איסוף הגשות פרטיות

ניתן להשתמש בקבוצה סגורה כדי לאסוף הגשות פרטיות מאנשים שאינם חברי הקבוצה. כל הגשה הופכת לדיון נפרד, שבו ניתן להחליף מידע, לשאול שאלות ולתעד החלטה עם צוות הבדיקה של הקבוצה. אין גישה לדיונים פרטיים אחרים או להגשות אחרות בקבוצה מצד מי שהגישו.

הצעת מועמדויות מתאימה לתהליך זה כאשר פרטי המועמדים או רשימת המועמדויות צריכים להישאר פרטיים במהלך הבחירה. ניתן להציע מועמדות עצמית או מועמדות של אדם אחר לבחירות, למינוי, לוועדה, לוועד מנהל או לתפקיד ייצוגי, בעוד ועדת הבחירה בוחנת כל מועמדות בדיון נפרד.

מטרות נוספות שמתאימות לתהליך שבו ההגשות אינן אמורות להיות פומביות:

• תלונות, דיווחים על פגיעה באנשים, חששות בנוגע לבטיחות ודיווחים על אירועים
• ערעורים ובקשות לבחינה מחדש של החלטה במקרה פרטני
• בקשות לגישור, לפתרון סכסוכים או לתמיכה אישית
• בקשות הכוללות מידע אישי, כספי או מידע על זכאות, כגון בקשות למענקי סיוע עקב מצוקה כלכלית או למלגות
• הצעות חתומות או מענים למכרזים שצריכים להישאר פרטיים במהלך ההערכה

בתהליך זה ההגשות פרטיות ביחס להגשות אחרות, אך הוא אינו אנונימי. לצורך הגשה נדרש חשבון משתמש, ולכל חברי הקבוצה הסגורה יש גישה להגשות. לפני שימוש בתהליך למידע רגיש, יש לבחון מי נכללים בקבוצת הבדיקה.

הפעלת הגשות פרטיות

לצורך איסוף הגשות נדרשות הרשאות מנהל בקבוצה או בתת־הקבוצה שבה ייאספו ההגשות.

1. יש לפתוח את הקבוצה.
2. יש לבחור הגדרות (או עוד ולאחר מכן ערוך הגדרות קבוצה).
3. יש לפתוח את הרשאות.
4. יש להפעיל את מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים.
5. יש לשמור את הגדרות הקבוצה.

אפשרות זו זמינה רק בקבוצות שמוגדרות כ־פתוח או סגור. היא מוסתרת בקבוצות שמוגדרות כ־סודי. אם האפשרות אינה מופיעה, יש לפתוח את פרטיות בהגדרות הקבוצה ולשנות את פרטיות הקבוצה ל־סגור (מומלץ להגשות פרטיות) או ל־פתוח, ולאחר מכן לחזור אל הרשאות.

הפעלת הרשאה זו אינה הופכת את הדיונים בקבוצה לפומביים. ניתן לפתוח דיון חדש גם ללא חברות בקבוצה ולקבל אליו גישה כאורח, אך ללא גישה לדיונים הפרטיים האחרים בקבוצה.

הגדרת תהליך להגשות פרטיות

1. יש ליצור תת־קבוצה ייעודית לתהליך ההגשה ולהגדיר את פרטיותה כ־סגור. תת־קבוצה שומרת על ההגשות בנפרד מהפעילות האחרת של קבוצת האם.
2. יש לצרף את ועדת הבחירה או אנשים אחרים שאחראים לבדיקת ההגשות כחברים בתת־הקבוצה. לכל חברי תת־הקבוצה יש גישה לכל הגשה, ולכן יש לצרף רק אנשים שאמורה להיות להם גישה זו.
3. יש ליצור תבנית דיון בתת־הקבוצה. יש לכלול בה את השאלות ואת המידע שיש לספק בהגשה. ניתן ליצור תבניות דיון שונות לסוגים שונים של הגשות.
4. אם אין לאפשר בקשות להצטרפות לתת־הקבוצה במסגרת ההגשה, יש להגדיר את החברות כ־בהזמנה בלבד.
5. יש להפעיל הגשות פרטיות בהרשאות של תת־הקבוצה.
6. יש לבדוק את התהליך באמצעות חשבון שאין לו חברות בתת־הקבוצה.
7. יש לשתף את עמוד תת־הקבוצה עם מי שעשויים להגיש. לפני ההגשה נדרשת כניסה לחשבון המשתמש.

ביצוע הגשה

כדי להגיש, יש לפתוח את תת־הקבוצה ולבחור התחל דיון. Loomio מציג את תבניות הדיון הזמינות בתת־הקבוצה. יש לבחור את תבנית הדיון המתאימה, לענות על השאלות שבה ולפתוח את הדיון.

הדיון שייך לתת־הקבוצה, אך ההגשה אינה מקנה חברות בתת־הקבוצה. Loomio מעניק לחשבון שממנו בוצעה ההגשה גישה כאורח לשרשור הדיון, כדי לאפשר צפייה והשתתפות בדיון עם ועדת הבחירה או צוות הבדיקה. גישה זו אינה מאפשרת לצפות בדיונים פרטיים אחרים או בהגשות אחרות בתת־הקבוצה.

בדיקת הגשות

לכל חברי תת־הקבוצה יש גישה לכל דיון הגשה בתת־הקבוצה. ניתן לשאול שאלות המשך ולהשתמש בתגובות, בסקרים או בכלי דיון אחרים כדי להשלים את הבדיקה.

אם נדרש מידע מאדם נוסף, ניתן להזמין אותו לדיון ההגשה באמצעות חשבון של חבר בתת־הקבוצה בעל ההרשאה המתאימה. לדוגמה, כאשר מוגשת מועמדות של אדם אחר, ניתן להזמין את האדם שהוצעה מועמדותו לשרשור אם נדרשת השתתפותו. ההזמנה מעניקה גישה כאורח, ללא גישה לדיונים הפרטיים האחרים בתת־הקבוצה.

למי שהגישו יש גישה להגשה שלהם בלבד, ללא גישה לדיונים הפרטיים האחרים או להגשות האחרות בתת־הקבוצה. כאשר מסתיימת תקופת ההגשה, יש להשבית את מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים. הדיונים הקיימים וגישת האורחים אינם משתנים.