היכרות הקבוצה עם Loomio
יש להציג את Loomio באמצעות משימה מועילה אחת. יש להכין את הקבוצה לפני הזמנת אנשים, לעזור לכולם להשתתף פעם אחת ולהשלים את התהליך עד לפרסום מסקנה.
בחירת נקודת פתיחה מועילה אחת
יש להתחיל בתהליך ממשי שהקבוצה כבר זקוקה לו. שימוש ראשון מתאים הוא מצומצם מספיק כדי להסתיים בקרוב, אך רלוונטי מספיק כדי לתת לאנשים סיבה להשתתף.
לדוגמה:
- להכין את סדר היום לפגישה קרובה;
- לעיין בפרוטוקול פגישה ולאשר אותו;
- לאסוף משוב על טיוטת מסמך;
- להכריע בשאלה תפעולית קטנה; או
- לזהות סדרי עדיפויות לחודש הבא.
יש להימנע מהעברת כל הדיונים וההחלטות ל-Loomio בבת אחת. תהליך שניתן לחזור עליו נותן לקבוצה סיבה ברורה לחזור ומאפשר לשפר את אופן ניהולו בכל פעם.
הכנת הקבוצה לפני הזמנת אנשים
יש להכין לאנשים מקום שימושי ומוכר להגיע אליו:
- להוסיף את שם הקבוצה, הלוגו, תמונת הנושא, המטרה וקישורים חשובים;
- לבדוק את הגדרות הפרטיות וההרשאות של הקבוצה;
- להוסיף תגיות קטגוריה שהקבוצה תשתמש בהן בקביעות;
- ליצור את הדיון הממשי הראשון, עם מידע הרקע שאנשים זקוקים לו; וכן
- ליצור דיון לתרגול אם התנסות בתגובות, בתגובות אימוג׳י ובהצבעה ללא השלכות תועיל לחברים.
יש להשתמש בתמונה אישית בפרופיל ובלוגו של הארגון עבור הקבוצה. כך קל יותר לזהות ממי הגיעה ההזמנה ולאיזה ארגון הודעת הדוא״ל מתייחסת.
לקבוע היכן מתבצעת העבודה
ניתן להשתמש ב-Loomio לצד כלים שהקבוצה כבר משתמשת בהם:
| שימוש | מקום מתאים לכך |
|---|---|
| שאלות קצרות, שיחה חברתית ועדכונים בזמן הנכון | צ'אט, כגון Slack, Teams, Matrix או Discord |
| עריכה משותפת של מסמך שמתעדכן באופן שוטף | כלי למסמכים משותפים |
| הקצאת עבודה ומעקב אחר השלמתה | כלי לניהול משימות או פרויקטים |
| דיון ממוקד, השתתפות רחבה, החלטה ותיעוד שלה לאורך זמן | Loomio |
ניתן לקשר למסמכים ולמערכות אחרות מתיאור הקבוצה או מהקשר הדיון. ניתן להשתמש בשילובים עם צ'אט כדי להעביר פעילות חשובה מ-Loomio לערוץ שכבר עוקבים אחריו.
יש להסביר לחברי הקבוצה מה צפוי להתבצע ב-Loomio. קל יותר לאמץ חלוקה פשוטה כגון „דיונים והחלטות חשובים מתקיימים ב-Loomio; תיאום מהיר נשאר בצ'אט” מאשר כלי חדש שאין הסבר לשימוש בו.
קביעת אופן קבלת ההחלטות בקבוצה
Loomio אינו מחייב את כל הקבוצות, או את כל ההחלטות, להשתמש באותו תהליך. לחלק מהקבוצות כבר יש כללים מוסדרים. אחרות משתמשות ב-Loomio תוך כדי גיבוש משותף של דרך ברורה יותר לקבלת החלטות.
אם התהליך כבר מוסדר
יש ליישם ב-Loomio את הדרישות הקיימות של הקבוצה. לפני ניהול תהליך רשמי לקבלת החלטה, יש לוודא שברור למשתתפים:
- אילו סוגי החלטות ניתן לקבל ב-Loomio;
- מי מוסר מידע ועמדות ולמי יש סמכות להחליט;
- למי יש זכות הצבעה;
- האם נדרש מניין;
- האם ההחלטה דורשת רוב, רוב מיוחס, תמיכה פה אחד, הסכמה או דרישה אחרת לשיעור תמיכה בהצבעה;
- האם ההחלטה נכנסת לתוקף עם פרסום המסקנה שלה או דורשת אשרור במקום אחר; וכן
- מי יתעד את המסקנה ויפעל למימושה.
אם חוקה, תקנון, מדיניות או חוק מקומי מסדירים קבלת החלטות באמצעים אלקטרוניים, יש לוודא שהתהליך ב-Loomio עומד בדרישות האלה. יש להגדיר מצביעים מיופי כוח, הגדרות הצעה ותבניות סקר כדי שיהיה קל לחזור על התהליך המוסכם.
