תבניות דיון

תבניות דיון עוזרות לקבוצה לפתוח דיונים באותה דרך בכל פעם. תבנית יכולה לכלול כותרת, הקשר, תגיות והנחיות למי שפותחים את הדיון. היא גם קובעת ברירות מחדל, למשל אם להודיע לכל הקבוצה ואילו סקרים להציע.

כל דיון חדש בקבוצה מתחיל מתבנית. לאחר בחירה בהתחל דיון, Loomio מציגה את תבניות הקבוצה. גם תבנית ריקה היא תבנית, ולכן אפשר לשנות גם את ברירות המחדל שלה.

תבניות מתאימות לתהליכים שהקבוצה חוזרת עליהם, כמו סקירות פרויקטים, תהליכי התייעצות, הכנה לפגישות, החלטות מימון או אישור מסמכים. אפשר לערוך את כל הפרטים לפני פתיחת הדיון.

איך משתמשים בתבניות

חברי קבוצה בוחרים בהתחל דיון בדף הקבוצה.
Loomio מציגה את התבניות הגלויות של הקבוצה. לכל תבנית מוצגות כותרת וכותרת משנה.
בוחרים תבנית. Loomio פותחת טופס לדיון חדש שמולא לפי התבנית.
ההנחיות שבתבנית מופיעות בראש הטופס.
עורכים את הכותרת, ההקשר, התגיות ורשימת המוזמנים, ואז בוחרים בהתחל דיון.

שינוי בתבנית משפיע רק על דיונים שנפתחים לאחר השינוי. דיונים שכבר נפתחו ממנה שומרים על התוכן וההגדרות שלהם.

בחירת מי שיקבלו הודעה כברירת מחדל

ההגדרה הזמן קובעת את מי טופס הדיון החדש מזמין כברירת מחדל. יש לה שתי אפשרויות:

כולם בקבוצה: הקבוצה מופיעה בשדה הזמן בטופס הדיון, וכל חברי הקבוצה מקבלים הודעה כשהדיון נפתח.
אף אחד: השדה הזמן ריק בתחילה. אף אחד לא מקבל הודעה אלא אם מי שפותחים את הדיון מוסיפים אנשים.

התבניות המובנות של Loomio, ובהן תבנית ריקה, משתמשות בכולם בקבוצה. אם אין צורך להודיע לכל החברים על כל דיון חדש, יש לערוך את התבניות שבהן הקבוצה משתמשת ולהגדיר את הזמן לאף אחד.

תמיד אפשר לשנות את רשימת המוזמנים לפני פתיחת הדיון. אפשר להסיר את הקבוצה כדי שאיש לא יקבל הודעה, או להוסיף אנשים מסוימים. ההגדרה הזאת משפיעה רק על הודעות. חברי הקבוצה עדיין יכולים למצוא את הדיון בקבוצה ולקרוא אותו, בכל אפשרות שתיבחר.

הקבוצה מתווספת לרשימת המוזמנים רק אם למי שפותחים את הדיון מותר להודיע לכל הקבוצה. למנהלי הקבוצה מותר לעשות זאת תמיד. חברי קבוצה יכולים לעשות זאת כשהאפשרות חברים יכולים להודיע לכולם בקבוצה מופעלת בהרשאות הקבוצה.

הגדרות התבנית

מנהלי קבוצה יכולים לערוך תבנית דרך תפריט הפעולות שלצידה ברשימת התבניות. בטופס יש את ההגדרות הבאות:

כותרת התבנית: השם הקצר שמופיע ברשימת התבניות.
כותרת משנה של התבנית: שורה שמסבירה מתי להשתמש בתבנית.
עזרה בתבנית: הנחיות שמופיעות בראש הטופס לדיון חדש. אפשר להסביר בהן את התהליך ולקשר למשאבים. הן אינן חלק מהדיון.
קבוצה: האם התבנית פותחת דיון בקבוצה או דיון ישיר. דיון ישיר גלוי רק לאנשים שהוזמנו אליו.
כותרת ברירת מחדל: כותרת שממולאת בכל דיון חדש. אפשר לערוך אותה.
כותרת לדוגמה: דוגמה שמופיעה בשדה כותרת ריק. כדאי להשתמש בה כשכותרת ברירת מחדל אינה מתאימה לכל דיון.
תגיות: תגיות שמתווספות לכל דיון חדש. אפשר להסיר אותן.
הקשר: הטקסט ההתחלתי של הדיון. אפשר להשתמש בכותרות, בשאלות או בקישורים כדי להנחות את הכתיבה.
הזמן: האם להזמין את כולם בקבוצה כברירת מחדל. ראו בחירת מי שיקבלו הודעה כברירת מחדל.
תבניות סקר: סקרים שמוצעים לתהליך הזה. הם מופיעים בטופס לדיון חדש, וגם ראשונים ברשימה כשפותחים סקר בדיון. הם אינם נפתחים אוטומטית.
אפשר סקרים בו-זמניים: האם אפשר להשאיר יותר מסקר אחד פתוח בדיון באותו זמן.
מגבלת אורך התגובה: אורך מרבי אופציונלי לתגובות.

