会議の準備

効果的な会議では、参加者が協力し、誰もが意見を出せます。関係を深め、認識をそろえ、よりよい決定を迅速に下せます。また、創造的な発想や新しい取り組み、意見の共有と継続的な改善にもつながります。

Loomioを使って会議を計画しましょう。最初からメンバーに参加してもらい、重要な議題について認識をそろえることで、集まる時間を有効に使えます。

グループでLoomioを初めて使う場合は、グループにLoomioを紹介するから始めてください。その後、この会議の進め方を、定期的に行う最初の実践的な活動として使えます。

次の理事会や委員会の会議を効果的に進めるために、できることがいくつかあります。

会議の焦点を定め、前回の対応事項を確認する

会議で扱う内容の焦点を定め、集まる時間を最も重要な議題の話し合いに使いましょう。

メンバーに議題の提案を呼びかけると、全員が認識をそろえ、議題について考え、会議に向けて準備できます。

対応事項: - 会議では最も重要なことに焦点を当てます。 - 前回までの会議で決まった対応事項について、メンバーに確認し、話し合います。

Loomioの議論を使って会議を準備します。 * 近づいている会議についてメンバーに知らせます。 * 特に重視すべきことについてコメントを募ります。 * 前回の会議で決まった対応事項をまとめ、進捗を確認します。

明確な議題を示して会議を知らせます。資料を添付し、重要な文書へのリンクを追加して、メンバーに通知します。

メンバーは資料を読み、話し合う議題や決めるべきことを考えて、会議に備えられます。会議の背景を理解したうえで参加しやすくなります。

対応事項: - 議題、文書、配布資料、理事会資料を準備します。 - メンバーに会議を知らせ、資料を送ります。

Loomioの議論を使って理事会の会議を準備します。 * 会議の詳細を記載します。 * 議題、文書、その他の会議資料を添付するか、リンクを追加します。 * 通知を送ってメンバーを招待します。 * 「で見られる」を確認し、誰がスレッドを読んだかを把握します。

Loomioのスレッドには、メールで送る場合と比べて次の利点があります。 - 誰がスレッドを読んだかを確認し、まだ読んでいない人に知らせられます。 - スレッドを閲覧できる人は、メンバーの返信やコメントを確認できます。 - 議題や会議資料に関する議論と質問を一か所にまとめられます。

メンバーは会議に関する情報を一か所で確認できます。メールのやり取りが複雑になったり、受信箱で重要な情報を見失ったりすることを防げます。

異なるタイムゾーンにいるメンバーには、それぞれのタイムゾーンに合わせた日時が表示されます。

タイムポーリングが終了したら、最適な日時を選びます。メンバーが会議をカレンダーに追加できるよう、カレンダーへの招待を添えて結果を通知します。

議事録の承認や追認は、正式な会議では一般的な手続きです。その他の会議でも行うとよいでしょう。

議事録には、会議の内容、議論で出た主な意見、決定の結果、各人の投票を記録します。合意した対応事項と担当者も記載します。次の会議の出発点になることもあります。

議事録は、出席者が内容を振り返るときや、欠席者が内容を確認するときに役立ちます。意見の相違が生じた場合に参照する記録にもなります。

会議から数日以内に、Loomioの会議スレッドに議事録を投稿し、参加者に承認を依頼します。会議の内容を覚えているうちに確認でき、各自の対応事項も思い出せます。次の会議で議事録に使う時間も減らせます。

上の例では、選ぶ投票に「承認」と「見直し」の2つの選択肢を設けています。

全員が投票し、投票が終了したら、何が決まったかを全員に伝えるために結果を記載します。

次の会議で正式に承認する必要がある場合は、Loomioで行った投票と決定を確認する項目を議題に加え、その内容を議事録に記録します。

たとえば、「Loomioでの投票を変更したい人はいますか。いなければ、前回の会議以降にLoomioで行った投票を正式に承認しましょう」と確認します。

多くの会議では、報告書の提示、議論、承認に時間を充てます。たとえば、最高経営責任者、財務、業務、労働安全衛生、プロジェクトに関する報告書があります。

報告書は、全員が同じ情報を把握するために重要です。ただし、会議中に扱うと、ほかの議題に使える時間を大きく占めることがあります。

会議のスレッドに報告書を添付するかリンクを追加し、会議前に質問を募ります。

メンバーは都合のよい時間と場所で報告書を受け取り、読めます。読みながらLoomioでコメントや質問を投稿し、その回答を確認できます。

あるメンバーの質問は、ほかのメンバーにも関係することがあります。質問への回答は、Loomioグループの全員が確認できます。

Loomioで報告書を議論することにメンバーが慣れてきたら、会議前に報告書の承認も求めることで、会議の時間をさらに節約できます。

次の会議で正式に承認する必要がある場合は、Loomioで行った投票と決定を確認する項目を議題に加え、その内容を議事録に記録します。

たとえば、「Loomioでの投票を変更したい人はいますか。いなければ、前回の会議以降にLoomioで行った投票を正式に承認しましょう」と確認します。