Administración y conservación de registros
Administrar tu junta o comité y conservar buenos registros para las auditorías es importante y, a menudo, un requisito legal.
Los registros electrónicos sustituyen cada vez más a los documentos en papel.
Las herramientas digitales también permiten a tu junta hacer mucho más que archivar actas de reuniones.
Transforma tu junta:
«Nuestro grupo de la junta ha sido especialmente transformador: nos permite ejercer una gobernanza continua, responder más rápido y mejorar nuestra agilidad, resiliencia y sostenibilidad… Loomio nos ahorra miles de libras cada año» - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), servicios de apoyo empresarial, Reino Unido
Veamos cómo organizar el trabajo, administrar las discusiones, proteger los datos y conservar los registros en Loomio.
Administración de discusiones
Loomio ofrece varias funciones para administrar las discusiones. Puedes acceder a ellas desde el menú desplegable situado a la derecha de cada discusión.
Mantén actualizada la lista de discusiones con estas opciones:
- Discusión sobre pines para mantener las discusiones importantes al principio de la lista
- Editar hilo para cambiar el título de una discusión o actualizar su contexto
- Mover al grupo para trasladar una discusión a otro grupo, subgrupo o grupo de archivo.
- Bloquear hilo para impedir nuevos comentarios o cambios y quitar el hilo de la lista de hilos abiertos. Puedes encontrar los hilos bloqueados mediante el filtro de discusiones o la barra de búsqueda, y desbloquearlos en cualquier momento.
- Eliminar discusión cuando no quieras conservar un registro de la discusión. Ten en cuenta que no puedes recuperar las discusiones eliminadas.
Etiquetas de categoría
Las etiquetas de categoría ayudan a encontrar las discusiones. Define etiquetas y aplícalas a cada discusión de forma coherente.
Entre las etiquetas habituales de una junta están: Administración, Asamblea general anual, Reunión de la junta, Informe, Finanzas, Asuntos legales, Miembros, Actas, Planificación, Políticas, Resolución, Estatutos, Asamblea general y Estrategia.
Los miembros del grupo pueden buscar discusiones por etiqueta desde el menú desplegable Etiquetas.
Mantener el tema de la discusión
Las discusiones funcionan mejor para todos cuando se mantienen centradas en un solo tema.
Si surge otro tema durante una discusión, puedes seleccionar comentarios concretos y moverlos a otra discusión, o iniciar una nueva.
Subgrupos
Los subgrupos te ayudan a organizar las comunicaciones y los miembros para que las personas adecuadas colaboren en cada tarea. Por ejemplo, puedes crear un subgrupo para un subcomité o un grupo de trabajo.
Archivo de registros
Para conservar un registro de la discusión de un hilo y de las decisiones tomadas en las encuestas, usa Imprimir hilo e imprime el archivo en PDF. Después puedes guardar una copia publicada del hilo en el archivo de documentos que elijas.
Para conservar un registro completo de los datos de tu grupo de Loomio, usa Exportar datos del grupo.
Almacenamiento de datos
Los servicios en la nube de Loomio protegen tus datos al escribirlos de inmediato en varios discos, crear copias de seguridad diarias y almacenarlos en distintas ubicaciones.
Así se almacenan todos los datos de los hilos, comentarios y encuestas, así como los archivos adjuntos.
También puedes ver los archivos adjuntos a los hilos en la pestaña Archivos.
