היכרות הקבוצה עם Loomio

כדאי להכיר לקבוצה את Loomio דרך משימה מועילה אחת. יש להכין את הקבוצה לפני שליחת ההזמנות, לעזור לכולם להשתתף לפחות פעם אחת ולהשלים את התהליך עד לפרסום מסקנה.

בחירת נקודת פתיחה מועילה

כדאי להתחיל בתהליך אמיתי שהקבוצה כבר זקוקה לו. שימוש ראשון מתאים הוא תהליך קטן שאפשר להשלים בקרוב, אך חשוב מספיק כדי שתהיה סיבה להשתתף בו.

לדוגמה:

• להכין סדר יום לפגישה קרובה;
• לעיין בפרוטוקול פגישה ולאשר אותו;
• לאסוף משוב על טיוטת מסמך;
• להכריע בשאלה תפעולית קטנה; או
• לקבוע סדרי עדיפויות לחודש הבא.

כדאי להימנע מהעברת כל הדיונים וההחלטות ל-Loomio בבת אחת. תהליך שאפשר לחזור עליו נותן לקבוצה סיבה ברורה לחזור, ומאפשר לשפר את אופן ניהולו בכל פעם.

הכנת הקבוצה לפני שליחת הזמנות

יש להכין מקום שימושי ומוכר שיקבל את פני המוזמנים:

• להוסיף את שם הקבוצה, הסמל, תמונת הנושא, המטרה וקישורים חשובים;
• לבדוק את הגדרות הפרטיות וההרשאות של הקבוצה;
• להוסיף תגי קטגוריה שהקבוצה תשתמש בהם בקביעות;
• לפתוח את הדיון האמיתי הראשון, עם מידע הרקע הדרוש להשתתפות; וכן
• לפתוח דיון לתרגול, אם כדאי לחברי הקבוצה להתנסות בתגובות, בהבעת רגשות ובהצבעה ללא השלכות.

כדאי להוסיף תמונה אישית לפרופיל ואת סמל הארגון לקבוצה. כך קל יותר לזהות ממי הגיעה ההזמנה ולאיזה ארגון קשור האימייל.

החלטה היכן לנהל את העבודה

אפשר להשתמש ב-Loomio לצד הכלים שהקבוצה כבר משתמשת בהם:

אפשר לקשר למסמכים ולמערכות אחרות מתוך תיאור הקבוצה או מתוך הרקע לדיון. באמצעות שילובים עם צ׳אט ניתן להביא פעילות חשובה ב-Loomio לערוץ שאנשים כבר עוקבים אחריו.

יש להסביר לחברי הקבוצה איזו פעילות צפויה להתקיים ב-Loomio. כלל פשוט, כגון ״דיונים והחלטות חשובים מתקיימים ב-Loomio; תיאום מהיר נשאר בצ׳אט״, קל יותר לאמץ מכלי חדש שמטרתו לא הוסברה.

החלטה כיצד הקבוצה מקבלת החלטות

Loomio אינה מחייבת את כל הקבוצות, או את כל ההחלטות, להשתמש באותו תהליך. לחלק מהקבוצות כבר יש כללים. אחרות משתמשות ב-Loomio בזמן שהן מפתחות יחד דרך ברורה יותר לקבלת החלטות.

אם לקבוצה כבר יש תהליך מוגדר

יש להתאים את הדרישות הקיימות של הקבוצה לעבודה ב-Loomio. לפני קבלת החלטה רשמית, יש לוודא שהמשתתפים יודעים:

• אילו סוגי החלטות אפשר לקבל ב-Loomio;
• מי מוסרים מידע או עמדה ומי מוסמכים להחליט;
• מי זכאים להצביע;
• האם נדרש מניין חוקי;
• האם ההחלטה דורשת רוב, רוב מיוחס, הסכמה פה אחד, הסכמה ללא התנגדות או שיעור קולות נדרש אחר;
• האם ההחלטה נכנסת לתוקף עם פרסום המסקנה, או שנדרש אישור נוסף במקום אחר; וכן
• מי יתעדו את המסקנה ויוציאו אותה לפועל.

אם תקנון, חוקי עזר, מדיניות או חוק מקומי מסדירים קבלת החלטות באמצעים אלקטרוניים, יש לוודא שהתהליך ב-Loomio עומד בדרישות האלה. אפשר להגדיר מצביעים מיופי כוח, הגדרות להצעות ותבניות למשאלים כדי שיהיה קל לחזור על התהליך המוסכם.

