Conclusión
Conclusiones y próximos pasos
Confirmar la conclusión puede ayudar al grupo a reconocer que ha alcanzado los objetivos de una discusión colaborativa. Quien facilita puede reunir lo que se ha decidido y compartir un resumen para que el grupo termine con respuestas a algunas preguntas clave:
- ¿Qué hicimos?
- ¿Qué significa?
- ¿Qué pasará ahora?
- ¿Cuál es mi responsabilidad?
- ¿Qué cambiará gracias a esta experiencia?
A veces las respuestas son concretas, como las tareas pendientes. Otras veces son más abstractas, como una comprensión compartida más profunda.
En Loomio
- Las conclusiones son una herramienta importante. Que termine una propuesta no significa que el proceso haya concluido: todavía hace falta resumir lo acordado. Para eso sirve la función de conclusiones.
- Muchas discusiones de Loomio terminan de forma natural sin usar propuestas ni publicar conclusiones. Aun así, aportan valor. Puede ser útil actualizar el cuadro de contexto con un resumen de la conclusión para consultarlo más adelante.
- Si algunas personas tienen tareas pendientes, puedes @mencionar sus nombres para que reciban una notificación.
Documentar y recoger lo aprendido
Para entender el significado de una experiencia, piensa cómo encaja en un contexto más amplio. ¿Qué representó este momento en el avance del grupo? ¿Qué forma tomará lo aprendido: una historia, un informe, un cambio o una llamada a la acción?
La experiencia ocurre en un momento concreto, pero su impacto suele depender de que podamos darle un nombre, usarla y hacer referencia a ella. De lo contrario, podemos olvidarla, dejar fuera a quienes no estuvieron presentes o tener que repetirla después. La documentación y los informes concretos suelen favorecer una colaboración productiva.
En Loomio
- Loomio documenta el proceso a medida que ocurre: las notas quedan registradas como parte de él. Así, los grupos crean un archivo de contenido sin trabajo adicional.
- Hay varias funciones para recoger y archivar lo aprendido: la búsqueda, la lista de «decisiones anteriores» y la opción de imprimir la discusión.
- Los planes Premium permiten exportar todos los datos de tu grupo en Loomio.
- Muchos grupos usan Loomio para reunir contenido de distintos canales. Por ejemplo, anuncian una reunión y preparan el orden del día en Loomio, se reúnen en persona, publican las notas en Loomio y toman las decisiones relacionadas en el mismo hilo. Así pueden documentar en Loomio también lo que ocurre fuera de internet.
Llevar la discusión a la acción
Llega un momento en que hay que volver a la realidad fuera del espacio de discusión. A veces basta con explorar ideas y sentimientos sin preocuparse por ponerlos en práctica. Pero, por lo general, un grupo necesita convertir sus conclusiones en acciones para alcanzar sus objetivos. Esta transición forma parte del proceso facilitado.
En ese momento, el proceso colaborativo se encuentra con otros sistemas de la organización. Quien facilita debe ayudar a definir cómo se relacionarán. Esos sistemas pueden incluir:
- Poder — ¿Quién toma realmente las decisiones? ¿Qué tiene que ocurrir para que las ideas se hagan realidad?
- Gestión — ¿Cómo encaja esto con las demás prioridades? ¿De qué otras tareas depende?
- Delegación — ¿Quién asumirá la responsabilidad de los próximos pasos? ¿Cómo rendirá cuentas?
- Comunicación — ¿Cómo se comunicará este proceso o discusión a otras personas? ¿Qué necesitan saber?
- Administración — ¿Cómo se trasladará la información de un sistema a otro, como una herramienta de seguimiento de tareas o de comunicación? ¿Dónde se guardará?
Si hay obstáculos relacionados con estas cuestiones, puede ser perjudicial descubrirlos al final. Por ejemplo, si quienes participan no tienen autoridad para llevar a cabo el cambio que han decidido, pueden sentirse desalentados. Ten en cuenta estas condiciones al diseñar el proceso y define el alcance de la colaboración en consecuencia.
En Loomio
- Puedes @mencionar a las personas que llevarán a cabo las acciones derivadas de una decisión.
- Muchos usuarios integran el contenido de Loomio en otros sistemas de la organización por distintos medios. Por ejemplo, revisan las decisiones de Loomio en reuniones presenciales periódicas o trasladan las conclusiones a su sistema de seguimiento de tareas.
- Tomar una decisión explícita lleva de forma natural a preguntar: «Bien, ¿cómo vamos a llevarla adelante?».
- Crear un grupo en Loomio suele plantear preguntas importantes, como «¿Quién tiene que participar para convertir estas decisiones en acciones?». Si faltan personas clave, responsables o administradores, el proceso puede quedar bloqueado.
Cerrar el proceso
Es importante cerrar bien un proceso. El cierre suele tener sus propios pasos, y omitirlos puede dejar a las personas con la sensación de que algo quedó pendiente. A veces el proceso termina porque se acaba el tiempo; otras, porque se han alcanzado ciertos objetivos. Presta atención a las señales, explícitas o no, de que cada persona y el grupo en conjunto sienten que una fase o un proceso ha concluido.
Quienes participan suelen esperar que la persona que lidera o facilita confirme cuándo termina el proceso. Conviene decirlo con claridad. A veces basta con anunciar que la sesión está terminando, repasar las decisiones o los próximos pasos y despedirse. Otros grupos tienen prácticas establecidas, como una ronda de cierre. Dejar que una sesión se apague sin un cierre claro puede causar una mala impresión.
En Loomio
- La señal más clara de que algo ha concluido en Loomio es publicar la conclusión de una decisión.
- Algunos grupos usan la función de bloquear hilo para impedir nuevos cambios y reducir el desorden.
- Desactivar un grupo es la forma más definitiva de cerrarlo. Después, nadie puede añadir nada más.
- Los grupos de Loomio pueden mantenerse aunque su actividad varíe. Por eso puede ser útil reconocer hitos como el cierre de una fase, incluso si el grupo vuelve a activarse más adelante.