Presenta Loomio a tu grupo
Presenta Loomio mediante una tarea útil. Prepara el grupo antes de invitar a las personas, ayuda a que todas participen al menos una vez y completa el proceso hasta publicar una conclusión.
Elige un punto de partida útil
Empieza con un proceso real que tu grupo ya necesite. Un buen primer uso tiene un alcance lo bastante pequeño como para completarlo pronto, pero es lo bastante relevante como para que las personas tengan un motivo para participar.
Por ejemplo:
- prepara el orden del día de una próxima reunión;
- revisa y aprueba el acta de una reunión;
- recoge comentarios sobre el borrador de un documento;
- decide una pequeña cuestión operativa; o
- identifica las prioridades del próximo mes.
Evita trasladar todas las discusiones y decisiones a Loomio de una sola vez. Un proceso que puedas repetir da al grupo un motivo claro para volver y te permite mejorar la forma de llevarlo a cabo cada vez.
Prepara el grupo antes de invitar a las personas
Ofrece a las personas un espacio útil y reconocible al que llegar:
- añade el nombre, el logotipo, la imagen de portada, el propósito y los enlaces importantes del grupo;
- comprueba la privacidad y los permisos del grupo;
- añade las etiquetas de categoría que el grupo vaya a usar habitualmente;
- crea la primera discusión real, con la información de contexto que las personas necesiten; y
- crea una discusión de práctica si a los miembros les resultaría útil probar los comentarios, las reacciones y la votación sin consecuencias.
Usa una foto tuya en tu perfil y el logotipo de la organización para el grupo. Esto ayuda a las personas a reconocer quién las ha invitado y a qué organización se refiere un correo electrónico.
Decide dónde realizar cada tipo de trabajo
Loomio puede complementar las herramientas que tu grupo ya utiliza:
| Uso | Lugar adecuado |
|---|---|
| Preguntas rápidas, conversaciones informales y novedades oportunas | Un chat, como Slack, Teams, Matrix o Discord |
| Edición colaborativa de un documento que se actualiza continuamente | Una herramienta de documentos compartidos |
| Asignación de trabajo y seguimiento hasta completarlo | Una herramienta de gestión de tareas o proyectos |
| Una discusión centrada en un tema, una participación amplia, una decisión y un registro duradero | Loomio |
Añade enlaces a documentos y otros sistemas en la descripción del grupo o en el contexto de la discusión. Usa las integraciones con chats para llevar la actividad importante de Loomio a un canal que las personas ya sigan.
Explica a los miembros qué esperas que ocurra en Loomio. Una regla sencilla como «las discusiones y decisiones importantes van en Loomio; la coordinación rápida se mantiene en el chat» es más fácil de adoptar que una herramienta nueva sin explicación.
Decide cómo toma decisiones tu grupo
Loomio no exige que todos los grupos, ni todas las decisiones, sigan el mismo proceso. Algunos grupos llegan con reglas establecidas. Otros usan Loomio mientras desarrollan juntos una forma más clara de tomar decisiones.
Si tu proceso ya está establecido
Adapta los requisitos existentes del grupo a Loomio. Antes de iniciar un proceso formal de decisión, asegúrate de que los participantes tengan claro:
- qué tipos de decisiones se pueden tomar en Loomio;
- quién aporta opiniones y quién tiene autoridad para decidir;
- quién tiene derecho a votar;
- si se requiere un quórum;
- si la decisión requiere una mayoría, una mayoría cualificada, un acuerdo unánime, consentimiento u otro requisito de proporción de votos;
- si la decisión entra en vigor cuando se publica la conclusión o debe ratificarse por otra vía; y
- quién registrará la conclusión y pondrá en práctica lo acordado.
Si la constitución, los estatutos, las políticas de tu grupo o la legislación local regulan las decisiones electrónicas, asegúrate de que el proceso en Loomio cumpla esos requisitos. Configura los votantes delegados, los ajustes de las propuestas y las plantillas de encuestas para que sea fácil repetir el proceso acordado.
