Práctica continua
Mejora continua
Por muy bueno que sea un grupo o quien lo facilita, siempre puede mejorar. Avanzar poco a poco en una buena dirección permite llegar más lejos. La mejora gradual requiere una forma eficaz de hablar sobre cómo colaboráis. Con ella, se abren muchas posibilidades. Sin ella, el grupo se estanca.
Hay muchas formas de mejorar continuamente. Todas ofrecen espacio para reflexionar, recibir comentarios y hacer cambios a partir de ellos. Los equipos que trabajan juntos de forma habitual pueden usar una metodología como scrum, con retrospectivas y mejoras periódicas del proceso. Después de una sesión puntual, quien la facilita puede simplemente pedir comentarios.
En Loomio
- Las personas usan Loomio para hablar sobre cómo usan Loomio. Es un espacio natural para «hablar sobre cómo hablamos».
- Al empezar a usar Loomio, los grupos reflexionan sobre muchos aspectos de su colaboración y su forma de tomar decisiones. Esto les da oportunidades para mejorar.
Facilitación distribuida y autofacilitación
A medida que un grupo adquiere experiencia, más personas desarrollan habilidades de facilitación. La facilitación puede dejar de ser una función de una sola persona y repartirse entre varias. Cualquiera puede contribuir a facilitar. Entre quienes participan puede surgir una dinámica de dar y recibir, de guiar y seguir. Conviene fomentar esta práctica en los grupos que aspiran a compartir el liderazgo y evitar las jerarquías.
Quienes tienen menos experiencia en la facilitación pueden recibir formación, invitaciones y sugerencias para dar los primeros pasos. Casi cualquier persona puede probar acciones como estas:
- repetir con tus palabras lo que has escuchado o resumirlo
- invitar a otras personas a contribuir
- hacer preguntas para mejorar la comprensión colectiva
- observar quién participa y quién no
- reconocer expresamente las contribuciones
No necesitas un orden del día para facilitar. Facilitar consiste en ayudar a que un grupo funcione bien. La próxima vez que estés en una reunión familiar, una fiesta o un encuentro para tomar algo, actúa como facilitador y procura que todas las personas se sientan incluidas y puedan participar. — Silvia Zuur
La facilitación distribuida puede funcionar muy bien, pero también puede hacer que las personas se estorben entre sí. Al principio puede resultar incómoda mientras aprenden a coordinarse. Conviene distinguir entre la facilitación distribuida (personas que ayudan al grupo), la «facipulación» (manipular al grupo para promover tus propios objetivos) y la facilitación sin mandato (intervenir como facilitador sin tener autorización para hacerlo).
Decide de forma consciente cuándo conviene que el grupo comparta la facilitación y cuándo hace falta una persona encargada de ella. La facilitación distribuida puede no funcionar si hay poca confianza o si una discusión muy conflictiva requiere una persona neutral designada.
Facilitar no es tarea exclusiva de quien dirige el equipo o convocó la reunión: es algo que todas las personas pueden hacer. — Richard Bartlett
Cómo llevar esto a Loomio
- El espacio en línea se presta especialmente a la facilitación distribuida. Distintas personas pueden intervenir en distintos momentos según lo que observen y las habilidades que tengan.
- Una discusión en línea es, por defecto, una colaboración distribuida entre iguales. Cualquier otra forma de organizarla requiere una decisión explícita. En los espacios presenciales suele ocurrir lo contrario: alguien convoca la reunión y compartir la facilitación exige tomar la iniciativa.
- Loomio está diseñado pensando en un grupo de iguales. Por eso, la facilitación distribuida encaja bien con la herramienta.
- Quienes usan Loomio facilitan la participación de otras personas constantemente, aunque no siempre lo llamen así. Sugerir que alguien presente una propuesta, etiquetar a otras personas o resumir el proceso hasta ese momento son formas de facilitar.
El arte de dejarse facilitar
Dejarse facilitar también requiere práctica, como seguir a tu pareja en un baile de salón. Quienes han facilitado procesos o han participado en muchos procesos bien facilitados responden a la facilitación de otra manera que quienes no tienen esa experiencia.
La capacidad de responder bien a la facilitación se puede desarrollar y puede influir mucho en el éxito de un grupo. Abarca desde llegar a tiempo y seguir indicaciones hasta estar dispuesto a probar nuevas formas de pensar o comunicarse. A veces, las personas disfrutan de un proceso sin saber muy bien por qué. Señalar que la facilitación contribuyó a que fuera fluido o profundo puede ayudarlas a reconocer qué valoraron de la experiencia.
Por otra parte, cuando alguien no puede o no quiere dejarse facilitar, la colaboración del grupo puede resentirse. Por mucha experiencia que tenga quien facilita, no podrá hacer bien su trabajo si encuentra demasiada resistencia. Entre los problemas habituales están acaparar la discusión, llevar la contraria por sistema, interrumpir el proceso, faltar al respeto a quien facilita o a otras personas, y desentenderse. Cada persona debe asumir cierta responsabilidad por su disposición a dejarse facilitar.
En Loomio
- Con un poco de práctica, la mayoría de quienes usan Loomio aprenden pronto a responder a las acciones de facilitación, por ejemplo, contestando cuando alguien les menciona con @.
- Facilitar en Loomio ayuda a las personas a responder mejor cuando otras facilitan.
- Como todo queda archivado, las personas pueden observar acciones de facilitación anteriores, aunque no estuvieran presentes cuando ocurrieron.
Cambio cultural
Una cultura colaborativa y participativa surge con el tiempo, mediante la práctica, los intentos y los errores. Comprender, valorar y promover la facilitación puede ser decisivo para desarrollarla. La facilitación puede pasar de ser una función asignada a una persona, a una tarea compartida y, después, a una forma de pensar. En una cultura verdaderamente colaborativa, todas las personas ayudan a las demás a participar de muchas maneras.
¿Participa todo el mundo en la fiesta de la empresa? ¿La comida compartida de la oficina se organiza como por arte de magia? ¿Pueden surgir ideas de cualquier persona, desarrollarse con las aportaciones de muchas otras y llevarse a la práctica de una forma mejor de lo que nadie imaginó al principio?
Un cambio cultural profundo ocurre cuando la colaboración sale de los espacios dedicados expresamente a ella y aparece en todos los ámbitos de la organización. La colaboración va más allá de las notas adhesivas y las rondas de apertura: forma parte de la vida cotidiana de la organización.
En Loomio
- La teoría del cambio de Loomio plantea que, si más grupos practican una toma de decisiones eficaz e inclusiva, pueden cambiar las dinámicas de las organizaciones a escala mundial. Esta idea se refleja en el diseño de la herramienta y en cómo nos organizamos como cooperativa. El objetivo es cambiar la cultura mediante la práctica colaborativa.
- Algunos grupos han visto evolucionar su cultura con Loomio. Por ejemplo, grupos que crecieron sin perder su cultura colaborativa, o grupos participativos que pudieron mantenerse unidos pese a las dificultades de tomar decisiones inclusivas.
- Loomio ayuda a que ciertas prácticas colaborativas se vuelvan habituales, al hacerlas más accesibles y fáciles de llevar a cabo.
Si buscas inspiración sobre la práctica continua, lee las historias de grupos de Loomio.