תבניות דיון
תבניות דיון עוזרות לקבוצה לפתוח דיונים באותה דרך בכל פעם. תבנית יכולה לספק כותרת, הקשר, תגיות והנחיות לפתיחת הדיון. היא גם קובעת ברירות מחדל, כגון האם להודיע לכל הקבוצה ואילו סקרים להציע.
כל דיון חדש בקבוצה מתחיל מתבנית. בעת בחירה באפשרות התחל דיון, Loomio מציג את תבניות הקבוצה. גם תבנית ריקה היא תבנית, ולכן ניתן לשנות גם את ברירות המחדל שלה.
תבניות מתאימות לתהליכים חוזרים בקבוצה, כגון סקירות פרויקטים, תהליכי התייעצות, הכנה לפגישות, החלטות מימון או אישור מסמכים. ניתן לערוך את כל הפרטים לפני פתיחת הדיון.
אופן השימוש בתבניות
- בעמוד הקבוצה, יש לבחור התחל דיון.
- Loomio מציג את התבניות הגלויות של הקבוצה. לכל תבנית מוצגות כותרת וכותרת משנה.
- יש לבחור תבנית. Loomio פותח את טופס הדיון החדש, כשהשדות בו ממולאים לפי התבנית.
- העזרה בתבנית מופיעה בראש הטופס כהנחיה.
- ניתן לערוך את הכותרת, ההקשר, התגיות ורשימת ההזמנות, ולאחר מכן יש לבחור התחל דיון.
שינוי תבנית משפיע רק על דיונים שנפתחו לאחר השינוי. דיונים שכבר נפתחו ממנה שומרים על התוכן וההגדרות שלהם.
בחירת מקבלי ההתראות כברירת מחדל
ההגדרה הזמן קובעת את מי טופס הדיון החדש מזמין כברירת מחדל. יש בה שתי אפשרויות:
- כולם בקבוצה: הקבוצה מופיעה בשדה הזמן בטופס הדיון, וכל חברי הקבוצה מקבלים התראה עם פתיחת הדיון.
- אף אחד: השדה הזמן ריק בתחילה. לא נשלחת התראה לאיש אלא אם נוספו אנשים לרשימת ההזמנות.
התבניות המובנות של Loomio, כולל תבנית ריקה, משתמשות באפשרות כולם בקבוצה. אם אין צורך לשלוח התראה לכל חברי הקבוצה עם כל דיון חדש, ניתן לערוך את התבניות שבשימוש הקבוצה ולהגדיר את הזמן לאפשרות אף אחד.
תמיד ניתן לשנות את רשימת ההזמנות לפני פתיחת הדיון. ניתן להסיר את הקבוצה כדי שלא לשלוח התראה לאיש, או להוסיף במקומה אנשים מסוימים. הגדרה זו משפיעה רק על התראות. חברי הקבוצה עדיין יכולים למצוא ולקרוא את הדיון בקבוצה, בכל אפשרות שנבחרה.
הקבוצה מתווספת לרשימת ההזמנות רק אם קיימת הרשאה להודיע לכל הקבוצה בעת פתיחת הדיון. למנהלים יש תמיד הרשאה זו. לחברים יש הרשאה זו כאשר חברים יכולים להודיע לכולם בקבוצה מופעל בהגדרות ההרשאות של הקבוצה.
הגדרות התבנית
מנהלי הקבוצה יכולים לערוך תבנית דרך תפריט הפעולות שלצדה ברשימת התבניות. בטופס מופיעות ההגדרות הבאות:
- כותרת התבנית: השם הקצר שמופיע ברשימת התבניות.
- כותרת משנה של התבנית: שורה אחת שמסבירה מתי להשתמש בתבנית.
- עזרה בתבנית: הנחיות שמופיעות בראש הטופס לפתיחת דיון חדש. ניתן להשתמש בהן כדי להסביר את התהליך ולקשר למשאבים. הן אינן חלק מהדיון.
- קבוצה: האם התבנית פותחת דיון בקבוצה או דיון ישיר. דיון ישיר גלוי רק לאנשים שהוזמנו אליו.
- כותרת ברירת מחדל: כותרת שמוזנת מראש לכל דיון חדש. ניתן לערוך אותה לפני פתיחת הדיון.
- כותרת לדוגמה: דוגמה שמופיעה בשדה כותרת ריק. יש להשתמש בה כאשר כותרת ברירת מחדל אינה מתאימה לכל דיון.
- תגיות: תגיות שנוספות לכל דיון חדש. ניתן להסיר אותן לפני פתיחת הדיון.
- הקשר: הטקסט הראשוני של הדיון. ניתן להשתמש בכותרות, בשאלות או בקישורים כדי להנחות את הכתיבה.
