במהלך התהליך
היכן נמצאים במפת התהליך?
כשאפשר להתמצא בלוח הזמנים או בסדר היום, קל יותר להרגיש בטוחים ולקבל תמיכה. אנשים רוצים לדעת מה קורה עכשיו, מה צפוי בהמשך ומה כבר נעשה. הבנת המבנה הכללי של התהליך עוזרת להבין כיצד לתרום לו ביעילות.
למשל, כשידוע שבהמשך יהיה זמן לשאלות ותשובות, קל יותר להמתין עם שאלות במהלך מצגת. כשהמעבר משלב של פתיחת אפשרויות לשלב של התכנסות ברור, יש פחות נטייה לקפוץ לפתרונות מוקדם מדי. חשוב לדעת איזו תרומה מתבקשת ומתי.
כדי להציג את מפת התהליך לאחרים, על המנחים לחשוב על המהלך כולו ולוודא שלכל חלק יש מטרה התורמת לשלם אחד. הנחיה טובה מובילה את המשתתפים ברצף הגיוני.
ב־Loomio
- קבלת החלטה ב־Loomio כבר מתקדמת ברצף הגיוני בסיסי: איסוף (פתיחה והזמנה), דיון (פתיחת אפשרויות), העלאת הצעה (התכנסות), החלטה ופעולה (סיכום).
- משתמשים רבים ב־Loomio משלבים את הכלי בתהליכים שמפת השלבים שלהם מוגדרת מראש, כגון תהליך התייעצות רב־שלבי.
- לרשות המנחים עומדים כלים שעוזרים להציג למשתתפים את מפת התהליך, כגון תיאור הקבוצה ומועדי הסיום של הצעות. שימוש בהם מראש מספק למשתתפים הקשר נוסף.
אמנות ההבחנה
הבחנה במתרחש היא אולי המיומנות החשובה ביותר בהנחיה. היא עוזרת לזהות איזו התערבות או תגובה נדרשת, כיצד להזמין תרומות מתאימות וכיצד לעזור לקבוצה להבחין בדפוסים שלה עצמה. ערך ההנחיה טמון בכך שיש מי שעוקבים אחר המתרחש ופועלים בהתאם, בזמן שאחרים עשויים להיות מרוכזים בתוכן מסוים או בסדר היום שלהם.
הבחנה יעילה משלבת מידע טוב עם רגישות ומיומנות בפירושו. מנחים רבים מדברים על ״קריאת החדר״: תגובות רגשיות, מתחים ויחסי כוח. לשם כך נחוצים סימנים ברורים למה שמתרחש.
ב־Loomio
- תכונות רבות כבר עוזרות להבחין במתרחש. אחת הבולטות היא האפשרות לעקוב אחר התפלגות הקולות בהצעה.
- התוכנה מזהה מידע מסוים: מי כבר השתתפו ומי עדיין לא, אילו נושאים עולים, מי קיבלו הזמנה לקבוצה ומי עדיין לא, ועוד.
- ב־Loomio אפשר לעקוב אחר עשרות דיונים במקביל, לראות בבירור מה משותף בהם ולפעול בהתאם.
- שיחה מקוונת יכולה להפוך דברים מרומזים למפורשים, וכך להקל על ההבחנה בהם.
- כתיבה מאפשרת לתאר מה זוהה ומדוע ננקטת פעולה מסוימת בתגובה. למשל, אפשר לצטט במדויק דברים שנכתבו ולהצביע על מה שהם מגלים. אפשר גם לעשות זאת ברמת הדיון כולו: לבחור כמה ציטוטים ולזהות נושאים חוזרים או מחלוקות שמתחילות להתגלות.
- קל יותר להבחין בדברים כשהקצב אטי יותר. זה אחד היתרונות הגדולים של Loomio: תקשורת שאינה מחייבת תגובה בזמן אמת, ושאפשר לקרוא בכל קצב. כך אפשר גם לזהות התפתחויות לאורך זמן ולהפנות ישירות לדיונים קודמים.
- מכיוון שאפשר לקיים דיונים במקביל, אפשר להוסיף לדיונים העיקריים גם דיון על אופן הדיון עצמו (המכונה גם ״כובע כחול״). כך נוצר מרחב משותף לתרגול ההבחנה במתרחש בלי לעכב את התהליך.
