הכנה לפגישה
פגישות יעילות הן פגישות פוריות, מכלילות ושיתופיות — הן משפרות את המעורבות, מסייעות לבנות קשרים חזקים וליצור הבנה משותפת, מאפשרות לקבל החלטות טובות ומהירות יותר, מעודדות השתתפות של כולם, תומכות בחשיבה יצירתית ובחדשנות ומשמשות ערוץ למשוב ולשיפור מתמשך.
ניתן להשתמש ב-Loomio לתכנון פגישה יעילה: לשתף אנשים כבר מההתחלה, להתמקד יחד בנושאים החשובים ביותר ולנצל טוב יותר את הזמן המשותף.
אם הקבוצה חדשה ב-Loomio, יש להתחיל בהיכרות עם Loomio בקבוצה, ולאחר מכן להשתמש בתהליך ההכנה לפגישה כתהליך עבודה מעשי ראשון שחוזר על עצמו.
יש כמה פעולות שיכולות לסייע לקיים פגישה יעילה של הדירקטוריון או הוועדה...
- מיקוד הפגישה ומעקב אחר פעולות
- פרסום סדר היום ושליחת התראות
- מציאת מועד לפגישה
- אישור פרוטוקולים
- אישור דוחות
מיקוד הפגישה ומעקב אחר פעולות
יש לקבוע מוקד לפגישה כדי לנצל את הזמן המשותף לדיון בנושאים החשובים ביותר.
הזמנת חברים לתרום לסדר היום מסייעת ליצור הבנה משותפת, לחשוב על הנושאים ולהגיע לפגישה עם נכונות להשתתף.
פעולות: - למקד את הפגישה בנושאים החשובים ביותר, - לעקוב אחר פעולות מפגישות קודמות ולדון בהן עם חברי הקבוצה.
ב-Loomio
ניתן להשתמש בדִיוּן ב-Loomio כדי להתכונן לפגישה: * להזכיר לחברי הקבוצה את הפגישה הקרובה, * להזמין תגובות על הנושאים החשובים ביותר שיש להתמקד בהם, * לסכם את הפעולות מהפגישה הקודמת ולבקש עדכון.
סדר היום ושליחת התראות
יש להודיע על הפגישה ולפרסם סדר יום ברור. יש לצרף חומרי רקע, להוסיף קישורים למסמכים מרכזיים ולשלוח התראה לחברי הקבוצה.
כך ניתן להתכונן לפגישה באמצעות קריאת החומרים וחשיבה על נושאי הדיון ועל ההחלטות שיש לקבל. הדבר מסייע לחברי הקבוצה להגיע עם הבנת ההקשר ועם הכנה לפגישה.
פעולות: - להכין סדר יום, מסמכים, חומרי רקע ומסמכים לדירקטוריון, - להודיע לחברי הקבוצה על הפגישה ולשלוח את החומרים.
ב-Loomio
ניתן להשתמש בדִיוּן ב-Loomio כדי להתכונן לפגישת הדירקטוריון: * לפרט את פרטי הפגישה, * לצרף את סדר היום, המסמכים ושאר חומרי הפגישה או להוסיף קישורים אליהם, * להזמין את חברי הקבוצה באמצעות התראה, * לעקוב אחר 'נראה ע"י' כדי לראות מי קרא את השרשור.
אף שהפעולה דומה לשליחת הודעת דוא״ל, לשרשור ב-Loomio יש יתרונות: - ניתן לראות מי קרא את השרשור ולשלוח תזכורת למי שטרם קרא אותו, - תשובות ותגובות של חברי הקבוצה גלויות לכל מי שיש להם הרשאה לצפות בשרשור, - כל הדיונים והשאלות על סדר היום או על חומרי הפגישה מרוכזים במקום אחד.
כל המידע על הפגישה זמין לחברי הקבוצה במקום אחד, וכך ניתן להימנע משרשראות דוא״ל מבלבלות ומאובדן מידע חשוב בדואר הנכנס.
אישור
יש לבקש מחברי הקבוצה לפרסם תגובה המאשרת את קריאת סדר היום וחומרי הפגישה ואת המוכנות לפגישה. ניתן להשתמש בנראה ע"י כדי לזהות למי ייתכן שנדרשת תזכורת.
מציאת מועד לפגישה
מציאת מועד לפגישה יכולה להיות אתגר חוזר עבור מנהלים רבים.
