Presenta Loomio a tu grupo

Presenta Loomio mediante una tarea útil. Prepara el grupo antes de invitar a la gente, ayuda a todas las personas a participar una vez y completa el proceso hasta publicar una conclusión.

Elige un punto de partida útil

Empieza con un proceso real que tu grupo ya necesite. Conviene que la primera tarea pueda completarse pronto y que sea lo bastante relevante para que la gente quiera participar.

Por ejemplo:

• preparar el orden del día de una próxima reunión;
• revisar y aprobar el acta de una reunión;
• recoger comentarios sobre el borrador de un documento;
• resolver una cuestión operativa pequeña; o
• definir las prioridades del próximo mes.

Evita trasladar todas las discusiones y decisiones a Loomio de una vez. Un proceso que puedas repetir da al grupo un motivo claro para volver y te permite mejorarlo cada vez.

Prepara el grupo antes de invitar a la gente

Prepara un espacio útil y reconocible para quienes lleguen al grupo:

• añade el nombre, el logotipo, la imagen de portada, el propósito y los enlaces importantes del grupo;
• revisa la privacidad y los permisos del grupo;
• añade las etiquetas de categoría que el grupo usará habitualmente;
• crea la primera discusión real e incluye la información de contexto que la gente necesita; y
• crea una discusión de práctica si a los miembros les vendría bien probar los comentarios, las reacciones y la votación sin consecuencias.

Usa una foto tuya en tu perfil y el logotipo de la organización para el grupo. Así, la gente podrá reconocer quién la invitó y a qué organización se refiere cada correo.

Decide dónde va cada tarea

Loomio puede usarse junto con las herramientas que tu grupo ya utiliza:

Añade enlaces a documentos y otros sistemas en la descripción del grupo o en el contexto de la discusión. Usa las integraciones de chat para llevar la actividad importante de Loomio a un canal que la gente ya siga.

Explica a los miembros qué esperas que ocurra en Loomio. Una pauta sencilla, como «las discusiones y decisiones importantes van en Loomio; la coordinación rápida se queda en el chat», es más fácil de adoptar que una herramienta nueva sin explicación.

Decide cómo tomará decisiones tu grupo

Loomio no exige que todos los grupos ni todas las decisiones sigan el mismo proceso. Algunos grupos ya tienen reglas establecidas. Otros usan Loomio mientras acuerdan cómo tomar decisiones en conjunto.

Si el proceso ya está establecido

Adapta los requisitos actuales del grupo a Loomio. Antes de tomar una decisión formal, asegúrate de que los participantes sepan:

• qué tipos de decisiones pueden tomarse en Loomio;
• quién aporta opiniones y quién tiene autoridad para decidir;
• quién tiene derecho a votar;
• si se requiere un cuórum;
• si la decisión requiere mayoría, mayoría cualificada, unanimidad, consentimiento u otro porcentaje de votos requerido;
• si la decisión entra en vigor cuando se publica la conclusión o debe ratificarse en otro lugar; y
• quién registrará y llevará a cabo lo acordado.

Si los estatutos, las normas internas, las políticas o la legislación local regulan las decisiones electrónicas, asegúrate de que el proceso en Loomio cumpla esos requisitos. Configura los votantes delegados, los ajustes de las propuestas y las plantillas de encuestas para facilitar la repetición del proceso acordado.

Si tu grupo aún está decidiendo

Inicia una discusión sobre cómo tomar decisiones. Antes de elegir una herramienta de votación, invita al grupo a considerar estas preguntas:

• ¿Qué tipos de decisiones tomamos?
• ¿A quiénes afectan, a quiénes debemos consultar y quién tiene la responsabilidad de decidir?
• ¿Qué decisiones requieren asesoramiento, consentimiento, consenso, una votación o autoridad delegada?
• ¿Qué nivel de participación o apoyo hace válida una decisión?
• ¿Cómo responderemos a las objeciones, los empates o la participación insuficiente?
• ¿Cómo comunicaremos, registraremos, revisaremos y cambiaremos una decisión?

Las respuestas pueden variar según se trate de una decisión operativa, una política, una elección o un cambio de estatutos. Consulta Tomar decisiones para comparar varios procesos completos.

Si el grupo aún no está listo para definir todas las reglas, acuerda un proceso provisional para una decisión de bajo riesgo. Explica qué significará el resultado antes de pedir participación. Después, publica una conclusión y revisa cómo funcionó el proceso. Registra lo aprendido en la descripción del grupo, en los documentos de gobernanza o en plantillas reutilizables.

Invita a la gente

Invita a la gente con un mensaje personal breve que explique:

• por qué el grupo usa Loomio;
• qué les pides que hagan primero;
• cuándo necesitas una respuesta; y
• dónde pueden obtener ayuda.

Puedes empezar con un grupo pequeño de personas que prueben activamente el proceso, o invitar a todo el grupo si todos deben participar desde el principio. En ambos casos, prepara una discusión antes de invitarlos para que no lleguen a un grupo vacío.

Ayuda a todas las personas a participar una vez

El primer objetivo es que cada persona pase de recibir una invitación a hacer una aportación.

Pide a la gente que:

1. inicie sesión y añada una foto de perfil;
2. abra la discusión de bienvenida o de práctica;
3. publique un comentario breve o una reacción; y
4. vote en una propuesta de poca importancia y, si resulta útil, explique el motivo.

Los miembros no necesitan crear una contraseña. Pueden iniciar sesión por correo electrónico y responder a los correos de discusiones que admitan respuestas sin tener que volver primero al hilo.

Usa las notificaciones de forma deliberada

El acceso al contenido y las notificaciones son cosas distintas. Los miembros pueden encontrar las discusiones de su grupo aunque no hayan recibido una notificación inmediata.

Al iniciar una discusión, notifica a las personas cuya opinión se necesite en esa etapa. Usa menciones con @ y respuestas cuando quieras que respondan personas concretas. Cuando se abra la votación, invita a quienes tengan derecho a votar.

Si creas una discusión y una encuesta juntas solo para recoger votos, evita enviar una invitación a la discusión seguida inmediatamente de otra a la encuesta. Puedes iniciar la discusión sin notificar a nadie e invitar a la gente mediante la encuesta, o realizar una encuesta independiente.

Muestra a los miembros la configuración de los correos de resumen y las notificaciones, especialmente si no tienen previsto entrar en Loomio todos los días.

Completa el primer proceso

El primer proceso debe mostrar todas las etapas:

1. Presenta el tema y proporciona contexto.
2. Invita a debatir o a hacer preguntas cuando sea necesario.
3. Inicia la propuesta o el sondeo adecuado.
4. Recuerda que participen quienes aún no lo hayan hecho, si es necesario.
5. Publica una conclusión que indique qué se decidió y cuáles son los siguientes pasos.

La conclusión cierra el proceso y deja un registro que los miembros pueden consultar más adelante. Después, pregunta qué funcionó, ajusta el proceso y elige la siguiente tarea periódica que realizaréis en Loomio.

Para seguir un proceso guiado desde el debate hasta la decisión, consulta Tomar decisiones. Si buscas prácticas específicas para juntas directivas, consulta Presenta Loomio a tu junta directiva.