Preparación

Por cada minuto que pases con el grupo, considera dedicar tres minutos a planificar. Eso supone preparar durante tres horas una sesión de una hora. Reduce el tiempo de planificación solo cuando hayas adquirido más experiencia.

— Silvia Zuur

Comprender el propósito

Ayudar a un grupo a definir su propósito es una de las aportaciones más valiosas de quien facilita. Cuando el propósito está claro, las demás decisiones se vuelven posibles. Esto vale tanto para el grupo en su conjunto como para cada discusión o decisión. El propósito ayuda a elegir las herramientas, las intervenciones y las conclusiones que se buscan. Si el grupo no comparte una idea clara de su propósito, la discusión o incluso el propio grupo pueden fracasar.

Vuelve siempre a las preguntas que planteaste para definir el propósito y comprueba que estás abordando lo que las personas participantes quieren aprender o lograr. — Silvia Zuur

En Loomio

La aplicación ofrece espacios para explicar el propósito, como los campos de descripción del grupo y contexto de la discusión.
Si el propósito aún no está claro, puedes empezar con una discusión en Loomio sobre ese tema.
Nuestras estadísticas de uso muestran que los grupos con un propósito compartido y claro tienen más éxito.
Las historias de clientes y los estudios de caso que hemos recopilado destacan la importancia de definir un propósito colectivo.

Reorganizar el espacio

La forma en que preparas el espacio al que invitas a las personas influye mucho en su experiencia. Cada encuentro es distinto y necesita una disposición adecuada. Un entorno familiar transmite seguridad; cambiarlo puede favorecer la apertura a nuevas ideas.

En los encuentros presenciales, mover los muebles ayuda a quien facilita a prepararse para acompañar al grupo y a pensar en lo que hace única cada sesión. Imagina la diferencia entre sentarse en filas y sentarse en círculo.

En Loomio

Invitar a las personas a un nuevo espacio digital dedicado a tomar decisiones puede tener un efecto importante. La entrada en ese espacio marca una diferencia respecto de otros espacios en línea, que quizá se usan para socializar o para otros fines.
Personalizar la foto de tu grupo te permite dar forma al ambiente del espacio.
La descripción del grupo es uno de los elementos principales de su página y puedes personalizarla según tus necesidades.

Recursos, herramientas y materiales

Cuando la facilitación funciona bien, el grupo tiene a mano todo lo que necesita. En un encuentro presencial, esto puede incluir notas adhesivas, bolígrafos, papel, identificadores con nombres, copias impresas y material de referencia. Cada preparación de este tipo deja más tiempo y energía para el trabajo del grupo.

En Loomio

Muchos grupos usan la descripción del grupo para enlazar una carpeta compartida con documentos de trabajo, información de referencia, el sistema de gestión de proyectos o tareas del grupo, una lista de contactos y otros recursos.
Piensa en lo que las personas necesitan para participar en cada hilo y pon esa información a mano. Por ejemplo, si mencionas un recurso, es más útil enlazarlo directamente que esperar que otras personas lo busquen.

Diseñar la experiencia

Una vez establecidos los elementos básicos —propósito, herramientas e información de referencia—, quienes facilitan bien dedican tiempo a diseñar la experiencia que proponen. Consideran la situación, cómo sería un buen resultado y los posibles caminos y decisiones. No empiezan sin haberlo pensado.

Hemos visto muchas veces que se subestima el tiempo necesario para preparar y diseñar una experiencia. Antes de empezar, detente a pensar en la experiencia que quieres facilitar. Ese tiempo de preparación puede contribuir mucho al éxito posterior.

En Loomio

Las funciones básicas de Loomio siguen una secuencia propia de una buena facilitación: invitar a las personas, discutir un tema, recoger distintos puntos de vista, formular una propuesta concreta, comprobar si hay acuerdo y confirmar la conclusión.

Quienes tienen experiencia con Loomio ya lo adaptan a distintos procesos, como consultas de varias etapas o la aprobación de documentos. Cada tarea, cuando se facilita bien, suele seguir una secuencia que puede repetirse.
Para diseñar la colaboración en línea, parte de lo que ya sabes que funciona. Muchos procesos presenciales probados pueden adaptarse al espacio en línea, como el proceso de asesoramiento.
Los estudios de caso de procesos diseñados con cuidado pueden servirte de guía. Si no sabes qué enfoque elegir, empieza por ver qué han probado otros grupos.

Tener en cuenta el contexto

Las discusiones forman parte de la historia y las prácticas del grupo. Para que una experiencia facilitada sea eficaz, debe llegar en el momento adecuado y encajar en el resto del proceso del grupo.

