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¿En qué punto del proceso estamos?

Las personas se sienten más seguras y acompañadas cuando pueden situarse en un cronograma o una agenda. Quieren saber qué están haciendo ahora, qué viene después y qué han hecho ya. Comprender el proceso en su conjunto les ayuda a saber cómo contribuir.

Por ejemplo, si saben que habrá un espacio para preguntas y respuestas más adelante, les resultará más fácil esperar hasta entonces para hacer preguntas durante una presentación. Si está claro que primero habrá una fase de exploración y después una fase para llegar a una conclusión, evitarán proponer soluciones demasiado pronto. Las personas necesitan saber qué tipo de aportación se espera de ellas y cuándo.

Trazar el proceso con suficiente claridad para comunicarlo también lleva a quienes facilitan a pensar en todo el recorrido. Les ayuda a comprobar que cada parte tiene un propósito y contribuye a un conjunto coherente. Un proceso bien facilitado sigue una progresión lógica.

En Loomio

Una decisión en Loomio ya sigue una progresión lógica básica: reunir a las personas (abrir e invitar), discutir (explorar), proponer (concretar), decidir y actuar (concluir).
Muchas personas usan Loomio como parte de procesos cuyas etapas están definidas, como una consulta de varias fases.
Loomio ofrece herramientas para mostrar el recorrido a quienes participan, como la descripción del grupo y los plazos de las propuestas. Puedes usarlas para dar más contexto desde el principio.

El arte de prestar atención

Prestar atención es quizá la habilidad más importante de la facilitación. Permite identificar qué intervenciones o respuestas hacen falta, cómo invitar a las personas a contribuir y cómo ayudar al grupo a observar lo que ocurre en él. La facilitación aporta a alguien que presta atención y actúa en consecuencia, mientras las demás personas pueden estar centradas en asuntos concretos o en sus propias prioridades.

Para prestar atención de forma eficaz hacen falta buena información, sensibilidad y capacidad para interpretarla. Quienes facilitan suelen hablar de «leer» lo que ocurre en un grupo: las reacciones emocionales, las tensiones y las dinámicas de poder. Necesitan formas eficaces de detectar estas señales.

En Loomio

Muchas funciones ayudan a observar lo que ocurre. Una de las más útiles es ver cómo evoluciona el gráfico circular de una propuesta.
El software detecta algunas cosas: quién ha participado y quién no, qué temas surgen y quién ha aceptado o no la invitación al grupo.
En Loomio, una sola persona puede seguir decenas de discusiones a la vez, ver con claridad qué se comparte y actuar en consecuencia.
Hablar en línea puede hacer explícito lo que antes estaba implícito y facilitar que se detecte.
La comunicación escrita ayuda a explicar qué has observado y por qué respondes de cierta manera. Por ejemplo, puedes citar las palabras exactas de alguien y señalar lo que revelan. También puedes hacerlo con toda una discusión: seleccionar varias citas e identificar temas o conflictos emergentes.
Es más fácil prestar atención cuando el ritmo baja. Esa es una de las ventajas de Loomio: la comunicación asíncrona se puede leer al ritmo que necesites. También permite observar cambios a lo largo del tiempo y consultar discusiones anteriores.
Como puede haber varias discusiones simultáneas, es posible mantener una conversación sobre las propias discusiones (una «metadiscusión» o «sombrero azul») mientras avanzan las principales. Así, el grupo dispone de un espacio para observar su proceso sin detenerlo.

Escuchar voces diversas

En nuestra sociedad, la historia, las dinámicas de poder, la cultura y la psicología se combinan para amplificar algunas voces y acallar otras. Esto ocurre en todos los ámbitos, desde nuestras creencias más profundas hasta el sistema político y las leyes.

Pero las mejores ideas no siempre vienen de quienes más se hacen oír. Una función de la facilitación es contrarrestar estos sesgos. Si buscamos justicia social, grupos eficaces y decisiones de calidad, debemos reconocer las dinámicas a las que nos enfrentamos en conjunto.

