開始にあたって

招待

ファシリテーターが進行する場に参加者をどう招待するかは、とても重要です。人々は招待から多くの情報を読み取り、その場がどのように運営されるのか、自分がそこに加わってよいのかを判断します。招待の機会は、場の雰囲気を定め、信頼を築くうえで、さまざまな意味で決め手となります。

意思決定の基本はコミュニケーションです。グループが一緒に適切な決定をするには、まず良好なコミュニケーションの土台が必要です。そのためには、ディスカッションや会議の目的、誰が関わる必要があるか、どのくらいの期間で進めるか、参加者が何を期待できるかを明確にします。

— Richard Bartlett

招待で大切な点：

• 背景。 これはどのような取り組みですか？何をするよう求められていますか？誰が主催していますか？ほかに誰が関わりますか？必要な時間、中心となるテーマ、進め方はどうなっていますか？
• 今回の位置づけ。 今回の取り組みにはどのような特徴がありますか？さまざまな形式や進め方がある中で、どれを採用しますか？なぜ今、この方法で行うのですか？
• 居場所。 歓迎されていますか？自分に関係する取り組みですか？この過程で自分は必要とされていますか？自分ならではの価値や貢献は何ですか？自分が参加する理由は何ですか？
• 安心。 この招待から、配慮、信頼、理解が伝わりますか？取り組みの仕組みは、その場にある力関係に対応できますか？どの程度、率直に話したり、弱さを見せたりする必要がありますか？招待した人は、自分を適切に支えてくれそうですか？
• アクセシビリティ。 参加に必要な基本的な条件は満たされますか？言語、支援技術、なじみのない専門用語などへの配慮はありますか？実際に参加できそうですか？

Loomioでは

• メールや専用リンクを送ってユーザーを招待する機能があります。設定で許可されていれば、ユーザーからグループへの参加を申請することもできます。
• ソフトウェアに備わっている招待機能は基本的なものです。事情の説明もなく、新しいソフトウェアへのログインを突然求められても、参加しやすいとは感じられません。そのため、グループの作成者は、別の機会を設けてLoomioについて紹介することがよくあります。
• Loomioには、配慮されたプライバシー設定など、ユーザーが参加したいと思える、安心して互いを尊重できる場をつくるための設計が取り入れられています。
• ソフトウェア自体も、親しみやすく、シンプルで、業務にも適したデザインを目指し、信頼できる印象を持ってもらえるようにしています。
• Loomioには、スクリーンリーダーなどの支援技術を使う人のためのアクセシビリティ機能や、異なる言語を話す人のための翻訳機能があります。招待でこれらを伝えると、歓迎されていると感じやすくなる人もいます。

場に入るとき

場に入った瞬間が、その取り組みの「第一印象」となり、その後の方向性を決めます。参加する人は招待を受け入れ、その場に加わることを決めています。心を開き、期待を持っているため、そのときに受ける印象が、その後の体験に大きく影響します。

歓迎する

取り組みに心を開き、参加し、ほかの人の話を受け止められるようになるには、歓迎されていると感じる必要があります。自分の存在を認めてもらい、温かく迎えられていると感じることが大切です。

場になじむ

実際の部屋に入ると、どこに座るか、出口やトイレはどこか、コーヒーはあるかを知りたくなります。その場の基本的な案内と、自分がどう過ごせばよいかの説明が必要です。

Loomioでは

• グループの説明欄とディスカッションの背景説明欄が、新しく参加する人への「歓迎のメッセージ」を置く主な場所です。
• Loomioの場を見て回り、使いやすくなるように調整します（通知設定やプロフィール写真など）。
• スレッドの表示方法を切り替えたり、最近の更新、未読、ミュート、スターなどの機能を使ったりして、好みの方法で情報を確認します。落ち着いて参加できる環境を整えます。