לשמוע קולות מגוונים
בחברה שלנו, היסטוריה, יחסי כוח, תרבות ופסיכולוגיה פועלים יחד בדרכים שמגבירות קולות מסוימים ומחלישות אחרים. הדבר ניכר בכל רמות החוויה, מהאמונות הלא־מודעות העמוקות ביותר ועד למערכת הפוליטית ולחוקים.
הרעיונות הטובים ביותר אינם מגיעים תמיד מהקולות החזקים ביותר. אחד מתפקידי ההנחיה הוא לצמצם את השפעתן של ההטיות האלה. כדי לקדם צדק חברתי, עבודה קבוצתית יעילה וקבלת החלטות איכותית, חשוב להיות מודעים לדינמיקות שאיתן מתמודדים יחד.
כדי לחדש, צריך לפנות מקום לנקודות מבט שונות. כך גם יוצרים צוות שבו לכולם יש יכולת להשפיע. גורמים תרבותיים וטכניים רבים מעניקים עדיפות לקולות מסוימים על חשבון אחרים. יש שיטות רבות שבעזרתן אפשר להתמודד עם ההטיה הזאת באופן שיטתי, אבל עצם המודעות לה היא נקודת פתיחה טובה. — ריצ׳רד ברטלט
כל אדם חווה את העולם מתוך תודעה אחת, ולכן קל לשכוח שאחרים חווים אותו אחרת. גם בקבוצה שנראית אחידה יש מגוון גדול של נקודות מבט, קצבים והעדפות. ההכרה בכך שאחרים שונים מאיתנו היא אתגר מרכזי בהתפתחות אישית.
אין דרך אחת שמתאימה לכולם. כל צורת תקשורת מחזקת קולות מסוימים ומחלישה אחרים, או מדגישה נטיות שונות אצל אותו אדם. לכן כדאי להשתמש במגוון דרכים כדי לאפשר לקולות שונים להביא את מיטב תרומתם.
כדאי לבדוק שהפעילות מתאימה לסגנונות למידה שונים. דרך פשוטה לעשות זאת היא להיעזר בדימוי של ראש, לב וידיים. מי שלומדים דרך הראש זקוקים לעובדות ולמידע מפורט. מי שלומדים דרך הלב נעזרים בסיפורים וזקוקים לחיבור רגשי לעבודה. למידה דרך הידיים מבוססת על עשייה ועל פעילות. — סילביה זור
אחת הדרכים הטובות לתת מקום לקולות מגוונים ולחבר ביניהם היא להציע כמה צורות השתתפות. כך אפשר לתת מענה לצרכים ולהעדפות שונים ולאפשר השתתפות שוויונית יותר בשיחה.
כמה מרכיבים מוכרים לתכנון תקשורת שיתופית המתאימה לדרכי ביטוי שונות:
- גודל הקבוצה — חשיבה אישית, עבודה בזוגות, קבוצה קטנה, קבוצה גדולה, שיחה בין שני אנשים, שיחה של אדם אחד עם רבים ושיחה בין רבים.
- אמצעי ביטוי — כתיבה, ציור, וידאו, שירה, ריקוד, תרשימי זרימה, משוואות, סמלים, סיפורים, דמעות, צחוק, דיון ועוד.
- כללי דיון — סבבים (לשמוע כל אדם פעם אחת לפני שממשיכים), הגבלת תדירות הדיבור (אפשר לדבר שוב רק אחרי ששני אנשים אחרים דיברו), חפץ דיבור (מדברים רק כשהחפץ ביד, בלי לקטוע), תרומות מוגבלות בזמן (דקה אחת לדיבור), תרומות ללא הגבלת זמן (אפשר להמשיך לדבר כל עוד האחרים מקשיבים בתשומת לב), מעקב אחר חלוקת זמן הדיבור (למשל, כמה זמן דיברו נשים לעומת גברים), והפסקות שקט בין דוברים לעיבוד ולמחשבה.