Si quieres innovar, debes dejar espacio para distintos puntos de vista. Eso también es necesario para que todas las personas de un equipo puedan participar plenamente. Muchos factores culturales y técnicos favorecen unas voces en detrimento de otras. Hay muchas prácticas para cuestionar ese sesgo de forma sistemática, pero reconocerlo ya es un buen punto de partida. — Richard Bartlett

Cada persona vive desde su propia conciencia, por lo que tendemos a olvidar que otras experimentan el mundo de otra manera. Incluso en un grupo aparentemente homogéneo hay una gran diversidad de perspectivas, ritmos y preferencias. Interiorizar que las demás personas son distintas de uno mismo es una parte importante del crecimiento personal.

No hay un método que sirva para todo el mundo. Cada forma de interactuar da más espacio a algunas voces y menos a otras, o destaca distintas facetas de una misma persona. Por eso hacen falta varios enfoques para que puedan surgir las mejores aportaciones de personas diversas.

Comprueba que tienes en cuenta distintas formas de aprender. Una manera sencilla de hacerlo es pensar en la metáfora de la cabeza, el corazón y las manos. Quienes aprenden con la cabeza necesitan datos e información detallada. Quienes aprenden con el corazón se apoyan en las historias y necesitan una conexión emocional con el trabajo. Aprender con las manos consiste en hacer cosas y participar activamente. — Silvia Zuur

Una de las mejores maneras de dar espacio a voces diversas y conectar sus aportaciones es ofrecer distintas formas de interactuar. Así se atienden diferentes necesidades y preferencias, y más personas pueden participar en condiciones de igualdad.

Estas son algunas formas habituales de atender la diversidad de maneras de comunicarse al colaborar:

Tamaño del grupo — reflexión individual, parejas, grupos pequeños, grupos grandes, conversaciones entre dos personas, de una persona a muchas o entre muchas personas.
Medio de expresión — escritura, dibujo, vídeo, canto, danza, diagramas de flujo, ecuaciones, símbolos, historias, lágrimas, risas, debate, etc.
Reglas para la discusión — rondas (escuchar a cada persona una vez antes de continuar), turnos espaciados (esperar a que hablen otras dos personas antes de volver a intervenir), objeto de la palabra (hablar solo cuando lo tienes, sin interrupciones), intervenciones con tiempo limitado (hablar durante un minuto como máximo), intervenciones sin límite de tiempo (hablar tanto como necesites mientras las demás personas escuchan con atención), seguimiento de las intervenciones (cuánto han hablado las mujeres en comparación con los hombres, por ejemplo) y pausas de silencio entre intervenciones (para procesar y reflexionar).
Dar espacio al silencio El silencio solo resulta incómodo si dejamos que lo sea. Da a las personas la oportunidad de pensar. — Silvia Zuur

En Loomio

Loomio siempre se ha diseñado para «escuchar todas las voces», incluidas las de quienes no pueden asistir en persona, hablan menos o tienen poco tiempo.
En un texto, todas las voces tienen más o menos el mismo «volumen» y la misma «velocidad». La comunicación escrita y asíncrona ayuda a equilibrar la participación.
Una propuesta funciona, en esencia, como una ronda: ayuda al grupo a dar a cada persona la misma oportunidad de expresar su opinión, si quiere hacerlo.
Loomio permite compartir distintos formatos (enlaces, vídeos, imágenes, diagramas y documentación de apoyo) que se adaptan a diversas formas de comunicarse.
Loomio ofrece herramientas sencillas. Con una facilitación activa y un grupo acostumbrado a colaborar, también se pueden aplicar reglas para la discusión mediante acuerdos. Por ejemplo, cada persona puede publicar una sola vez hasta que todas hayan participado.
Loomio ofrece herramientas flexibles para grupos pequeños y grandes mediante grupos principales y subgrupos. Algunas consultas amplias han reunido las aportaciones de varios grupos pequeños en una conclusión conjunta.
Quienes necesiten tiempo para reflexionar por su cuenta pueden ordenar sus ideas y volver después para compartir un comentario más extenso o un enlace a un documento. Así pueden combinar la reflexión individual con la comunicación en grupo.
Las funciones de accesibilidad y las traducciones de Loomio permiten que personas con necesidades muy distintas participen en igualdad de condiciones en una discusión. La tecnología puede facilitar así una participación equitativa que sería difícil de lograr en persona.
Si alguien interviene demasiado, las demás personas pueden seguir desplazándose por la página; en persona, esa conducta puede dominar por completo la conversación. Aun así, publicar grandes bloques de texto puede perjudicar el equilibrio de una discusión en Loomio.

