Administración y conservación de registros
La administración y la conservación de registros adecuados para las auditorías son requisitos importantes, y a menudo legales, para tu junta o comité.
Cada vez más, los registros electrónicos sustituyen la necesidad de documentos en papel.
Sin embargo, las herramientas digitales permiten que tu junta haga mucho más que archivar actas de reuniones.
Transforma tu junta:
«Nuestro grupo de la junta ha sido especialmente transformador: permite una gobernanza continua, mejora los tiempos de respuesta y aumenta nuestra agilidad, resiliencia y sostenibilidad… Loomio nos ahorra miles de libras cada año» - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), servicios de apoyo empresarial, Reino Unido
Veamos cómo organizar el trabajo, administrar las discusiones, mantener los datos seguros y conservar registros en Loomio.
Administración de discusiones
Loomio ofrece varias funciones para ayudarte a administrar las discusiones, disponibles en el menú desplegable a la derecha de la discusión.
Mantén actualizada la lista de discusiones con estas opciones:
- Discusión sobre pines para mantener las discusiones importantes al principio de la lista
- Editar hilo para cambiar el título de la discusión o actualizar el contexto de la discusión
- Mover al grupo cuando quieras mover una discusión a otro grupo o subgrupo, o a un grupo de archivo.
- Bloquear hilo para impedir nuevos comentarios o cambios y quitar el hilo de la lista de hilos abiertos. Los hilos bloqueados están disponibles en el filtro de discusiones y desde la barra de búsqueda, y se pueden desbloquear en cualquier momento.
- Eliminar discusión cuando no quieras conservar un registro de la discusión. Ten en cuenta que las discusiones eliminadas no se pueden recuperar.
Etiquetas de categoría
Las etiquetas de categoría te permiten etiquetar las discusiones para encontrarlas fácilmente. Define etiquetas y aplícalas a cada discusión; procura usarlas de forma coherente.
Algunas etiquetas habituales para juntas son: Administración, Asamblea general anual, Reunión de la junta, Informe, Finanzas, Asuntos legales, Miembros, Actas, Planificación, Política, Resolución, Estatutos, Asamblea general y Estrategia.
Los miembros del grupo pueden buscar discusiones por etiqueta en el menú desplegable etiquetas.
Mantener el tema de la discusión
Las discusiones funcionan mejor para todos cuando las mantienes centradas en un solo tema.
Si surge un tema nuevo en medio de una discusión, puedes seleccionar y mover comentarios específicos a otra discusión, o iniciar una discusión nueva.
Subgrupos
Los subgrupos te ayudan a organizar las comunicaciones y a los miembros para que las personas adecuadas participen en el trabajo conjunto. Por ejemplo, puedes usar un subgrupo para un subcomité o un grupo de trabajo.
Archivo de registros
Para conservar un registro de la discusión de un hilo y de las decisiones tomadas en las encuestas, usa Imprimir hilo e imprime el archivo en PDF. Después puedes guardar una copia publicada del hilo en el archivo documental que elijas.
Para conservar un registro completo de los datos de tu grupo de Loomio, usa Exportar datos del grupo.
Almacenamiento de datos
Los servicios en la nube de Loomio protegen tus datos: los escriben al instante en varios discos, realizan copias de seguridad diarias y los almacenan en varias ubicaciones.
Todos los datos de los hilos, comentarios, encuestas y archivos adjuntos se almacenan de esta forma.
También puedes ver los archivos adjuntos a los hilos en la pestaña Archivos.
