ディスカッションテンプレート
ディスカッションテンプレートを使うと、グループで毎回同じ手順でディスカッションを始められます。テンプレートには、タイトル、背景説明、タグ、ディスカッションを始める人への案内を設定できます。また、グループ全員に通知するかどうかや、推奨するアンケートなどの初期設定も指定できます。
グループの新しいディスカッションは、すべてテンプレートから始まります。ディスカッションを始めるを選択すると、Loomioにグループのテンプレートが表示されます。空のテンプレートもテンプレートの一つなので、その初期設定も変更できます。
テンプレートは、プロジェクトの振り返り、助言を求めるプロセス、会議の準備、資金配分の決定、文書の承認など、グループで繰り返す手順に適しています。ディスカッションを始める人は、開始前にすべての内容を編集できます。
テンプレートの使い方
- メンバーがグループページでディスカッションを始めるを選択します。
- グループで表示されているテンプレートの一覧がLoomioに表示されます。各テンプレートにはタイトルとサブタイトルが表示されます。
- メンバーがテンプレートを選択すると、その内容が入力された新しいディスカッションのフォームが開きます。
- フォームの上部に、案内としてテンプレートのヘルプが表示されます。
- メンバーがタイトル、背景説明、タグ、招待リストを編集し、ディスカッションを始めるを選択します。
テンプレートの変更は、変更後に開始するディスカッションにのみ反映されます。そのテンプレートからすでに開始したディスカッションの内容や設定は維持されます。
デフォルトの通知先を選ぶ
招待するの設定では、新しいディスカッションのフォームに最初から設定される招待先を指定します。次の二つの選択肢があります。
- グループの全員が：ディスカッションのフォームの招待する欄にグループが表示され、ディスカッションの開始時にすべてのメンバーに通知されます。
- なし：招待する欄は空の状態になります。作成者が招待先を追加しない限り、誰にも通知されません。
空のテンプレートを含むLoomioの標準テンプレートでは、グループの全員がが設定されています。新しいディスカッションのたびに全メンバーに通知する必要がない場合は、グループで使用するテンプレートを編集し、招待するをなしに設定します。
作成者は、ディスカッションを始める前にいつでも招待リストを変更できます。グループを削除して誰にも通知しないようにしたり、代わりに特定の人を追加したりできます。この設定が影響するのは通知だけです。どちらを選んでも、グループのメンバーはグループ内でディスカッションを見つけて読むことができます。
招待リストにグループが追加されるのは、作成者にグループ全員への通知が許可されている場合だけです。管理者は常にグループ全員に通知できます。メンバーは、グループの権限でメンバーはグループ内の全員に通知できますが有効になっている場合に通知できます。
テンプレートの設定
グループの管理者は、テンプレート一覧で各テンプレートの横にある操作メニューから編集できます。フォームには次の設定があります。
- テンプレートのタイトル：テンプレート一覧に表示される短い名前です。
- テンプレートのサブタイトル：テンプレートを使う場面を説明する一行の文章です。
- テンプレートのヘルプ：新しいディスカッションのフォームの上部に表示される案内です。手順の説明や参考資料へのリンクを記載します。ディスカッションの内容には含まれません。
- グループ：グループ内のディスカッションとダイレクトディスカッションのどちらを始めるかを指定します。ダイレクトディスカッションは、招待された人だけが閲覧できます。
- デフォルトのタイトル：新しいディスカッションごとに入力されるタイトルです。作成者が編集できます。
- タイトルの例：空のタイトル欄に表示される例です。すべてのディスカッションに共通のタイトルが適さない場合に使用します。
- タグ：新しいディスカッションごとに付けられるタグです。作成者が削除できます。
- 背景説明：ディスカッションに最初から入力される文章です。見出し、質問、リンクを使って、記載する内容を案内します。
- 招待する：デフォルトでグループ全員を招待するかどうかを指定します。デフォルトの通知先を選ぶを参照してください。
- アンケートテンプレート：この手順で推奨するアンケートです。新しいディスカッションのフォームに一覧表示されます。また、ディスカッション内でアンケートを始める際にも先頭に表示されます。自動的に開始されることはありません。
- 同時ポーリングを許可する：ディスカッション内で複数のアンケートを同時に実施できるかどうかを指定します。
- コメントの文字数制限：必要に応じて設定できるコメントの最大文字数です。
デフォルトのタイトルは、毎回そのまま使っても正確な場合にのみ設定します。それ以外の場合は、具体的な振り返りの対象、期間、文書、決定の名前を作成者が入力できるよう、タイトルの例を記載します。
例：瓶の試験運用の振り返り
Oatmilk Cooperativeでは、回収して再利用する瓶の試験運用を、各サイクルの終了後に振り返ります。テンプレートのタイトルは「瓶の試験運用の振り返り」で、デフォルトのタイトルも設定されています。「瓶の試験運用」タグが付けられます。背景説明では、メンバーに週次報告を読み、回収率、洗浄記録、カフェからの意見、輸送費を検討するよう案内しています。意向確認の後に同意のアンケートを行うことを推奨しています。
各サイクルで目的と検討する根拠が共通しているため、テンプレートが役立ちます。変わるのは、観察した内容と決定だけです。
テンプレートを作成する
グループの管理者は、テンプレート一覧から新しいテンプレートを選択できます。Loomioのギャラリーから例を選ぶか、空のテンプレートから始めて、必要に応じて編集し、保存します。
ギャラリーでは検索や絞り込みができます。選んだ例は、保存するまでグループに追加されません。
テンプレート一覧を管理する
グループを作成すると、Loomioはそのグループの種類に適したテンプレート一式を追加します。最初に表示されるのは、空のテンプレートと練習のディスカッションだけです。ほかのテンプレートは非表示になっており、管理者が表示できます。
グループの管理者は、テンプレートの横にある操作メニューから次の操作ができます。
- 内容と設定を編集します。
- テンプレート一覧で非表示にします。
- 隠しテンプレートから再び表示します。
- 表示されているテンプレートの順序を並べ替えます。
- JSONファイルとしてエクスポートします。
- 削除します。
非表示にしたテンプレートは、後で使えるように保存されます。テンプレートを削除しても、そのテンプレートから開始したディスカッションは削除されません。
グループ間でテンプレートを共有する
テンプレートの操作メニューでJSONをエクスポートを選択すると、ファイルとしてダウンロードできます。別のグループで使うには、新しいテンプレートを選択し、続いてJSONをインポートを選択します。インポートした内容が入力されたフォームが開くので、保存前に確認できます。
独自に作成したアンケートテンプレートへのリンクは、ファイルに含まれません。それらのアンケートテンプレートは、別途エクスポートしてインポートします。
メンバーによるテンプレート作成を許可する
デフォルトでは、テンプレートを作成・編集できるのはグループの管理者だけです。管理者は、グループ設定 → 権限でメンバーはテンプレートを作成できますを有効にできます。
有効にすると、メンバーはディスカッションとアンケートのテンプレートを作成し、自分が作成したテンプレートを編集できます。管理者はグループ内のすべてのテンプレートを編集できます。メンバーのテンプレートは保存するとグループのテンプレート一覧に表示されるため、この権限を有効にする前に、命名と確認の手順について合意しておきます。
メンバー以外の人が使うテンプレート
非会員でも議論を開始できますが有効になっている場合、グループ外の人も同じテンプレート一覧から選択します。その場合、ディスカッションのフォームでグループがデフォルトの招待先に設定されることはありません。非公開の投稿を受け付けるを参照してください。