Adoptar resoluciones y tomar decisiones en línea
Los miembros de consejos y comités a menudo necesitan tomar decisiones «fuera de las reuniones». Se trata de decisiones y discusiones sobre la gestión de la organización que surgen cuando:
- No hubo tiempo suficiente para tomar una decisión en la reunión del consejo,
- la decisión no requiere mucha discusión (incluidas las decisiones administrativas),
- ha ocurrido algo (dentro o fuera de la organización) que requiere que el consejo actúe antes de la próxima reunión,
- un miembro del consejo tiene un interés concreto que quiere explorar con el consejo.
En Loomio
Inicia un hilo y abre una discusión: - Presenta el tema o la decisión que quieres tomar, - invita a los miembros del consejo a comentar sus ideas, opiniones y cualquier información que tengan para ayudar a todos a entender su perspectiva sobre el tema o la decisión que se tratará fuera de una reunión, - anima a los miembros a participar publicando comentarios o respondiendo a ellos.
Cuando todo esté listo, crea un sondeo e invita a los miembros a votar. Si el asunto es sencillo, utiliza una Propuesta; si es más complejo, utiliza una encuesta de Toma de pulso para preguntar claramente a los demás miembros qué piensan de la propuesta. - Expón la decisión e invita a las personas a votar, - pide que indiquen el motivo de su voto, especialmente si quieren matizar algún punto, - elige las opciones de decisión que se ajusten a los procesos de toma de decisiones de tu consejo. - Puedes ratificar la decisión tomada fuera de una reunión y dejar constancia de ella en el acta de la próxima reunión del consejo.
Que una decisión no alcance un acuerdo no es un fracaso. Puedes preguntar a los miembros qué cambios harían para estar de acuerdo con una decisión. Esto te ayuda a llegar a una decisión mejor. Una nueva Propuesta con modificaciones tendrá más probabilidades de alcanzar un acuerdo.
Establece una conclusión cuando se cierre la propuesta. Informa a todos de qué se ha decidido y qué ocurrirá a continuación.
Ejemplos de decisiones tomadas fuera de las reuniones
Decisión sobre la compra de un inmueble
En la última reunión del consejo se discutió la compra de un inmueble. Un miembro del consejo solicitó un informe técnico independiente antes de tomar la decisión. En la reunión, el consejo acordó comprar el inmueble siempre que el informe técnico fuera satisfactorio. Sin embargo, como la compra debe realizarse antes de la próxima reunión, el consejo acordó subir el informe a Loomio cuando estuviera listo para discutirlo y tomar en Loomio la decisión definitiva sobre la compra.
Decisión sobre la contratación del seguro de responsabilidad civil para consejeros y directivos
Durante la reunión del consejo se señaló que se acercaba la renovación anual del seguro. Como se consideró un asunto administrativo, el consejo estuvo de acuerdo en utilizar Loomio para discutir la solicitud de renovación, recabar la información necesaria de cada miembro del consejo, presentar la solicitud y dar el visto bueno al presupuesto de renovación del seguro.
Se ha producido un incidente de seguridad en una de nuestras instalaciones
Se ha producido una entrada forzada y un robo de bienes que han puesto en riesgo a la organización y al personal. Los miembros del consejo deben conocer lo ocurrido y los riesgos, y evaluar una respuesta adecuada.
Un miembro del consejo ha cuestionado su composición en cuanto a género y diversidad
El miembro del consejo ha aportado motivos y pruebas que respaldan la necesidad de diversificar la composición del consejo para que sea más representativo de la organización. Los miembros del consejo necesitan analizar la información, hacer preguntas, discutir el asunto y decidir una respuesta.
Mantener un registro de las decisiones tomadas y de las discusiones que las sustentan
Mantener registros es un requisito legal para los consejos de administración y una buena práctica para los comités.
Hoy en día, muchas organizaciones registran y almacenan electrónicamente las actas oficiales, las resoluciones, las políticas y las decisiones clave. Los registros documentales se crean y aprueban, se distribuyen y utilizan, se conservan y almacenan y, finalmente, se eliminan.
En Loomio
Puedes adjuntar actas, informes, resoluciones y otros documentos a un hilo de una reunión, en el contexto del hilo, en una encuesta o en cualquier comentario del hilo. Así, los documentos quedan siempre asociados a la discusión correspondiente.
También puedes encontrar una lista de archivos en la pestaña Archivos.
También puedes añadir, en cualquier hilo o encuesta, un enlace a un documento almacenado en tu sistema de gestión documental preferido. Busca el enlace que permite compartir el documento en línea, cópialo y pégalo en tu hilo, encuesta o comentario.
Cualquier persona con permiso podrá hacer clic en el enlace para abrir y leer el documento.
Como las discusiones y decisiones de Loomio quedan documentadas desde el principio, puedes verificar cómo se han tomado las decisiones de tu consejo. Puedes demostrar fácilmente qué se decidió y cuándo. Si los miembros del consejo han discutido y dejado comentarios, además de votar sobre una resolución, también sabrás cómo y por qué se llegó a cada decisión.
Con el tiempo, creas un historial de tu organización en el que puedes buscar y encontrar fácilmente decisiones anteriores y las discusiones relacionadas.
En Loomio, todos los datos se escriben y almacenan en varios discos y ubicaciones, en la nube, y se hacen copias de seguridad a diario. Los archivos que subes se almacenan en servidores que utilizan técnicas modernas para eliminar cuellos de botella y puntos de fallo.