הצגת Loomio לדירקטוריון

Loomio יכולה לשמש מקום מקוון שבו הדירקטוריון או הוועדה נפגשים, דנים ומקבלים החלטות, תוך יצירת תיעוד שניתן לבקרה עבור הארגון.

כדאי להתחיל בשלבים הכלליים שבהצגת Loomio לקבוצה. דף זה מוסיף שיקולים הנוגעים לדירקטוריונים ולוועדות.

אם רק חלק מחברי הדירקטוריון ישתתפו, התועלת מ־Loomio תהיה מוגבלת. מידע ותקשורת עלולים להישאר מפוזרים בין כלים שונים ולהיאבד בתיבות הדוא״ל. הבלבול יגזול זמן מכל המעורבים.

כדאי להגדיר איזו בעיה השימוש ב־Loomio נועד לפתור, למשל שיפור התקשורת והמעקב אחריה או שימור הידע הארגוני. לאחר מכן יש להסכים כדירקטוריון להעביר את העבודה ל־Loomio ולעודד השתתפות רצינית של כולם.

המטרה העיקרית של הנהלת הקבוצה היא להגדיר את Loomio כך שתשרת את עבודת הדירקטוריון.

כדאי לעודד את חברי הדירקטוריון להצטרף ולהשתתף. עליהם להיות מסוגלים:

• להיכנס ל־Loomio
• לקרוא שרשורים ולהגיב בהם
• להצביע במשאלים
• לראות כיצד נהלי הממשל של הארגון פועלים ב־Loomio

בדיקת מיומנות טכנית

חברי הדירקטוריון זקוקים למחשב או לטלפון חכם עם חיבור לאינטרנט. נדרשת יכולת לשלוח ולקבל דוא״ל, לגלוש באינטרנט, לקרוא מסמכים דיגיטליים ולצפות בסרטונים עם קול.

יש לוודא שלחברי הדירקטוריון יש את כל אלה:

• מכשיר עדכני — מחשב, טאבלט או טלפון חכם עם גישה לדוא״ל ודפדפן אינטרנט מודרני
• חיבור לאינטרנט באמצעות WIFI, כבל רשת או חבילת גלישה סלולרית (3G ומעלה)
• יכולת לשלוח ולקבל דוא״ל, לגלוש באינטרנט, להוריד מסמכים ולהפעיל סרטונים.

Loomio פועלת בכל הדפדפנים הנפוצים, כגון Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox ו־Apple Safari. דפדפנים ישנים שאינם מעודכנים, כגון Microsoft Internet Explorer, עלולים שלא לפעול.

אם יש בעיה בשימוש ב־Loomio במכשיר, ניתן לפנות לתמיכה של Loomio.

הגדרת הקבוצה

תיאור הקבוצה

תיאור הקבוצה הוא הדבר הראשון שרואים כשנכנסים לקבוצה ב־Loomio. כדאי לכתוב אותו כך שחברים חדשים יבינו את מטרת הקבוצה ואת העבודה המשותפת. אפשר להוסיף מידע שיעזור להתמצא בקבוצה ולהשתתף בה.

לדוגמה, אפשר לברך את המצטרפים ולהסביר שזהו המרחב המקוון לתקשורת ולניהול הארגון:

• להזכיר לחברים מהי מטרת הדירקטוריון או הוועדה.
• לתאר כיצד ייעשה שימוש ב־Loomio: הכנה לישיבות, קידום דיונים, קבלת החלטות ושמירה על רצף העבודה בין ישיבות.
• להבהיר למי יש גישה לקבוצה ומי יכולים לקרוא ולהשתתף.
• לצרף מסמכי רקע ומסמכי ממשל או לקשר אליהם.

בדיקת הגדרות פרטיות והרשאות

קבוצות ב־Loomio הן סודי כברירת מחדל. פירוש הדבר הוא שרק מי שהוזמנו לקבוצה יודעים על קיומה.

יש לעיין בהרשאות החברים ולהתאים אותן למיומנות של חברי הקבוצה. בתחילת הדרך, צמצום של חלק מההרשאות עשוי למנוע בלבול. תמיד אפשר להחזיר אותן לאחר שהחברים יכירו טוב יותר את Loomio.

תגי קטגוריה

יש להוסיף תגי קטגוריה המתאימים לארגון. הגדרתם מראש תעזור לכולם להשתמש בתגים ולמצוא את השרשורים והמידע הדרושים להם.

הגדרת הפרופיל האישי

הפרופיל האישי מסייע לחברי הקבוצה לזהות את הנהלת הקבוצה ולדעת ממי הגיעו ההודעות שנשלחות אליהם.

ניהול החברות בקבוצה

יש לוודא שכל חברי הדירקטוריון או הוועדה הוזמנו לקבוצה וקיבלו את ההזמנה.

התחלה בתהליך של הדירקטוריון

מדריך ההיכרות הכללי מסביר כיצד לעזור לכולם להגיב ולהצביע פעם אחת. בדירקטוריון, כדאי להמשיך משם לתהליך ממשל אחד שחוזר על עצמו, כגון הכנת סדר יום, אישור פרוטוקול, סקירת דוח או קבלת החלטה קטנה בין ישיבות.

יש להסכים אם החלטות שמתקבלות ב־Loomio נכנסות לתוקף עם פרסום המסקנה שלהן, או שנדרש לאשרר אותן בישיבה הבאה. יש לתעד את המניין החוקי, סף ההצבעה, בעלי זכות ההצבעה ותהליך האשרור שעליהם הוסכם בתיאור הקבוצה או במסמכי הממשל.