- לתת מקום לשקט שקט מביך רק אם נותנים לו להיות מביך. שקט מאפשר לאנשים לחשוב. — סילביה זור
ב־Loomio
- Loomio תוכננה כדי לאפשר לשמוע את כל הקולות, לרבות קולות של אנשים שאינם יכולים להגיע למפגש, ממעטים לדבר או עסוקים.
- בטקסט, לכל הקולות יש פחות או יותר אותה ״עוצמה״ ואותו ״קצב״. תקשורת כתובה שאינה מחייבת תגובה בזמן אמת מאפשרת השתתפות שוויונית יותר.
- תכונת ההצעות היא למעשה סוג של ״סבב״: היא עוזרת לקבוצות לאפשר לכל אדם להביע עמדה, אם רצונו בכך, על בסיס שווה.
- Loomio תומכת בכמה סוגי מדיה (קישורים, סרטונים, תמונות, תרשימים וראיות תומכות), המתאימים לדרכי תקשורת שונות.
- הכלים של Loomio בסיסיים למדי, אך בעזרת הנחיה פעילה והרגלי עבודה קבוצתיים אפשר ליישם כללי דיון באופן ידני באמצעות נורמות או כללים מוסכמים. למשל, אפשר להסכים שכל אדם יפרסם תגובה אחת בלבד עד שכל האחרים ישתתפו.
- Loomio מספקת כלים גמישים לעבודה בקבוצות קטנות וגדולות באמצעות קבוצות־אב ותתי־קבוצות. בתהליכי התייעצות גדולים אפשר לעבוד בכמה קבוצות קטנות ולשלב את עבודתן למסקנה רחבה יותר.
- מי שזקוקים לזמן למחשבה אישית יכולים להתרחק לזמן מה, לעבד את מחשבותיהם, ואז לחזור ולשתף תגובה ארוכה יותר או קישור למסמך. כך אפשר לשלב בין חשיבה אישית לתקשורת קבוצתית לפי בחירת המשתתפים.
- תכונות הנגישות והתרגומים של Loomio מאפשרים לאנשים עם צרכים שונים מאוד להשתתף כשווים באותו דיון. זו דוגמה חשובה לאופן שבו טכנולוגיה יכולה לאפשר השתתפות שוויונית שקשה מאוד להשיג במפגש פנים אל פנים.
- אם אדם מסוים תורם הרבה יותר מאחרים, אפשר מבחינה טכנית פשוט לגלול הלאה. במפגש פנים אל פנים התנהגות כזאת עלולה להשתלט על השיחה. עם זאת, פרסום תגובות ארוכות מאוד עדיין עלול לפגוע באיזון הדיון ב־Loomio.
להתמודד עם הטיות קוגניטיביות
במשך מיליוני שנים התפתח המוח האנושי כך שיוכל לשלב חשיבה מהירה ויעילה ש״מספיקה לצורך העניין״ עם ניתוח מעמיק, אטי ותובעני יותר. כך אפשר להסתמך רוב הזמן על אינסטינקטים, כללי אצבע והכללות כפתרונות מהירים, ולבחון דברים לעומק כשצריך.
אבל לפעמים החשיבה הזאת מובילה לטעויות. יש כשלים מוכרים בחשיבה האנושית שעלולים למנוע קבלת החלטות טובות. במצבים קבוצתיים העניין מורכב עוד יותר. חשוב להיות מודעים לדינמיקות האלה.
יש מגוון רחב של הטיות קוגניטיביות (כדאי לקרוא את הרשימה), ולכולן עשויה להיות השפעה על קבלת החלטות ועל שיתוף פעולה. הנחיה יכולה לעזור להכיר בקיומן ולעודד בחירה מודעת בדרך להתמודד איתן. למשל, אפשר לשאול מתי חשוב יותר להתקדם במהירות ומתי חשוב יותר לדייק.
תהליכים ותקשורת מובנים הם כלי יעיל לצמצום הטיות קוגניטיביות ולשיפור איכות ההחלטות. הצורך לפעול לפי תהליך במקום לבחור ב״דרך הקלה ביותר״ יכול לחשוף טעויות חשיבה והטיות. לעיתים מנחים מבקשים לעשות דברים שמעוררים קושי או התנגדות, דווקא משום שהם מחייבים לצאת מדפוסי חשיבה מוכרים. התמדה בכך יכולה לעזור לקבוצות להשיג את מטרותיהן העמוקות, גם אם הדרך כרוכה באי־נוחות זמנית.
