הכנה לפגישה

פגישות יעילות מאפשרות עבודה משותפת והשתתפות רחבה. הן מחזקות קשרים, מסייעות להגיע להבנה משותפת ולקבל החלטות טובות ומהירות יותר. הן גם מאפשרות חשיבה יצירתית, קבלת משוב ושיפור מתמשך.

ניתן להשתמש ב־Loomio כדי לתכנן פגישה יעילה: לשתף אנשים כבר מתחילת התהליך, להתמקד בנושאים החשובים ביותר ולהפיק יותר מהזמן המשותף.

אם הקבוצה חדשה ב־Loomio, כדאי להתחיל בהיכרות של הקבוצה עם Loomio, ואז להשתמש בתהליך המתואר כאן כשגרת עבודה ראשונה לפגישות חוזרות.

יש כמה דרכים להפוך את ישיבת ההנהלה או הוועדה הבאה ליעילה יותר...

מיקוד הפגישה ומעקב אחר משימות

כדאי להגדיר את מוקד הפגישה כדי להקדיש את הזמן המשותף לנושאים החשובים ביותר.

הזמנת חברות וחברי הקבוצה לתרום לסדר היום מסייעת לגבש הבנה משותפת, לחשוב על הנושאים ולהתכונן לפגישה.

פעולות: - למקד את הפגישה בדברים החשובים ביותר, - לעקוב אחר משימות מפגישות קודמות ולדון בהן עם חברות וחברי הקבוצה.

ב־Loomio

ניתן להשתמש ב־דִיוּן ב־Loomio כדי להתכונן לפגישה: * להזכיר לחברות ולחברי הקבוצה שהפגישה מתקרבת, * להזמין תגובות על הנושאים החשובים ביותר להתמקד בהם, * לסכם משימות מהפגישה הקודמת ולבקש עדכון.

סדר היום ושליחת הודעה

יש להודיע על הפגישה ולצרף סדר יום ברור. ניתן לצרף חומרי רקע, לקשר למסמכים חשובים ולשלוח הודעה לחברות ולחברי הקבוצה.

כך ניתן להתכונן לפגישה: לקרוא את החומרים ולחשוב על הנושאים לדיון ועל ההחלטות שיידרשו. ההכנה מסייעת להגיע לפגישה עם ההקשר הדרוש.

פעולות: - להכין סדר יום, מסמכים, חומרים וניירות רקע לישיבה, - להודיע לחברות ולחברי הקבוצה על הפגישה ולשלוח את החומרים.

ב־Loomio

ניתן להשתמש ב־דִיוּן ב־Loomio כדי להתכונן לישיבת ההנהלה: * לציין את פרטי הפגישה, * לצרף או לקשר את סדר היום, המסמכים וחומרי הפגישה האחרים, * להזמין חברות וחברי קבוצה באמצעות הודעה, * לעקוב אחר 'נראה ע"י' כדי לראות מי קראו את השרשור.

שרשור ב־Loomio דומה לשליחת הודעת דוא״ל, ויש לו כמה יתרונות: - ניתן לראות מי קראו את השרשור ולהזכיר למי שעדיין לא קראו, - תשובות ותגובות של חברות וחברי הקבוצה גלויות לכל מי שמורשים לצפות בשרשור, - הדיון והשאלות על סדר היום או על חומרי הפגישה מרוכזים במקום אחד.

כל המידע על הפגישה זמין לחברות ולחברי הקבוצה במקום אחד. כך קל יותר למצוא מידע חשוב ואין צורך לעקוב אחר רצפים מבלבלים של הודעות דוא״ל.

אישור היערכות

יש לבקש מחברות ומחברי הקבוצה להשאיר תגובה המאשרת שקראו את סדר היום ואת חומרי הפגישה ושהם ערוכים לפגישה. ניתן להיעזר ב־נראה ע"י כדי לזהות למי כדאי לשלוח תזכורת.

מציאת מועד לפגישה

מציאת מועד שמתאים לכולם עשויה לגזול זמן רב ממנהלי הקבוצה.

