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La invitación
La forma de invitar a las personas a un espacio facilitado es muy importante. La invitación les da mucha información: les ayuda a entender cómo se desarrollará el espacio y a decidir si tienen un lugar en él. También es una oportunidad decisiva para marcar el tono y generar confianza.
Tomar decisiones depende de la comunicación. Tu grupo solo puede tomar buenas decisiones en conjunto si primero cuenta con una buena base de comunicación. Eso implica dejar claro para qué es la discusión o reunión, quiénes deben participar, cuánto tiempo durará y qué pueden esperar las personas.
— Richard Bartlett
Aspectos clave de una invitación:
- Antecedentes. ¿De qué se trata? ¿Qué se me pide que haga? ¿Quién está detrás? ¿Quién más participará? ¿Cuánto tiempo tendré que dedicarle, cuál es el tema y qué protocolo se seguirá?
- Contexto. ¿Cómo será esta participación en particular? Entre todos los formatos y caminos posibles, ¿cuál se ha elegido? ¿Por qué ahora y de esta manera?
- Pertenencia. ¿Soy bienvenido? ¿Es para mí? ¿Hace falta mi participación? ¿Qué puedo aportar que sea propio de mí? ¿Por qué debería participar?
- Seguridad. ¿La invitación transmite cuidado, confianza y comprensión? ¿La estructura prevista puede abordar las dinámicas de poder presentes? ¿Cuánta sinceridad o vulnerabilidad se esperará de mí? ¿Confío en que quien invita cuidará de mi participación?
- Accesibilidad. ¿Se atenderán mis necesidades básicas para participar, como el idioma, la tecnología de apoyo o la explicación de términos desconocidos? ¿Podré participar?
En Loomio
- Loomio incluye una función para invitar a usuarios por correo electrónico o mediante un enlace especial. Las personas también pueden solicitar unirse a tu grupo si la configuración lo permite.
- Las herramientas de invitación de Loomio son básicas. Recibir una solicitud inesperada para iniciar sesión en un programa nuevo, sin contexto, puede resultar poco acogedor. Por eso, quienes crean grupos suelen presentar Loomio por otra vía antes de enviar la invitación.
- Varios aspectos de Loomio están pensados para crear un espacio seguro y respetuoso al que las personas quieran entrar, como las opciones de privacidad.
- El diseño de Loomio busca ser sencillo, cercano y profesional, y transmitir confianza.
- Loomio ofrece funciones de accesibilidad para quienes usan tecnología de apoyo, como lectores de pantalla, y funciones de traducción para quienes hablan distintos idiomas. Mencionar estas opciones en la invitación puede ayudar a que más personas se sientan bienvenidas.
La llegada
La llegada es la primera impresión de una experiencia y marca lo que viene después. La persona ha aceptado la invitación y ha decidido entrar. Llega con disposición y expectativas, y esa primera impresión influirá mucho en su experiencia.
Dar la bienvenida
Para participar con apertura y disposición, una persona necesita sentirse bienvenida. Necesita que se reconozca su presencia y recibir una acogida cordial.
Familiarizarse con el espacio
Cuando alguien entra en una sala, quiere saber dónde sentarse, dónde está la salida, dónde está el baño y si hay café. Necesita una orientación básica sobre el espacio y su lugar en él.
En Loomio
- Los campos de descripción del grupo y el cuadro de contexto de la discusión son los principales lugares donde puedes dejar un mensaje de bienvenida para quienes llegan.
- Recorre el espacio de Loomio y ajusta lo que necesites para sentirte a gusto, como la configuración de notificaciones y tu foto de perfil.
- Consulta la información a tu manera mediante las distintas vistas de los hilos y opciones como Recientes, No leídos, Silenciar y Destacar. Haz del espacio un lugar familiar.
Quiénes están presentes
Presentarte y conocer a las demás personas es una de las funciones sociales más básicas e importantes. Desde el mihimihi maorí hasta el saludo británico «how do you do» o el intercambio de tarjetas de presentación en Japón, todas las culturas le dan importancia. Va más allá de lo práctico y la cortesía: responde a una necesidad humana profunda y ayuda a crear comodidad, apertura y atención.
