Facilitar discusiones
A veces surgen temas que requieren la atención de los miembros de la junta o de un comité entre reuniones.
Otras veces, durante una reunión no hay tiempo suficiente para debatir un tema o deliberar sobre una decisión.
En Loomio
Usa un hilo de Loomio para facilitar una discusión. Ponle un título descriptivo que los miembros puedan reconocer y añade los detalles en el contexto del hilo. Añade una etiqueta de categoría pertinente para ayudarles a encontrarlo más adelante.
Invita a los miembros al hilo para avisarles y que reciban una copia por correo electrónico. Pueden participar en la discusión siguiendo el enlace a Loomio o respondiendo al correo de notificación. Su respuesta aparecerá como comentario en el hilo.
En un hilo de Loomio puedes adjuntar archivos o enlazar recursos en línea para apoyar la discusión.
Algunos ejemplos habituales son: - revisar y elaborar una política - pedir consejo a la junta sobre un tema o problema - debatir una estrategia - explorar una idea u oportunidad - evaluar riesgos
Temas que surgen entre reuniones de la junta
Entre reuniones pueden pasar muchas cosas en una organización, y es habitual avisar a los miembros de la junta por correo electrónico. Seguir una discusión por correo es difícil: las respuestas pueden perderse entre los mensajes y algunas personas pueden quedar fuera.
«No se puede gobernar por correo electrónico», Richard Westlake (Westlake Governance).
Cuando surja un tema que requiera la atención de la junta, usa un hilo de Loomio en lugar del correo electrónico. Los miembros pueden responder por correo y sus comentarios aparecerán en el hilo, de modo que la discusión quede reunida en un solo lugar.
Hazlo así: - Usa el asunto del correo como título del hilo, - escribe el contenido del correo en el contexto del hilo, - invita a tu equipo al hilo mediante sus direcciones de correo electrónico o nombres de usuario de Loomio.
Un hilo de Loomio permite: - organizar toda la información sobre un tema en un lugar de fácil acceso, - responder sin crear cadenas de correos que puedan dejar a personas fuera, - ver quién ha leído el mensaje y a quién conviene recordárselo, - avanzar en el trabajo hasta llegar a una conclusión y reducir la cantidad de correos.
Cuando no hay tiempo suficiente durante las reuniones
Si no hay tiempo para resolver un punto del orden del día durante la reunión de la junta, puedes continuar la discusión en Loomio. Indica a las personas cuál es el hilo correspondiente o crea uno nuevo y avisa a los miembros de la junta.
Así reduces la presión sobre la junta y dispones de más tiempo para reunir información, debatir y reflexionar. Esto suele ayudar a tomar una mejor decisión.