誰が参加しているか

自己紹介をし、ほかの人を紹介してもらうことは、人間の社会的な営みの中でも、とても基本的で重要なものです。マオリの mihimihi、英国の「how do you do」という挨拶、日本の名刺交換など、どの文化でも重視されています。これは実用性や礼儀を超えた、人間の深い欲求に関わるものであり、安心して心を開き、集中するための前提となります。

ファシリテーターが自己紹介や周囲の人を知る機会を設けないと、それができるまで、参加者はほかのことに注意を向けにくくなります。自己紹介を意識して進行に組み込み、取り組み全体の目標を前に進める機会として活用します。

チェックイン

すでに互いをよく知っているグループでも、この紹介の過程は「チェックイン」や、チームのつながりを強めるほかの取り組みを通じて続きます。チェックインでは、会議の始めに全員が話す機会を持ちます。「今、いちばん気になっていることは何ですか」「調子はどうですか」「この場に集中する妨げになっていることはありますか」といった問いを使うことがよくあります。人にはさまざまな側面があり、状況によって変わります。人々は常に「今この瞬間の自分はどういう人か」という問いに答え直しており、それによって互いとの関わり方を見いだせます。

人の言葉や表現は、その人がどういう人かという背景から切り離せません。発言や貢献を理解するには、その人を多面的に捉えることが欠かせません。

私たちは多くの会議で、議題に入る前に全員で「チェックイン」をします。そこで話すのは仕事のタスクではなく、一人の人間として今どのような状態にあるかです。家庭で大変なことがある、体調が悪い、うれしい知らせがあるなど、その人の気持ちを理解することで、グループ全体が適切な背景を踏まえて、その人の伝え方を受け止められます。 — Richard Bartlett

Loomioでは

• 「自己紹介」や「チェックイン」というスレッドを作成します。新しく参加する全員が理解できる、最初の 行動の呼びかけ になります。
• 参加申請を受け付けるグループには、申請者が管理者に自己紹介をして、グループへの参加を求める機能があります。その内容を自己紹介スレッドに再投稿して、新しい人を歓迎するグループもあります。
• プロフィール写真をアップロードします。顔写真は、オンラインでも誰と同じ場にいるのかを実感するための、特に有効な方法の一つです。

参加していないのは誰か

グループが質の高い意思決定を行うには、多様性が欠かせません。「群衆の知恵」（集合知）は、さまざまな視点を組み合わせることで初めて機能します。協働の過程で得られる結論は、誰の声が反映され、誰の声が反映されていないかに大きく左右されます。すべての立場を完全に代表する形で参加を実現することはできませんが、誰が参加できていない可能性があるかを考慮する必要があります。

自分が持つ特権について、気づかない点があるのは非常によくあることです。人は偏りを直感で見抜くことが得意ではなく、何かが欠けていることよりも、存在していることに気づきやすいものです。思い込みによって認識がゆがむこともあります。たとえば、女性と男性に意図的に同じ長さの発言時間を割り当てても、女性が公平な配分を超えて話していると受け取られることがよくあります。これは、女性がどれくらい話す「べき」かについての考え方が異なるためです（詳しくはこちら）。正確に状況を把握するには、直感に頼らず、実際に測定したり数えたりする必要がある場合もあります。

アクセシビリティに関して特別な配慮を必要としない人は、会場が車椅子で利用できないこと、文書がスクリーンリーダーに対応した形式になっていないこと、ある状況が聴覚障害のある人を排除していることにさえ気づかないかもしれません。しかし、そうした困難を抱える人は気づきます。子どものいない人は、午後7時の会議には子育て中の人が参加できないかもしれないと考えないこともあります。こうした実務上、社会的、文化的なさまざまな要因が、誰かの参加を妨げる可能性があります。

他の人の問題を解決しようとするときは、誰が参加していないかを考えることが特に重要です。その人たちのために一方的に作るのではなく、一緒に作ります。その人たちについて話すのではなく、その人たちと話します。支援しようとしている人たちが参加していなければ、有効な取り組みに必要な意見や情報がすべて集まる可能性は低くなります。これは社会的公正だけでなく、事業において有効な結論を得ることにも同じように関わります。ほとんどの場合、利用者や関係者と一緒に協働の進め方を設計するほうがよいのです。

