決議とオンラインでの意思決定

理事会や委員会では、会議の場を離れて決定する必要がよくあります。こうした運営上の決定や議論が必要になるのは、次のような場合です。

• 理事会で決定する時間が足りなかった場合
• 事務的な決定など、あまり議論を要しない場合
• 内外で何かが起こり、次の会議までに理事会の対応が必要な場合
• 理事が特定の事項について理事会と検討したい場合

Loomioでの進め方

スレッドを開始し、議論を始めます。 - 検討したい議題や決定事項を示します。 - 理事に意見や情報をコメントしてもらいます。会議外で扱う議題や決定事項について、それぞれの考えを全員が理解する助けになります。 - 投稿やコメントへの返信を通じて、メンバーの参加を促します。

準備ができたら世論調査を開始し、メンバーに投票を呼びかけます。 議題が単純なら提案を使います。複雑ならセンスチェックの世論調査を使い、提案についてメンバーがどう考えているかを明確に尋ねます。 - 決定事項を示し、投票を呼びかけます。 - 投票の理由を書いてもらいます。特に、意見に補足がある場合はその内容も書いてもらいます。 - 理事会の意思決定の進め方に合う選択肢を選びます。 - 会議外で行った決定は、次の理事会で正式に承認し、議事録に記録できます。

決定について合意に至らなくても、失敗ではありません。どのように変更すれば合意できるか、メンバーに尋ねられます。その意見を基に、よりよい決定を目指せます。修正を加えた新たな提案なら、合意に至る可能性が高まります。

提案が終了したら結果を記載します。決定の結果と今後の予定を全員に知らせます。

会議外での決定の例

不動産の購入に関する決定

前回の理事会で、不動産の購入について議論しました。ある理事は、決定前に独立した技術調査報告書が必要だとしました。理事会は、報告書の内容に問題がなければ購入することに合意しました。ただし、購入は次の理事会より前に行う必要があります。そこで、報告書が完成したらLoomioにアップロードし、議論したうえで購入の最終決定をLoomioで行うことにしました。

役員賠償責任保険の更新を受け入れる決定

理事会で、年次の保険更新が近づいていることが確認されました。事務的な事項と判断されたため、Loomioで更新申請について議論し、各理事から必要な情報を集め、申請を提出して更新見積もりを受け入れることにしました。

施設の一つで保安上の問題が発生した場合

施設に侵入され、物品が盗まれました。組織と職員に危険が及んでいます。理事に事件とリスクを知らせ、適切な対応を検討する必要があります。

理事が理事会の性別構成と多様性について問題を提起した場合

その理事は、組織をよりよく代表するために理事会の構成を多様化すべきだという理由と根拠を示しました。理事は情報を検討し、質問や議論を経て、どう対応するかを決める必要があります。

決定と関連する議論の記録を残す

記録の保存は、組織を運営する理事会にとって法的な義務であり、委員会にとっても適切な実務です。

現在、多くの組織が正式な議事録、決議、方針、重要な決定を電子的に記録・保存しています。文書は作成・承認され、配布・利用された後、保管され、最終的に廃棄されます。

Loomioでの記録

議事録、報告書、決議書などの文書は、会議のスレッド、スレッドの説明、世論調査、スレッド内のコメントに添付できます。これにより、文書を関連する議論と一緒に残せます。

ファイルの一覧はファイルタブでも確認できます。

利用している文書管理システムに保存された文書へのリンクを、スレッドや世論調査に追加することもできます。文書の共有可能なリンクを取得し、スレッド、世論調査、コメントに貼り付けます。

アクセス権のある人は、リンクをクリックして文書を開き、読むことができます。

Loomioでは議論と決定が記録されるため、理事会の意思決定を確認できます。何をいつ決めたかを簡単に示せます。理事が決議について議論やコメントをし、投票もしていれば、それぞれの決定に至った経緯と理由も分かります。

こうした記録は、時間とともに組織の履歴になります。過去の決定や関連する議論を簡単に検索できます。

Loomioでは、すべてのデータをクラウド上の複数の場所とディスクに保存し、毎日バックアップしています。アップロードされたファイルは、処理の集中や障害が起きる箇所を減らす技術を使ったサーバーに保存されます。