איסוף הגשות פרטיות

ניתן להשתמש בקבוצה סגורה כדי לאסוף הגשות פרטיות מאנשים שאינם חברי הקבוצה. כל הגשה הופכת לדיון נפרד, שבו מגישי ההגשה וצוות הבדיקה של הקבוצה יכולים להחליף מידע, לשאול שאלות ולתעד החלטה. מגישי ההגשות אינם יכולים לראות דיונים פרטיים או הגשות אחרות בקבוצה.

מועמדויות הן דוגמה מתאימה כאשר פרטי המועמדים או רשימת המועמדים צריכים להישאר פרטיים בזמן הבחירה. ניתן להגיש מועמדות עצמית או להציע אדם אחר לבחירות, למינוי או לתפקיד בוועדה, בדירקטוריון או כנציגות. ועדת הבחירה בודקת כל מועמדות בדיון נפרד.

מקרים נוספים שבהם ההגשות צריכות להישאר פרטיות כוללים:

• תלונות, דיווחים על פגיעה, חששות בטיחות ודיווחים על אירועים חריגים
• ערעורים ובקשות לשקול מחדש החלטה במקרה אישי
• בקשות לגישור, ליישוב סכסוכים או לתמיכה אישית
• בקשות הכוללות מידע אישי, כלכלי או מידע על עמידה בתנאי זכאות, כגון בקשות למענקי סיוע או למלגות
• הצעות מחיר חסויות או מענים למכרז שצריכים להישאר פרטיים בזמן הבדיקה

תהליך זה שומר על פרטיות בין מגישי ההגשות, אך אינו אנונימי. להגשת מועמדות או בקשה נדרש חשבון משתמש, וכל חברי הקבוצה הסגורה יכולים לראות את ההגשות. לפני שימוש בתהליך למידע רגיש, יש לשקול מי יהיו חברי קבוצת הבדיקה.

הפעלת הגשות פרטיות

כדי לאסוף הגשות, נדרשת הרשאת ניהול בקבוצה או בתת־הקבוצה המיועדת לכך.

1. יש לפתוח את הקבוצה.
2. יש לבחור הגדרות (או עוד ואז ערוך הגדרות קבוצה).
3. יש לפתוח את הרשאות.
4. יש להפעיל את מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים.
5. יש לשמור את הגדרות הקבוצה.

אפשרות זו זמינה רק לקבוצות פתוח וסגור. היא מוסתרת בקבוצות סודי. אם האפשרות אינה מופיעה, יש לפתוח את פרטיות בהגדרות הקבוצה ולשנות את פרטיות הקבוצה לסגור (מומלץ להגשות פרטיות) או לפתוח. לאחר מכן יש לחזור אל הרשאות.

הפעלת ההרשאה אינה הופכת את הדיונים בקבוצה לציבוריים. מי שאינם חברי הקבוצה יכולים לפתוח דיון חדש ולגשת אליו כאורחים, אך אינם יכולים לראות דיונים פרטיים אחרים בקבוצה.

הגדרת תהליך להגשות פרטיות

1. יש ליצור תת־קבוצה ייעודית לתהליך ההגשה ולהגדיר את הפרטיות שלה לסגור. תת־הקבוצה מפרידה בין ההגשות לבין הפעילות האחרת של קבוצת האם.
2. יש להוסיף לתת־הקבוצה כחברים את ועדת הבחירה או את מי שאחראים לבדיקת ההגשות. כל חברי תת־הקבוצה יכולים לראות את כל ההגשות, ולכן יש להוסיף רק אנשים שצריכים גישה אליהן.
3. יש ליצור תבנית דיון בתת־הקבוצה. יש לכלול בה את השאלות ואת המידע שעל מגישי ההגשות לספק. ניתן ליצור תבניות דיון שונות לסוגי הגשות שונים.
4. אם מגישי ההגשות אינם אמורים לבקש להצטרף לתת־הקבוצה, יש להגדיר את החברות לבהזמנה בלבד.
5. יש להפעיל הגשות פרטיות בהרשאות של תת־הקבוצה.
6. יש לבדוק את התהליך באמצעות חשבון שאינו חבר בתת־הקבוצה.
7. יש לשתף את דף תת־הקבוצה עם מגישי הגשות פוטנציאליים. לפני ההגשה עליהם להתחבר לחשבון המשתמש שלהם.

הגשת מועמדות או בקשה

כדי להגיש הגשה, יש לפתוח את תת־הקבוצה ולבחור התחל דיון. Loomio מציגה את תבניות הדיון הזמינות בתת־הקבוצה. יש לבחור את התבנית המתאימה, לענות על השאלות שבה ולפתוח את הדיון.

הדיון שייך לתת־הקבוצה, אך מגישי ההגשה אינם הופכים לחברים בה. Loomio מוסיפה אותם כאורחים בשרשור הדיון שלהם, כך שיוכלו לראות את הדיון ולהשתתף בו עם ועדת הבחירה או צוות הבדיקה. אין להם גישה לדיונים פרטיים או להגשות אחרות בתת־הקבוצה.

בדיקת הגשות

חברי תת־הקבוצה יכולים לראות כל דיון שנפתח בעקבות הגשה. הם יכולים לשאול שאלות המשך ולהשתמש בתגובות, במשאלים או בכלים אחרים של הדיון כדי להשלים את הבדיקה.

אם נדרש מידע מאדם נוסף, חברי תת־הקבוצה בעלי הרשאה מתאימה יכולים להזמין אותו לדיון על ההגשה. לדוגמה, כאשר מוגשת מועמדות של אדם אחר, תת־הקבוצה יכולה להזמין את המועמד או המועמדת לשרשור אם נדרשת השתתפותם. המוזמנים מצטרפים כאורחים, ללא גישה לדיונים פרטיים אחרים בתת־הקבוצה.

כל מגישי ההגשות יכולים לראות את ההגשה שלהם, אך אינם יכולים לראות דיונים פרטיים או הגשות אחרות בתת־הקבוצה. עם סיום קבלת ההגשות, יש להשבית את מי שאינם חברים יכולים לפתוח דיונים. הדיונים הקיימים וגישת האורחים אינם משתנים.