הגדרות הצעות וסקרים
הגדרת הצעה או סקר
תבניות להצעות ולסקרים
יש לבצע בחירה בתבנית ההצעה הרצויה.
כותרת ופרטים
קבוצה: יש לוודא שנבחרה הקבוצה המתאימה להצעה או לסקר.
כותרת: יש לתת להצעה או לסקר כותרת קצרה ורלוונטית.
פרטים: יש להסביר מה מבקשים מאנשים ולכלול מספיק פרטים כדי שמשמעות ההצבעה תהיה ברורה לכולם.
התבניות המוגדרות מראש כוללות שאלות מנחות שעוזרות לנסח הצעה טובה. ניתן להשתמש בהן או להוסיף פרטים אחרים.
בעת ניסוח הצעה, יש לציין את הציפיות ולתאר את ההשפעה שתהיה להצעה אם תתקבל.
ניתן לצרף קבצים, להוסיף תמונות וטבלאות ולהוסיף כותרות ורשימות באמצעות כפתורי העיצוב. כך ניתן לשתף מידע תומך ולהקל על קריאת הצעות ארוכות.
אפשרויות הצבעה
כל תבנית להצעה או לסקר כוללת אפשרויות הצבעה.
בהתאם לתבנית, ניתן לערוך, להסיר, לשנות את הסדר או להוסיף אפשרויות הצבעה כדי להתאים אותן לתהליך קבלת ההחלטות.
- לעריכת אפשרות הצבעה, יש להשתמש בסמל העיפרון
- להסרת אפשרויות הצבעה לא רצויות, יש להשתמש בסמל פח האשפה
- לשינוי סדר אפשרויות ההצבעה, יש לגרור את ידית ההזזה
- להוספת אפשרויות הצבעה, יש להשתמש ב־הוסף אפשרות כאשר התבנית מאפשרת אפשרויות מותאמות אישית
עריכת אפשרויות הצבעה
ניתן להגדיר את אפשרויות ההצבעה בדרכים רבות, בהתאם לאופן שבו הארגון מקבל החלטות.
יש להשתמש בסמל העיפרון שלצד אפשרות ההצבעה כדי לפתוח את חלון העריכה:
שם האפשרות: שם קצר לאפשרות.
סמל: יש לבחור סמל לאפשרות, כגון אגודל למעלה, אגודל למטה, נמנע/ת או וטו.
משמעות: משפט המסביר את משמעות הבחירה באפשרות זו.
שאלה מנחה לנימוק: שאלה המזמינה מצביעים להסביר את הנימוק להצבעתם או לשקול מחדש את עמדתם.
משך ההצבעה
כברירת מחדל, ההצבעה נפתחת מיד עם יצירת הסקר. כדי לתזמן את פתיחת ההצבעה למועד מאוחר יותר, יש לבטל את הסימון של ההצבעה נפתחת מיד ולבחור תאריך ושעת פתיחה.
כך ניתן להקצות זמן לדיון לפני פתיחת ההצבעה, או לוודא שהסקר או ההצעה מוגדרים כראוי ומתוזמנים למועד המתאים.
למשל, אם בקבוצה יש כמה החלטות להצבעה באספה הקרובה, ניתן להכין את הסקרים ולהוסיף מצביעים מראש, ואז לתזמן את כולם לפתיחה עם תחילת תקופת ההצבעה. ניתן לראות את הסקרים לפני פתיחתם, אך לא להצביע מוקדם.
כאשר נקבע לסקר מועד פתיחה, ניתן להוסיף מצביעים לפני פתיחת ההצבעה. המצביעים יקבלו התראה עם פתיחת ההצבעה, ולא בעת הוספתם.
כדי לפתוח את ההצבעה לפני המועד המתוכנן, יש לבחור עריכת סקר, לסמן ההצבעה נפתחת מיד ולשמור.