Contrarrestar los sesgos cognitivos

Durante millones de años, el cerebro humano ha evolucionado para combinar un pensamiento rápido y eficaz, «suficientemente bueno», con un análisis profundo que requiere más tiempo y esfuerzo. Así podemos recurrir casi siempre a instintos, atajos mentales y generalizaciones, y analizar las cosas a fondo cuando hace falta.

Pero a veces nos equivocamos. Hay errores de pensamiento conocidos que pueden impedirnos tomar las mejores decisiones. En grupo, la situación se complica aún más. Debemos conocer estas dinámicas.

Existe una gran variedad de sesgos cognitivos (vale la pena consultar esta lista). Todos pueden afectar a las decisiones y a la colaboración. La facilitación puede ayudar al grupo a reconocerlos y a elegir cómo responder. Por ejemplo, puede plantear cuándo conviene avanzar rápido y cuándo importa más ser preciso.

Los procesos y la comunicación estructurados son herramientas útiles para contrarrestar los sesgos cognitivos y mejorar las decisiones. Seguir un proceso en lugar del camino más fácil puede hacer visibles los errores de pensamiento y los sesgos. A veces, quienes facilitan proponen pasos que generan resistencia porque nos obligan a salir de formas de pensar habituales. Mantener esa disciplina puede ayudar al grupo a alcanzar sus objetivos de fondo, aunque cause cierta incomodidad temporal.

Estos son algunos procesos que pueden ayudar a reducir los sesgos cognitivos:

Los sombreros de De Bono: sombreros de distintos colores que las personas participantes pueden ponerse de forma simbólica para dejar a un lado sus opiniones y probar otras formas de pensar.
Listas de comprobación: los hábitos de pensamiento pueden hacer que pasemos por alto incluso cosas evidentes, sobre todo en temas que conocemos bien. Una lista puede ayudar a detectar errores.
Los cinco porqués: preguntar «¿por qué?» solo una o dos veces puede llevarte a creer que has llegado a la conclusión antes de encontrar la raíz del problema. Repetir la pregunta cinco veces suele ayudar a descubrirla.
Modelos mentales: ejercicios como el análisis DAFO, el lienzo de modelo de negocio y otras formas estructuradas de recopilar información pueden ayudarte a analizar mejor una situación y descubrir tus supuestos.

En Loomio

La información y las aportaciones diversas pueden cuestionar supuestos y sesgos. Esto forma parte del diseño básico de Loomio: al permitir que más personas contribuyan a una discusión en condiciones más equitativas, el grupo tiene más oportunidades de evitar el «pensamiento de grupo».
Loomio permite expresar desacuerdos de forma constructiva. Que las personas puedan disentir con seguridad y que sus objeciones se valoren es esencial para el pensamiento crítico.
La comunicación escrita y asíncrona ralentiza la conversación y permite considerarla con más cuidado. Da tiempo para pensar y evitar errores de razonamiento.
Loomio invita a participar en un proceso con cierta estructura que favorece decisiones más meditadas. Se puede usar para muchos procesos distintos, pero contar con alguna estructura en una discusión abre otras posibilidades.

Equilibrar la exploración y la concreción

El «diamante» de la divergencia y la convergencia representa la forma de una conversación. Primero se abre para dar espacio a ideas, información y perspectivas distintas. Después empieza a cerrarse hacia una conclusión. Elegir el momento adecuado para ese cambio es clave para facilitar discusiones colaborativas que conduzcan a la acción.

