תהליך פשוט לקבלת החלטות
מדריך זה מתאר תהליך מתחילתו ועד סופו, הכולל דיון, בדיקת כיוון, הצעה סופית ומסקנה. לעזרה עם השדות ואפשרויות התגובה של הצעה אחת, ניתן לעיין בהצעות.
ארגונים מסוימים מגיעים ל-Loomio לאחר שכבר פיתחו תרבות ופרקטיקה מבוססות של קבלת החלטות בשיתוף. ארגונים כאלה כתבו לעיתים קרובות מדריכים והגדירו את דרכי העבודה שלהם, אך רוב הארגונים עדיין נמצאים בתהליך ומחפשים צעדים ראשונים שיעזרו לקבל החלטות טובות יותר יחד. אם השאלה המרכזית בארגון היא איך מקבלים החלטות יחד?, מדריך זה נועד לסייע בכך.
הנה שלושה צעדים שיסייעו לגבש יחד החלטה טובה ומלוכדת יותר, עם פחות מתח וחרדה.
קבלת החלטות פשוטה - ב-3 צעדים
החלטות טובות בשיתוף מתקבלות לעיתים רחוקות מעצמן. כמעט תמיד מועיל להנחות את הדיון עד לקבלת החלטה. לכן, פתיחת שרשור דיון כרוכה בקבלת תפקיד ההנחיה, אלא אם ההנחיה כבר מתבצעת על ידי מישהו אחר.
יש לפעול לפי שלושת הצעדים האלה כדי להנחות את הקבוצה לקבלת החלטה טובה.
צעד 1 - הצגת הנושא ודיון
יש לפתוח דיון ב-Loomio כדי להציג את הנושא, לפתוח שיחה ולהזמין אנשים. יש לכלול את כל המידע הדרוש לקבוצה להבנת ההקשר ולהשתתפות משמעותית, לצד רקע רלוונטי שיבהיר לכולם את המטרה.
יש להגדיר את המטרה בבירור - איזו החלטה יש לקבל, או מהי המסקנה שאליה מבקשים להגיע בדיון?
עם התקדמות הדיון, יש לתת מקום למגוון דעות ורעיונות - לפעמים הרעיונות והתרומות הטובים ביותר מגיעים מחשיבה מחוץ למסגרת המקובלת. יש לבחון ולבדוק רעיונות יחד, תוך עידוד דיון פתוח ומכבד.
יש לשים לב מתי אותם קולות שולטים בדיון, ולהזמין אנשים שפחות נשמעים לתרום באמצעות אזכור שלהם עם @ ושאלה לגבי דעתם.
ניתן להקל על ההשתתפות בדיון מורכב באמצעות עדכון אזור ההקשר בסיכום של הנקודות המרכזיות.
צעד 2 - בדיקת כיוון
כשהקבוצה מתחילה להתכנס סביב כיוון להמשך, ניתן להשתמש בסקר בדיקת כיוון כדי לאסוף דעות ולבחון את תחושות הקבוצה.
בדיקת כיוון מיידעת אנשים שמתגבשת הצעה ומעודדת מעורבות. ניתן להשתמש בה גם כדי להבהיר סוגיה, אפילו אם הפתרון עדיין אינו ברור.
בדיקת כיוון מאפשרת להעלות חששות לפני שמתקדמים להסכמה רשמית. ניתן לברר אם הכיוון המתגבש מקובל, אם יש שאלות או צורך בזמן נוסף, או אם יש חששות.
יש להשתמש במשוב כדי לשפר ולדייק את ההצעה. אם נדרשת עבודה נוספת, ייתכן שיהיה צורך לחזור לצעד 1 ואז לקיים סיבוב נוסף של בדיקת כיוון.
מעורבות טובה תעזור להעריך מתי ניתן להתקדם להצעה.
צעד 3 - הצעה
בשלב זה ניתן להעלות הצעה רשמית בביטחון שהיא תתקבל.
ייתכן שהתקיים דיון נרחב והוצעו גרסאות שונות, ולכן יש לנסח במדויק את ההחלטה שעל הפרק, כדי שמשמעות אפשרויות ההצבעה תהיה ברורה לכולם.
יש לקבוע את מועדי ההצעה מתוך מחשבה, כדי שלחברי הקבוצה יהיה זמן לשקול ולהשתתף. תמיד ניתן לדחות את תאריך הסגירה במידת הצורך.
צעד זה חשוב כדי לתת תוקף רשמי להסכמה באמצעות ההצבעות ולנסח מסקנה - מה קרה ומה יקרה בהמשך.
תוצאות ההצעה נשמרות, לצד תיעוד הדיון שהוביל להחלטה.
מסקנה
כשסקר ב־Loomio נסגר, מופיעה בקשה להגדיר מסקנה כדי ליידע את כולם מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.
הצעות יכולות לסייע במצבים רבים
ניתן לפתוח הצעה גם כשאין ודאות שתהיה הסכמה של כולם - הצעות מועילות גם כשאין קונצנזוס. הן נועדו להעלות סוגיות שיש לפתור ומסייעות להבהיר מחלוקות.
העמודים הבאים מציגים כמה תהליכים מורכבים יותר לקבלת החלטות, באמצעות התייעצות, הסכמה או קונצנזוס.