Si facilitas un encuentro y no das a las personas la oportunidad de presentarse y conocer a quienes las rodean, probablemente centrarán su atención en ello aunque intentes dirigirla a otra cosa. Prepara las presentaciones como parte del encuentro y aprovéchalas para avanzar hacia sus objetivos.
Ronda inicial
Incluso en grupos donde las personas ya se conocen bien, las presentaciones continúan mediante una ronda inicial. Al comenzar una reunión, cada persona tiene ocasión de hablar, a menudo en respuesta a preguntas como «¿qué tienes más presente?», «¿cómo estás?» o «¿hay algo que te impida estar plenamente aquí?». Esta práctica también ayuda a la cohesión del equipo. Cada persona tiene muchas facetas, que cambian según el contexto. Al responder una y otra vez a «¿quién soy en este momento?», las personas pueden situarse unas respecto de otras.
Lo que una persona expresa no ocurre en el vacío: está relacionado con quién es. Comprender las distintas facetas de su identidad es esencial para interpretar sus aportaciones.
Empezamos muchas reuniones con una ronda en la que todas las personas comparten cómo están antes de pasar al orden del día. No hablamos de las tareas de trabajo, sino de cómo estamos como personas. Si estás pasando por un momento difícil en casa, estás enfermo o tienes una buena noticia, conocer tu estado de ánimo ayuda a todo el grupo a interpretar cómo te comunicas. — Richard Bartlett
En Loomio
- Crea un hilo llamado «Preséntate» o «¿Cómo estás?». Será una primera invitación a participar fácil de entender para quienes lleguen.
- En los grupos a los que se puede solicitar acceso, una función permite que quien lo solicita se presente ante la persona coordinadora. Algunos grupos vuelven a publicar esa presentación en el hilo de bienvenida para recibir a la persona.
- Sube una foto de perfil. Ver las caras ayuda mucho a sentir que conoces a las personas con quienes compartes el espacio en línea.
Quiénes NO están presentes
La diversidad es fundamental para que un grupo tome buenas decisiones. La «sabiduría colectiva» solo funciona cuando se combinan distintos puntos de vista. El resultado de un proceso de colaboración depende en gran medida de qué voces están representadas y cuáles faltan. Es imposible incluir a todas las personas de forma perfectamente representativa, pero debes tener en cuenta quién podría faltar.
Es muy común tener puntos ciegos respecto a los privilegios. Nos cuesta reconocer nuestros sesgos y solemos percibir mejor la presencia de algo que su ausencia. Nuestra percepción puede engañarnos. Por ejemplo, cuando mujeres y hombres reciben deliberadamente el mismo tiempo para hablar, a menudo se percibe que las mujeres hablan más de lo que les corresponde. Esto se debe a distintas ideas sobre cuánto «deberían» hablar (más detalles). Para tener una imagen precisa, a veces hace falta medir o contar en vez de confiar en la intuición.
Si no tienes necesidades específicas de accesibilidad, quizá no adviertas que un lugar no es accesible en silla de ruedas, que un documento no está preparado para lectores de pantalla o que una situación excluye a alguien con pérdida auditiva. Las personas afectadas sí lo notarán. Si no tienes hijos, quizá no pienses que una reunión a las 19:00 no les viene bien a madres y padres. Estos y muchos otros factores prácticos, sociales y culturales pueden impedir que alguien esté presente.
Es especialmente importante pensar en quién falta cuando intentas resolver problemas que afectan a otras personas: construye con ellas, no para ellas; habla con ellas, no sobre ellas. Si las personas a las que quieres ayudar no están presentes, es muy poco probable que cuentes con toda la información necesaria para actuar con eficacia. Esto importa tanto para los resultados de una organización como para la justicia social. Casi siempre es mejor diseñar la colaboración con las personas usuarias o interesadas.