Preguntas clave sobre el contexto:

¿Está el grupo en un momento de transición?
¿Se trata de mejorar una práctica existente?
¿Es uno de varios procesos simultáneos o el único asunto en el que se centra el grupo?
¿Estamos aquí para resolver un problema o para profundizar, ampliar o acotar el enfoque?

En Loomio

En los grupos que usan Loomio casi siempre hay alguien que impulsa su adopción. Esa persona conoce el contexto del grupo y valora si introducir Loomio es adecuado.
No conviene intentar cambiarlo todo a la vez. A los grupos les resulta más fácil adoptar Loomio cuando encaja en sus formas de trabajo actuales.
El momento adecuado llega cuando el grupo está preparado para colaborar eficazmente en línea. Necesita reconocer la falta de un espacio para tomar decisiones en línea y tener motivos para resolverla.
Ten en cuenta la atención disponible en el grupo al elegir cuándo plantear un tema. La atención colectiva es limitada.
Muchos grupos no son conscientes de sus prácticas y hábitos de colaboración, y menos aún de cómo podría encajar Loomio. Empieza con una discusión sobre cómo hacen las cosas ahora y qué funciona o no funciona.

El papel de quien facilita

Facilitar bien requiere conocer el propio papel, tanto a nivel individual como colectivo. Si ese papel no se comprende, pueden surgir malentendidos, conflictos o situaciones de inseguridad.

Procura que alguien te ceda la autoridad para facilitar. Cuando te invitan a un grupo u organización nuevos, las personas pueden preguntarse quién eres y por qué deberían escucharte. Pide a alguien a quien conozcan y en quien confíen que te presente. Así podrán reconocer tu papel y aceptar que facilites el encuentro. — Silvia Zuur

Es fundamental que el grupo acepte la facilitación. Intentar facilitar sin ese consentimiento puede resultar coercitivo e injusto para el grupo, además de poner en riesgo a quien facilita. También generará resistencia y confusión. Quienes facilitan asumen una posición vulnerable: necesitan un mandato claro y, si no lo tienen, no deberían aceptar el papel. El consentimiento protege tanto a quien facilita como a las personas participantes.

Responsabilidad

Al aceptar ese mandato, quien facilita asume más responsabilidades. Puede ocupar más tiempo de palabra y dirigir la atención del grupo. Debe hacerlo al servicio del conjunto, no de intereses personales. Sus palabras y su actitud también tienen un efecto mayor, por lo que debe actuar con especial cuidado.

Poder

La facilitación crea diferencias de poder. Quien facilita necesita poder intervenir de ciertas maneras para cumplir su función. Por ejemplo, para mantener una discusión centrada en el tema, quizá tenga que interrumpir a alguien o señalar que una forma de interactuar no es aceptable. No es razonable pedirle que asuma la responsabilidad de la experiencia sin darle la autoridad necesaria. No hay una única respuesta sobre cuánta autoridad debe tener, pero esta debe corresponder a su nivel de responsabilidad.

Capacidad de adaptación

Quienes facilitan trabajan mejor cuando pueden adaptarse a lo que sucede. Las personas son complejas, y los grupos aún más. Seguir un plan o protocolo rígido, sin flexibilidad, puede dificultar el trabajo del grupo. Si quien facilita no puede o no quiere adaptarse a los cambios, no podrá acompañar eficazmente a las personas.

Ponte y quítate el sombrero de quien facilita. A muchas personas les resulta difícil facilitar reuniones y talleres de su propio equipo. Al facilitar, necesitan ser neutrales; como integrantes del equipo, tienen ideas valiosas que aportar. Deja muy claro cuándo facilitas y cuándo participas. — Silvia Zuur

En Loomio

Muchos grupos que usan Loomio tienen experiencia en facilitación y comparten una idea clara de ese papel. Ya adaptan la herramienta a sus necesidades con buenos resultados.
A menudo se da por hecho que quien inicia una discusión también la facilita, salvo que el grupo haya acordado otra cosa. Aclarar quién facilita puede ayudar a que las personas se sientan seguras y a que la discusión avance.
Loomio favorece que distintas personas realicen tareas de facilitación, como mencionar a alguien para invitarle a participar, pedir que se mantenga el tema o sugerir cuándo presentar una propuesta. Sin embargo, esto suele quedar implícito. Explicar qué acciones son de facilitación y hablar sobre si el papel se concentra en una persona o se reparte entre varias ayuda a aclararlo.
Un grupo en línea puede empezar con una facilitación distribuida e implícita, sin hablar de ella como un papel definido. Sin embargo, esta forma de trabajar suele ser más adecuada para grupos con experiencia que ya han practicado la facilitación explícita.