ב-Loomio
אם טרם נקבעו תאריך ושעה לפגישה או שיש צורך למצוא מועד לפגישה עתידית, ניתן להשתמש בסקר זמן.
סקר זמן מאפשר לראות בקלות את הזמינות של כולם ולמצוא את המועד המתאים ביותר, וכך מצמצם את הזמן והמאמץ הדרושים למשימת הניהול הנפוצה הזו.
התאריכים והשעות מוצגים לחברים באזורי זמן שונים בהתאם לאזור הזמן שלהם.
לאחר סגירת סקר הזמן, יש לבצע בחירה של המועד המתאים ביותר ולשלוח התראה על המסקנה עם הזמנה ביומן, כדי לאפשר לחברים להוסיף את הפגישה ליומן שלהם.
אישור פרוטוקולים
אישור או אשרור של פרוטוקולים הוא נוהג מקובל בפגישות רשמיות ונוהג מומלץ בכל פגישה.
פרוטוקולים מתעדים את הפגישה, את הנקודות המרכזיות שעלו בדיון, את תוצאות ההחלטות ואת אופן ההצבעה. הם כוללים את הפעולות שסוכמו ואת האחריות לביצוען, ולעיתים קרובות משמשים נקודת מוצא לפגישה הבאה.
פרוטוקולים משמשים תזכורת למי שנכחו בפגישה, מסייעים למי שנעדרו ממנה ומספקים תיעוד שניתן לעיין בו במקרה של מחלוקת.
ב-Loomio
יש לפרסם את הפרוטוקול בשרשור הפגישה ב-Loomio בתוך כמה ימים מהפגישה ולהזמין את המשתתפים לאשר אותו. כך הפרוטוקול נשאר רלוונטי וטרי בזיכרון של חברי הקבוצה, ומשמש תזכורת לפעולות שעליהם לבצע. הדבר גם חוסך זמן במהלך הפגישה.
בדוגמה שלמעלה נעשה שימוש בסקר בחירה עם שתי אפשרויות: 'אישור' או 'בדיקה מחדש'.
לאחר שכל ההצבעות הוגשו והסקר נסגר, יש לפרסם מסקנה כדי שכולם ידעו מה הוחלט.
אם נוהלי הפגישות מחייבים אישור רשמי בפגישה הבאה, יש להוסיף לסדר היום סעיף לסקירה ולאישור של הסקרים וההחלטות שהתקבלו ב-Loomio, ולתעד זאת בפרוטוקול הפגישה.
לדוגמה: "האם יש בקשות לשנות הצבעות ב-Loomio? אם לא, ניתן להחליט על אישור רשמי של הסקרים שנערכו ב-Loomio בתקופה האחרונה."
אישור דוחות
רוב סדרי היום של פגישות כוללים זמן להצגת דוחות, לדיון בהם ולאישורם; למשל דוחות מטעם ההנהלה הכללית, דוחות כספיים, דוחות תפעול, דוחות בריאות ובטיחות ודוחות על פרויקטים.
דוחות מסייעים לכולם להגיע להבנה משותפת, אך הם עלולים לתפוס זמן יקר בפגישה שניתן לנצל ביעילות רבה יותר.
ב-Loomio
יש לצרף דוחות לשרשור הפגישה או להוסיף קישורים אליהם, ולהזמין שאלות על הדוחות לפני הפגישה.
חברי הקבוצה מקבלים את הדוחות וקוראים אותם בזמן ובמקום המתאימים להם. במהלך הקריאה והחשיבה על הדוחות, ניתן לפרסם תגובות, לשאול שאלות ולראות תשובות ב-Loomio.
שאלה שהועלתה על ידי חבר בקבוצה עשויה לעניין גם חברים אחרים, ולכן התשובה לשאלה גלויה לכל חברי הקבוצה ב-Loomio.
ככל שהדיון בדוחות ב-Loomio הופך להרגל בקרב חברי הקבוצה, ניתן לחסוך זמן נוסף באמצעות בקשת אישור לדוחות עוד לפני הפגישה.
אם נוהלי הפגישות מחייבים אישור רשמי בפגישה הבאה, יש להוסיף לסדר היום סעיף לסקירה ולאישור של הסקרים וההחלטות שהתקבלו ב-Loomio, ולתעד זאת בפרוטוקול הפגישה.
לדוגמה: "האם יש בקשות לשנות הצבעות ב-Loomio? אם לא, ניתן להחליט על אישור רשמי של הסקרים שנערכו ב-Loomio בתקופה האחרונה."