Loomioでは

• オンラインでの協働は、これまでとは異なる広がりで参加を可能にします。「デジタル格差」ではなく、「デジタルの架け橋」という観点で考えてみましょう。技術によって、対面の会議に出席できない人や特定の時間に参加できない人も加われるようになり、多言語でのディスカッションなど、新たな可能性が生まれます。
• Loomioでは、誰がグループに招待され、誰がディスカッションに参加したかが明確にわかります。これは、参加の機会を考えるうえで重要な情報です。参加していない人がいれば、そのことを確認できます。
• 幅広い人が参加できる意思決定や多様な考え方を大切にするなら、「参加していないのは誰か、その理由は何か」を定期的に振り返りましょう。

文化、進め方、期待

文化は捉えにくい概念であり、さまざまなレベルで働きます。社会全体の文化は大きく影響しますが、グループごと、会合やディスカッションごとにも、それぞれの文化があると考えられます。

どのように活動しますか？互いにどう話しますか？この場では何が認められ、何が認められませんか？互いに関わるうえで、どのようなルールがありますか？

文化に関する問いに向き合うことは、グループが自分たちを理解する大切な機会になります。向き合わないままでいると、目標の達成が難しくなったり、場合によってはグループが完全に分裂したりすることもあります。

文化、進め方、期待には、暗黙のものも明示されたものもあり、力関係や人とのつながりから得られる信頼・影響力と複雑に関わっています。新たな展開、変化、創造性、自由を許容できる柔軟さを保ちながら、安心を確保するために最低限の条件や境界を明確にするには、難しいバランスが求められます。

ファシリテーターは、グループが自分たちで定めた文化を実践し、合意した進め方に従い、期待に沿って行動するよう支えることがよくあります。この役割を任せる場合は、合意内容を十分に明確にし、一定の権限を与える必要があります。そうでなければ、混乱が生じることがあります。

人々は「常識」に任せたいと考え、行動規範や明確な進め方について合意することを避けがちです。しかし、その影響は、グループの中で最も弱い立場にあるメンバーに偏って及ぶ可能性があります。不適切な行動や文化の悪影響を最初に、最も強く受けるうえに、自力で対処する力や権限が最も限られているためです。より恵まれた立場や影響力のあるメンバーには、これらの問いを慎重に考える責任があります。

法的な契約と同じように、行動規範を適用する必要がないことが理想ですが、必要になったときには、定めておいてよかったと感じます。必要になる前に合意しておくことが大切です。ファシリテーターやグループのメンバーが「この場では、その行動は認められません」と伝えて実効性を持たせるには、あらかじめ文化づくりと期待の明確化に取り組んでおく必要があります。

Loomioでは

• Loomioは通常、特定の目的とメンバーを持つグループが建設的に話し合う場として使われるため、ほとんどの場合、人々は誠実に参加し、互いを尊重して行動します。
• Loomioは、一人ひとりが声を上げ、自分の必要や懸念を伝えられるように設計されています。多数の人が問題を認識していなくても、一人が提起し、その声を聞いてもらえます。
• オンラインでのコミュニケーションでは直接対面しないため、身体的な安全をある程度確保できます。
• グループの説明欄に行動規範や期待する行動を記載しているグループもあります。参加するうえでの共通の期待について、全員で合意しているグループもあります。
• 多くのグループがLoomio自体を使って、参加の仕方、認められる行動、決定の意味や有効となる条件など、グループの進め方を決めています。
• 「誰が参加できるか」「どのようにコミュニケーションを取るか」といった基本的な進め方に関する問いの一部は、Loomioを使うこと自体で答えが定まります。
• Loomioを使う誰もが向き合う基本的な決定の一つが、意思決定の方法です。コンセンサス、多数決、定足数、全会一致のどれを採用しますか？意思決定の方法を明確な議題にすることは、グループの文化を育てるうえで有効な一歩になります。