会議の準備

効果的な会議は、生産的で、誰もが参加でき、協力して進められるものです。参加を促し、良好な関係を築き、認識をそろえ、よりよい決定をより早く行うことに役立ちます。また、多様な人の参加、創造的な思考、新しい発想を促し、意見を集めて継続的に改善する場になります。

Loomioを使って効果的な会議を計画しましょう。最初から関係者に参加してもらい、最も重要な議題について認識をそろえ、一緒に過ごす貴重な時間を有効に使えます。

グループで初めてLoomioを使う場合は、グループにLoomioを紹介するから始め、その後、この会議の進め方を定期的な作業手順として取り入れてください。

次の理事会や委員会の会議を効果的にするために、以下のことができます。

• 会議の重点を決め、前回の対応事項を確認する
• 議題を公開して通知する
• 会議の日時を調整する
• 議事録を承認する
• 報告書を承認する

会議の重点を決め、前回の対応事項を確認する

会議の重点を決め、一緒に過ごす貴重な時間を最も重要な議題に使えるようにします。

メンバーに議題の提案を依頼すると、全員が認識をそろえ、議題について考え、会議に向けて準備を進められます。

行うこと： - 会議で最も重要なことに重点を置きます。 - 前回までの会議で決めた対応事項をフォローアップし、メンバーと話し合います。

Loomioでの進め方

Loomioの議論を使って会議の準備をします。 * 会議が近づいていることをメンバーに知らせます。 * 重点的に取り上げるべき重要なことについて、コメントを求めます。 * 前回の会議で決めた対応事項をまとめ、進捗の報告を求めます。

議題を公開して通知する

議題を明確に示して会議を案内します。資料を添付し、重要な文書へのリンクを掲載して、メンバーに通知します。

これにより、全員が資料を読み、話し合う議題や必要な決定について考え、会議の準備を進められます。メンバーが事情を把握し、準備を整えて会議に参加しやすくなります。

行うこと： - 議題、文書、資料、理事会資料を準備します。 - メンバーに会議を通知し、資料を送ります。

Loomioでの進め方

Loomioの議論を使って理事会の準備をします。 * 会議の詳細を記載します。 * 議題、文書、その他の会議資料を添付するか、リンクを掲載します。 * 通知を送ってメンバーを招待します。 * 「で見られる」で、誰がスレッドを読んだかを確認します。

メールの送信と似ていますが、Loomioのスレッドには次の利点があります。 - 誰がスレッドを読んだかを確認し、まだ読んでいない人にリマインダーを送れます。 - メンバーの返信やコメントは、スレッドを閲覧する権限を持つ全員に表示されます。 - 議題や会議資料についてのディスカッションや質問を、1か所にまとめられます。

メンバーは会議に関するすべての情報を1か所で簡単に確認できます。メールのやり取りが複雑になったり、重要な情報がメールの受信トレイに埋もれたりするのを防げます。

確認する

議題と会議資料を読み、会議の準備ができたことを確認するコメントを、メンバーに依頼します。で見られるを使って、リマインダーが必要そうな人を確認します。

会議の日時を調整する

会議の日時を調整する作業は、多くの管理者にとって繰り返し負担となることがあります。

Loomioでの進め方

会議の日時がまだ決まっていない場合や、今後の会議の日時を調整する場合は、日程調整を使えます。

日程調整では、全員の都合を簡単に確認して最適な日時を選べます。管理者が日常的に行うこの作業にかかる時間と手間を減らせます。

異なるタイムゾーンにいるメンバーには、それぞれのタイムゾーンに合わせた日時が表示されます。

日程調整が締め切られたら、最適な日時を選び、カレンダーの招待を添えて結論の通知を送ります。メンバーは会議を自分のカレンダーに追加できます。

議事録を承認する

議事録の承認や追認は、正式な会議では一般的な手続きであり、どの会議でも役立つ習慣です。

議事録には、会議の内容、ディスカッションで挙がった要点、決定の内容、各自がどのように投票したかを記録します。合意した対応事項と担当者も含まれ、多くの場合、次の会議の出発点になります。

議事録は、出席者が内容を振り返り、欠席者が内容を把握するのに役立ちます。また、意見の対立が生じたときに参照できる記録になります。

Loomioでの進め方

会議から数日以内に、Loomioの会議スレッドに議事録を投稿し、参加者に承認を求めます。メンバーの記憶が新しいうちに議事録を確認でき、担当する対応事項も思い出せます。また、会議中の時間も節約できます。

上の例では、選ぶアンケートを使い、「承認」と「見直し」の2つの選択肢を用意しています。

全員が投票し、アンケートが締め切られたら、結論を記載して、何が決まったかを全員に知らせます。

会議の運用上、次の会議で正式な承認が必要な場合は、Loomioで行ったアンケートや決定を確認する議題を設け、その内容を議事録に記録します。

例えば、「Loomioでの投票を変更したい方はいますか。いなければ、前回の会議以降にLoomioで行ったアンケートを正式に承認することを決議しましょう。」

報告書を承認する

多くの会議では、報告書を発表し、話し合い、承認する時間を議題に含めています。例えば、最高経営責任者、財務、業務運営、労働安全衛生、プロジェクトに関する報告書です。

報告書は全員の認識をそろえるうえで重要ですが、会議の貴重な時間を多く使うこともあります。その時間を、より有効に使える可能性があります。

Loomioでの進め方

会議のスレッドに報告書を添付するか、リンクを掲載し、会議の前に報告書についての質問を募ります。

メンバーは報告書を受け取り、都合のよい時間と場所で読めます。報告書を読んで考えながら、Loomioでコメントや質問を投稿し、回答を確認できます。

あるメンバーの質問は、他のメンバーにとっても関心のある内容であることが多いため、質問への回答はLoomioグループの全員に表示されます。

メンバーがLoomioで報告書について話し合うことに慣れたら、会議の前に報告書の承認も求めることで、さらに時間を節約できます。

会議の運用上、次の会議で正式な承認が必要な場合は、Loomioで行ったアンケートや決定を確認する議題を設け、その内容を議事録に記録します。

例えば、「Loomioでの投票を変更したい方はいますか。いなければ、前回の会議以降にLoomioで行ったアンケートを正式に承認することを決議しましょう。」