管理と記録の保管
理事会や委員会では、管理業務と監査のための適切な記録保管が重要です。法律で求められる場合もあります。
紙の記録に代わって、電子記録が使われることが増えています。
デジタルツールを使えば、議事録の保管にとどまらない仕事ができます。
理事会の活動を変えるには：
「私たちの理事会グループは大きく変わりました。継続的な運営が可能になり、対応が速くなり、柔軟性、回復力、持続可能性も高まりました。Loomio によって毎年数千ポンドを節約しています」 - オースティン・コルダスコ、Co-operative Assistance Network Limited（CAN）、事業支援サービス、英国
Loomio で仕事を整理し、ディスカッションを管理し、データを安全に保ち、記録を保存する方法を見ていきます。
ディスカッションの管理
ディスカッションの右側にあるドロップダウンメニューから、管理に役立つさまざまな機能を利用できます。
次の機能を使って、ディスカッションの一覧を整理できます：
- ピンの議論を使うと、重要なディスカッションを一覧の先頭に表示できます
- スレッドを編集するを使うと、タイトルや説明を変更できます
- グループに移動を使うと、ディスカッションを別のグループ、サブグループ、またはアーカイブ用のグループに移動できます。
- スレッドをロックを使うと、コメントや変更を防ぎ、開いているスレッドの一覧から除外できます。ロックしたスレッドはディスカッションのフィルターや検索バーから見つけられ、いつでもロックを解除できます。
- ディスカッションを削除は、記録を残す必要がない場合に使います。削除したディスカッションは元に戻せません。
カテゴリタグ
カテゴリタグを付けると、ディスカッションを見つけやすくなります。タグを設定し、各ディスカッションに一貫した基準で適用してください。
理事会でよく使うタグには、管理、年次総会、理事会、報告、財務、法務、メンバー、議事録、計画、方針、決議、規約、総会、戦略などがあります。
グループのメンバーは、タグのドロップダウンメニューから、タグでディスカッションを検索できます。
ディスカッションの話題を保つ
ディスカッションの話題を一つに保つと、参加者全員が内容を追いやすくなります。
ディスカッションの途中で新しい話題が出た場合は、該当するコメントを選んで別のディスカッションに移動するか、新しいディスカッションを始められます。
サブグループ
サブグループを使うと、連絡やメンバーを整理し、関係する人たちが一緒に活動できます。たとえば、小委員会や作業グループに利用できます。
記録のアーカイブ
スレッドのディスカッションと投票での決定を記録するには、スレッドを印刷を使って PDF に保存します。保存したスレッドの写しは、任意の文書アーカイブに保管できます。
Loomio グループのデータをすべて記録として保存するには、グループデータをエクスポートを使います。
データの保存
Loomio のクラウドサービスでは、データを複数のディスクに即座に書き込み、毎日バックアップし、複数の場所に保存しています。
スレッド、コメント、投票、添付ファイルのデータは、すべてこの方法で保存されます。
スレッドに添付されたファイルは、ファイルタブからも確認できます。