ב־Loomio

אם טרם נקבעו תאריך ושעה לפגישה, או אם צריך למצוא מועד לפגישה עתידית, ניתן להשתמש ב־סקר זמן.

סקר זמן מאפשר לראות מתי כולם פנויים ולמצוא את המועד המתאים ביותר. כך נחסכים זמן ומאמץ בתיאום הפגישה.

חברות וחברי קבוצה באזורי זמן שונים יראו את התאריכים והשעות לפי אזור הזמן שלהם.

כאשר סקר הזמן נסגר, יש לבחור את המועד המתאים ביותר ולשלוח הודעה על המסקנה עם הזמנה ליומן, כדי שיהיה אפשר להוסיף את הפגישה ליומן.

אישור פרוטוקול הפגישה

אישור פרוטוקול הוא נוהג מקובל בפגישות רשמיות, ומועיל גם בפגישות אחרות.

הפרוטוקול מתעד את הפגישה, את הנקודות המרכזיות שעלו בדיון, את ההחלטות ואת אופן ההצבעה. הוא כולל את המשימות שסוכמו ואת האחראים להן, ולעיתים משמש נקודת פתיחה לפגישה הבאה.

הפרוטוקול מזכיר למשתתפים את מה שסוכם, מסייע למי שנעדרו ומשמש תיעוד שאפשר לעיין בו במקרה של מחלוקת.

ב־Loomio

יש לפרסם את הפרוטוקול בשרשור הפגישה ב־Loomio בתוך כמה ימים מהפגישה ולהזמין את המשתתפים לאשר אותו. כך הפרוטוקול נשאר רלוונטי, מזכיר את המשימות שסוכמו וחוסך זמן בפגישה הבאה.

בדוגמה שלמעלה נעשה שימוש בסקר לִבחוֹר עם שתי אפשרויות: 'אישור' או 'בדיקה מחדש'.

לאחר שכולם הצביעו והסקר נסגר, יש לפרסם מסקנה כדי שכולם ידעו מה הוחלט.

אם נהוג אצלכם לתת אישור רשמי בפגישה הבאה, יש להוסיף לסדר היום סעיף לאישור הסקרים וההחלטות שהתקבלו ב־Loomio ולתעד את האישור בפרוטוקול.

לדוגמה: "האם יש בקשה לשנות הצבעה ב־Loomio? אם לא, אפשר לקבל החלטה על אישור רשמי של הסקרים שנערכו ב־Loomio מאז הפגישה הקודמת."

אישור דוחות

ברוב סדרי היום מוקצה זמן להצגת דוחות, לדיון בהם ולאישורם. למשל, דוחות הנהלה, כספים, תפעול, בריאות ובטיחות ודוחות על פרויקטים.

דוחות מסייעים לכולם להבין את המצב, אך העיסוק בהם במהלך הפגישה עשוי לתפוס זמן שאפשר לנצל ביעילות רבה יותר.

ב־Loomio

יש לצרף את הדוחות ל־שרשור הפגישה או לקשר אליהם, ולהזמין שאלות עליהם לפני הפגישה.

חברות וחברי הקבוצה יכולים לקבל את הדוחות ולקרוא אותם בזמן ובמקום שנוחים להם. בזמן הקריאה אפשר להגיב, לשאול שאלות ולראות את התשובות ב־Loomio.

שאלה של אחת מחברות הקבוצה או אחד מחבריה עשויה לעניין גם אחרים. לכן, כאשר נשלחת תשובה, היא גלויה לכל הקבוצה ב־Loomio.

לאחר שהדיון בדוחות ב־Loomio נעשה מוכר לחברות ולחברי הקבוצה, אפשר לחסוך עוד זמן ולבקש לאשר את הדוחות לפני הפגישה.

אם נהוג אצלכם לתת אישור רשמי בפגישה הבאה, יש להוסיף לסדר היום סעיף לאישור הסקרים וההחלטות שהתקבלו ב־Loomio ולתעד את האישור בפרוטוקול.

לדוגמה: "האם יש בקשה לשנות הצבעה ב־Loomio? אם לא, אפשר לקבל החלטה על אישור רשמי של הסקרים שנערכו ב־Loomio מאז הפגישה הקודמת."