Pratica continua
Miglioramento continuo
Per quanto un gruppo o una persona che facilita siano capaci, possono sempre migliorare. Procedendo a piccoli passi nella direzione giusta, possono ottenere risultati migliori. Per migliorare gradualmente serve un modo efficace di parlare di come si collabora. Con questo confronto si possono affrontare molti problemi. Senza, si rischia di restare fermi.
Esistono molti approcci al miglioramento continuo. Tutti prevedono momenti per riflettere, raccogliere riscontri e apportare cambiamenti. I gruppi di lavoro che collaborano stabilmente possono usare un metodo come Scrum, con retrospettive e miglioramenti regolari dei processi. Dopo un incontro occasionale, chi facilita può semplicemente chiedere un riscontro.
Su Loomio
- Le persone usano Loomio anche per parlare di come usano Loomio. È uno spazio naturale in cui confrontarsi sul modo di discutere.
- Entrare in Loomio porta i gruppi a riflettere su diversi aspetti della collaborazione e del processo decisionale. Questa riflessione offre occasioni per migliorare.
Facilitazione distribuita e autofacilitazione
Con l'esperienza, sempre più persone in un gruppo sviluppano la capacità di facilitare. La facilitazione può smettere di essere il ruolo di una sola persona e diventare una funzione condivisa. Chiunque può compiere gesti di facilitazione. Tra i partecipanti può nascere un'alternanza di iniziativa e ascolto, di guida e sostegno. È particolarmente utile incoraggiarla nei gruppi che puntano a una leadership condivisa e a rapporti non gerarchici.
Chi ha meno esperienza nella facilitazione può ricevere formazione, inviti a partecipare e suggerimenti su come iniziare. Ecco alcuni gesti di facilitazione che quasi chiunque può provare:
- ripetere con parole proprie ciò che hai ascoltato o riassumerlo
- invitare altre persone a contribuire
- fare domande per migliorare la comprensione comune
- osservare chi partecipa e chi no
- riconoscere esplicitamente i contributi
Non ti serve un ordine del giorno per facilitare. Facilitare significa rendere più semplice la partecipazione in un gruppo. La prossima volta che sei a una riunione di famiglia, a una festa o a una pausa caffè, comportati come una persona che facilita: fai in modo che tutti si sentano inclusi e possano partecipare. — Silvia Zuur
La facilitazione distribuita può funzionare molto bene, ma può anche portare le persone a ostacolarsi a vicenda. All'inizio, trovare un equilibrio può essere difficile. È importante distinguere la facilitazione distribuita, in cui le persone aiutano il gruppo, dalla «facipolazione», in cui si orienta il gruppo verso i propri obiettivi, e dalla facilitazione non richiesta, in cui si interviene senza averne il mandato.
Decidi consapevolmente quando la facilitazione tra pari è adatta e quando serve una persona incaricata di facilitare. In alcune situazioni la facilitazione distribuita potrebbe non funzionare: per esempio, in una discussione molto conflittuale che richiede una persona neutrale oppure quando manca la fiducia.
I gesti di facilitazione non spettano solo a chi dirige o ha convocato la riunione — spettano a tutti. — Richard Bartlett
Applicare queste idee a Loomio
- Lo spazio online si presta particolarmente alla facilitazione distribuita. Persone diverse possono intervenire in momenti diversi, secondo ciò che notano e le proprie competenze.
- Una discussione online è, per sua natura, una collaborazione distribuita tra pari. Per organizzarla diversamente serve una scelta esplicita. Negli incontri di persona, invece, di solito qualcuno convoca la riunione e la condivisione del ruolo di facilitazione richiede un'iniziativa precisa.
- Loomio è progettato pensando a un gruppo di pari. Per molti aspetti, la facilitazione distribuita è l'approccio più adatto allo strumento.
- Le persone che usano Loomio facilitano già le discussioni tra pari, anche senza chiamare così ciò che fanno. Suggerire di presentare una proposta, menzionare altre persone o riassumere il percorso fatto finora sono tutti gesti di facilitazione.
L'arte di lasciarsi facilitare
Come seguire il partner in un ballo di coppia, anche lasciarsi facilitare richiede pratica. Chi ha esperienza nella facilitazione, o ha partecipato a molti processi ben facilitati, risponde in modo diverso da chi non ha avuto queste esperienze.
La capacità di accogliere la facilitazione può crescere e contribuire molto al successo di un gruppo. Può significare arrivare puntuali, seguire le indicazioni o essere disponibili a provare un modo nuovo di pensare o comunicare. A volte le persone vivono un'esperienza positiva senza sapere bene perché. Mostrare loro che la facilitazione ha reso il processo più scorrevole o approfondito può aiutarle a capire che cosa hanno apprezzato.
Chi non riesce o non vuole lasciarsi facilitare può ostacolare la collaborazione del gruppo. Anche una persona molto esperta non può svolgere il proprio compito se incontra una forte resistenza. Tra i problemi più comuni ci sono monopolizzare la discussione, fare sempre l'avvocato del diavolo, interrompere il processo, mancare di rispetto a chi facilita o partecipa, e non prestare attenzione. Ogni persona ha una parte di responsabilità nella propria disponibilità a lasciarsi facilitare.
Su Loomio
- Con un po' di pratica, la maggior parte delle persone impara presto a rispondere ai gesti di facilitazione su Loomio, per esempio quando viene menzionata con @.
- Facilitare altre persone su Loomio aiuta anche a diventare più disponibili a lasciarsi facilitare.
- Poiché tutto resta archiviato, le persone possono osservare gesti di facilitazione passati anche se non erano presenti quando sono avvenuti.
Cambiamento culturale
Una cultura collaborativa e partecipativa nasce nel tempo, con molta pratica e attraverso tentativi ed errori. Comprendere, apprezzare e incoraggiare la facilitazione può avere un ruolo decisivo in questo processo. La facilitazione può evolversi da ruolo a funzione condivisa, fino a diventare un modo di pensare. In una cultura davvero collaborativa, tutti aiutano gli altri a partecipare in molti modi diversi.
La festa aziendale coinvolge tutti? Il pranzo condiviso in ufficio si organizza davvero da solo? Le idee possono nascere ovunque, svilupparsi grazie al contributo di molte persone ed essere realizzate meglio di quanto chiunque avesse immaginato all'inizio?
Il cambiamento culturale profondo avviene quando la collaborazione esce dagli spazi dedicati e diventa visibile in ogni aspetto dell'organizzazione. Non riguarda soltanto i post-it e i momenti di confronto: si riconosce nel modo in cui l'organizzazione vive e lavora ogni giorno.
Su Loomio
- La teoria del cambiamento di Loomio parte dall'idea che un maggior numero di gruppi capaci di prendere decisioni efficaci e inclusive possa cambiare le dinamiche delle organizzazioni su scala globale. Questa idea guida la progettazione dello strumento e il modo in cui operiamo come cooperativa. L'obiettivo è cambiare la cultura attraverso la pratica della collaborazione.
- I gruppi su Loomio hanno visto evolvere la propria cultura usando lo strumento. Alcuni hanno ampliato la propria attività mantenendo una cultura collaborativa. Altri hanno continuato a esistere come gruppi partecipativi, superando le difficoltà legate alle decisioni inclusive.
- Loomio contribuisce a rendere abituale un modo di collaborare, perché rende la pratica collaborativa più accessibile e realizzabile.
Per trovare spunti sulla pratica continua, leggi le storie dei gruppi che usano Loomio.