ניהול ושמירת רשומות
ניהול ושמירת רשומות מסודרות לצורכי ביקורת הם עניין חשוב, ולעיתים גם דרישה חוקית, עבור מועצת המנהלים או הוועדה.
רשומות דיגיטליות מחליפות בהדרגה את הצורך ברשומות נייר.
כלים דיגיטליים מאפשרים למועצת המנהלים לעשות הרבה יותר מאשר לתייק פרוטוקולים של ישיבות.
כך אפשר לשנות את עבודת מועצת המנהלים:
״הקבוצה של מועצת המנהלים שלנו חוללה שינוי משמעותי. היא מאפשרת ניהול רציף, מקצרת את זמני התגובה ומשפרת את יכולת ההסתגלות, העמידות והקיימות שלנו… Loomio חוסכת לנו אלפי לירות שטרלינג בכל שנה״ - אוסטן קורדסקו, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), שירותי תמיכה לעסקים, בריטניה
נראה כיצד לארגן את העבודה, לנהל דיונים, להגן על הנתונים ולשמור רשומות ב־Loomio.
ניהול דיונים
בתפריט הנפתח שמימין לדיון יש מגוון פעולות לניהול הדיון.
כדי לשמור על רשימת דיונים מעודכנת, ניתן להשתמש בפעולות הבאות:
- דיון בהצמדה כדי להשאיר דיונים חשובים בראש הרשימה
- עריכת שיחה כדי לשנות את כותרת הדיון או לעדכן את ההקשר שלו
- העבר לקבוצה כדי להעביר דיון לקבוצה אחרת, לתת־קבוצה או לקבוצת ארכיון.
- נעילת שרשור כדי למנוע תגובות או שינויים נוספים ולהסיר את השרשור מרשימת השרשורים הפתוחים. שרשורים נעולים זמינים דרך מסנן הדיונים ושורת החיפוש, ואפשר לבטל את נעילתם בכל עת.
- מחיקת דיון כאשר אין צורך לשמור רשומה של הדיון. לתשומת לב: אי אפשר לשחזר דיונים שנמחקו.
תגי קטגוריה
תגי קטגוריה מקלים על מציאת דיונים. כדאי להגדיר תגיות, להחיל אותן על כל דיון ולהשתמש בהן באופן עקבי.
תגיות נפוצות במועצות מנהלים כוללות: ניהול, אספה כללית שנתית, ישיבת מועצת מנהלים, דוח, כספים, עניינים משפטיים, חברים, פרוטוקולים, תכנון, מדיניות, החלטה, תקנון, אספה כללית ואסטרטגיה.
חברי הקבוצה יכולים לחפש דיונים לפי תגית בתפריט הנפתח תגיות.
שמירה על נושא הדיון
הדיונים מועילים יותר לכולם כשהם נשארים ממוקדים בנושא אחד.
אם עולה נושא חדש במהלך דיון, ניתן לבחור תגובות מסוימות ולהעביר אותן לדיון אחר, או לפתוח דיון חדש.
תת־קבוצות
תת־קבוצות עוזרות לארגן את התקשורת ואת חברי הקבוצה, כך שהאנשים המתאימים יוכלו לעבוד יחד. לדוגמה, ניתן ליצור תת־קבוצה לוועדת משנה או לצוות עבודה.
ארכוב רשומות
כדי לשמור רשומה של הדיון בשרשור ושל ההחלטות במשאלים, יש להשתמש ב־הדפסת שרשור ולהדפיס את הקובץ כ־PDF. לאחר מכן ניתן לשמור עותק של השרשור בארכיון המסמכים הרצוי.
כדי לשמור רשומה מלאה של הנתונים בקבוצת Loomio, יש להשתמש ב־ייצוא נתוני הקבוצה.
אחסון נתונים
שירותי הענן של Loomio מגינים על הנתונים באמצעות כתיבה מיידית למספר דיסקים, גיבוי יומי ואחסון בכמה מיקומים.
כך מאוחסנים כל הנתונים בשרשורים, בתגובות, במשאלים ובקבצים מצורפים.
קבצים שצורפו לשרשורים מופיעים גם בלשונית קבצים.