Si se omite la exploración o se cierra demasiado pronto, faltará información, algunas personas podrían sentir que no se las ha escuchado y quedarán buenas ideas sin expresar. Si no se llega a concretar o se hace demasiado tarde, la discusión puede continuar indefinidamente sin una conclusión que permita actuar. Eso agota a quienes participan y dificulta obtener resultados.

Cada etapa del proceso general también requiere intervenir en el momento adecuado. La exploración comprende la introducción, la aclaración y la generación de ideas. La concreción comprende el análisis, la conclusión y el compromiso. Para algunas discusiones basta con seguir el esquema del diamante de forma general; otras se benefician de definir cada fase y cada paso con detalle.

Dentro de un grupo, algunas personas suelen preferir explorar y otras concretar. El grupo también puede tener una tendencia colectiva. El desequilibrio se manifiesta al quedarse demasiado tiempo imaginando posibilidades o al saltar directamente a las soluciones. La facilitación puede ayudar a cada persona y al grupo a dedicar la energía adecuada a cada forma de trabajar.

En Loomio

El proceso básico de Loomio guía a los grupos por estas fases: la discusión abre posibilidades y las propuestas ayudan a concretarlas. El diamante inspiró en gran medida el diseño original de Loomio.
Loomio ayuda a usar el diamante de forma dinámica. Por ejemplo, un intento de concretar mediante una propuesta puede revelar desacuerdos y abrir una exploración más profunda. La información que surge puede servir para elaborar una propuesta mejor.
Algunas funciones básicas de Loomio apoyan cada fase. Las notificaciones a los miembros del grupo cuando empieza una discusión invitan a aportar perspectivas distintas, mientras que los plazos de las propuestas animan a participar en la decisión.
Las personas que usan Loomio ya pueden ayudar al grupo a concretar iniciando una propuesta. Un grupo que usa bien las propuestas suele avanzar con eficacia. Sugerir que se inicien más propuestas ayuda a muchos grupos a salir de un bloqueo.

Definir el alcance

Para colaborar con éxito, a menudo hay que abordar tareas de un tamaño adecuado y en el orden correcto.

Puedes aplicar a la facilitación una forma de pensar propia de la gestión de proyectos y plantearte preguntas como estas:

¿Qué depende de qué? ¿Cuál es la secuencia esencial y qué hay que hacer primero para poder avanzar?
¿En qué aspectos es más importante centrarse? ¿Qué se puede dejar fuera?
¿Qué alcance se puede abordar en este momento para lograr algo útil con el tiempo, la energía y la información disponibles?

Es importante no intentar abarcarlo todo, sino dividir el trabajo en partes manejables. Una serie de pasos pequeños puede llevar a una conclusión más amplia. A menudo es mejor lograr algo pequeño pero útil que no llegar a ninguna conclusión. También es posible perderse en los detalles y dejar de lado las cuestiones principales.

En una colaboración, nadie sabe exactamente qué surgirá, así que el alcance debe evolucionar con la discusión. Decidir si abrir una nueva línea de conversación es una distracción o un avance requiere criterio. Tanto la rigidez como la flexibilidad excesivas pueden perjudicar el proceso. A menudo, la cuestión no es si algo es pertinente, sino cuándo conviene abordarlo y en qué orden.

Si planificas una sesión con varias partes conectadas entre sí, cada una apoyada en la anterior y todas encaminadas a una conclusión extraordinaria, y consigues llevarla a cabo, será admirable. Pero, con frecuencia, una sesión complicada se alarga y puede no responder a lo que las personas participantes quieren y necesitan. - Silvia Zuur

Una serie de pequeños acuerdos

Agrupar demasiadas conversaciones solo genera confusión. A los grupos que encuentran dificultades suele ayudarles dividir los asuntos. Si una cuestión parece irresoluble, compleja o conflictiva, puedes separar las preguntas y buscar consensos, empezando por aquello en lo que sea más fácil ponerse de acuerdo. Después puedes centrarte en los puntos esenciales de desacuerdo y tratarlos uno por uno.

