תרגול מתמשך

שיפור מתמשך

גם בקבוצה מצוינת או בהנחיה מצוינת תמיד יש מקום לשיפור. התקדמות הדרגתית בכיוון טוב מובילה למצב טוב יותר. שיפור הדרגתי דורש דרך יעילה לקיים שיחה על אופן שיתוף הפעולה. בעזרתה הכול אפשרי. בלעדיה נשארים במקום.

יש גישות רבות לשיפור מתמשך, אך כולן יוצרות מרחב להתבוננות ולמשוב, ודרך לערוך שינויים בעקבותיהם. צוותים שעובדים יחד לאורך זמן יכולים להשתמש בשיטה כמו סקראם, הכוללת מפגשים לבחינת העבודה שנעשתה ושיפורים קבועים בתהליך. במפגש חד־פעמי אפשר פשוט לבקש משוב לאחר המפגש במסגרת ההנחיה.

ב־Loomio

• אנשים משתמשים ב־Loomio עצמה כדי לדבר על אופן השימוש שלהם ב־Loomio. היא מספקת פלטפורמה טבעית ל״שיחה על השיחה״.
• תהליך ההצטרפות ל־Loomio מביא קבוצות לבחון היבטים רבים של שיתוף הפעולה ושל תהליך קבלת ההחלטות שלהן, וכך יוצר הזדמנות לשיפור.

הנחיה מבוזרת / הנחיה עצמית

ככל שקבוצה צוברת ניסיון, יותר אנשים מפתחים יכולת הנחיה. ההנחיה יכולה להפסיק להיות תפקיד של אדם מסוים ולהפוך לפעילות שניתן לחלק בין אנשים. כל אדם יכול לבצע פעולות הנחיה, ובין המשתתפים יכול להתפתח ריקוד של נתינה וקבלה, הובלה והיענות. בקבוצות ששואפות למנהיגות משותפת ולהיעדר היררכיה, חשוב מאוד לעודד זאת.

ניתן לתמוך באנשים שפחות רגילים לבצע פעולות הנחיה באמצעות למידה, הזמנות והצעות לצעדים ראשונים. הנה כמה דוגמאות לפעולות הנחיה שכמעט כל אדם יכול לנסות:

• לשקף את הדברים שנאמרו או לסכם אותם
• להזמין אחרים לתרום
• לשאול שאלות כדי להעמיק את ההבנה המשותפת
• לשים לב מי משתתף ומי לא
• להביע הערכה מפורשת לתרומות

אין צורך בסדר יום כדי לעסוק בהנחיה. הנחיה היא פשוט הקלה על ההתנהלות בקבוצה. במפגש המשפחתי, במסיבה או במפגש הבוקר הבא, אפשר לגשת למפגש מתוך גישה של הנחיה ולוודא שלכל אדם בקבוצה יש תחושת שייכות ואפשרות להשתתף. — סילביה זור

הנחיה מבוזרת יכולה לעבוד היטב, אך היא עלולה גם לגרום לאנשים להפריע זה לזה. בתחילה יש חוסר נוחות, בזמן שלומדים את הריקוד. חשוב להבחין בין הנחיה מבוזרת (עזרה הדדית למען הקבוצה), ״מניפולציה במסווה של הנחיה״ (תמרון הקבוצה לקידום סדר יום אישי) והנחיה ללא סמכות (ביצוע פעולות הנחיה ללא מנדט לכך).

יש להחליט במודע מתי הנחיה הדדית היא בחירה מתאימה, ומתי נדרשת הנחיה בידי אדם מסוים. במצבים מסוימים, כמו דיון רווי עימותים שבו נדרש גורם ניטרלי מוגדר, או כשחסר אמון, ייתכן שהנחיה מבוזרת לא תעבוד.

פעולות הנחיה אינן שמורות רק להנהלה או למי שזימן את המפגש — הן פתוחות לכולם. — ריצ׳רד ברטלט

יישום ב־Loomio

• המרחב המקוון מתאים במיוחד להנחיה מבוזרת. אנשים שונים יכולים להשתלב בנקודות שונות, בהתאם למה שהם מבחינים בו ולכישורים שלהם.
• דיון מקוון הוא כברירת מחדל שיתוף פעולה מבוזר בין עמיתים. כל הסדר אחר דורש תכנון מפורש. זאת בניגוד למרחבים שאינם מקוונים, שבהם ברירת המחדל היא שאדם מסוים זימן מפגש, וחלוקת תפקיד ההנחיה דורשת יוזמה.
• Loomio תוכננה עבור קבוצה של אנשים במעמד שווה. במובנים רבים, גישת ההנחיה המבוזרת היא המתאימה ביותר לכלי.
• אנשים שמשתמשים ב־Loomio כבר מבצעים הנחיה הדדית כל הזמן, גם בלי לזהות זאת כהנחיה. פעולות פשוטות כמו להציע להעלות הצעה, לאזכר אנשים, לסכם את התהליך עד כה וכדומה הן כולן פעולות הנחיה.

