סיכום התהליך
מסקנות והצעדים הבאים
אישור המסקנה עשוי להיות חיוני לתחושה שהמטרות של דיון משותף הושגו. במסגרת ההנחיה ניתן לרכז את ההחלטות שהתקבלו ולהציג אותן לקבוצה, כדי לסייע לה לסיים עם תשובות לכמה שאלות מרכזיות:
- מה עשינו?
- מה המשמעות של זה?
- מה יקרה עכשיו?
- מה באחריותי?
- מה ישתנה בעקבות החוויה שעברנו?
לפעמים התשובות לשאלות האלה מעשיות מאוד, כגון פעולות לביצוע, ולפעמים הן מופשטות יותר, כגון העמקת ההבנה המשותפת.
ב-Loomio
- מסקנות הן כלי חשוב מאוד. סיום הצעה אינו סוף התהליך: יש צורך בסיכום ברור ומסכם. לשם כך נועדה תכונת המסקנה.
- דיונים רבים ב-Loomio מסתיימים באופן טבעי גם בלי להשתמש בהצעות או לפרסם מסקנות. לדיונים האלה עדיין יש ערך רב, וניתן לעדכן את תיבת ההקשר בסיכום המסקנה לצורך עיון בהמשך.
- אם יש פעולות לביצוע באחריות אנשים מסוימים, ניתן ליצור אזכור של שמותיהם באמצעות @ כדי שתישלח אליהם התראה.
דיווח ואיסוף תובנות
כדי להבין את משמעותה של חוויה, יש לבחון כיצד היא משתלבת בהקשר הרחב יותר. מה היה מקומו של הרגע הזה במהלך ההתקדמות הכולל שלנו? איזו צורה תקבל ההבנה שהפקנו מהחוויה הזאת — סיפור, דוח, שינוי או קריאה לפעולה?
החוויה מתרחשת ברגע מסוים, אך השפעתה נובעת לעיתים קרובות מהגדרתה, ממתן שם לה ומהאפשרות להשתמש בה ולהתייחס אליה. אחרת, יש סיכון שהחוויה תישכח, שמי שלא נכחו לא יוכלו לקחת בה חלק, או שיהיה צורך לחזור עליה בהמשך. תיעוד או דיווח מוחשיים מסייעים לעיתים קרובות לשיתוף פעולה פורה.
ב-Loomio
- התיעוד ב-Loomio נוצר כחלק בלתי נפרד מהתהליך. כך נוצר לקבוצות מאגר עשיר של תוכן ארכיוני, ללא מאמץ נוסף.
- כמה מהתכונות שלנו תומכות באיסוף תובנות ובשמירה בארכיון: החיפוש, רשימת ה״החלטות הקודמות״ והאפשרות להדפיס דיון.
- מסלולי פרימיום מאפשרים לייצא את כל נתוני הקבוצה ב-Loomio.
- קבוצות רבות משתמשות ב-Loomio כדי לשלב תוכן מערוצים שונים. למשל, לפרסם הודעה על מפגש ולבנות את סדר היום ב-Loomio, לקיים את המפגש פנים אל פנים, לפרסם את סיכום המפגש ב-Loomio ולקבל החלטות קשורות באותו שרשור. כך יכולת איסוף התובנות כחלק מהתהליך ב-Loomio מתרחבת מעבר למרחב המקוון.
הפיכת דיון לפעולה
מגיע רגע שבו יש לחזור ולעסוק במציאות שמחוץ לחדר. לפעמים הצורך הוא פשוט לעסוק ברעיונות וברגשות, בלי לדאוג ליישום. אבל בדרך כלל קבוצה לא תשיג את מטרותיה בלי לתרגם את מסקנותיה לפעולה בפועל. המעבר הזה הוא חלק מהתהליך המונחה כולו.