כדאי להשתמש בכותרת ברירת מחדל רק אם היא תישאר מדויקת. אחרת, יש לכתוב כותרת לדוגמה שתעודד לציין את הסקירה, התקופה, המסמך או ההחלטה המסוימים.

דוגמה: סקירת ניסוי הבקבוקים

קואופרטיב חלב השיבולת סוקר את הניסוי שלו בבקבוקים להחזרה אחרי כל מחזור. לתבנית שלו קוראים "סקירת ניסוי הבקבוקים", ויש לה כותרת ברירת מחדל. היא מוסיפה את התגית "ניסוי הבקבוקים". ההקשר שלה מבקש מחברי הקבוצה לקרוא את הדוח השבועי ולבחון שיעורי החזרה, רישומי שטיפה, משוב מבתי הקפה ועלויות הובלה. היא ממליצה להתחיל בבדיקת עמדות ולאחריה לערוך סקר הסכמה.

התהליך מתאים לתבנית כי המטרה והמידע הנבחן נשארים זהים בכל מחזור. רק התצפיות וההחלטות משתנות.

יצירת תבנית

מנהלי קבוצה יכולים לבחור בתבנית חדשה מרשימת התבניות. אפשר לבחור דוגמה מהגלריה של Loomio או להתחיל מתבנית ריקה, להתאים אותה ולשמור.

אפשר לחפש בגלריה או לסנן אותה. דוגמה מתווספת לקבוצה רק לאחר שמירתה.

ניהול רשימת התבניות

כשיוצרים קבוצה, Loomio מוסיפה תבניות שמתאימות לסוג הקבוצה. בתחילה גלויות רק תבנית ריקה ודיון תרגול. שאר התבניות מוסתרות, ומנהלי הקבוצה יכולים להציג אותן.

מנהלי קבוצה יכולים להשתמש בתפריט הפעולות שלצד תבנית כדי:

לערוך את התוכן וההגדרות שלה;
להסתיר אותה מרשימת התבניות;
להציג אותה מתוך תבניות מוסתרות;
לשנות את סדר התבניות הגלויות;
לייצא אותה כקובץ JSON; או
למחוק אותה.

תבנית מוסתרת נשמרת לשימוש בעתיד. מחיקת תבנית אינה מוחקת דיונים שנפתחו ממנה.

כדי להוריד תבנית כקובץ, יש לבחור בייצוא json בתפריט הפעולות שלה. כדי להשתמש בה בקבוצה אחרת, יש לבחור בתבנית חדשה ואז בייבוא json. הטופס נפתח עם התוכן שיובא, ואפשר לבדוק אותו לפני השמירה.

קישורים לתבניות סקר מותאמות אישית אינם נכללים בקובץ. יש לייצא ולייבא את תבניות הסקר האלה בנפרד.

מתן אפשרות לחברי קבוצה ליצור תבניות

כברירת מחדל, רק מנהלי קבוצה יכולים ליצור ולערוך תבניות. אפשר להפעיל את חברים יכולים ליצור תבניות תחת הגדרות קבוצה → הרשאות.

כשהאפשרות מופעלת, חברי קבוצה יכולים ליצור תבניות דיון וסקר ולערוך תבניות שיצרו. מנהלי הקבוצה יכולים לערוך כל תבנית בקבוצה. תבנית של חבר או חברה מופיעה ברשימת התבניות של הקבוצה לאחר שמירתה, לכן כדאי להסכים על כללי מתן שמות ובדיקה לפני הפעלת ההרשאה.

תבניות למי שאינם חברי קבוצה

אם האפשרות מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים מופעלת, אנשים מחוץ לקבוצה בוחרים מאותה רשימת תבניות. טופס הדיון שלהם לעולם אינו מזמין את הקבוצה כברירת מחדל. ראו איסוף פניות פרטיות.

תבניות סקר