En Loomio
- Colaborar en línea puede abrir nuevas posibilidades de inclusión. En lugar de pensar solo en la «brecha digital», piensa también en el «puente digital»: la tecnología puede incluir a quienes no pueden asistir a reuniones presenciales o participar a una hora determinada, y hacer posibles las discusiones en varios idiomas.
- Loomio muestra con claridad quiénes están invitados a un grupo y quiénes han participado en una discusión. Esto aporta información útil para pensar en la inclusión. Si falta alguien, puedes verlo.
- Si para ti son importantes las decisiones inclusivas y la diversidad de perspectivas, pregúntate de vez en cuando: «¿Quién falta? ¿Por qué?».
Cultura, protocolos y expectativas
La cultura puede ser un concepto difícil de definir y actúa en varios niveles. La cultura de la sociedad influye mucho, pero cada grupo, sesión o discusión también tiene una cultura propia.
¿Cómo hacemos las cosas? ¿Cómo nos hablamos? ¿Qué se acepta aquí y qué no? ¿Cuáles son las reglas de nuestra interacción?
Abordar estas cuestiones culturales puede ayudar a un grupo a conocerse mejor. Evitarlas puede dificultar el logro de sus objetivos y, a veces, incluso dividirlo por completo.
La cultura, los protocolos y las expectativas pueden ser implícitos o explícitos. También se entrecruzan de formas complejas con las dinámicas de poder y el capital social. Es difícil dejar suficiente espacio para que surjan nuevas ideas, evolucionen las prácticas y haya creatividad y libertad, y a la vez definir con claridad los límites necesarios para garantizar la seguridad.
Quienes facilitan suelen ayudar al grupo a mantener la cultura que ha definido, seguir los protocolos acordados y cumplir sus expectativas. Para hacerlo, necesitan que esos acuerdos sean suficientemente explícitos y contar con un mandato claro. De lo contrario, pueden surgir conflictos.
A menudo se prefiere dejar las cosas al «sentido común» y evitar acordar un código de conducta o protocolos explícitos. Sin embargo, esto puede perjudicar más a quienes están en una situación de mayor vulnerabilidad: suelen sentir antes y con más fuerza los efectos de una mala conducta o una cultura dañina, y tienen menos posibilidades de contrarrestarlos. Las personas con más privilegios o influencia en el grupo tienen la responsabilidad de pensar detenidamente en estas cuestiones.
Como ocurre con un contrato legal, esperas no tener que aplicar nunca un código de conducta, pero agradeces tenerlo si hace falta. Conviene acordarlo antes de que sea necesario. Para que quien facilita o cualquier integrante del grupo pueda decir con eficacia «eso aquí no se acepta», el grupo debe haber dedicado tiempo a construir una cultura y definir expectativas.
En Loomio
- Loomio suele usarse para deliberar de forma constructiva en grupos con un propósito y unos integrantes definidos. Por eso, en general las personas participan de buena fe y se tratan con respeto.
- Loomio está diseñado para que cada persona pueda expresar sus necesidades y preocupaciones. Aunque la mayoría no vea un problema, una sola persona puede plantearlo y ser escuchada.
- Comunicarse en línea ofrece cierto grado de seguridad física, ya que las personas no están frente a frente.
- Algunos grupos usan el campo de descripción para indicar un código de conducta o las expectativas sobre el comportamiento. Otros acuerdan colectivamente las expectativas que rigen la participación.
- Muchos grupos usan Loomio para decidir sus propios protocolos: cómo participar, qué se permite, qué significa una decisión y qué la hace válida, entre otras cosas.
- El uso de Loomio responde por sí mismo a algunas cuestiones básicas de protocolo: ¿quién puede estar aquí? ¿Cómo nos comunicamos?
- Una de las decisiones básicas que deben tomar los usuarios de Loomio se refiere al protocolo para decidir: ¿consenso, mayoría, cuórum o unanimidad? Hablar expresamente de cómo se toman las decisiones puede ayudar mucho a desarrollar la cultura del grupo.