אם הקבוצה עדיין מגבשת את תהליך קבלת ההחלטות
יש לפתוח דיון על אופן קבלת ההחלטות. במקום להתחיל בכלי הצבעה, יש לבקש מהקבוצה לשקול:
- אילו סוגי החלטות מתקבלים בקבוצה?
- על מי ההחלטה משפיעה, עם מי יש להתייעץ ועל מי מוטלת האחריות להחליט?
- אילו החלטות דורשות ייעוץ, הסכמה, קונצנזוס, הצבעה או סמכות שהואצלה?
- איזו רמת השתתפות או תמיכה מעניקה להחלטה תוקף?
- כיצד יש להגיב להתנגדויות, לתוצאות תיקו או להשתתפות שאינה מספקת?
- כיצד יש למסור את ההחלטה, לתעד אותה, לבחון אותה ולשנות אותה?
התשובות עשויות להיות שונות עבור החלטה תפעולית, מדיניות, בחירות ושינוי בחוקה. ניתן לעיין בקבלת החלטות כדי להשוות בין כמה תהליכים שלמים.
אם הקבוצה עדיין אינה מוכנה לקבוע את כל הכללים, יש לקבוע יחד תהליך זמני להחלטה אחת בסיכון נמוך. יש להבהיר מה תהיה משמעות התוצאה לפני שמבקשים מאנשים להשתתף, לפרסם מסקנה ולאחר מכן לבחון כיצד פעל התהליך. יש לתעד את מה שהקבוצה לומדת בתיאור שלה, במסמכי הממשל שלה או בתבניות לשימוש חוזר.
הזמנת אנשים
יש להזמין אנשים באמצעות הודעה אישית קצרה שמסבירה:
- מדוע הקבוצה משתמשת ב-Loomio;
- מה מבקשים מהם לעשות תחילה;
- עד מתי נדרשת התגובה שלהם; וכן
- היכן ניתן לקבל עזרה.
ניתן להתחיל בקבוצה קטנה של אנשים שיבדקו את התהליך באופן פעיל, או להזמין את כל הקבוצה כשנדרשת השתתפות של כולם מההתחלה. בכל מקרה, יש להכין עבורם דיון מראש במקום להזמין אנשים לקבוצה ריקה.
עזרה לכולם להשתתף פעם אחת
המטרה הראשונה היא לאפשר לכל אדם לעבור מקבלת הזמנה לתרומה כלשהי.
יש לבקש מאנשים:
- להיכנס לחשבון ולהוסיף תמונת פרופיל;
- לפתוח את דיון קבלת הפנים או את הדיון לתרגול;
- לפרסם תגובה קצרה או תגובת אימוג׳י; וכן
- להצביע בהצעה שאין לה השלכות משמעותיות ולהוסיף נימוק אם יש בכך תועלת.
אין צורך שחברים ייצרו סיסמה. ניתן להיכנס באמצעות דוא״ל, וכן להשיב להודעות דוא״ל של דיונים שבהן האפשרות זמינה, בלי לחזור קודם לשרשור.
שימוש מכוון בהתראות
גישה לתוכן וקבלת התראה עליו הן דברים נפרדים. חברי הקבוצה יכולים למצוא דיונים בקבוצה שלהם גם אם לא קיבלו עליהם התראה מיד.
בעת פתיחת דיון, יש לשלוח התראה לאנשים שהמידע והעמדות שלהם נדרשים בשלב זה. יש להשתמש באזכורי @ ובתשובות כשמבקשים מאנשים מסוימים להגיב. כאשר ההצבעה נפתחת בהמשך, יש להזמין את בעלי זכות ההצבעה.
אם יוצרים דיון וסקר יחד רק כדי לערוך הצבעה, יש להימנע משליחת הזמנה לדיון ומיד אחריה הזמנה לסקר. ניתן לפתוח את הדיון ללא שליחת התראות ולהזמין אנשים דרך הסקר, או לערוך סקר עצמאי.
יש להציג לחברים את הגדרות ההתעדכנות וההתראות, במיוחד אם אין בכוונתם לבקר ב-Loomio מדי יום.
להשלים את התהליך הראשון
התהליך הראשון צריך להדגים את כל שלבי התהליך:
- להציג את הנושא ולספק הקשר.
- להזמין דיון או שאלות כשיש בהם צורך.
- לפתוח את ההצעה או הסקר המתאימים.
- לשלוח תזכורת למי שטרם השתתפו, לפי הצורך.
- לפרסם מסקנה שמבהירה מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.
המסקנה משלימה את התהליך ויוצרת תיעוד שחברי הקבוצה יכולים לחזור אליו בהמשך. לאחר מכן, יש לברר מה עבד, להתאים את התהליך ולבחור את המשימה המחזורית הבאה שתתבצע ב-Loomio.
לתהליך מונחה מדיון ועד החלטה, ניתן לעיין בקבלת החלטות. לשיטות עבודה המיועדות לוועד מנהל, ניתן לעיין בהיכרות הוועד המנהל עם Loomio.