進行中

今、全体のどこにいるか

参加者は、予定や議題の中で現在の位置を把握できると、安心して参加できます。今何をしているのか、次に何があるのか、これまでに何をしたのかを知りたいものです。プロセス全体の流れが分かれば、どう貢献すればよいかも分かります。

たとえば、後で質疑応答の時間があると分かれば、発表中は質問を控えやすくなります。意見を広げる段階の後に絞り込む段階があると分かれば、早く結論を出そうとせずに済みます。参加者には、いつ、どのような意見が求められているかを伝える必要があります。

人に伝えられる程度までプロセスを描くことは、進行役が全体の道筋を十分に考える助けにもなります。各段階の目的を確かめ、一貫した流れを作れます。適切に進行されたプロセスには、筋の通った順序があります。

Loomioでは

Loomioでの意思決定には、すでに基本的な流れがあります。集める（開始・招待）、議論する（意見を広げる）、提案する（意見を絞り込む）、決定して行動する（締めくくる）という順序です。
多くの利用者は、複数段階の意見募集など、流れを明確にしたプロセスの一部としてLoomioを使っています。
グループの説明欄や提案の期限など、参加者に全体の流れを示すための機能もあります。これらを活用すると、参加者が状況を理解しやすくなります。

気づく技術

気づくことは、進行役にとって特に重要な技能です。何に対応すべきか、どのような参加を促すべきかを判断し、グループ自身が状況に気づく手助けをします。進行役の価値は、ほかの人が個々の内容や課題に集中している間も、全体に注意を払い、気づいたことに基づいて行動できる点にあります。

適切に気づくには、十分な情報と、それを読み取る感受性や技能が必要です。進行役は、感情的な反応、緊張、力関係など、その場の空気を「読む」とよく言います。そのためには、状況を伝える有効な手段が必要です。

Loomioでは

Loomioには気づきを助ける機能がいくつもあります。特に分かりやすいのは、提案の円グラフがどう形づくられているかを見ることです。
誰が参加したか、まだ参加していないか、どんな話題が出ているか、誰がグループへの招待を承諾したかなども、ソフトウェア上で確認できます。
Loomioでは、1人の進行役が同時に数十件のディスカッションを見渡し、共有されている内容を把握して対応できます。
オンラインで話すと、暗黙のことが言葉になり、気づきやすくなる場合があります。
文章では、何に気づき、それを受けてなぜ行動するのかを明確にできます。たとえば、誰かの言葉を正確に引用し、そこから読み取れることを伝えられます。ディスカッション全体から複数の発言を取り上げ、共通するテーマや生じつつある対立を示すこともできます。
ペースを落とすと、気づきやすくなります。自分のペースで読める非同期のやり取りは、Loomioの大きな利点です。過去のディスカッションを直接参照し、時間を通じた変化にも気づけます。
複数のディスカッションを同時に進められるため、主な議論を進めながら、議論の進め方そのものを話し合うこともできます。これは「メタ」な議論、または「青い帽子」とも呼ばれます。プロセスを止めずに、グループで気づきを深める場を作れます。

多様な声を聞く

社会では、歴史、力関係、文化、心理などが重なり、ある人の声を大きくし、別の人の声を抑えています。これは、心の奥にある無意識の思い込みから、政治制度や法律まで、あらゆる場面に表れます。

最も声の大きい人から、常に最良の案が出るわけではありません。進行役には、こうした偏りを和らげる役割があります。社会的公正、グループの有効な活動、質の高い意思決定を目指すなら、共に向き合っている力関係を意識することが大切です。

新しいものを生み出すには、異なる視点のための場が必要です。それは、誰もが力を発揮できるチームを作るためにも必要なことです。文化や技術に関わるさまざまな要因によって、一部の声がほかの声より優先されます。この偏りに継続的に取り組む方法は数多くありますが、まず偏りに気づくことが出発点です。— Richard Bartlett

私たちは一人ひとり、自分の意識を通して世界を経験します。そのため、ほかの人には世界が違って見えることを忘れがちです。一見よく似た人々の集まりでも、視点、ペース、好みは驚くほど多様です。自分と他者は違うという事実を受け止めることは、個人の成長における大切な課題です。

誰にでも合う方法はありません。どのような交流方法も、ある人の声を引き出す一方で、別の人の声を小さくします。同じ人の中でも、強く表れる面が変わります。多様な人々の力を引き出すには、複数の方法を使う必要があります。