En Loomio

Los hilos de discusión centrados en un tema ayudan a definir el alcance. En Loomio, incluso más que en una conversación presencial, puedes delimitar una discusión para centrarla en una pregunta concreta y tratar otros aspectos al mismo tiempo en otros hilos.
A menudo vemos intervenciones de facilitación como: «Eso queda fuera del alcance de este tema, ¿por qué no inicias otra discusión para tratarlo?».
Crear un grupo en Loomio ayuda a definir quiénes lo integran y qué van a discutir. Esto ayuda a las personas participantes a gestionar el alcance.
Las propuestas sucesivas de Loomio permiten avanzar mediante una serie de pequeños acuerdos. Puedes mantener el contexto en un mismo hilo de discusión y apoyarte en las propuestas anteriores.
La comunicación asíncrona en línea permite que algunas personas profundicen en asuntos ajenos al alcance principal sin detener a las demás. Pueden iniciar otra discusión o un subgrupo y dedicarles tanto tiempo como quieran mientras el grupo mantiene el foco.
El campo de contexto de la discusión y la descripción del grupo sirven para definir el alcance de una conversación o de un grupo, respectivamente.

Ritmo y momento oportuno

Una conversación productiva tiene un ritmo. Encontrar el adecuado depende de muchos factores y a menudo es intuitivo, como cuando improvisa una persona que toca música. ¿Cuándo conviene profundizar o dar un paso atrás? ¿Cuándo es oportuno aportar información nueva o explorar mejor lo que ya se ha planteado? De eso se trata gestionar el ritmo.

Cada participante tiene necesidades y preferencias distintas: algunas personas necesitarán moderar el paso y otras, un impulso para avanzar. El ritmo adecuado surge de equilibrar la profundización con el avance. Cuando se pierde ese equilibrio, algunas personas se impacientan y otras se quedan atrás.

En Loomio

Como Loomio es asíncrono, cada persona puede leer y responder a su ritmo. Así puede surgir un ritmo natural.
Puedes seguir avanzando aunque otras personas vayan más despacio. A la vez, quienes lo necesiten pueden seguir profundizando en un asunto mientras el resto avanza. Esto no es posible en la comunicación síncrona.
Los plazos de las propuestas ayudan a marcar el ritmo. Los temas urgentes pueden tener plazos más cortos y los que requieren más tiempo, plazos más largos. Cada decisión puede avanzar a una velocidad distinta.
Puedes ajustar fácilmente tu ritmo de participación. Si una conversación avanza demasiado rápido o demasiado despacio para ti, puedes aportar tu opinión, tomar distancia y volver más tarde cuando se presente una propuesta.
Una decisión «rápida» en Loomio puede llevar uno o dos días, mientras que en persona podría llevar unos cinco minutos. Sin embargo, Loomio no parece lento del modo en que lo parecería una reunión presencial de dos días para tomar una decisión. Las decisiones avanzan en paralelo con otras tareas, y reunir las aportaciones de todo el mundo en Loomio durante dos días puede ser más eficiente que organizar una reunión presencial.
Facilitar una conversación en Loomio se parece al «tiempo bala» de Matrix, cuando Neo puede detener el tiempo y caminar alrededor de una bala: puedes recorrer una conversación en curso paso a paso. Es casi como tener un superpoder.

Gestionar la economía de la atención

Quien facilita ayuda a orientar la atención. La información disponible puede ser prácticamente infinita, por lo que filtrarla es esencial para evitar la sobrecarga. Gestionar la economía de la atención significa equilibrar la importancia de cada asunto con el tiempo y la capacidad disponibles.

La facilitación puede ayudar al grupo a acordar el propósito y el alcance de una discusión o un proceso. Así tendrá criterios para decidir dónde poner la atención. Limitar las distracciones y reconducir la conversación son intervenciones habituales.

Otra forma importante de gestionar la atención es ayudar al grupo a mantenerla el tiempo suficiente. Cuando un asunto se vuelve difícil, confuso o incómodo, puede surgir el impulso de abandonarlo demasiado pronto, cambiar de tema o mirar hacia otro lado. Quien facilita puede ayudar al grupo a seguir adelante para alcanzar sus objetivos comunes.

