理事会にLoomioを導入する
Loomioは、理事会や委員会がオンラインで集まり、話し合い、決定を行い、組織のために監査可能な記録を残す場として使えます。
まずは、グループにLoomioを導入するで説明している基本的な手順に沿って進めてください。このページでは、理事会や委員会に特有の検討事項を補足します。
ただし、理事会の一部の人しか参加しない場合、Loomioの効果は限られます。情報や連絡が複数のツールに分散したままになり、メールの受信トレイに埋もれ、混乱によって全員の時間が失われる可能性があります。
連絡の改善と記録、組織としての知識や経験の蓄積など、Loomioを使って解決したい課題を検討してください。そのうえで、理事会として業務をLoomioに移すことを合意し、全員が積極的に取り組むよう促してください。
管理者の主な目的は、理事会が効果的に使えるようにLoomioを設定することです。
理事が参加し、活動に加わるよう促してください。次のことができるようにします。
- Loomioにサインインする
- スレッドを読み、コメントする
- アンケートに投票する
- 組織の運営手順をLoomioでどのように実践するかを理解する
デジタル機器の操作スキルを確認する
理事会のメンバーには、インターネットに接続されたパソコンまたはスマートフォンが必要です。メールの送受信、ウェブの閲覧、デジタル文書の閲覧、動画の視聴ができる必要があります。
メンバーが次の条件をすべて満たしているか確認してください。
- メールと最新のウェブブラウザーを使える、適切に更新されたパソコン、タブレット、またはスマートフォンがある
- Wi-Fi、有線LAN、またはモバイルデータ通信（3G以上）でインターネットに接続できる
- メールの送受信、インターネットの閲覧、文書のダウンロード、動画の再生ができる
Loomioは、Google Chrome、Microsoft Edge、Firefox、Apple Safariなどの一般的なウェブブラウザーで動作します。Microsoft Internet Explorerなどの古いブラウザーでは動作しない場合があります。
使用している端末でLoomioの利用に問題がある場合は、Loomioサポートにお問い合わせください。
グループを設定する
グループの説明
グループの説明は、Loomioのグループを訪れた人が最初に目にするものです。新しいメンバーがグループの目的や一緒に取り組む活動を理解できるように書いてください。参加に必要な情報や、参加を促す情報も記載してください。
例えば、歓迎の言葉を添え、ここが組織の連絡や運営のためのオンラインの場であることを伝えます。
- 理事会や委員会の目的をメンバーに改めて伝えます。
- 会議の準備、ディスカッションの進行、決定、会議と会議の間の情報共有など、Loomioの利用方法を説明します。
- 誰がグループにアクセスでき、閲覧や参加ができるのかを明確にします。
- 背景資料や組織の運営に関する文書を添付するか、リンクを掲載します。
プライバシーと権限の設定を確認する
Loomioのグループは、初期設定では秘密です。これは、グループに直接招待された人だけが、その存在を知ることができるという意味です。
メンバーの権限を確認し、グループのメンバーの習熟度に合わせて設定してください。使い始めの混乱を避けるために、一部の権限を無効にすると役立つ場合があります。権限はいつでも戻せるので、全員がLoomioに慣れてきたら見直してください。
カテゴリータグ
組織に合ったカテゴリータグを追加してください。あらかじめ設定しておくと、全員がタグを使いやすくなり、探しているスレッドや情報を見つけやすくなります。
個人プロフィールを設定する
個人プロフィールを設定すると、グループのメンバーが誰なのかを識別しやすくなり、受け取ったメッセージが実際にその人から送られたものだと確認できます。
グループのメンバーを管理する
理事会や委員会のメンバー全員がグループに招待され、その招待を承諾していることを確認してください。
理事会の手順から始める
基本的な導入ガイドでは、全員が一度ずつコメントと投票を行えるようにする方法を説明しています。理事会では、その練習に続いて、議題の準備、議事録の承認、報告書の確認、会議外での小規模な決定など、定期的に行う運営手順の一つに取り組んでください。
Loomioで行った決定が、結論の公開時点で効力を持つのか、それとも次の会議で承認する必要があるのかを合意してください。合意した定足数、可決に必要な票数や割合、投票資格のある人、事後承認の手順を、グループの説明や組織の運営に関する文書に記録してください。