異なる学び方に対応できているか確かめてください。確認する簡単な方法の一つが、頭・心・手という比喩です。頭で学ぶ人には、事実と詳しい情報が必要です。心で学ぶ人には、物語や、その活動との感情的なつながりが役立ちます。手で学ぶ人にとっては、実際に行動することが大切です。— Silvia Zuur

多様な声を引き出し、結びつけるには、さまざまな参加方法を用意することが効果的です。異なる必要や好みに応え、誰もが発言しやすい条件を整えられます。

共同で話し合う場で、多様なコミュニケーションに対応するための代表的な設計要素を挙げます。

グループの規模 — 個人で考える、2人組、小グループ、大グループ、1対1、1対多、多対多。
表現方法 — 文章、絵、動画、歌、踊り、フローチャート、数式、記号、物語、涙、笑い、討論など。
議論の進め方 — 順番に一人ずつ話す、ほかの2人が話すまで再発言を待つ、発言権を示す物を持つ人だけが話す、発言を1分に限る、時間制限なしで一人の話をじっくり聞く、誰がどの程度発言したかを記録する、発言の間に考えるための沈黙を置く、といった方法があります。
沈黙を受け入れる 沈黙を気まずいものにしなければ、気まずくはありません。沈黙は、考えるための時間です。— Silvia Zuur

Loomioでは

Loomioは当初から、その場に来られない人、発言を控えがちな人、忙しい人を含め、「すべての声を聞く」ことを目指して設計されています。
文章では、それぞれの声の「大きさ」や「速さ」がほぼ同じになります。文章による非同期のやり取りは、参加条件をある程度そろえます。
提案機能は、希望する人が一人ずつ対等に意見を述べられる「順番に話す」方法に近いものです。
Loomioでは、リンク、動画、画像、図、根拠資料などを共有でき、さまざまな伝え方に対応できます。
Loomio自体の機能はシンプルですが、進行役の働きかけとグループの経験があれば、合意したルールに沿って議論を進められます。たとえば、全員が参加するまで各自の投稿を1回に限る方法があります。
Loomioでは、親グループとサブグループを使い、小規模から大規模まで柔軟に交流できます。大規模な意見募集では、複数の小グループでの議論をまとめ、大きな結論につなげた例もあります。
一人で考える時間が必要な人は、いったん離れて考えを整理し、後で長めのコメントや文書へのリンクを共有できます。個人で考える時間とグループでのやり取りを、各自が選んで組み合わせる例です。
Loomioのアクセシビリティ機能と多言語訳により、必要な支援が大きく異なる人も、同じディスカッションに対等に参加できます。対面では実現しにくい公平な参加を、技術が支える例です。
一人が発言しすぎている場合、ほかの参加者はその投稿をスクロールして読み進めることもできます。対面なら会話全体を占めてしまう行動でも、影響を抑えられます。ただし、長文の投稿が続くと、Loomioでの議論のバランスを損なうことがあります。

認知バイアスへの対処

人間の脳は長い時間をかけて、素早く効率的な「十分によい」判断と、時間や労力を要する深い分析を使い分けるようになりました。ふだんは直感、経験則、一般化を使って素早く判断し、必要なときに深く分析できます。

しかし、判断を誤ることもあります。人間の認知には、よりよい意思決定を妨げる、よく知られた「不具合」があります。グループではさらに複雑になるため、こうした働きを意識する必要があります。

認知バイアスには多くの種類があり、どれも意思決定や協働に影響する可能性があります。この一覧を読むと参考になります。進行役は、バイアスの存在に気づくよう促し、どう対処するかを意識して選べるよう支援できます。たとえば、速さと正確さのどちらが重要かを、その都度問いかけます。

認知バイアスを抑え、意思決定の質を高める有力な方法は、手順とコミュニケーションに一定の形を設けることです。楽な進め方に流されず、決めた手順に従うと、考え方の誤りや偏りが見えやすくなります。進行役があえて難しく感じる問いを投げかけるのは、慣れた思考の型から抜け出すためです。一時的に居心地が悪くても、手順を守ることがグループの大切な目標につながる場合があります。

