Recopilar aportaciones privadas
Usa un grupo Cerrado para recopilar aportaciones privadas de personas que no pertenecen al grupo. Cada aportación se convierte en una discusión independiente donde quien la envió y el equipo de revisión del grupo pueden intercambiar información, hacer preguntas y registrar una decisión. Quienes envían aportaciones no pueden ver las demás discusiones ni aportaciones privadas del grupo.
Las nominaciones son un ejemplo claro cuando los datos de las candidaturas o la lista de personas nominadas deben permanecer privados durante la selección. Una persona puede nominarse a sí misma o nominar a otra para una elección, un nombramiento o un puesto en un comité, una junta o de representación. Mientras tanto, un comité de selección revisa cada nominación en su propia discusión.
También puedes usar este proceso para recopilar aportaciones que no deban ser públicas, como:
- Quejas, informes de protección, problemas de seguridad e informes de incidentes
- Apelaciones y solicitudes para reconsiderar una decisión sobre un caso individual
- Solicitudes de mediación, resolución de conflictos o apoyo personal
- Solicitudes que contienen información personal, económica o sobre requisitos de admisión, como las de ayudas económicas por necesidad o becas
- Ofertas en sobre cerrado o respuestas a licitaciones que deben permanecer privadas durante la evaluación
Este proceso mantiene las aportaciones privadas entre quienes las envían, pero no es anónimo. Para enviar una aportación se necesita una cuenta de usuario, y todos los miembros del grupo Cerrado pueden verla. Antes de usarlo con información sensible, ten en cuenta quiénes forman parte del grupo de revisión.
Habilitar las aportaciones privadas
Debes ser administrador del grupo o subgrupo donde quieres recopilar aportaciones.
- Abre el grupo.
- Selecciona Configuración ** (o **Más y después Editar la configuración del grupo).
- Abre Permisos.
- Activa Los no miembros pueden iniciar debates.
- Guarda la configuración del grupo.
Esta opción solo está disponible para los grupos Abierto y Cerrado. No aparece en los grupos Secreto **. Si no la ves, abre **Privacidad en la configuración del grupo y cambia Privacidad del grupo a Cerrado (recomendado para las aportaciones privadas) o Abierto. Después, vuelve a Permisos.
Al activar este permiso, las discusiones del grupo no se hacen públicas. Una persona que no pertenece al grupo puede iniciar una discusión y acceder a ella como invitada, pero no puede ver las demás discusiones privadas del grupo.
Configurar un proceso de aportaciones privadas
- Crea un subgrupo dedicado al proceso de aportaciones y configura su privacidad como Cerrado. Así mantendrás las aportaciones separadas del resto del trabajo del grupo principal.
- Añade al comité de selección o a las demás personas encargadas de revisar las aportaciones como miembros del subgrupo. Todos los miembros del subgrupo pueden ver todas las aportaciones, así que añade solo a quienes deban tener ese acceso.
- Crea una plantilla de discusión en el subgrupo. Incluye las preguntas y la información que deben proporcionar quienes envíen aportaciones. Puedes crear distintas plantillas de discusión para distintos tipos de aportaciones.
- Si quienes envían aportaciones no deben solicitar unirse al subgrupo, configura la membresía como Solo por invitación.
- Habilita las aportaciones privadas en los permisos del subgrupo.
- Prueba el proceso con una cuenta que no pertenezca al subgrupo.
- Comparte la página del subgrupo con las personas que puedan querer enviar una aportación. Deben iniciar sesión en su cuenta antes de hacerlo.
Enviar una aportación
La persona que envía la aportación abre el subgrupo y selecciona Iniciar discusión. Loomio muestra las plantillas de discusión disponibles en el subgrupo. La persona elige la plantilla adecuada, responde a sus preguntas e inicia la discusión.
La discusión pertenece al subgrupo, pero quien envía la aportación no se convierte en miembro del subgrupo. Loomio añade a esa persona como invitada al hilo de la discusión para que pueda verlo y participar con el comité o el equipo de revisión. No puede ver las demás discusiones ni aportaciones privadas del subgrupo.
Revisar las aportaciones
Los miembros del subgrupo pueden ver todas las discusiones creadas para las aportaciones. Pueden hacer preguntas de seguimiento y usar comentarios, sondeos u otras herramientas de discusión para completar la revisión.
Si otra persona debe proporcionar información, un miembro del subgrupo que tenga permiso puede invitarla a la discusión de la aportación. Por ejemplo, si alguien presenta una nominación, el subgrupo puede invitar al hilo a la persona nominada cuando sea necesaria su participación. La persona invitada se incorpora como invitada, sin obtener acceso a las demás discusiones privadas del subgrupo.
Cada persona puede ver la aportación que envió, pero no las demás discusiones ni aportaciones privadas del subgrupo. Desactiva Los no miembros pueden iniciar debates cuando cierre el plazo de recepción. Las discusiones existentes y el acceso de las personas invitadas no cambian.