דוגמאות לתהליכים שיכולים לצמצם הטיות קוגניטיביות:
- הכובעים של דה בונו: כובעים בצבעים שונים שאפשר ״לחבוש״ בדמיון כדי לצאת מנקודת המבט האישית ולנסות דרכי חשיבה אחרות.
- רשימות בדיקה: דפוסי חשיבה קבועים עלולים לגרום להחמצת דברים ברורים, במיוחד בתחומים מוכרים מאוד. רשימת בדיקה יכולה לסייע באיתור טעויות.
- שיטת חמש השאלות ״למה״: שאלה אחת או שתיים עלולות ליצור רושם שהגענו למסקנה לפני שזוהה שורש הבעיה. חזרה על השאלה חמש פעמים מסייעת להגיע אליו.
- מודלים לחשיבה: תרגילים כמו ניתוח SWOT, קנבס המודל העסקי ותרגילים מובנים רבים אחרים לאיסוף מידע יכולים לסייע בניתוח ברור יותר ולחשוף הנחות סמויות.
ב־Loomio
- מידע ונקודות מבט מגוונים יכולים לערער הנחות והטיות. זה חלק מהתכנון הבסיסי של Loomio: כשיותר קולות יכולים לתרום לדיון על בסיס שוויוני יותר, קל יותר להימנע מ״חשיבה קבוצתית״.
- Loomio מאפשרת למשתתפים להביע אי־הסכמה באופן בונה. מרחב בטוח שבו מעריכים אי־הסכמה חיוני לתרבות של חשיבה ביקורתית.
- תקשורת כתובה שאינה מחייבת תגובה בזמן אמת מאטה את השיחה ומאפשרת לבחון דברים ביתר תשומת לב. כך יש יותר זמן לחשוב ולהימנע מטעויות חשיבה.
- Loomio מזמינה אנשים להשתתף בתהליך בעל מבנה מסוים, שתומך בקבלת החלטות שקולה יותר. אפשר להשתמש בה למגוון רחב של תהליכים, אבל אפילו מבנה כלשהו בדיון פותח אפשרויות נוספות.
איזון בין פתיחת אפשרויות להתכנסות
״היהלום״ של פתיחת אפשרויות והתכנסות מתאר את צורת השיחה. בתחילה היא מתרחבת ונותנת מקום לרעיונות, למידע ולנקודות מבט שונות. אחר כך היא מתחילה להתכנס. בחירת הזמן המתאים למעבר הזה חיונית להנחיה יעילה של דיונים שיתופיים המכוונים לפעולה.
אם מדלגים על פתיחת האפשרויות או מסיימים אותה מוקדם מדי, יחסר מידע לעבודה, אנשים עלולים להרגיש שלא הקשיבו להם ורעיונות טובים לא ייאמרו. אם מדלגים על ההתכנסות או דוחים אותה יותר מדי, הדיון עלול להימשך בלי להגיע למסקנה שאפשר לפעול לפיה, לשחוק את המשתתפים ולא להניב תוצאות.
גם בכל שלב משנה של התהליך חשוב לבחור את העיתוי ואת ההתערבות המתאימים. פתיחת האפשרויות כוללת הצגה, הבהרה והעלאת רעיונות. ההתכנסות כוללת ניתוח, גיבוש מסקנה ומחויבות לפעולה. בחלק מהדיונים מספיקה התייחסות כללית למבנה היהלום; באחרים מועיל לפרט בקפידה כל שלב ושלב משנה.
בקבוצה, אנשים שונים נוטים להעדיף דרכי עבודה שונות, וגם לקבוצה כולה יש נטיות משלה. חוסר איזון יכול להתבטא בעודף רעיונות מופשטים או בקפיצה מהירה מדי לפתרונות. הנחיה יכולה לעזור לכל אדם ולקבוצה כולה להקדיש לכל דרך עבודה את תשומת הלב המתאימה.
ב־Loomio
- התהליך הבסיסי ב־Loomio מנחה קבוצות לעבור בכל שלבי התהליך: הדיון פותח אפשרויות וההצעות מובילות להתכנסות. מבנה היהלום השפיע רבות על התכנון המקורי של התהליך ב־Loomio.
