תהליך ייעוץ

מדריך זה מתאר את תהליך הייעוץ המלא. לעזרה בהגדרה ובפירוש של הצעת ייעוץ יחידה, ניתן לעיין בייעוץ.

יש לבקש ייעוץ בנוגע להחלטה שיש לקבל.

ניתן לקבל החלטה בעזרת עצות מאנשים שיושפעו ממנה או שיש להם מומחיות בנושא, כדי לקבל החלטה טובה יותר עבור הארגון.

״בתהליך הייעוץ, כל אדם יכול לקבל כל החלטה, אך יש לבקש עצות מהגורמים שיושפעו ממנה ומאנשים בעלי מומחיות.״ - פרדריק לאלו, להמציא ארגונים מחדש.

נקודות מרכזיות

• חופש לקבל החלטה.
• הזמנת אנשים להציע עצות.
• התחשבות בקולות של אחרים.

שלבים בתהליך ייעוץ

כשמזהים בעיה או הזדמנות, ניתן ליזום פעולה. 1. יש להגדיר את ההחלטה, לזהות מי אחראי לקבלתה ולהזמין את האנשים שיושפעו ממנה ואת בעלי המומחיות הרלוונטית. 2. יש לפתוח דיון ב-Loomio, וכאשר יש צורך בתגובות מובנות או במועד אחרון למענה, לפתוח הצעת ייעוץ. 3. יש להבהיר את העצות ולהרחיב אותן באמצעות נימוקים להצבעות ותגובות בדיון. 4. יש לקבל את ההחלטה, ואז לפרסם מסקנה המסבירה מה הוחלט וכיצד העצות השפיעו על ההחלטה.

יתרונות

• ייעוץ מסייע לקבל החלטה טובה יותר עבור הארגון.
• פיתוח קשרים, יצירת הזדמנויות ללמידה וקבלת מגוון נקודות מבט.
• עידוד יוזמה ויצירתיות ועבודה מהנה יותר.

יישום תהליך ייעוץ ב-Loomio

דוגמה לתהליך ייעוץ ב-Loomio

שלב 0 - מזהים בעיה או הזדמנות ונוקטים יוזמה.

האם כדאי לטפל בבעיה או לקדם את ההזדמנות? טאקאשי נתקל בבעיות במחשב הישן שלו, והוא קרס במהלך מצגת שהציג לאחרונה.

האם יש החלטה שצריך לקבל? הגיע הזמן להחליף את המחשב.

האם הדבר משפיע על אנשים אחרים ועל הארגון? העמיתים של טאקאשי רוצים שיוכל למלא את תפקידו ביעילות ולא לבזבז זמן בפגישות, ולכן מבינים שהוא זקוק למחשב תקין. רכישת ציוד משפיעה גם על תקציב הארגון ועל מדיניות הרכש, וייתכן שיידרש תיאום עם חברי צוות אחרים.

שלב 1. לבקש התייחסויות כדי להכיר נקודות מבט לפני שמציעים פעולה

טקאשי פותח דיון ב-Loomio ובו ניסוח ברור של ההחלטה שעליו לקבל. הוא מספק הקשר לפתיחת הדיון ומסביר שהוא מתחיל תהליך ייעוץ.

הוא יכול גם לפתוח הצעת ייעוץ בדיון כדי לבקש תגובות מובנות עד לתאריך סגירה.

שלב 2. להבהיר ולחזק את העצות באמצעות דיון

טקאשי משיב לעצות שניתנו בתגובות בשרשור הדיון, מבהיר את מצבו ושואל שאלות כדי להרחיב את העצות שניתנו.

ככל שמתקבלות עצות ותגובות, טקאשי נעשה בטוח יותר בהחלטתו.

שלב 3. קבלת החלטה בעזרת ייעוץ ועדכון האנשים

לאחר שכולם נתנו עצות, או כשההצעה נסגרת, טאקאשי מקבל החלטה ומפרסם את המסקנה.

המסקנה היא ניסוח ברור של ההחלטה שהתקבלה ושל מה שיקרה בהמשך. היא הופכת לתיעוד חשוב עבור הארגון.

טאקאשי עורך את ההקשר של הדיון כך שיכלול את המסקנה.

לחלופין, הוא יכול לכתוב אותה בתגובה ולהצמיד אותה לשרשור, כך שהמסקנה תופיע באופן בולט בציר הזמן של הדיון.