascoltando o riassumerlo
• invitare altre persone a contribuire
• fare domande per migliorare la comprensione collettiva
• osservare chi partecipa e chi no
• riconoscere esplicitamente il valore dei contributi

Non ti serve un ordine del giorno per facilitare. Facilitare significa semplicemente rendere più facile una situazione di gruppo. La prossima volta che partecipi a una riunione di famiglia, a una festa o a una pausa di metà mattina, affrontala con l'approccio di chi facilita e assicurati che ogni persona nel gruppo si senta inclusa e in grado di partecipare. — Silvia Zuur

La facilitazione distribuita può funzionare molto bene, ma può anche portare le persone a ostacolarsi a vicenda. All'inizio è difficile trovare il ritmo, mentre tutti imparano a coordinarsi. È importante distinguere tra facilitazione distribuita (persone alla pari che aiutano il gruppo), «facipolazione» (manipolare il gruppo per perseguire i propri obiettivi) e facilitazione senza mandato (compiere azioni di facilitazione senza averne ricevuto l'incarico).

Scegli consapevolmente quando la facilitazione tra pari è adatta e quando serve una persona specifica che faciliti. In alcune situazioni, come una discussione molto conflittuale che richiede una persona neutrale designata, o quando manca la fiducia, la facilitazione distribuita potrebbe non funzionare.

Le azioni di facilitazione non spettano solo a chi dirige o a chi ha convocato la riunione — spettano a tutti. — Richard Bartlett

Applicare queste pratiche su Loomio

• Lo spazio online è particolarmente adatto alla facilitazione distribuita. Persone diverse possono intervenire in momenti diversi, in base a ciò che notano e alle proprie competenze.
• Una discussione online è, per impostazione predefinita, una collaborazione distribuita tra pari. Qualsiasi altra modalità richiede una progettazione esplicita. Negli spazi offline avviene il contrario: di solito qualcuno ha convocato una riunione e condividere il ruolo di facilitazione richiede iniziativa.
• Loomio è progettato pensando a un gruppo di persone alla pari. Per molti aspetti, la facilitazione distribuita è l'approccio più adatto allo strumento.
• Chi usa Loomio pratica continuamente la facilitazione tra pari, anche senza rendersene conto. Azioni semplici come suggerire a qualcuno di presentare una proposta, menzionare persone, riassumere il processo fino a quel momento e così via sono tutte azioni di facilitazione.

L'arte di lasciarsi facilitare

Come saper seguire il partner nel ballo di coppia, anche lasciarsi facilitare è un'arte. Le persone che hanno esperienza nel facilitare, o che hanno partecipato a molti processi ben facilitati, accolgono la facilitazione in modo diverso da chi non ha questa esperienza.

Un aspetto positivo è che la capacità di accogliere la facilitazione si può sviluppare e può incidere molto sul successo del gruppo. Comprende gesti semplici come arrivare in orario, seguire le indicazioni o essere disponibili a provare un nuovo modo di pensare o comunicare. A volte le persone vivono un'esperienza positiva senza sapere bene perché: spiegare che la facilitazione ha reso il processo fluido o approfondito può aiutarle a capire che cosa hanno apprezzato.

Un aspetto negativo è che le persone che non riescono o non vogliono lasciarsi facilitare possono compromettere la collaborazione nel gruppo. Per quanto chi facilita sia competente, di fronte a un certo livello di resistenza non riuscirà a svolgere il proprio compito. Tra i problemi comuni ci sono monopolizzare la discussione, fare l'avvocato del diavolo, interrompere il processo, mancare di rispetto a chi facilita o ai partecipanti, oppure non prendere parte attivamente. Ogni persona deve assumersi una parte di responsabilità per la propria disponibilità a lasciarsi facilitare.

Su Loomio

• Con un po' di pratica, la maggior parte degli utenti impara rapidamente a rispondere alle azioni di facilitazione su Loomio, per esempio rispondendo quando riceve una @menzione.
• Compiere azioni di facilitazione su Loomio aiuta le persone a diventare a loro volta più ricettive alla facilitazione.
• Poiché tutto viene archiviato, gli utenti possono vedere le azioni di facilitazione passate «fermate nel tempo» e imparare osservandole, anche senza essere stati presenti.

Cambiamento culturale

Una cultura collaborativa e partecipativa si sviluppa nel tempo, con molta pratica e attraverso tentativi ed errori. Comprendere, valorizzare e incoraggiare la facilitazione può svolgere un ruolo centrale in questo sviluppo. La facilitazione può evolvere da ruolo a funzione, fino a diventare un modo di pensare. In una cultura pienamente collaborativa, tutti facilitano tutti in molti modi diversi.

La festa aziendale è partecipativa? Il pranzo in ufficio in cui ognuno porta qualcosa si organizza come per magia? Le idee possono nascere da chiunque, svilupparsi grazie al pensiero e al lavoro di molte persone ed essere realizzate in un modo migliore di quanto chiunque avesse immaginato all'inizio?

Un cambiamento culturale profondo avviene quando la cultura della collaborazione si estende oltre gli spazi dedicati alla «collaborazione» e si manifesta in ogni aspetto dell'organizzazione. La collaborazione non riguarda soltanto post-it e momenti di aggiornamento, ma il carattere stesso della vita dell'organizzazione.

Su Loomio

• La teoria del cambiamento di Loomio sostiene che un numero maggiore di gruppi che praticano un processo decisionale efficace e inclusivo possa cambiare le dinamiche organizzative su scala globale. Questo si riflette in ogni aspetto della progettazione dello strumento e nel modo in cui operiamo come cooperativa. L'obiettivo è un cambiamento culturale attraverso la pratica collaborativa.
• I gruppi su Loomio hanno visto evolvere la propria cultura grazie allo strumento. Per esempio, gruppi con una cultura già collaborativa sono cresciuti mantenendola, e gruppi partecipativi hanno continuato a esistere invece di disgregarsi per le difficoltà legate a un processo decisionale inclusivo.
• Loomio rende possibile una sorta di «nuova normalità» della pratica collaborativa, rendendola più accessibile e più facile da mettere in atto.

Per trovare ispirazione sulla pratica continua, leggi le storie dei gruppi su Loomio.