אם הקבוצה עדיין מגבשת את התהליך

כדאי לפתוח דיון על אופן קבלת ההחלטות. לפני בחירת כלי הצבעה, כדאי לבקש מהקבוצה לשקול:

• אילו סוגי החלטות מתקבלות בקבוצה?
• על מי ההחלטות משפיעות, עם מי יש להתייעץ ומי אחראים להחליט?
• אילו החלטות דורשות התייעצות, הסכמה ללא התנגדות, קונצנזוס, הצבעה או סמכות שהוענקה לאחרים?
• איזו רמת השתתפות או תמיכה נדרשת כדי שהחלטה תהיה תקפה?
• כיצד נתמודד עם התנגדויות, עם שוויון בתוצאות או עם השתתפות לא מספקת?
• כיצד נמסור החלטות, נתעד אותן, נבחן אותן מחדש ונשנה אותן?

התשובות עשויות להשתנות בין החלטה תפעולית, מדיניות, בחירות ושינוי תקנון. בקבלת החלטות אפשר להשוות בין כמה תהליכים מלאים.

אם הקבוצה עדיין אינה מוכנה לקבוע את כל הכללים, אפשר להסכים על תהליך זמני להחלטה אחת בעלת סיכון נמוך. יש להסביר מראש מה תהיה משמעות התוצאה, לפרסם מסקנה לאחר ההשתתפות ואז לבחון כיצד התהליך עבד. כדאי לתעד את מה שהקבוצה למדה בתיאור שלה, במסמכי הממשל שלה או בתבניות לשימוש חוזר.

הזמנת אנשים

יש להזמין אנשים עם הודעה אישית קצרה שמסבירה:

• מדוע הקבוצה משתמשת ב-Loomio;
• מה מתבקשים המוזמנים לעשות תחילה;
• מתי נחוצה תשובתם; וכן
• היכן אפשר לקבל עזרה.

אפשר להתחיל בקבוצה קטנה שתבדוק את התהליך באופן פעיל, או להזמין את כל הקבוצה אם נדרשת השתתפות של כולם מההתחלה. בכל מקרה, כדאי להכין דיון לקראת הגעתם במקום להזמין אנשים לקבוצה ריקה.

סיוע לכולם להשתתף פעם אחת

המטרה הראשונה היא שכל אדם יעבור מקבלת הזמנה לתרומה כלשהי לדיון.

יש לבקש מהמשתתפים:

1. להיכנס לחשבון ולהוסיף תמונת פרופיל;
2. לפתוח את דיון קבלת הפנים או דיון התרגול;
3. לפרסם תגובה קצרה או הבעת רגש; וכן
4. להצביע בהצעה בעלת השלכות מצומצמות, ואם מתאים, להוסיף נימוק.

חברי הקבוצה אינם צריכים ליצור סיסמה. אפשר להיכנס לחשבון באמצעות אימייל, ואפשר להשיב לאימיילים מדיונים שמאפשרים זאת בלי לחזור תחילה לשרשור.

שימוש מכוון בהתראות

גישה לתוכן וקבלת התראה עליו הן שני דברים נפרדים. חברי קבוצה יכולים למצוא דיונים בקבוצה גם אם לא קיבלו עליהם התראה מיד.

בעת פתיחת דיון, יש לשלוח התראה לאנשים שנדרשת השתתפותם בשלב הזה. כדי לבקש תגובה מאנשים מסוימים, אפשר להשתמש באזכורי @ ובתשובות. כשההצבעה נפתחת בהמשך, יש להזמין את בעלי זכות ההצבעה.

אם יוצרים יחד דיון ומשאל רק כדי לאסוף קולות, כדאי להימנע משליחת הזמנה לדיון ומיד אחריה הזמנה למשאל. אפשר לפתוח את הדיון בלי לשלוח התראות ולהזמין אנשים דרך המשאל, או לערוך משאל עצמאי.

כדאי להציג לחברי הקבוצה את הגדרות העדכון וההתראות, במיוחד אם הם אינם מתכוונים להיכנס ל-Loomio מדי יום.

השלמת התהליך הראשון

התהליך הראשון צריך להדגים את כל השלבים:

1. להציג את הנושא ולספק רקע.
2. להזמין דיון או שאלות כשיש בהם צורך.
3. לפתוח את ההצעה או המִשׁאָל המתאימים.
4. להזכיר למי שעדיין לא השתתפו, לפי הצורך.
5. לפרסם מסקנה שמציינת מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.

המסקנה מסיימת את התהליך ויוצרת תיעוד שחברי הקבוצה יוכלו לחזור אליו בהמשך. לאחר מכן, כדאי לברר מה עבד היטב, לשפר את התהליך ולבחור את המשימה החוזרת הבאה שתתנהל ב-Loomio.

לתהליך מונחה מדיון ועד להחלטה, ראו קבלת החלטות. להנחיות המיועדות לוועד המנהל, ראו הצגת Loomio לוועד המנהל.