認知バイアスを和らげる手順には、次のようなものがあります。

デ・ボノの帽子：参加者が比喩として色の違う帽子をかぶり、自分の意見から離れて、別の考え方を試します。
チェックリスト：慣れた考え方に陥ると、特に詳しい分野では、明らかなことまで見落とす場合があります。チェックリストは、そうした誤りを減らします。
「なぜ」を5回問う方法：理由を1、2回聞いただけでは、問題の根本に届く前に結論が出たと思い込むことがあります。繰り返し問うことで、根本に近づけます。
思考の枠組み：SWOT分析やビジネスモデル・キャンバスなど、情報を整理して集める手法は、分析を明確にし、隠れた前提を見つける助けになります。

Loomioでは

多様な情報や意見は、思い込みや偏りを揺さぶります。より多くの人が対等にディスカッションへ参加できるLoomioの基本設計は、集団思考から抜け出す機会を作ります。
Loomioでは、参加者が建設的に異議を唱えられます。安心して異議を述べられ、それが尊重されることは、批判的に考える文化に欠かせません。
文章で非同期にやり取りすると、会話のペースが落ちます。考える時間ができ、認知上の誤りを避けやすくなります。
Loomioは、ある程度の形があるプロセスへの参加を促し、熟慮した意思決定を支えます。さまざまな進め方に使えますが、ディスカッションに何らかの構造があるだけでも、新たな可能性が生まれます。

意見を広げる段階と絞り込む段階のバランス

意見を広げ、絞り込む流れは、ひし形で表せます。最初はアイデア、情報、異なる視点を受け入れて広がり、その後、一点に向かって絞られます。行動につながる実りある議論を進めるには、この切り替えの時期が重要です。

意見を広げる段階を省いたり早く切り上げたりすると、判断に必要な情報が足りなくなります。声を聞いてもらえなかったと感じる人や、共有されないまま終わるよい案も出てきます。絞り込む段階を省いたり遅らせたりすると、行動できる結論に至らないまま議論が続き、参加者の力を使っても成果につながりません。

全体の各段階でも、適切な時期と働きかけを見極める必要があります。意見を広げる段階には、導入、確認、発想があります。絞り込む段階には、分析、結論、実行への合意があります。ひし形の流れを大まかに意識するだけでうまくいく議論もあれば、各段階を細かく分けたほうがよい議論もあります。

グループの中では、意見を広げることを好む人も、絞り込むことを好む人もいます。グループ全体にも傾向があります。自由な発想ばかり続く、あるいはすぐに解決策へ飛びつく場合は、バランスが崩れています。進行役は、一人ひとりとグループ全体が、それぞれの段階に適切な力を注げるよう支援できます。

Loomioでは

Loomioの基本的な流れは、ディスカッションで意見を広げ、提案で絞り込むことで、グループを各段階へ導きます。このひし形の流れは、Loomioの当初の設計にも大きな影響を与えました。
Loomioでは、ひし形の流れを柔軟に使えます。たとえば、意見を絞り込むための提案から意見の相違が明らかになり、さらに情報を集めて確認することがあります。その結果を踏まえて提案を練り直せます。
基本的な機能も、それぞれの段階を支えます。新しいディスカッションが始まったときのグループメンバーへの通知は意見を広げるきっかけになり、提案の期限は結論に向けた参加を促します。
Loomioでは、提案を開始することで、意見を絞り込めます。提案をうまく使っていることは、グループが効果的に活動している分かりやすい兆候の一つです。行き詰まっているグループにも、提案をもっと始めるよう勧めるだけで、前に進めることがあります。

扱う範囲を調整する

協働を成功させるには、適切な大きさの課題を、適切な順序で扱うことが大切です。

進行にも「プロジェクト管理」の視点を取り入れ、次のような問いを考えられます。

何が何に依存していますか。ほかの作業を進めるために、先に終える必要があることは何ですか。
最も重視すべきことは何ですか。何を対象から外せますか。
今ある時間、労力、情報で有用な成果にたどり着くには、どの範囲まで取り組めますか。

一度にすべてを解決しようとせず、扱いやすい大きさに分けることが大切です。小さな成果を積み重ねることで、大きな結論に近づけます。何も結論を出せないより、小さくても役立つ成果を得るほうがよい場合が多いです。一方、細部にとらわれすぎると、重要な問題に取り組めなくなります。

