Preparación

Por cada minuto que pases con el grupo, considera dedicar 3 minutos a planificar. Eso significa dedicar tres horas a preparar una sesión de una hora. Reduce el tiempo de planificación solo a medida que mejores.

— Silvia Zuur

Comprende el propósito

Aclarar el propósito es una de las aportaciones más valiosas de una persona con experiencia en facilitación: si ayuda al grupo a definirlo bien, todo lo demás es posible. El propósito se aplica tanto al grupo en conjunto como a cada discusión o decisión. Permite decidir qué herramientas utilizar, qué intervenciones realizar y qué conclusiones buscar. La falta de una comprensión compartida del propósito puede hacer fracasar una discusión o al propio grupo.

Vuelve siempre a tus preguntas para definir el propósito y comprobar que estás abordando lo que los participantes quieren aprender o conseguir. — Silvia Zuur

En Loomio

• La aplicación ofrece espacios para explicar el propósito, como los campos de descripción del grupo y contexto de la discusión.
• Una discusión en Loomio sobre el propósito es un buen punto de partida para tu grupo si aún no está claro.
• Nuestros análisis (estadísticas sobre cómo las personas utilizan el software) muestran que los grupos con un propósito compartido claro tienen más éxito.
• Las historias de clientes y los estudios de casos que hemos recopilado destacan la importancia de establecer un propósito colectivo.

Reorganiza el mobiliario

El diseño del espacio al que invitas a las personas influye mucho en la experiencia que viven. Cada encuentro es único y merece una disposición adecuada. Lo familiar transmite seguridad, mientras que cambiar el entorno invita a abrirse a nuevas ideas.

En los espacios presenciales, reorganizar literalmente el mobiliario es un hábito que ayuda a quienes facilitan a prepararse para sostener el espacio y a pensar en lo que hace única esa sesión. Imagina la diferencia entre que todas las personas estén sentadas en filas o en círculo.

En Loomio

• Invitar a las personas a un nuevo espacio digital dedicado a tomar decisiones tiene un efecto significativo: la experiencia de «cruzar un umbral» lo distingue de otros espacios en línea, que pueden servir para socializar u otras funciones.
• Personalizar la foto de tu grupo es una buena oportunidad para definir el ambiente del espacio.
• La descripción del grupo es una pieza principal del «mobiliario» de la página del grupo, y puedes personalizarla según lo que necesites.

Recursos, herramientas y materiales

Cuando la facilitación funciona bien, todos los recursos que necesita el grupo están a mano. En los espacios presenciales, esto incluye notas adhesivas, bolígrafos, papel, etiquetas con nombres, documentos impresos y material de referencia. Cada paso que da la persona que facilita para prepararse de esta manera permite dedicar más tiempo y energía al trabajo.

En Loomio

• Muchos grupos utilizan la descripción del grupo para enlazar a una unidad compartida con documentos colaborativos, información de referencia, el sistema de gestión de proyectos o seguimiento de tareas del grupo, una lista de contactos, etc.
• En cada hilo conviene considerar qué pueden necesitar las personas para participar: es esencial poner toda la información a mano. Por ejemplo, si mencionas un recurso, enlazarlo directamente es mucho más eficaz que esperar que las personas lo busquen.

Diseña la experiencia

Una vez que cuentan con los elementos básicos (propósito, herramientas e información de referencia), quienes facilitan bien dedican tiempo a pensar en el diseño de la experiencia que proponen: la situación, cómo sería alcanzar el objetivo y todas las vías y opciones posibles. No empiezan sin un diseño meditado.

Hemos visto una y otra vez cómo las personas subestiman considerablemente la necesidad de preparar y diseñar. Antes de empezar, detente a pensar en la experiencia que quieres organizar. El tiempo dedicado al diseño se compensa con creces cuando después se alcanzan los objetivos.

En Loomio

• Las funciones básicas de Loomio siguen, por diseño, la estructura de una buena facilitación: invitar a las personas, discutir un tema, recoger aportaciones diversas, concretarlas en una propuesta, comprobar si hay acuerdo y confirmar la conclusión.

• Las personas con experiencia ya están adaptando Loomio a distintos diseños de experiencias, como procesos de consulta en varias etapas, aprobación de documentos, etc. Cada trabajo, cuando se facilita de manera eficaz, sigue una estructura que puede repetirse.
• Diseñar la colaboración en línea no requiere reinventar la rueda. Confía en lo que sabes que funciona y adáptalo. Muchos procesos presenciales probados pueden adaptarse al espacio en línea, como el proceso de asesoramiento.
• Los estudios de casos de procesos diseñados con cuidado pueden servir como «recetas»: si no sabes qué diseño utilizar, empieza por ver lo que otras personas han probado.

Sitúa el momento en su contexto

Las discusiones no ocurren de forma aislada, sino en el contexto más amplio de la historia y las prácticas del grupo. Para ser eficaces, las experiencias facilitadas deben tener lugar en el momento adecuado y encajar con el resto del proceso del grupo.

