Conclusión

Conclusiones y próximos pasos

Confirmar la conclusión puede ser fundamental para sentir que se han alcanzado los objetivos de una discusión colaborativa. Quien facilita puede reunir lo que se ha decidido y presentarlo al grupo, para ayudarle a terminar con respuestas a algunas preguntas clave:

• ¿Qué hicimos?
• ¿Qué significa?
• ¿Qué pasará ahora?
• ¿Cuál es mi responsabilidad?
• ¿Qué será diferente gracias a esta experiencia?

A veces las respuestas a estas preguntas son muy concretas, como acciones pendientes, mientras que otras veces son más abstractas, como profundizar en la comprensión compartida.

En Loomio

• Las conclusiones son una herramienta muy importante. El cierre de una propuesta no es del todo el final: hace falta resumir lo decidido para concluir. Para eso sirve la función de conclusión.
• Muchas discusiones en Loomio terminan de forma natural sin usar propuestas ni publicar conclusiones. Estas discusiones siguen aportando mucho valor, y puede ser útil actualizar el cuadro de contexto con un resumen de la conclusión para consultarlo más adelante.
• Si hay personas concretas con acciones pendientes, puedes mencionar sus nombres con @ y recibirán una notificación.

Informes y recopilación

Para comprender el significado de una experiencia, tienes que explorar cómo encaja en el contexto más amplio. ¿Qué lugar ocupó este momento en el ritmo general de nuestro progreso? ¿Qué forma tomará lo que hemos aprendido de esta experiencia: un relato, un informe, un cambio, una llamada a la acción?

La experiencia ocurre en el momento, pero a menudo adquiere impacto cuando le damos una forma concreta, un nombre y podemos aprovecharla y referirnos a ella. De lo contrario, corres el riesgo de olvidarla, dejar fuera a quienes no estuvieron presentes o tener que repetirla más adelante. La documentación o los informes concretos suelen ayudar a que la colaboración sea productiva.

En Loomio

• Loomio se documenta automáticamente: las notas se escriben como parte integral del proceso. Esto crea un valioso archivo de contenido para los grupos, sin ningún esfuerzo adicional.
• Tenemos algunas funciones para facilitar la recopilación y el archivo: la búsqueda, la lista de «decisiones anteriores» y la opción de imprimir la discusión.
• Los planes prémium ofrecen la opción de exportar todos los datos de tu grupo en Loomio.
• Muchos grupos usan Loomio para integrar contenido de distintos canales. Por ejemplo, publicar el anuncio de una reunión y preparar el orden del día en Loomio, celebrar la reunión en persona, publicar las notas en Loomio y tomar decisiones relacionadas en el mismo hilo. Esto amplía la capacidad de Loomio para recopilar información automáticamente más allá del espacio en línea.

Convertir la discusión en acción

Llega un momento en que tienes que volver a conectar con la realidad fuera de la sala. A veces, basta con trabajar con ideas y sentimientos, sin preocuparte por llevarlos a la práctica. Pero, por lo general, un grupo no alcanzará sus objetivos sin convertir sus conclusiones en acciones concretas. Esta transición forma parte de toda la experiencia facilitada.

En este punto, el proceso colaborativo se cruza con otros sistemas de la organización, y quien facilita tiene que ayudar a determinar cómo funcionará. Estos otros sistemas pueden incluir:

• Poder — ¿Quién toma realmente las decisiones? ¿Qué tiene que ocurrir aquí para que las ideas se hagan realidad?
• Gestión — ¿Cómo encaja esto con otras prioridades? ¿Qué dependencias puede haber?
• Delegación — ¿Quién asumirá la responsabilidad de los próximos pasos? ¿Tendrá que rendir cuentas?
• Comunicación — ¿Cómo se comunicará este proceso o discusión a otras personas? ¿Qué necesitan saber?
• Administración — ¿Cómo se trasladará la información de un sistema a otro, como una herramienta de seguimiento de tareas o de comunicación? ¿Dónde se guardará la información?

Si hay obstáculos relacionados con estas cuestiones, puede ser perjudicial detectarlos solo al llegar al cierre. Por ejemplo, si los participantes no tienen realmente el poder de llevar a cabo un cambio que han decidido, se sentirán derrotados. Al preparar el proceso, piensa de antemano en cómo afrontar la realidad y define el alcance de la colaboración en consecuencia.

En Loomio

• Puedes mencionar con @ los nombres de las personas que llevarán a cabo acciones derivadas de una decisión.
• Muchos usuarios integran el contenido de Loomio en otros sistemas de la organización a través de otros canales, por ejemplo, revisando las decisiones de Loomio en reuniones presenciales periódicas o trasladando las conclusiones a su proceso de seguimiento de tareas.
• Tomar una decisión explícita lleva de forma natural a preguntar: «De acuerdo, pero ¿cómo vamos a llevar esto adelante?»
• Crear un grupo en Loomio suele plantear preguntas importantes, como: «¿Quién necesita participar aquí para convertir estas decisiones en acciones?» Si faltan personas clave, responsables o administradores, no podrás avanzar.

No termina hasta que termina

Terminar bien es importante. Cerrar un proceso tiene un ritual, y si se omite, las personas pueden sentir que queda algo pendiente. A veces el final llega cuando se agota el tiempo, y otras, cuando se alcanzan ciertos objetivos. Reconoce las señales implícitas y explícitas que indican si las personas y el grupo en conjunto pueden sentir que un proceso o una fase han concluido.

Los participantes suelen esperar que quien lidera o facilita confirme cuándo ha terminado realmente, y suele ser útil indicarlo de forma explícita. A veces la señal consiste en anunciar claramente que la sesión está terminando, repasar las decisiones o los próximos pasos y despedirse de todos. Otras veces, los grupos tienen prácticas establecidas, como una ronda de cierre. Dejar que una sesión termine de forma imprecisa dejará una mala impresión.

En Loomio

• La señal más clara de cierre en Loomio es publicar la conclusión de una decisión.
• Algunos grupos usan la función de bloquear el hilo para impedir más cambios y reducir el contenido innecesario.
• Desactivar un grupo es la forma más definitiva de cerrarlo. Después, nadie puede añadir nada más.
• Como los grupos de Loomio pueden mantenerse aunque su actividad aumente o disminuya, puede ser útil reconocer hitos como el cierre de una fase concreta, incluso si el grupo volverá a activarse en el futuro.