אמנות ההיענות להנחיה

בדומה למיומנות ההיענות להובלה בריקוד זוגי, גם ההיענות להנחיה היא אמנות בפני עצמה. אנשים בעלי ניסיון בהנחיה, או שהשתתפו בתהליכים רבים שהונחו היטב, יקבלו הנחיה באופן שונה מאנשים ללא ניסיון כזה.

בצד החיובי, היכולת להיענות להנחיה היא מיומנות שניתן לפתח, והיא יכולה להשפיע רבות על הצלחת הקבוצה. היא כוללת דברים פשוטים כמו הגעה בזמן, מילוי הוראות ונכונות לנסות סגנון חדש של חשיבה או תקשורת. לפעמים אנשים חווים חוויה טובה בלי לדעת בדיוק מדוע — הסבר על כך שההנחיה היא שאפשרה לתהליך לזרום או להעמיק יכול לעזור להם להבין מה העריכו בו.

בצד השלילי, חוסר יכולת או חוסר נכונות להיענות להנחיה עלולים לפגוע בשיתוף הפעולה בקבוצה. גם הנחיה מיומנת לא תוכל למלא את תפקידה מול רמה מסוימת של התנגדות. בעיות נפוצות כוללות השתלטות על הדיון, העלאת התנגדויות לשם הוויכוח, שיבוש התהליך, חוסר כבוד כלפי ההנחיה או המשתתפים, או חוסר מעורבות. כל אדם נדרש לקחת אחריות מסוימת על הנכונות להיענות להנחיה.

ב־Loomio

• עם מעט תרגול, רוב האנשים שמשתמשים ב־Loomio משפרים במהירות את היכולת להיענות לפעולות הנחיה, למשל להשיב בעקבות אזכור באמצעות @.
• ביצוע פעולות הנחיה ב־Loomio מסייע לפתח גם את היכולת להיענות להנחיה.
• מכיוון שהכול נשמר בארכיון, ניתן לראות פעולות הנחיה מהעבר כשהן ״קפואות בזמן״ וללמוד מההתבוננות בהן גם בלי להשתתף בתהליך המקורי.

שינוי תרבותי

תרבות של שיתוף פעולה והשתתפות מתפתחת לאורך זמן, באמצעות תרגול רב וניסוי וטעייה. הבנת ההנחיה, הערכתה והזמנתה יכולות למלא תפקיד מרכזי בהתפתחות התרבות הזאת. הנחיה יכולה להתפתח מתפקיד לפעילות, ובהמשך לצורת חשיבה. בתרבות של שיתוף פעולה, ההנחיה מתקיימת בין כל האנשים במגוון דרכים.

האם מסיבת החברה מאפשרת השתתפות פעילה? האם הארוחה המשותפת במשרד, שאליה מביאים אוכל, פשוט מתארגנת כאילו מעצמה? האם רעיונות יכולים לצמוח מכל מקום, להתפתח בעזרת החשיבה והעשייה של אנשים רבים ולהתממש באופן טוב יותר מכפי שניתן היה לדמיין בתחילה?

שינוי תרבותי עמוק מתרחש כאשר תרבות שיתוף הפעולה יוצאת ממרחבים ייעודיים של ״שיתוף פעולה״ ומופיעה בכל היבט של הארגון. שיתוף פעולה אינו מסתכם בפתקיות דביקות ובסבבי עדכון, אלא נוגע לאופי החיים בארגון עצמו.

ב־Loomio

• תאוריית השינוי של Loomio גורסת שככל שיותר קבוצות יתרגלו קבלת החלטות יעילה שמאפשרת לכולם להשתתף, ניתן יהיה לשנות את הדינמיקה בארגונים בקנה מידה עולמי. הדבר בא לידי ביטוי בכל היבט של תכנון הכלי וגם באופן שבו אנחנו פועלים כקואופרטיב. המטרה היא שינוי תרבותי באמצעות תרגול של שיתוף פעולה.
• קבוצות ב־Loomio חוו התפתחות של התרבות שלהן באמצעות הכלי. למשל, קבוצות בעלות תרבות של שיתוף פעולה הצליחו לגדול תוך שמירה עליה, וקבוצות המבוססות על השתתפות הצליחו להמשיך להתקיים במקום להתפרק בשל קשיים בקבלת החלטות שמאפשרת לכולם להשתתף.
• Loomio מאפשרת ליצור סוג של ״שגרה חדשה״ של שיתוף פעולה, בכך שהיא הופכת את התרגול שלו לנגיש וקל יותר ליישום.

להשראה בנושא תרגול מתמשך, ניתן לקרוא סיפורים של קבוצות ב־Loomio.