Preparar una reunión
Las reuniones eficaces son productivas, inclusivas y colaborativas: mejoran la participación, ayudan a crear relaciones sólidas, permiten establecer objetivos comunes, facilitan decisiones mejores y más rápidas, promueven la inclusión, favorecen el pensamiento creativo y la innovación, y ofrecen un espacio para compartir comentarios y mejorar de forma continua.
Usa Loomio para planificar una reunión eficaz: involucra a las personas desde el principio, centra la atención en los temas más importantes y aprovecha mejor el tiempo que pasáis juntos.
Si el grupo acaba de empezar a usar Loomio, comienza con Presentar Loomio a tu grupo y después usa este proceso de reuniones como un primer flujo de trabajo práctico y recurrente.
Puedes hacer varias cosas para que tu próxima reunión de la junta o del comité sea eficaz...
- Centrar la reunión y revisar las acciones
- Anunciar el orden del día y notificar
- Encontrar un horario para la reunión
- Aprobar las actas
- Aprobar los informes
Centrar la reunión y revisar las acciones
Define el enfoque de la reunión para aprovechar el tiempo que pasáis juntos hablando de los temas más importantes.
Invitar a los miembros a contribuir al orden del día ayuda a todos a compartir objetivos, reflexionar sobre los temas y prepararse para participar en la reunión.
Acciones: - centra la reunión en los asuntos más importantes, - haz seguimiento y habla con los miembros sobre las acciones de reuniones anteriores.
En Loomio
Usa una Discusión de Loomio para preparar tu reunión: * recuerda a los miembros que se acerca la reunión, * invita a comentar cuáles son los asuntos más importantes en los que centrarse, * resume las acciones de la reunión anterior y pide información sobre los avances.
Orden del día y notificaciones
Anuncia la reunión con un orden del día claro. Adjunta los materiales, enlaza los documentos clave y notifica a los miembros.
Esto ayuda a todos a prepararse para la reunión leyendo los materiales y pensando en los temas de discusión y las decisiones que hay que tomar. Así es más probable que los miembros lleguen con el contexto necesario y preparados para la reunión.
Acciones: - prepara el orden del día, los documentos, los materiales y la documentación para la junta, - notifica a los miembros sobre la reunión y envía los materiales.
En Loomio
Usa una Discusión de Loomio para preparar tu reunión de la junta: * indica los detalles de la reunión, * adjunta o enlaza el orden del día, los documentos y otros materiales de la reunión, * invita a los miembros mediante una notificación, * consulta 'Visto por' para saber quién ha leído el hilo.
Aunque se parece a enviar un correo electrónico, un hilo de Loomio tiene ventajas: - puedes ver quién ha leído el hilo y enviar un recordatorio a quienes aún no lo han hecho, - las respuestas o los comentarios de los miembros son visibles para todas las personas que tienen permiso para ver el hilo, - cualquier discusión o pregunta sobre el orden del día o los materiales de la reunión se mantiene en un solo lugar.
Los miembros pueden encontrar toda la información de la reunión en un solo lugar, lo que evita las cadenas de correos confusas y que se pierda información importante en la bandeja de entrada del correo electrónico.
Confirmar
Pide a los miembros que dejen un comentario para confirmar que han leído el orden del día y la documentación de la reunión y que están preparados para participar. Usa Visto por para identificar a quienes puedan necesitar un recordatorio.
Encontrar un horario para la reunión
Encontrar un horario para reunirse puede ser una dificultad frecuente para muchos administradores.
En Loomio
Si todavía no has fijado la fecha y la hora de la reunión o necesitas encontrar un horario para una reunión futura, puedes usar Encuesta de horario.
La encuesta de horario facilita consultar la disponibilidad de todos y encontrar el mejor horario, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para esta tarea habitual de administración.
Los miembros que estén en distintas zonas horarias verán las fechas y las horas ajustadas a la zona horaria de cada uno.
Cuando se cierre la encuesta de horario, elige el mejor horario y envía una notificación de la conclusión con una invitación de calendario para que los miembros puedan añadir la reunión a sus calendarios.
Aprobar las actas
Aprobar o ratificar las actas es una práctica habitual en las reuniones formales y recomendable para todas las reuniones.
Las actas dejan constancia de la reunión, de los puntos clave planteados durante la discusión, de los resultados de las decisiones y de cómo votaron las personas. Incluyen las acciones acordadas y las personas responsables, y suelen ser el punto de partida de la siguiente reunión.
Las actas sirven de recordatorio para quienes asistieron, ayudan a quienes no estuvieron presentes y ofrecen un registro que consultar en caso de conflicto.
En Loomio
Publica las actas en el hilo de la reunión de Loomio unos días después de la reunión e invita a los participantes a aprobarlas. Así los miembros todavía tienen presente lo tratado y pueden recordar las acciones que les corresponden. También permite ahorrar tiempo durante tu reunión.
El ejemplo anterior utiliza una encuesta de Elegir con dos opciones: 'Aceptar' o 'Revisar'.
Cuando todos hayan votado y se cierre la encuesta, establece una conclusión para que todos sepan qué ha ocurrido.
Si tu procedimiento de reuniones requiere una aprobación formal en la siguiente reunión, añade un punto al orden del día para dejar constancia de las encuestas y decisiones realizadas en Loomio y confirmarlas, y regístralo en las actas de la reunión.
Por ejemplo: "¿Alguien quiere cambiar sus votos en Loomio? Si nadie quiere cambiarlos, acordemos aprobar formalmente las encuestas realizadas en Loomio durante el último período."
Aprobar los informes
La mayoría de los órdenes del día reservan tiempo para presentar, discutir y aprobar informes; por ejemplo, informes de dirección general, finanzas, operaciones, salud y seguridad, y proyectos.
Los informes ayudan a que todos compartan la misma información, pero pueden ocupar un tiempo valioso de la reunión que podría aprovecharse mejor.
En Loomio
Adjunta o enlaza los informes en el hilo de tu reunión e invita a plantear preguntas sobre ellos antes de la reunión.
Los miembros reciben y leen los informes en el momento y el lugar que les convienen. Mientras los leen y reflexionan sobre ellos, pueden comentar, hacer preguntas y ver las respuestas en Loomio.
Es probable que una pregunta de un miembro también interese a otros miembros, así que, cuando alguien la responde, la respuesta es visible para todos los miembros del grupo de Loomio.
A medida que los miembros se acostumbren a discutir los informes en Loomio, ahorra algo más de tiempo dando un paso más: solicita la aprobación de los informes antes de la reunión.
Si tu procedimiento de reuniones requiere una aprobación formal en la siguiente reunión, añade un punto al orden del día para dejar constancia de las encuestas y decisiones realizadas en Loomio y confirmarlas, y regístralo en las actas de la reunión.
Por ejemplo: "¿Alguien quiere cambiar sus votos en Loomio? Si nadie quiere cambiarlos, acordemos aprobar formalmente las encuestas realizadas en Loomio durante el último período."