Preparar una reunión

Las reuniones eficaces son productivas, inclusivas y colaborativas. Ayudan a participar, fortalecer las relaciones, ponerse de acuerdo, tomar mejores decisiones con más rapidez, pensar de forma creativa y recoger comentarios para mejorar.

Usa Loomio para planificar una reunión eficaz. Involucra a las personas desde el principio, centra la atención en los temas más importantes y aprovecha mejor el tiempo que pasáis juntos.

Si el grupo acaba de empezar a usar Loomio, comienza por Presentar Loomio a tu grupo. Después, usa este proceso de reuniones como primer flujo de trabajo periódico.

Puedes hacer varias cosas para que tu próxima reunión de junta o comité sea eficaz...

Centrar la reunión y revisar las tareas

Define el objetivo de la reunión para dedicar el tiempo compartido a los temas más importantes.

Invitar a los miembros a contribuir al orden del día ayuda a que todos se pongan de acuerdo, piensen en los temas y se preparen para la reunión.

Tareas: - centra la reunión en los asuntos más importantes, - haz seguimiento de las tareas de reuniones anteriores y habla de ellas con los miembros.

En Loomio

Usa una Discusión de Loomio para preparar la reunión: * recuerda a los miembros que la reunión se acerca, * invítalos a comentar los temas más importantes, * resume las tareas de la reunión anterior y pide información sobre su progreso.

Orden del día y notificaciones

Anuncia la reunión con un orden del día claro. Adjunta los materiales, enlaza los documentos principales y notifica a los miembros.

Así, todos pueden leer los materiales y pensar en los temas y las decisiones antes de la reunión. Llegarán con más contexto y mejor preparados.

Tareas: - prepara el orden del día, los documentos y los materiales de la junta, - notifica a los miembros sobre la reunión y envíales los materiales.

En Loomio

Usa una Discusión de Loomio para preparar la reunión de la junta: * indica los detalles de la reunión, * adjunta o enlaza el orden del día, los documentos y otros materiales, * invita a los miembros mediante una notificación, * consulta «Visto por» para saber quién ha leído el hilo.

Un hilo de Loomio cumple una función parecida a un correo electrónico y ofrece estas ventajas: - puedes ver quién ha leído el hilo y recordárselo a quien aún no lo haya hecho, - las respuestas y los comentarios de los miembros son visibles para todas las personas con permiso para ver el hilo, - las conversaciones y preguntas sobre el orden del día o los materiales quedan en un solo lugar.

Los miembros pueden encontrar toda la información de la reunión en un solo lugar, sin perder datos importantes entre cadenas de correos electrónicos.

Confirmar

Pide a los miembros que dejen un comentario para confirmar que han leído el orden del día y los materiales y que están preparados para la reunión. Usa Visto por para identificar a quienes quizá necesiten un recordatorio.

Encontrar una hora para la reunión

Encontrar una hora para reunirse suele llevar tiempo a quienes organizan las reuniones.

En Loomio

Si aún no has fijado la fecha y la hora, o necesitas encontrar una hora para otra reunión, puedes usar Encuesta de tiempo.

La encuesta de tiempo permite ver la disponibilidad de todos y encontrar la mejor hora. Así reduces el tiempo y el esfuerzo que requiere esta tarea.

Los miembros de distintas zonas horarias verán las fechas y horas en su zona horaria.

Cuando se cierre la encuesta de tiempo, elige la mejor hora y envía una notificación con la conclusión y una invitación de calendario para que los miembros puedan añadir la reunión a sus calendarios.

Aprobar el acta

Aprobar o ratificar el acta es habitual en las reuniones formales y una buena práctica para cualquier reunión.

El acta deja constancia de la reunión, los puntos principales de la discusión, las decisiones y los votos. Incluye las tareas acordadas y las personas responsables. A menudo sirve como punto de partida para la siguiente reunión.

El acta sirve de recordatorio a quienes asistieron, informa a quienes no pudieron asistir y permite consultar lo acordado si surge un desacuerdo.

En Loomio

Publica el acta en el hilo de la reunión de Loomio pocos días después e invita a los participantes a aprobarla. Así podrán revisarla mientras recuerdan la reunión y sus tareas. También ahorrarás tiempo en la siguiente reunión.

El ejemplo anterior usa una encuesta Elegir con dos opciones: «Aceptar» y «Revisar».

Cuando todos hayan votado y se cierre la encuesta, publica una conclusión para que todos sepan qué se decidió.

Si vuestro procedimiento exige la aprobación formal en la siguiente reunión, añade un punto al orden del día para revisar y confirmar las encuestas y decisiones tomadas en Loomio. Deja constancia de ello en el acta.

Por ejemplo: «¿Alguien quiere cambiar su voto en Loomio? Si no, aprobemos formalmente las encuestas realizadas en Loomio desde la última reunión».

Aprobar informes

La mayoría de los órdenes del día reservan tiempo para presentar, debatir y aprobar informes, como los de dirección general, finanzas, operaciones, salud y seguridad, o proyectos.

Los informes ayudan a que todos tengan la misma información, pero pueden ocupar tiempo de la reunión que podría aprovecharse mejor.

En Loomio

Adjunta o enlaza los informes en el hilo de la reunión e invita a hacer preguntas antes de que se celebre.

Los miembros pueden recibir y leer los informes cuando les convenga. Mientras los leen y reflexionan sobre ellos, pueden comentar, hacer preguntas y ver las respuestas en Loomio.

La pregunta de un miembro puede interesar a otros. Cuando alguien responde, todo el grupo de Loomio puede ver la respuesta.

Cuando los miembros se acostumbren a debatir los informes en Loomio, puedes ahorrar más tiempo si pides su aprobación antes de la reunión.

Si vuestro procedimiento exige la aprobación formal en la siguiente reunión, añade un punto al orden del día para revisar y confirmar las encuestas y decisiones tomadas en Loomio. Deja constancia de ello en el acta.

Por ejemplo: «¿Alguien quiere cambiar su voto en Loomio? Si no, aprobemos formalmente las encuestas realizadas en Loomio desde la última reunión».