ניהול ושמירת רשומות
ניהול ושמירת רשומות מסודרות לצורכי ביקורת הם דרישה חשובה לדירקטוריון או לוועדה, ולעיתים קרובות גם דרישה חוקית.
רשומות אלקטרוניות מחליפות יותר ויותר את הצורך במסמכי נייר.
עם זאת, כלים דיגיטליים מאפשרים לדירקטוריון לעשות הרבה מעבר לשמירת פרוטוקולים של ישיבות.
שינוי באופן עבודת הדירקטוריון:
“קבוצת הדירקטוריון שלנו חוללה שינוי משמעותי במיוחד: היא מאפשרת ניהול מתמשך, משפרת את זמני התגובה ומגבירה את הגמישות, החוסן והקיימות שלנו… Loomio חוסכת לנו אלפי ליש״ט מדי שנה” - אוסטן קורדסקו, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), שירותי תמיכה עסקית, הממלכה המאוחדת
להלן הדרכים לארגון העבודה, לניהול דיונים, להגנה על נתונים ולשמירת רשומות ב־Loomio.
ניהול דיונים
ב־Loomio יש מגוון תכונות לניהול דיונים, הזמינות בתפריט הנפתח שמימין לדיון.
כדי לשמור על רשימת דיונים מעודכנת, ניתן להשתמש באפשרויות הבאות:
- דיון בהצמדה כדי להשאיר דיונים חשובים בראש הרשימה
- עריכת שיחה כדי לשנות את כותרת הדיון או לעדכן את הקשר הדיון
- העבר לקבוצה כדי להעביר דיון לקבוצה אחרת, לתת־קבוצה או לקבוצת ארכיון.
- נעילת שרשור כדי למנוע תגובות או שינויים נוספים ולהסיר את השרשור מרשימת השרשורים הפתוחים. ניתן למצוא שרשורים נעולים באמצעות מסנן הדיונים וסרגל החיפוש, ולבטל את הנעילה בכל עת.
- מחיקת דיון כשאין צורך לשמור רשומה של הדיון. יש לשים לב שלא ניתן לשחזר דיונים שנמחקו.
תגיות קטגוריה
תגיות קטגוריה מאפשרות לסמן דיונים כדי שיהיה קל למצוא אותם. יש להגדיר תגיות ולהוסיף אותן לכל דיון, ולהקפיד על שימוש עקבי.
תגיות נפוצות לדירקטוריונים כוללות: ניהול, אסיפה כללית שנתית, ישיבת דירקטוריון, דוח, כספים, עניינים משפטיים, חברים, פרוטוקולים, תכנון, מדיניות, החלטה, תקנון, אסיפה כללית, אסטרטגיה.
חברי הקבוצה יכולים לחפש דיונים לפי תגית בתפריט הנפתח תגיות.
שמירה על נושא הדיון
דיונים מועילים יותר לכולם כששומרים על מיקוד בנושא אחד.
אם עולה נושא חדש באמצע דיון, ניתן לבחור תגובות מסוימות ולהעביר אותן לדיון אחר, או לפתוח דיון חדש.
תת־קבוצות
תת־קבוצות מסייעות לארגן את התקשורת ואת החברים כך שהאנשים הרלוונטיים יהיו מעורבים בעבודה המשותפת. לדוגמה, ניתן להשתמש בתת־קבוצה עבור ועדת משנה או צוות עבודה.
שמירת רשומות בארכיון
כדי לשמור רשומה של הדיון בשרשור ושל ההחלטות בסקרים, יש להשתמש באפשרות הדפסת שרשור ולהדפיס את הקובץ ל־PDF. לאחר מכן ניתן לשמור עותק של השרשור כפי שפורסם בארכיון המסמכים שנבחר.
כדי לשמור רשומה מלאה של הנתונים בקבוצת Loomio, יש להשתמש באפשרות ייצוא נתוני הקבוצה.
אחסון נתונים
שירותי הענן של Loomio מגינים על הנתונים באמצעות כתיבה מיידית למספר דיסקים, גיבוי יומי ואחסון במספר מיקומים.
כל הנתונים בשרשורים, בתגובות, בסקרים ובקבצים המצורפים נשמרים בדרך זו.
ניתן לראות קבצים המצורפים לשרשורים גם בלשונית קבצים.