Los procesos estructurados y los ejercicios para ordenar la información son herramientas de facilitación útiles en este ámbito. Por ejemplo:

Limitar el tiempo — fijar un período para generar ideas o conversar sobre un tema.
Priorizar la agenda — enumerar todo lo que el grupo quiere tratar y elegir los asuntos principales antes de entrar en el contenido.
Agrupar notas adhesivas — reunir ideas o preguntas, agruparlas por temas y resumirlas en asuntos concretos.
Aparcamiento de ideas — reservar un espacio para las ideas o preguntas que surgen pero no son pertinentes en ese momento, y retomarlas más adelante.
¿Cómo sabremos que hemos tenido éxito? Definir criterios de éxito y mantener al grupo centrado en ellos hasta cumplirlos.

En Loomio

Una de las funciones más importantes de Loomio para gestionar la atención es organizar las discusiones en hilos por tema. Este formato surgió hace décadas en la comunicación en línea y sigue siendo habitual porque ayuda a ordenar aquello a lo que prestamos atención. La mayoría de las personas que usan Loomio entienden intuitivamente que deben ceñirse al tema que aparece en letras grandes al principio de la página.
La actividad es la moneda de la economía de la atención en Loomio: todo lo que genera una notificación consume parte de esa atención. A partir de los comentarios de las personas usuarias, el software determina qué actividades merecen una notificación. Por ejemplo, los comentarios, los votos y las conclusiones la generan, pero indicar que te gusta un comentario no.
Puedes ajustar en gran medida cuánto de tu atención dedica Loomio a cada actividad mediante la configuración de notificaciones. Ayudar a las personas a establecer estas preferencias permite gestionar mejor la atención del grupo.
Los subgrupos pueden ayudar a repartir la atención. Si un asunto solo requiere la participación de algunas personas, puedes tratarlo en un subgrupo.
La decisión de diseño de no permitir propuestas simultáneas en Loomio, aunque no siempre resulte popular, busca que el grupo dedique suficiente atención a una propuesta antes de pasar a la siguiente.

Muchos diseñadores de sistemas de información interpretaron erróneamente que el problema era la escasez de información y no la escasez de atención. Como resultado, crearon sistemas excelentes para ofrecer cada vez más información, cuando lo que se necesitaba eran sistemas capaces de filtrar la información poco importante o irrelevante. — Wikipedia

Intervenciones de facilitación

Hay tantas técnicas de facilitación como personas que facilitan, y se han escrito bibliotecas enteras sobre el tema. No es posible ofrecer una lista completa de intervenciones.

Sin embargo, puede ser útil distinguir dos tipos de intervenciones:

Intervenciones de apoyo: invitar a participar, profundizar, ayudar a expresar ideas, animar, cuidar, proteger y crear espacio.
Intervenciones firmes: dar un paso atrás, detener una dinámica, establecer límites, interrumpir, cuestionar, reconducir y excluir comportamientos inadecuados.

Casi todas las intervenciones de la facilitación presencial pueden adaptarse y emplearse en línea.

Pedir directamente a una persona que contribuya puede hacer que se sienta como quien no sabe la respuesta en clase. En cambio, una invitación general a participar dirigida a quienes aún no han hablado indica a quienes suelen intervenir que dejen espacio y da a las personas más calladas la oportunidad de hacerlo. — Silvia Zuur

En Loomio

Las herramientas de intervención de Loomio incluyen los comentarios, las @menciones, añadir o eliminar usuarios e iniciar o eliminar discusiones. Sirven para distintas intervenciones de apoyo y para establecer límites.
La intervención más habitual es comentar: dirigirse al grupo para invitar a participar o intentar reducir determinados comportamientos.
Los permisos de participación ofrecen herramientas sencillas pero eficaces para moderar la participación, como permitir o impedir que se publiquen discusiones o propuestas.
Loomio ofrece funciones basadas en la confianza que otras herramientas no tienen. Por ejemplo, de forma predeterminada, todas las personas participantes pueden editar el contexto de una discusión, aunque lo haya escrito otra persona. Estas funciones se inspiran en proyectos como Wikipedia y el desarrollo de software de código abierto.