בשלב הזה תהליך שיתופי נפגש עם מערכות ארגוניות אחרות, ונדרשת עזרה במסגרת ההנחיה כדי לברר כיצד השילוב יעבוד. מערכות אלה עשויות לכלול:
- סמכות — בידי מי נמצאת הסמכות לקבל החלטות בפועל? מה צריך לקרות כדי שרעיונות יהפכו כאן למציאות?
- ניהול — כיצד הדבר משתלב בסדרי עדיפויות אחרים? אילו תלויות עשויות להיות?
- האצלת אחריות — מי יקבלו אחריות לצעדים הבאים? האם יידרשו לתת דין וחשבון על ביצועם?
- תקשורת — כיצד יועבר מידע על התהליך או הדיון לאחרים? מה חשוב שיידעו?
- מינהלה — כיצד יועבר מידע ממערכת אחת לאחרת, למשל לכלי למעקב אחר משימות או לתקשורת? היכן יישמר המידע?
אם יש חסמים בנושאים האלה, דחיית ההכרה בהם עד לרגע הסיום עלולה להזיק. למשל, אם למשתתפים אין בפועל סמכות לבצע שינוי שעליו החליטו, הדבר עלול ליצור תחושת כישלון. בעת תכנון התהליך יש לחשוב מראש על המפגש עם המציאות ולהגדיר בהתאם את היקף שיתוף הפעולה.
ב-Loomio
- ניתן ליצור אזכור באמצעות @ של שמות האנשים שיפעלו בעקבות החלטה.
- משתמשים רבים משלבים תוכן מ-Loomio במערכות ארגוניות אחרות דרך ערוצים נוספים, למשל באמצעות סקירת החלטות מ-Loomio במפגשים קבועים פנים אל פנים, או העברת מסקנות לתהליך המעקב אחר משימות.
- קבלת החלטה מפורשת מובילה באופן טבעי לשאלה: ״בסדר, אבל איך נקדם את זה?״
- הקמת קבוצה ב-Loomio מעלה לעיתים קרובות שאלות חשובות, כמו: ״ההשתתפות של מי נחוצה כאן כדי להפוך את ההחלטות האלה לפעולה?״ ללא בעלי עניין מרכזיים, הנהגה או גורמים מנהליים, התהליך עלול להיתקע.
זה לא נגמר עד שזה נגמר
חשוב לסיים היטב. לסגירת תהליך יש ממד טקסי, ואם מדלגים עליו עלולה להישאר תחושה של חוסר סיום. לפעמים התהליך מסתיים כי הזמן נגמר, ולפעמים משום שמטרות מסוימות הושגו. יש לזהות סימנים מרומזים ומפורשים המעידים אם יש תחושת השלמה של תהליך או שלב, הן ברמה האישית והן בקבוצה כולה.
לעיתים קרובות המשתתפים מצפים לאישור מצד ההנהגה או ההנחיה שהתהליך אכן הסתיים, ובדרך כלל כדאי לומר זאת במפורש. לפעמים הסימן הוא אמירה ברורה שהמפגש מסתיים, סיכום ההחלטות או הצעדים הבאים ופרידה מכולם. במקרים אחרים יש לקבוצות נוהג קבוע, כגון סבב סיום. מפגש שדועך ללא סיום ברור עלול להשאיר תחושה לא נעימה.
ב-Loomio
- הסימן הברור ביותר לסיום ב-Loomio הוא פרסום מסקנה של החלטה.
- חלק מהקבוצות משתמשות בתכונת נעילת שרשור כדי למנוע שינויים נוספים ולהפחית עומס.
- השבתת קבוצה היא פעולת הסגירה המובהקת ביותר. לאחר מכן אין אפשרות להוסיף דברים בקבוצה.
- קבוצות ב-Loomio יכולות להמשיך להתקיים גם כשהיקף הפעילות בהן עולה ויורד. לכן עשוי להיות מועיל לציין אבני דרך, כגון סיום שלב מסוים, גם אם הפעילות בקבוצה תתחדש בעתיד.