準備

グループと過ごす時間1分につき、計画に3分かけることを目安にしてください。つまり、1時間のセッションに向けて3時間準備するということです。計画にかける時間を減らすのは、経験を積んで上達してからにしましょう。

— Silvia Zuur

目的を理解する

目的を明確にすることは、熟練したファシリテーターが提供できる支援の中でも、特に価値の高いものです。グループが目的をしっかり定められるよう支援できれば、ほかのことにも取り組めます。目的は、グループ全体にも、個々のディスカッションや決定にも関わります。どのツールを使い、どのように介入し、どのような結論を目指すかを判断する基準になるのが目的です。目的について共通の理解がないと、ディスカッションやグループそのものが立ち行かなくなることもあります。

目的を探るための質問に常に立ち返り、参加者が学びたいことや達成したいことを扱えているか確認してください。— Silvia Zuur

Loomioでは

• アプリには、グループの説明やディスカッションの背景説明の欄など、目的を明示するための場所があります。
• 目的がまだ明確でなければ、Loomioで目的についてディスカッションすることから始めるとよいでしょう。
• 利用状況の分析（ソフトウェアの使われ方に関する統計）では、明確な目的を共有しているグループほど、活動がうまく進んでいることが示されています。
• これまでに集めた利用者の体験談と事例でも、共通の目的を定めることの重要性が強調されています。

家具の配置を変える

人々を招く場をどう設計するかは、その体験に大きく影響します。集まりはそれぞれ異なるため、その集まりに合った準備が必要です。慣れ親しんだ環境は安心感につながり、環境を変えることは新しい考えを受け入れるきっかけになります。

対面の場では、実際に家具の配置を変える習慣が、ファシリテーターの気持ちを場づくりに向け、そのセッションならではの特徴を考える助けになります。全員が列になって座る場合と、輪になって座る場合の違いを想像してみてください。

Loomioでは

• 意思決定のための新しいデジタルの場に人々を招くことには、大きな効果があります。「境界を越える」体験が、交流などを目的とするほかのオンラインの場との違いを明確にします。
• グループの写真を変更することは、場の雰囲気をつくるよい機会です。
• グループの説明は、グループページの主要な「家具」の一つです。用途に合わせて内容を変更できます。

備品、道具、資料

ファシリテーションが円滑に進むときは、グループに必要なものがすべてすぐ使える状態になっています。対面の場では、付箋、ペン、紙、名札、配布資料、参考資料などがこれに当たります。こうした準備を一つずつ整えることで、活動そのものに使える時間と力が増えます。

Loomioでは

• 多くのグループは、グループの説明に、共同編集する文書の共有ドライブ、参考情報、グループのプロジェクト管理やタスク管理のシステム、連絡先一覧などへのリンクを載せています。
• 各スレッドでは、参加するためにどのようなものが必要かを考えることが大切です。情報をすべてすぐ参照できるようにしておく必要があります。たとえば、何かに言及するときは、各自で探してもらうより、その情報への直接のリンクを載せる方が効果的です。

体験を設計する

優れたファシリテーターは、目的、ツール、参考情報といった基本的な要素を整えた後、人々にどのような体験を提供するかをじっくり考えます。状況、成功した場合の姿、考えられる進め方や選択肢を検討します。十分に設計せずに始めることはありません。

準備や設計の必要性が大幅に過小評価される場面を、私たちは繰り返し見てきました。すぐに始める前に立ち止まり、どのような体験の場をつくりたいか考えてください。設計にかけた時間と労力は、その後の成功によって何倍にもなって返ってきます。

Loomioでは

• Loomioの基本的な機能は、優れたファシリテーションの流れに沿うように設計されています。人々を招き、話題についてディスカッションし、多様な意見を集め、具体的な提案にまとめ、賛成を確認し、結論を確定します。

• 経験豊富な利用者は、複数段階の意見聴取や文書の承認など、さまざまな体験の設計に合わせてLoomioを活用しています。それぞれの作業は、効果的に進行されると、繰り返し使える一定の形になります。
• オンラインの協働を設計する際に、すべてを一から考え直す必要はありません。効果があると分かっている方法を信頼し、オンラインに合わせて応用してください。対面で実績のある多くの進め方は、オンラインの場にも応用できます（例：助言プロセス）。
• 丁寧に設計されたプロセスの事例は、「レシピ」として使えます。どのように設計すればよいか迷う場合は、ほかの人々が試した方法を見ることから始めてください。

今の状況を捉える

ディスカッションは、ほかの活動から切り離されて行われるものではありません。グループの歴史や実践という広い背景の中で行われます。ファシリテーションが効果を発揮するには、適切なタイミングで実施し、グループのほかの取り組みと調和させる必要があります。

