Tomar decisiones y aprobar resoluciones en línea
Los miembros de juntas directivas y comités a menudo necesitan tomar decisiones entre reuniones. Son decisiones de gobierno que requieren discusión cuando:
- No hubo tiempo suficiente para tomar una decisión durante la reunión de la junta directiva,
- la decisión no requiere mucha discusión, como ocurre con algunas decisiones administrativas,
- ha sucedido algo, dentro o fuera de la organización, que exige actuar antes de la próxima reunión,
- un miembro de la junta directiva tiene un asunto que quiere tratar con los demás.
En Loomio
Inicia un hilo para abrir la discusión: - Presenta el tema o la decisión que quieres tomar, - invita a los miembros de la junta directiva a compartir sus ideas, opiniones y cualquier información que ayude a los demás a comprender su perspectiva sobre el asunto que se tratará entre reuniones, - anima a los miembros a participar mediante publicaciones o respuestas a los comentarios.
Cuando llegue el momento, abre un sondeo e invita a los miembros a votar. Si el asunto es sencillo, usa una Propuesta. Si es más complejo, usa un sondeo de Comprobación de sentido para preguntar claramente a los demás miembros qué opinan de la propuesta. - Expón la decisión e invita a las personas a votar, - pide que expliquen el motivo de su voto, especialmente si quieren hacer alguna salvedad, - elige las opciones de decisión que se ajusten al proceso de toma de decisiones de tu junta directiva. - Puedes ratificar la decisión tomada entre reuniones y dejarla asentada en el acta de la próxima reunión de la junta directiva.
Si no se alcanza un acuerdo, puedes preguntar a los miembros qué cambios les permitirían apoyar la decisión. Esto ayuda a formular una decisión mejor. Una nueva propuesta con esas modificaciones tendrá más posibilidades de lograr un acuerdo.
Publica una conclusión cuando se cierre la propuesta. Comunica a todos el resultado de la decisión y qué sucederá después.
Ejemplos de decisiones tomadas entre reuniones
Decisión sobre la compra de un inmueble
En la última reunión de la junta directiva se debatió la compra de un inmueble. Uno de sus miembros pidió un informe técnico independiente antes de tomar la decisión. La junta acordó comprar el inmueble si el informe era satisfactorio. Como la compra debía realizarse antes de la siguiente reunión, acordó subir el informe a Loomio cuando estuviera listo, debatirlo allí y tomar la decisión final sobre la compra.
Decisión sobre la renovación del seguro de responsabilidad civil de directivos
Durante la reunión de la junta directiva se señaló que se acercaba la renovación anual del seguro. Como se consideró un asunto administrativo, la junta acordó usar Loomio para debatir la solicitud de renovación, recabar la información necesaria de cada miembro, presentar la solicitud y aceptar la cotización para renovar el seguro.
Se ha producido una brecha de seguridad en una de nuestras instalaciones
Se ha producido una entrada por la fuerza y un robo que han puesto en riesgo a la organización y al personal. Es necesario informar a los miembros de la junta directiva sobre lo sucedido y los riesgos, y evaluar una respuesta adecuada.
Un miembro de la junta directiva plantea la diversidad de género entre sus integrantes
Este miembro ha aportado razones y pruebas para diversificar la composición de la junta y hacerla más representativa de la organización. Los demás miembros necesitan examinar la información, hacer preguntas, debatir el asunto y decidir cómo responder.
Conservar un registro de las decisiones y las discusiones que las respaldan
Conservar registros es un requisito legal para las juntas directivas y una buena práctica para los comités.
Hoy, muchas organizaciones registran y almacenan electrónicamente actas formales, resoluciones, políticas y decisiones importantes. Los documentos se crean y aprueban, se distribuyen y utilizan, se conservan y almacenan y, finalmente, se eliminan.
En Loomio
Puedes adjuntar actas, informes, resoluciones y otros documentos a un hilo de una reunión, al contexto del hilo, a un sondeo o a cualquier comentario del hilo. Así, los documentos quedan asociados a la discusión correspondiente.
También encontrarás una lista de archivos en la pestaña Archivos.
También puedes añadir en cualquier hilo o sondeo un enlace a un documento almacenado en el sistema de gestión documental que prefieras. Busca el enlace que permite compartir el documento en línea, cópialo y pégalo en el hilo, el sondeo o un comentario.
Cualquier persona con permiso podrá hacer clic en el enlace para abrir y leer el documento.
Las discusiones y decisiones en Loomio quedan documentadas, lo que permite verificar las decisiones de tu junta directiva. Puedes mostrar fácilmente qué se decidió y cuándo. Si los miembros debatieron, comentaron y votaron una resolución, también podrás saber cómo y por qué se tomó cada decisión.
Con el tiempo, crearás un historial de tu organización en el que podrás buscar y encontrar decisiones anteriores y las discusiones relacionadas.
En Loomio, todos los datos se escriben y almacenan en varios discos y ubicaciones, en la nube, y se realizan copias de seguridad a diario. Los archivos subidos se almacenan en servidores que utilizan técnicas modernas para evitar cuellos de botella y puntos únicos de fallo.