協働から何が生まれるかを正確に予測することはできません。そのため、取り組む範囲は議論に応じて変えていく必要があります。話題を広げることが脱線なのか、有益な展開なのかは、その場で判断します。厳格すぎても柔軟すぎても、進行の妨げになります。多くの場合、重要なのは話題が関連しているかどうかより、どの順序とタイミングで扱うと建設的かです。

互いにつながる複数の部分からなるセッションを計画し、それぞれを積み重ねて、大きな気づきにつながる結論まで導けたら、すばらしいことです。ただ、複雑なセッションは予定時間を超えたり、参加者が求めることに応えられなかったりする場合のほうが多いです。 - Silvia Zuur

小さな合意を積み重ねる

多くの話題を一度に扱うと、混乱が生じます。行き詰まったグループでは、問題を分けると前に進めることがあります。解決が難しく、複雑で、意見が対立している問題でも、個別の問いに分け、合意しやすいものから始めれば、合意点を見つけられる場合があります。その後、意見が分かれる点を核心に絞り、集中的に取り組めます。

Loomioでは

話題ごとに分けたディスカッションのスレッドは、取り組む範囲を定めるのに役立ちます。対面での会話以上に、Loomioでは一つの問いに集中できるよう議論を区切り、ほかの論点を別のスレッドで同時に扱えます。
「それはこの話題の範囲外ですが、別のディスカッションを始めてみませんか」といった働きかけもよく見られます。
Loomioでグループを作ると、誰が集まり、何について話すのかを明確にできます。参加者が話題の範囲を把握する助けになります。
Loomioで提案を順に出す仕組みは、小さな合意を積み重ねる方法に適しています。一つのディスカッションのスレッドで経緯を共有しながら合意を重ね、以前の提案を踏まえて先に進めます。
非同期のオンラインコミュニケーションでは、一部の人が話題を大きく広げても、ほかの人の進行を妨げずに済みます。新しいディスカッションやサブグループを作り、元のグループの話題の範囲を保ったまま、別の話題を深く話し合えます。
ディスカッションのコンテキスト欄とグループの説明には、それぞれ話し合いやグループの範囲を示せます。

進める速さとタイミング

実りある対話にはリズムがあります。適切なリズムは多くの要因が組み合わさって生まれ、音楽家の即興演奏のように直感的に感じられることもあります。いつ話を深め、いつ一歩引くか。いつ新しい情報を加え、いつすでに出た話をさらに掘り下げるか。こうした判断が進行のペースをつくります。

参加者によって必要なペースや好みは異なります。少し抑えたほうがよい人もいれば、先に進めるよう促したほうがよい人もいます。深く掘り下げることと前に進むことの間に適度な緊張感が生まれると、適切なペースになります。バランスが崩れると、待ちきれない人や取り残されたと感じる人が出てきます。

Loomioでは

Loomioは非同期なので、それぞれのペースで読み、返信できます。そこから自然な進行のペースが生まれます。
ゆっくり進めている人の投稿は読み進めて全体の議論を前に進めつつ、ほかの人が先に進んでいる間も、一つの点をじっくり掘り下げられます。リアルタイムの会話では難しい進め方です。
提案の締め切りは、進行のペースを決める手段です。急ぐ話題には短い期間を設け、時間をかけられる話題には長い期間を設けられます。決定ごとに速さを変えられます。
参加するペースも調整しやすくなります。議論が速すぎたり遅すぎたりするときは、意見を投稿していったん離れ、提案が出たときに戻ることができます。
Loomioでの「速い」決定には1～2日かかりますが、対面なら5分ほどで決まることもあります。それでも、対面で決定に2日かける場合ほど、Loomioが遅いとは感じられません。Loomioではほかの作業と並行して決定を進められます。対面の会議を調整するより、2日かけて全員の意見を集めるほうが効率的な場合もあります。
Loomioでの進行役の働きは、「バレットタイム」にも似ています。映画『マトリックス』でネオが時間を止め、弾丸の周りを歩く場面のように、進行中の会話を一場面ずつ見ていけます。

注意を向ける先を管理する

進行役は、グループの注意をどこに向けるかを整えます。利用できる情報は際限なく増えます。情報に圧倒されないためには、取捨選択が欠かせません。注意を向ける先の管理とは、重要性と、使える時間や対応できる量とのバランスを取ることです。

