הצגת Loomio לדירקטוריון
Loomio יכול לשמש מרחב מקוון שבו הדירקטוריון או הוועדה נפגשים, דנים, מקבלים החלטות ויוצרים תיעוד ארגוני שניתן לבדיקה ולביקורת.
יש להתחיל בסדר הפעולות הכללי שבמדריך הצגת Loomio לקבוצה. עמוד זה מוסיף שיקולים המיוחדים לדירקטוריונים ולוועדות.
עם זאת, התועלת של Loomio תהיה מוגבלת אם רק חלק מחברי הדירקטוריון ישתתפו. המידע והתקשורת ככל הנראה יישארו מפוזרים בין כלים שונים, יאבדו בתיבות הדואר הנכנס, והבלבול יבזבז זמן לכולם.
יש לבחון איזו בעיה השימוש ב-Loomio נועד לפתור, למשל שיפור התקשורת והמעקב אחריה או בניית זיכרון ארגוני. לאחר מכן יש להתחייב כדירקטוריון להעביר את העבודה ל-Loomio ולעודד את כולם להשקיע בכך מאמץ ממשי.
המטרה העיקרית של ניהול הקבוצה היא להגדיר את Loomio באופן שיתאים לעבודת הדירקטוריון.
יש לעודד את חברי הדירקטוריון להצטרף ולהשתתף. יש לוודא שניתן יהיה:
- להתחבר ל-Loomio
- לקרוא שרשורים ולכתוב בהם תגובות
- להצביע בסקרים
- לראות כיצד תהליכי הממשל הארגוני פועלים ב-Loomio
בדיקת המיומנות הטכנית
לחברי הדירקטוריון נדרש מחשב או טלפון חכם המחובר לאינטרנט. נדרשת יכולת לשלוח ולקבל דוא״ל, לגלוש באינטרנט, לקרוא מסמכים דיגיטליים ולצפות בסרטונים עם קול.
יש לוודא שלחברים יש את כל אלה:
- מכשיר מעודכן — מחשב, טאבלט או טלפון חכם עם דוא״ל ודפדפן אינטרנט עדכני
- חיבור לאינטרנט באמצעות WIFI, כבל רשת או חבילת גלישה סלולרית (דור 3 ומעלה)
- יכולת לשלוח ולקבל דוא״ל, לגלוש באינטרנט, להוריד מסמכים ולהפעיל סרטונים.
Loomio פועל בכל דפדפני האינטרנט המקובלים, כגון Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox ו-Apple Safari. דפדפנים ישנים שאינם מעודכנים, כגון Microsoft Internet Explorer, עלולים שלא לפעול.
אם מתעוררת בעיה בשימוש ב-Loomio במכשיר, ניתן לפנות לתמיכה של Loomio.
הגדרת הקבוצה
תיאור הקבוצה
תיאור הקבוצה הוא הדבר הראשון שרואים כשנכנסים לקבוצה ב-Loomio. יש לכתוב אותו כך שיעזור לחברים חדשים להבין את מטרת הקבוצה ואת העבודה המשותפת. יש להוסיף מידע נוסף שיסייע להתמצא ויעודד השתתפות.
למשל, ניתן לכלול דברי קבלת פנים ולהסביר שזהו המרחב המקוון לתקשורת ולממשל הארגוני של הארגון:
- להזכיר לחברים את מטרת הדירקטוריון או הוועדה.
- לתאר כיצד מתוכנן השימוש ב-Loomio: הכנה לישיבות, קידום דיונים, קבלת החלטות ושמירה על ההקשר בין הישיבות.
- להבהיר למי יש גישה לקבוצה ומי רשאי לקרוא ולהשתתף.
- לצרף מסמכי רקע או מסמכי ממשל ארגוני, או קישורים אליהם.
בדיקת הגדרות הפרטיות וההרשאות
קבוצות ב-Loomio מוגדרות במצב סודי כברירת מחדל, כלומר רק מי שהוזמנו במפורש לקבוצה יודעים על קיומה.
יש לעיין בהרשאות החברים ולהגדיר אותן בהתאם למיומנות של חברי הקבוצה. בתחילת הדרך, הסרת חלק מההרשאות עשויה לעזור למנוע בלבול. ניתן תמיד להחזיר הרשאות ככל שההיכרות עם Loomio גדלה.
תגיות קטגוריה
יש להוסיף תגיות קטגוריה המתאימות לארגון. הגדרתן מראש תעזור לכולם להשתמש בתגיות ולמצוא את השרשורים והמידע הדרושים.
הגדרת הפרופיל האישי
הפרופיל האישי יעזור לחברי הקבוצה לזהות בקלות מי עומד מאחורי ההודעות ולבטוח בכך שהן אכן מגיעות מהאדם המזוהה בפרופיל.
ניהול החברות בקבוצה
יש לוודא שכל חברי הדירקטוריון או הוועדה קיבלו הזמנה לקבוצה ונענו לה.
להתחיל בתהליך עבודה של הדירקטוריון
מדריך ההיכרות הכללי מסביר כיצד לעזור לכל המשתתפים לכתוב תגובה ולהצביע פעם אחת. בדירקטוריון, יש להמשיך מתרגול זה לתהליך ניהול חוזר אחד, כגון הכנת סדר יום, אישור פרוטוקול, סקירת דוח או קבלת החלטה קטנה בין ישיבות.
יש לקבוע במשותף אם החלטות שמתקבלות ב-Loomio נכנסות לתוקף עם פרסום המסקנה שלהן או דורשות אשרור בישיבה הבאה. יש לתעד בתיאור הקבוצה או במסמכי הניהול את המניין המוסכם, את סף ההצבעה הנדרש, את בעלי זכות ההצבעה ואת תהליך האשרור.