状況を捉えるための主な質問：

• 今は転換期ですか？
• 既存の取り組みを改善するものですか？
• 並行して進む多くの取り組みの一つですか、それとも一つに集中するものですか？
• 目的は問題の解決ですか、それとも検討を深める、範囲を広げる、範囲を絞ることですか？

Loomioでは

• Loomioのグループには、ほぼ必ず「推進役」がいます。グループの状況を理解し、Loomioの導入が適しているかを判断する人です。
• すべてを一度に変えようとするのは得策ではありません。Loomioが既存の作業の流れにうまく合うほど、グループに定着しやすくなります。
• 適切なタイミングは、グループがオンラインでの協働を効果的に取り入れる準備ができたときです。オンラインの意思決定の場がないことで生じる不便を感じ、その問題を解決する意欲があることが必要です。
• ある話題をいつ取り上げるかを判断する際は、グループの関心や注意が何に向けられているかを考慮してください。全員で向けられる注意には限りがあります。
• 多くのグループは、現在の協働の方法や習慣を十分に意識しておらず、Loomioをどう取り入れるかも明確になっていません。まずは、現在の進め方と、うまくいっていること、うまくいっていないことについてディスカッションしてください。

ファシリテーターの役割

優れたファシリテーションには、個人としても集団としても、自分たちのあり方を理解することが必要です。役割についての理解が不足すると、誤解、対立、安心して参加できない状況につながることがあります。

権限は、周囲から委ねてもらってください。新しいグループや組織に招かれたとき、人々は「この人は誰だろう。なぜこの人の話を聞く必要があるのだろう」と考えます。参加者が知っていて信頼している人に、紹介をお願いしてください。それによって参加者からの信頼が高まり、権限を委ねてもらいやすくなります。— Silvia Zuur

同意

グループがファシリテーションを受けることに同意しているのが不可欠です。同意がないまま進めようとすると、最悪の場合は強制的なものとなり、グループにとって不公平になります。また、ファシリテーターにとっても不公平で危険な状況になり、抵抗や混乱を招きます。ファシリテーターは弱い立場に置かれることがあるため、役割を正式に委ねられている必要があります。それがなければ、引き受けるべきではありません。同意は、ファシリテーターと参加者の双方にとって不可欠です。

責任

ファシリテーターが役割を委ねられると、より大きな責任を負います。ファシリテーターには、発言時間を確保し、グループの注意を向ける権限がより多く与えられます。その権限は、個人的な目的ではなく、グループ全体のために使う必要があります。ファシリテーターの言葉や態度はほかの人より大きな影響を与えるため、より慎重に配慮して行動する必要があります。

権限

ファシリテーションでは、その性質上、権限の差が生じます。ファシリテーターが必要な場面で権限を行使できなければ、役割を果たせません。たとえば、ディスカッションが話題からそれないように、誰かの発言を遮ったり、あるやり取りの仕方は適切でないと伝えたりする場合があります。役割を果たすために必要な権限を与えずに、場に対する責任だけを負わせるのは適切ではありません。どの程度の権限が必要かに唯一の正解はありませんが、責任の大きさと釣り合っている必要があります。

状況への対応

ファシリテーターは、その場で生じる状況に適切に対応できるとき、最も力を発揮します。人間は非常に複雑で、人々が集まるグループはさらに複雑です。柔軟性を欠いたまま計画や手順を厳格に守ると、グループの活動がうまく進まなくなることがあります。状況の変化に対応することが認められていない、あるいは対応する意思がない場合、変化する人々のための場を効果的に支えられません。

ファシリテーターの役割を担うときと、離れるときを切り替えてください。自分のチームの会議やワークショップを進行することは、多くの人にとって難しい課題です。ファシリテーターとしては中立である必要がありますが、チームのメンバーとしては共有すべき有益な見解もあります。いつファシリテーターとして振る舞い、いつ参加者として発言しているのかを、明確にしてください。— Silvia Zuur

Loomioでは

• Loomioを使う多くのグループは、ファシリテーションの経験があり、その役割についてすでに共通の理解を持っています。そうしたニーズに合わせてツールを活用し、一定の成果を上げています。
• グループ内で別の合意がない限り、ディスカッションを始めた人が進行役を務めると考えられることがよくあります。誰がファシリテーターなのかを明確にすると、互いの安心感が高まり、活動も進みやすくなります。
• Loomioでは、ほかの人に参加を呼びかける、話題からそれないように依頼する、提案を出す適切なタイミングを示すなど、複数の人がファシリテーションを担いやすくなっています。ただし、こうした役割は明示されないことがよくあります。何がファシリテーションに当たるのかを明示し、その役割を一人に集めるのか、複数の人で分担するのかを話し合うことで、役割を明確にできます。
• オンラインのグループでは、ファシリテーションを明確な役割として話し合わないまま、複数の人が暗黙に分担する状態から始まることがあります。しかし、この形が最も適しているのは、明示的なファシリテーションを経験した上で、さらに先へ進んでいる成熟したグループです。