進行役は、ディスカッションや一連のプロセスの目的と範囲についてグループが合意するのを助けられます。それが、何に注意を向けるかを決める基準になります。気が散る要因を減らし、話を本筋に戻すことも、よく行われる働きかけです。

もう一つ重要なのは、必要な間はグループが問題から目をそらさずにいられるよう支えることです。難しさや不明確さ、居心地の悪さを感じると、早々に諦めたり、別の話題に移ったりしたくなることがあります。進行役は、グループが共通の目標に向けて最後まで取り組めるよう助けられます。

手順を定めた進め方や情報を整理する演習は、この場面で役立つ進行の手段です。たとえば、次のようなものがあります。

時間を区切る — アイデア出しや特定の話題について話す時間を決めます。
議題に優先順位をつける — 話したいことをすべて挙げ、内容に入る前に、まず取り組む項目を選びます。
付箋をまとめる — アイデアや問いを数多く出し、テーマごとにまとめて、話題を絞ります。
保留する話題の置き場 — その場の話題には直接関係しないアイデアや問いを記録し、後で取り上げます。
成功の基準を決める 成功した状態を定義し、その基準を満たすまでグループが集中できるようにします。

Loomioでは

Loomioで注意を向ける先を管理するうえで、特に重要なのが話題ごとのディスカッションのスレッドです。この形式は数十年前のオンラインコミュニケーションの初期から使われ、現在も広く使われています。話題ごとに情報を整理するのに効果的だからです。ページ上部に話題が大きく表示されていれば、多くの人は自然とその話題に沿って投稿できます。
Loomioでは、アクティビティが人々の注意を引きます。通知を生むたびに、その注意を使います。どの活動を通知に値する重要なものとするかは、利用者の声を踏まえて設計されています。たとえば、コメント、投票、結論は通知されますが、コメントへの「いいね」は通知されません。
通知設定を使うと、Loomioで何に注意を向けるかを細かく調整できます。設定方法を案内することは、グループの注意を有効に使ううえで役立ちます。
サブグループも、注意を向ける先を調整するのに役立ちます。一部の人だけが関わればよい話題は、サブグループに分けられます。
Loomioでは、複数の提案を同時に進められないよう意図的に設計されています。この判断は必ずしも歓迎されていませんが、一つの提案を十分に検討してから次に進めるよう、グループの注意を保つためのものです。

多くの情報システムの設計者は、設計上の問題を「注意の不足」ではなく「情報の不足」と誤って捉えました。その結果、必要性の低い情報を取り除くことに優れたシステムが求められていたにもかかわらず、人々にますます多くの情報を提供するシステムを作りました。 — Wikipedia

進行役による働きかけ

進行の技法は、進行役の数だけあると言えるほど多様です。このテーマについては数多くの本が書かれており、働きかけを網羅することはできません。

ただし、働きかけを次の二つに分けて考えると役立ちます。

支援する働きかけ: 発言を促す、話を深める、意見を引き出す、後押しする、育む、守る、発言できる場をつくる。
方向を示す働きかけ: 話を引き戻す、打ち切る、線引きする、話を遮る、問いを投げかける、本筋に戻す、不適切な行動を認めない。

対面での進行に使われる働きかけのほとんどは、オンラインでも形を変えて活用できます。

特定の人を指名して発言を求めると、答えが分からず教室で指された子どものような気持ちにさせてしまいます。代わりに、まだ発言していない人たちに広く参加を呼びかければ、いつも発言している人には少し控えるよう伝わり、発言の少ない人には参加する機会が生まれます。 — Silvia Zuur

Loomioでは

Loomioで使える働きかけには、コメント、@メンション、ユーザーの追加や削除、ディスカッションの開始や削除があります。これらは、支援する働きかけにも、方向を示す働きかけにも使えます。
最もよく使われるのはコメントです。グループに語りかけ、ある行動を促したり、控えるよう求めたりできます。
参加権限では、ディスカッションや提案の投稿を許可または禁止するなど、ユーザーの参加を管理できます。大まかな設定ですが、効果があります。
Loomioには、ほかのツールにはない、信頼を前提とした機能もあります。たとえば、ディスカッションのコンテキストは、最初に投稿した人以外の参加者も標準で編集できます。こうした設計は、Wikipediaやオープンソースソフトウェアの開発から着想を得ています。