Preguntas clave sobre el contexto:

• ¿Es un momento de transición?
• ¿Se trata de mejorar una práctica existente?
• ¿Es uno de varios procesos simultáneos o el único foco de atención?
• ¿Estamos aquí para resolver un problema, profundizar, ampliar el enfoque o acotarlo?

En Loomio

• Los grupos de Loomio casi siempre cuentan con una persona que impulsa el uso de la herramienta, comprende el contexto del grupo y decide si introducir Loomio es adecuado para él.
• No conviene intentar cambiarlo todo a la vez. Cuando Loomio encaja bien en los flujos de trabajo existentes, los grupos lo adoptan mejor.
• El momento adecuado llega cuando el grupo está preparado para incorporar de manera eficaz la colaboración en línea. El grupo necesita percibir las dificultades de no disponer de un espacio en línea para tomar decisiones y tener motivación para resolver ese problema.
• Considera cómo distribuye el grupo la atención para determinar cuándo conviene plantear un tema concreto. La atención colectiva es un recurso limitado.
• Muchos grupos ni siquiera son conscientes de las prácticas y los hábitos de colaboración que ya tienen, y menos aún de cómo podría encajar Loomio. Empieza con una discusión sobre la forma actual de hacer las cosas y sobre lo que funciona y lo que no.

El papel de quien facilita

Una buena facilitación requiere conciencia de uno mismo y del grupo. No comprender este papel puede provocar malentendidos, conflictos o situaciones inseguras.

Asegúrate de que te otorguen la autoridad. Cuando te invitan a un nuevo grupo u organización, todo el mundo pensará: ¿Quién es esta persona? ¿Por qué deberíamos escucharla? Pide que te presente alguien a quien los participantes conozcan y en quien confíen. Esto refuerza tu posición ante los participantes y ayuda a que te otorguen la autoridad. — Silvia Zuur

Consentimiento

Es fundamental que el grupo dé su consentimiento a la facilitación. Intentar facilitar sin ese consentimiento puede, en el peor de los casos, resultar coercitivo (injusto para el grupo) y peligroso (injusto para quien facilita), y generar resistencia y confusión. Quienes facilitan se ponen en una posición vulnerable; deben contar con un mandato del grupo o no deberían estar de acuerdo en participar. El consentimiento es fundamental tanto para quien facilita como para los participantes.

Responsabilidad

Una vez que una persona acepta el mandato de facilitar, asume mayores responsabilidades. Quienes facilitan tienen más margen para tomar la palabra y dirigir la atención del grupo. Deben utilizarlo al servicio del conjunto, no de intereses personales. Las palabras y la actitud de quien facilita también tendrán un efecto desproporcionado, por lo que debe actuar con especial consideración.

Poder

La facilitación introduce, por naturaleza, diferencias de poder. Si quien facilita no puede ejercer el poder de determinadas maneras, no puede hacer el trabajo. Por ejemplo, para mantener una discusión centrada en el tema, puede interrumpir a alguien o señalar que una determinada forma de interactuar no es aceptable. No es adecuado esperar que quien facilita asuma la responsabilidad de la experiencia sin darle las facultades necesarias para llevarla a buen término. No hay una única respuesta correcta sobre cuánto poder debe tener, pero debe guardar equilibrio con el nivel de responsabilidad.

Capacidad de adaptación

Quienes facilitan trabajan mejor cuando pueden adaptarse de manera eficaz a la realidad que va surgiendo. Los seres humanos son sumamente complejos, y los grupos lo son exponencialmente más. Seguir rígidamente un plan o protocolo, sin flexibilidad, puede llevar al grupo al fracaso. Si quien facilita no tiene permiso o disposición para adaptarse a las circunstancias cambiantes, no puede sostener de manera eficaz un espacio para personas que también cambian.

Ponte y quítate el sombrero de la facilitación. Un reto que afrontan muchas personas es intentar facilitar reuniones y talleres con el propio equipo. Al facilitar, necesitan mantener la neutralidad. Pero, como miembros del equipo, tienen aportaciones valiosas que compartir. Deja muy claro cuándo estás facilitando y cuándo estás participando. — Silvia Zuur

En Loomio

• Muchos grupos que utilizan Loomio tienen experiencia en facilitación y ya comparten una comprensión de este papel. Ya adaptan la herramienta para atender estas necesidades con cierto éxito.
• A menudo se asume que la persona que inicia una discusión la facilita, salvo que el grupo haya acordado otra cosa. Tener claro quién facilita puede mejorar considerablemente la seguridad mutua y las posibilidades de alcanzar los objetivos.
• Loomio crea de forma natural una dinámica abierta a acciones de facilitación distribuidas, como mencionar a otras personas para que participen, pedir que se mantenga el foco en el tema o sugerir el momento adecuado para plantear una propuesta. Sin embargo, esto suele quedar implícito. Identificar expresamente las acciones de facilitación y discutir si este papel está centralizado o distribuido puede ayudar a aclararlo.
• La facilitación distribuida e implícita puede ser el punto de partida habitual de un grupo en línea, es decir, sin hablar de la facilitación como un papel definido. Sin embargo, esta configuración resulta más adecuada para grupos avanzados que ya han trabajado con una facilitación explícita y están pasando a otra forma de organizarse.