- הזמן: האם להזמין את כולם בקבוצה כברירת מחדל. ראו בחירת האנשים שיקבלו הודעה כברירת מחדל.
- תבניות סקר: סקרים שמוצעים לתהליך זה. הם מופיעים בטופס לפתיחת דיון חדש. הם גם מופיעים ראשונים בעת פתיחת סקר בדיון. הם אינם נפתחים אוטומטית.
- אפשר סקרים בו-זמניים: האם יותר מסקר אחד יכול להיות פתוח בדיון באותו זמן.
- מגבלת אורך התגובה: הגדרה אופציונלית של האורך המרבי לתגובות.
יש להשתמש בכותרת ברירת מחדל רק כאשר היא תישאר מדויקת. אחרת, יש לכתוב כותרת לדוגמה שמנחה לציין את הסקירה, התקופה, המסמך או ההחלטה המסוימים.
דוגמה: סקירת ניסוי הבקבוקים
קואופרטיב Oatmilk סוקר את הניסוי שלו בבקבוקים להחזרה לאחר כל מחזור. התבנית שלו נקראת "סקירת ניסוי הבקבוקים" ויש לה כותרת ברירת מחדל. היא מוסיפה את התגית "ניסוי הבקבוקים". ההקשר שלה מבקש מחברי הקבוצה לקרוא את הדוח השבועי ולבחון את שיעורי ההחזרה, רישומי השטיפה, המשוב מבתי הקפה ועלויות ההובלה. היא ממליצה על בדיקת כיוון ולאחריה הסכמה.
התהליך מתאים לתבנית משום שהמטרה והנתונים לבחינה נשארים זהים בכל מחזור. רק הממצאים וההחלטות משתנים.
יצירת תבנית
מנהלי הקבוצה יכולים לבחור באפשרות תבנית חדשה ברשימת התבניות. ניתן לבצע בחירה בדוגמה מהגלריה של Loomio או להתחיל מתבנית ריקה, ואז להתאים אותה ולשמור אותה.
ניתן לחפש בגלריה או לסנן אותה. דוגמה מתווספת לקבוצה רק לאחר שמירתה.
ניהול רשימת התבניות
בעת יצירת קבוצה, Loomio מוסיף אוסף תבניות המתאים לסוג הקבוצה. בתחילה מוצגות רק תבנית ריקה ודיון תרגול. שאר התבניות מוסתרות, ומנהלים יכולים לבטל את הסתרתן.
מנהלי קבוצה יכולים להשתמש בתפריט הפעולות שלצד תבנית כדי:
- לערוך את התוכן וההגדרות שלה;
- להסתיר אותה מרשימת התבניות;
- לבטל את הסתרתה דרך תבניות מוסתרות;
- לשנות את סדר התבניות הגלויות;
- לייצא אותה כקובץ JSON; או
- למחוק אותה.
הסתרת תבנית שומרת אותה לשימוש בהמשך. מחיקת תבנית אינה מוחקת דיונים שנפתחו ממנה.
שיתוף תבניות בין קבוצות
יש לבחור ייצוא json בתפריט הפעולות של תבנית כדי להוריד אותה כקובץ. כדי להשתמש בה בקבוצה אחרת, יש לבחור תבנית חדשה ולאחר מכן ייבוא json. הטופס נפתח עם התוכן שיובא, כך שניתן לבדוק אותו לפני השמירה.
קישורים לתבניות סקר מותאמות אישית אינם נכללים בקובץ. יש לייצא ולייבא את תבניות הסקר האלה בנפרד.
מתן אפשרות לחברים ליצור תבניות
כברירת מחדל, רק מנהלי הקבוצה יכולים ליצור ולערוך תבניות. ניתן להפעיל את האפשרות חברים יכולים ליצור תבניות דרך הגדרות קבוצה → הרשאות, באמצעות הרשאות מנהל.
כאשר אפשרות זו מופעלת, חברים יכולים ליצור תבניות דיון וסקר ולערוך את התבניות שיצרו. מנהלים יכולים לערוך כל תבנית בקבוצה. תבנית שנוצרה בידי חברי הקבוצה מופיעה ברשימת התבניות של הקבוצה מיד לאחר שמירתה, ולכן יש לקבוע במשותף כללים למתן שמות ולסקירת תבניות לפני הפעלת הרשאה זו.
תבניות למי שאינם חברים
אם מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים מופעל, אנשים מחוץ לקבוצה בוחרים מאותה רשימת תבניות. טופס הדיון שלהם לעולם אינו מזמין את הקבוצה כברירת מחדל. ראו איסוף פניות פרטיות.