שליחת התראה למצביעים עם פתיחת הסקר: כאשר האפשרות מסומנת, כפי שהיא כברירת מחדל, כל המצביעים יקבלו התראה עם פתיחת ההצבעה. כדי לפתוח את ההצבעה ללא שליחת התראות, יש לבטל את הסימון.
תאריך ושעת סגירה: יש לבחור את תאריך ושעת הסגירה של הסקר.
יש להקצות מספיק זמן להצבעה. ניתן לתזמן את סגירת ההצעה לפני פגישה, או להימנע מסגירה בסוף השבוע, כדי שהתזכורת תגיע בזמן מתאים. במידת הצורך, ניתן לסגור את הסקר מוקדם או לדחות את מועד הסגירה.
מי יכול להצביע?
יש לבצע בחירה במי שיוכלו להצביע בסקר.
- כל מי שנמצא בקבוצה (או כל מי שנמצא בשרשור): כל מי שיש לו גישה לסקר יכול להצביע, כולל אנשים שיצטרפו בהמשך.
- אנשים נבחרים בלבד: רק האנשים שנוספו יכולים להצביע. אפשרות זו מתאימה כאשר רק חלק מחברי הקבוצה אמורים להצביע, למשל חברי הנהלה או ועדה.
לאחר פתיחת סקר מסוג אנשים נבחרים בלבד, נפתח ניהול מצביעים כדי לאפשר הוספת מצביעים. ניתן להוסיף או להסיר מצביעים בהמשך. למידע נוסף, ניתן לעיין בניהול מצביעים.
הגדרות נוספות
תזכורת
שליחת התראת 'הסקר ייסגר בקרוב' 24 שעות לפני סגירת הסקר. זו יכולה להיות הזדמנות לראות כיצד אחרים הצביעו ולשקול מחדש את ההצבעה, או דרך להגדיל את ההשתתפות בסקר.
אפשרויות ההגדרה: - אף אחד - מי שיצרו את הסקר - אנשים שטרם הצביעו (ברירת מחדל) - כל המצביעים
בסקר אנונימי שנמשך לפחות 24 שעות, Loomio שולח אוטומטית תזכורת לאנשים הזכאים להצביע שטרם הצביעו, במהלך 24 השעות האחרונות. לא ניתן לשנות תזכורת זו בהגדרות הסקר.
הצבעה אנונימית
כאשר האפשרות מופעלת, ההצבעות נשמרות בנפרד מזהויות המצביעים. התוצאות מופיעות לאחר סגירת ההצבעה, ולא ניתן להוסיף נימוקים, לעיין בהצבעה שנשלחה או לשנות אותה.
לפרטים על הפרדת זהויות המצביעים מההצבעות שנשלחו, המידע שנשמר ומגבלות ההגנה, ניתן לעיין בהצבעה אנונימית.
אזהרה
לאחר תחילת הסקר, לא ניתן לערוך אותו כדי להפוך אותו לאנונימי או לבטל את ההגדרה האנונימית. לא ניתן לפתוח מחדש סקר אנונימי לאחר שנסגר.
נימוק להצבעה
הבנת הנימוקים להצבעות יכולה להועיל. באמצעות הגדרה זו ניתן לבקש מאנשים לשתף את מחשבותיהם בעת ההצבעה.
ההגדרות הזמינות תלויות בתבנית:
- אופציונלי מאפשר בחירה אם לתת נימוק
- נדרש עבור אי הסכמה או חסימה מחייב נימוק כאשר האפשרות שנבחרה משתמשת בסמל ההצבעה לא מסכים/ה או וטו
- נדרש עבור חסימה מחייב נימוק כאשר האפשרות שנבחרה משתמשת בסמל ההצבעה וטו
- נדרש מחייב נימוק בכל הצבעה
- נָכֶה מסיר את שדה הנימוק להצבעה
ההגדרות המותנות נקבעות לפי סמל ההצבעה ולא לפי שם האפשרות. הן חלות גם אם משנים את השם לא מסכים/ה למונח כגון התנגדות. ברירת המחדל בתבנית הסכמה היא נדרש עבור אי הסכמה או חסימה, ובתבנית קונצנזוס היא נדרש עבור חסימה. בתבניות האחרות ברירת המחדל היא אופציונלי. ניתן לשנות את ההגדרה לכל סקר בנפרד על ידי מי שיצרו אותו.
