決議とオンラインでの意思決定

理事会や委員会のメンバーは、会議の開催時以外にも決定を行う必要がよくあります。次のような場合に、組織運営に関するディスカッションや意思決定を行います。

• 理事会の会議で決定を行う時間が足りなかった場合です。
• 事務的な決定など、多くのディスカッションを必要としない場合です。
• 組織の内外で何かが起こり、次の会議までに理事会が対応する必要がある場合です。
• 理事が特定の関心事について理事会で検討したい場合です。

Loomioで

スレッドを開始して、ディスカッションを始めます。 - 話し合うテーマや、行いたい決定について説明します。 - 会議外で扱うテーマや決定について、それぞれの見方を全員が理解できるよう、考えや意見、参考になる情報をコメントするよう理事に呼びかけます。 - コメントの投稿や返信を通じて、メンバーの参加を促します。

準備ができたら、アンケートを作成し、メンバーに投票を呼びかけます。問題が単純な場合は提案を使い、より複雑な場合は意向確認のアンケートを使って、提案についてメンバーがどう考えているかを明確に尋ねます。 - 決定する内容を示し、投票を呼びかけます。 - 投票の理由を記入するよう求めます。特に、条件や補足がある場合は、その内容も記入してもらいます。 - 理事会の意思決定の手順に合った選択肢を選びます。 - 会議外で行った決定は、次回の理事会で承認し、議事録に記録できます。

決定について賛成が得られなくても、失敗ではありません。どのように変更すれば賛成できるか、メンバーに尋ねることができます。これにより、よりよい決定につなげられます。修正を加えた新しい提案では、賛成が得られる可能性が高まります。

提案が締め切られたら、結論を記載します。決定の結果と、次に何を行うかを全員に伝えます。

会議外で行う決定の例

不動産購入に関する決定

前回の理事会の会議で、不動産の購入について話し合いました。ある理事は、決定を行う前に独立した専門家による技術調査報告書が必要だと述べました。理事会は、技術調査報告書の内容が満足できるものであることを条件に、不動産を購入することに合意しました。ただし、次の理事会の会議までに購入する必要があるため、報告書が完成したらLoomioにアップロードし、Loomio上でディスカッションを行い、不動産購入について最終的な決定を行うことに合意しました。

役員賠償責任保険の更新見積もりを承認する決定

理事会の会議で、年に一度の保険更新の時期が近づいていることが確認されました。これは事務的な事項と判断されたため、理事会はLoomioを使って更新申請について話し合い、各理事から必要な情報を集め、申請を提出し、保険更新の見積もりを承認することに合意しました。

施設の一つで不法侵入が発生した場合

不法侵入と財産の盗難が発生し、法人と職員が危険にさらされています。理事に事件とリスクを知らせ、適切な対応を検討する必要があります。

理事が理事会のジェンダー構成と多様性について問題を提起した場合

ある理事が、法人の構成をより適切に反映するために理事会メンバーの多様性を高めるべきだという、十分な理由と根拠を示しました。理事は情報を理解し、質問し、問題について話し合い、対応を決定する必要があります。

決定とその根拠となるディスカッションの記録を残す

組織を統治する理事会には記録の保管が法的に求められ、委員会にとっても適切な実務です。

現在、多くの組織は正式な議事録、決議、方針、重要な決定を電子的に記録し、保存しています。文書記録は作成・承認され、配布・利用され、保管・保存された後、最終的に廃棄されます。

Loomioでの進め方

議事録、報告書、決議、その他の文書は、会議のスレッドの背景説明、アンケート、またはスレッド内のコメントに添付できます。これにより、文書は常に関連するディスカッションと結び付けられます。

ファイルの一覧は、ファイルタブでも確認できます。

利用している文書管理システムに保存された文書へのリンクを、スレッドやアンケートに追加することもできます。文書の共有可能なオンラインリンクを取得し、スレッド、アンケート、またはコメントにコピーして貼り付けます。

アクセス権限がある人は、リンクをクリックして文書を開き、読むことができます。

Loomioではディスカッションと決定が常に記録されるため、理事会のすべての意思決定を確実に確認できます。何がいつ決まったかを簡単に示せます。理事が決議に投票するだけでなく、ディスカッションやコメントも行っていれば、それぞれの決定にどのように、なぜ至ったのかも確認できます。

使い続けることで組織の履歴が蓄積され、過去の決定や関連するディスカッションを簡単に検索して見つけられます。

Loomioでは、すべてのデータがクラウド上の複数のディスクと複数の場所に書き込まれ、保存され、毎日バックアップされます。アップロードされたファイルは、処理のボトルネックや障害の原因となる箇所を取り除くための最新技術を使ったサーバーに保存されます。