תהליך פשוט לקבלת החלטות

מדריך זה מתאר תהליך מלא הכולל דיון, בדיקת חושים, הצעה סופית ומסקנה. להסבר על השדות ואפשרויות התגובה בהצעה, ראו הצעות.

יש ארגונים שמגיעים ללומיו עם תרבות מבוססת של קבלת החלטות משותפת. לעיתים קרובות יש להם מדריכים ונהלים כתובים. ארגונים רבים אחרים עדיין מחפשים צעדים ראשונים שיעזרו להם לקבל החלטות טובות יותר יחד. אם השאלה המרכזית בארגון היא איך מקבלים החלטות יחד?, המדריך הזה נועד לסייע.

שלושה צעדים לגיבוש החלטה טובה ומגובשת יותר, עם פחות מתח וחשש.

קבלת החלטות פשוטה - בשלושה צעדים

החלטות משותפות טובות מתקבלות לעיתים רחוקות מעצמן. בדרך כלל כדאי שיהיה מי שינחה את הדיון עד לקבלת החלטה. פתיחת שרשור דיון כרוכה גם בתפקיד הנחיה, אלא אם מישהו אחר מנחה אותו.

ניתן להיעזר בשלושת הצעדים האלה כדי להנחות את הקבוצה לקבלת החלטה טובה.

צעד 1 - הצגת הנושא ודיון

יש לפתוח דיון בלומיו כדי להציג את הנושא, להתחיל שיחה ולהזמין אנשים להשתתף. כדאי לכלול את כל המידע הדרוש לקבוצה להשתתפות משמעותית, לצד רקע שיעזור לכולם להבין את מטרת הדיון.

כדאי להגדיר מטרה ברורה: איזו החלטה צריך לקבל, או מהי המסקנה הרצויה מהדיון?

ככל שהדיון מתקדם, יש לאפשר מגוון דעות. לפעמים הרעיונות הטובים ביותר מגיעים מכיוון לא צפוי. כדאי לבחון רעיונות יחד ולעודד דיון פתוח וענייני.

כדאי לשים לב אם אותם אנשים תופסים את רוב מקום בדיון. ניתן להזמין אנשים שטרם השמיעו את דעתם להשתתף באמצעות אזכור שלהם עם @ ושאלה לדעתם.

כדי להקל על ההשתתפות בדיון מורכב, ניתן לעדכן את חלק ההקשר בסיכום הנקודות המרכזיות.

צעד 2 - בדיקת חושים

כשהקבוצה מתחילה להתכנס לכיוון פעולה, ניתן להשתמש במשאל בדיקת חושים כדי לברר דעות ולבדוק מה עמדת הקבוצה.

״בדיקת חושים״ מבהירה שמתגבשת הצעה ומעודדת השתתפות. אפשר להשתמש בה גם כדי להבהיר סוגיה, אפילו אם עדיין אין פתרון ברור.

בדיקת חושים מאפשרת להעלות חששות לפני שמגיעים להסכמה רשמית. כך ניתן לגלות אם יש תמיכה בכיוון המסתמן, אם יש שאלות או צורך בזמן נוסף, ואם יש חששות.

יש להשתמש במשוב כדי לשפר ולדייק את ההצעה. אם נדרשת עוד עבודה, אפשר לחזור לצעד 1 ולאחר מכן לערוך סבב נוסף של בדיקת חושים.

השתתפות בדיון תעזור להעריך מתי אפשר להתקדם להצעה.

צעד 3 - הצעה

כעת ניתן להעלות הצעה רשמית מתוך ביטחון שיש לה סיכוי להתקבל.

ייתכן שבדיון עלו רעיונות וגרסאות רבות. יש לנסח במדויק את ההחלטה המוצעת, כדי שמשמעותן של אפשרויות ההצבעה תהיה ברורה לכולם.

יש לקבוע את מועד הסגירה של ההצעה כך שלחברי הקבוצה יהיה זמן לשקול אותה ולהשתתף. במקרה הצורך, תמיד אפשר להאריך את מועד הסגירה.

הצעד הזה מאפשר לתעד את ההסכמה באמצעות הצבעה ולפרסם מסקנה: מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.

תוצאות ההצעה מתועדות לצד הדיון שהוביל להחלטה.

מסקנה

כשמשאל בלומיו נסגר, תופיע בקשה לפרסם מסקנה כדי לעדכן את כולם במה שקרה ובמה שיקרה בהמשך.

הצעות מועילות במצבים רבים

אפשר לפתוח הצעה גם כשלא ברור אם כולם יסכימו. הצעות אינן מיועדות רק למצבים שבהם כבר קיימת הסכמה. הן עוזרות להעלות סוגיות שדורשות פתרון ולהבהיר חילוקי דעות.

בעמודים הבאים מוצגים תהליכים מורכבים מעט יותר לקבלת החלטות באמצעות התייעצות, הסכמה ללא התנגדות או קונצנזוס.