Si tu grupo aún está decidiendo cómo hacerlo
Inicia una discusión sobre cómo se deben tomar las decisiones. En lugar de empezar con una herramienta de votación, pide al grupo que considere:
- ¿Qué tipos de decisiones tomamos?
- ¿A quién afectan, a quién se debe consultar y quién tiene la responsabilidad de decidir?
- ¿Qué decisiones necesitan asesoramiento, consentimiento, consenso, una votación o autoridad delegada?
- ¿Qué nivel de participación o apoyo hace que una decisión sea válida?
- ¿Cómo responderemos a las objeciones, los empates en los resultados o una participación insuficiente?
- ¿Cómo comunicaremos, registraremos, revisaremos y cambiaremos una decisión?
Las respuestas pueden ser distintas para una decisión operativa, una política, una elección y un cambio constitucional. Consulta Tomar decisiones para comparar varios procesos completos.
Si el grupo aún no está preparado para definir todas las reglas, acuerda un proceso provisional para una decisión de bajo riesgo. Explica qué significarán los resultados antes de pedir a las personas que participen, publica una conclusión y después revisa cómo funcionó el proceso. Registra lo que aprenda el grupo en la descripción del grupo, en los documentos de gobernanza o en plantillas reutilizables.
Invita a las personas
Invita a las personas con un mensaje personal breve que explique:
- por qué el grupo utiliza Loomio;
- qué les pides que hagan primero;
- cuándo necesitas que respondan; y
- dónde pueden obtener ayuda.
Puedes empezar con un pequeño grupo de personas que prueben activamente el proceso, o invitar a todo el grupo si todas necesitan participar desde el principio. En ambos casos, ten preparada una discusión para ellas en lugar de invitarlas a un grupo vacío.
Ayuda a que todas las personas participen al menos una vez
El primer objetivo es que cada persona pase de recibir una invitación a aportar algo.
Pide a las personas que:
- inicien sesión y añadan una foto de perfil;
- abran la discusión de bienvenida o de práctica;
- publiquen un comentario breve o una reacción; y
- voten en una propuesta de poca trascendencia y, si resulta útil, dejen un motivo.
Los miembros no necesitan crear una contraseña. Pueden iniciar sesión por correo electrónico y responder a los correos de discusiones que admitan respuestas sin tener que volver primero al hilo.
Usa las notificaciones de forma deliberada
El acceso al contenido y las notificaciones sobre él son cosas distintas. Los miembros pueden encontrar las discusiones de su grupo aunque no hayan recibido una notificación inmediata.
Al iniciar una discusión, notifica a las personas cuya aportación sea necesaria en esa fase. Usa @menciones y respuestas cuando pidas a personas concretas que respondan. Cuando se abra la votación más adelante, invita a los votantes que tengan derecho a votar.
Si creas una discusión y una encuesta juntas solo para recoger votos, evita enviar una invitación a la discusión seguida inmediatamente de una invitación a la encuesta. Inicia la discusión sin notificar a las personas e invítalas mediante la encuesta, o utiliza una encuesta independiente.
Muestra a los miembros los ajustes de puesta al día y notificaciones, especialmente si no tienen previsto visitar Loomio todos los días.
Completa el primer proceso
El primer proceso debe mostrar todos los pasos:
- Presenta el tema y proporciona contexto.
- Invita a discutir o hacer preguntas cuando sea necesario.
- Inicia la propuesta o encuesta adecuada.
- Envía un recordatorio a las personas que no hayan participado cuando sea necesario.
- Publica una conclusión que indique qué se ha decidido y qué ocurrirá después.
La conclusión completa el proceso y crea un registro que los miembros pueden consultar más adelante. Después, pregunta qué funcionó, ajusta el proceso y elige la siguiente tarea recurrente que realizaréis en Loomio.
Para ver una secuencia guiada desde la discusión hasta la decisión, consulta Tomar decisiones. Para conocer prácticas específicas para juntas directivas, consulta Presenta Loomio a tu junta directiva.