הגבלת הנימוק ל־500 תווים לכל היותר: נימוקים קצרים להצבעה קלים יותר להבנה. אוסף של נימוקים תמציתיים הוא משאב מועיל לקבלת החלטה. הגדרה זו מסומנת כברירת מחדל. ניתן לבטל את הסימון כדי לאפשר נימוקים ארוכים יותר.
הסתרת תוצאות
כדי לאפשר לאנשים להצביע בלי לדעת כיצד אחרים הצביעו, ניתן להסתיר את תוצאות הסקר.
כאשר התוצאות מוסתרות עד להצבעה, ניתן לראות את אפשרויות ההצבעה שנבחרו ואת הנימוקים לאחר ההצבעה.
כאשר התוצאות מוסתרות עד לסגירת ההצבעה, האפשרות להשיב להצבעות ולהוסיף אזכורים בנימוקי ההצבעה מושבתת עד לסגירת הסקר. ניתן לדחות את מועד הסגירה כל עוד הסקר פתוח, אך לא ניתן לפתוח אותו מחדש לאחר סגירתו.
עריכת הגדרות לפני פתיחת ההצבעה
לפני פתיחת ההצבעה, ניתן לשנות את פרטי הסקר ואת הגדרותיו, כולל הצבעה אנונימית והצגת תוצאות, אם קיימת הרשאה לעריכת הסקר. לאחר פתיחת ההצבעה, לא ניתן לשנות את הגדרת האנונימיות או לחשוף מוקדם תוצאות שמוסתרות עד לסגירה.
בסקרים אנונימיים, התוצאות תמיד מוסתרות עד לסגירת ההצבעה.
ניהול סקרים
יש לפתוח את תפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית התחתונה של הסקר.
עריכת סקר
ניתן להשתמש ב־עריכת סקר כדי לערוך את תוכן הסקר או את הגדרותיו.
שמירה כתבנית
כדי לעשות שימוש חוזר בתוכן הסקר, באפשרויות ההצבעה, בהסברים ובהגדרות שלו, יש לבחור שמירה כתבנית בתפריט הפעולות של הסקר. יש לבדוק את טופס התבנית שמולא מראש, לתת לתבנית שם וכותרת משנה ולבחור שמור תבנית. לאחר מכן ניתן לבחור בתבנית בעת פתיחת סקר חדש בקבוצה.
מנהלי קבוצה יכולים לשמור תבניות. גם חברים יכולים לשמור תבניות כאשר האפשרות חברים יכולים ליצור תבניות מופעלת בהרשאות הקבוצה. לפרטים נוספים, ניתן לעיין בתבניות סקרים.
היסטוריית התראות
היסטוריית התראות מציגה למי נשלחו התראות והאם כל התראה נקראה.
יצוא סקר
ניתן להשתמש ב־יצוא כדי להוריד את מצב הסקר ותוצאותיו לקובץ גיליון אלקטרוני (.csv), כנתונים ללא עיצוב לצורך ניתוח או שמירה בארכיון.
הדפסה
ניתן להשתמש ב־הדפס בפעולות השרשור כדי לפתוח מסמך HTML המותאם להדפסה. ניתן להדפיס אותו או לשמור אותו כקובץ PDF לצורך פרסום ושמירה בארכיון.
מחיקה
בחירה ב־מחיקה תמחק את הסקר. תחילה תופיע בקשה לאישור מחיקת הסקר.
יש לוודא שהכוונה היא למחוק את הסקר. אין אפשרות לשחזור.
לאחר המחיקה, יישאר בשרשור סימון הפריט הוסר.
שמירת סימניה
ניתן להשתמש ב־שמור סימניה כדי להוסיף את הסקר לסימניות לגישה מהירה בהמשך.