- Loomio עוזרת לקבוצות להשתמש ביהלום באופן גמיש. למשל, ניסיון להתכנס סביב הצעה עשוי לחשוף אי־הסכמה, להוביל לבירור נוסף של המידע, ואז לתמוך בהתכנסות טובה יותר סביב הצעה מעודכנת.
- כמה מהתכונות הבסיסיות של Loomio תומכות בדרכי העבודה השונות. התראות לחברי הקבוצה על תחילת דיון חדש מזמינות תרומות שפותחות אפשרויות, ומועדי סיום להצעות מעודדים השתתפות בשלב ההתכנסות.
- כבר כיום אפשר להשתמש בכלים של Loomio כדי לסייע להתכנסות, בראש ובראשונה באמצעות פתיחת הצעה. שימוש טוב בהצעות הוא סימן בולט לקבוצה שפועלת ביעילות ב־Loomio. לעיתים המלצה פשוטה לפתוח יותר הצעות עוזרת לקבוצות להתקדם.
הגדרת היקף העבודה
שיתוף פעולה מוצלח תלוי לעיתים קרובות בחלוקת העבודה לחלקים בגודל מתאים ובסדר מתאים.
אפשר להנחות מתוך חשיבה של ״ניהול פרויקט״ ולתכנן את התהליך סביב שאלות כגון:
- מה תלוי במה? מהו הנתיב הקריטי, ומה צריך לעשות קודם כדי לאפשר את הצעדים הבאים?
- באילו חלקים הכי חשוב להתמקד? על מה אפשר לוותר?
- איזה היקף עבודה אפשר להשלים בזמן נתון, בהתחשב בזמן, באנרגיה ובמידע הזמינים, כדי להגיע לתוצאה מועילה?
חשוב לא לנסות להתמודד עם הכול בבת אחת, אלא לחלק את העבודה לחלקים שאפשר לנהל. סדרה של צעדים קטנים יכולה להוביל למסקנה רחבה יותר. לעיתים עדיף להשיג תוצאה קטנה ומועילה מאשר לא להגיע לשום מסקנה. גם שקיעה בפרטים עלולה להסיט את תשומת הלב מהנושאים המרכזיים.
בשיתוף פעולה אי אפשר לדעת מראש בדיוק מה יעלה, ולכן היקף העבודה צריך להתפתח עם הדיון. ההחלטה אם הסתעפות ברגע מסוים היא הסחת דעת או התקדמות דורשת שיקול דעת. גם נוקשות יתר וגם גמישות יתר עלולות להזיק. לעיתים השאלה אינה אם נושא מסוים רלוונטי, אלא מתי ובאיזה סדר מועיל לעסוק בו.
אפשר לתכנן מפגש שמורכב מכמה חלקים הקשורים זה בזה, שכל אחד מהם נשען על קודמו וכולם מובילים למסקנה מרחיקת לכת. אם התוכנית מצליחה, זו הצלחה גדולה. אבל לרוב מפגש מורכב חורג מהזמן שהוקצה לו, ועלול שלא לענות על הרצונות והצרכים של המשתתפים. - סילביה זור
סדרה של הסכמות קטנות
ריכוז של יותר מדי שיחות יחד יוצר בלבול. חלוקת הנושא לחלקים עוזרת לעיתים לקבוצות שנתקלו בקושי. גם אם סוגיה נראית חסרת פתרון, מורכבת או שנויה במחלוקת, אפשר להפריד אותה לשאלות ולגבש הסכמה על כל אחת מהן, החל בנקודות שקל יותר להסכים עליהן. כך אפשר לצמצם את נקודות המחלוקת לליבת העניין ולעסוק בהן באופן ממוקד.
ב־Loomio
- שרשורי דיון לפי נושא הם כלי יעיל להגדרת היקף השיחה. בלומיו, אפילו יותר מאשר בשיחה פנים אל פנים, אפשר למקד דיון בשאלה מסוימת ובמקביל לעסוק בהיבטים אחרים בשרשורים נפרדים.
- לעיתים אפשר לראות התערבויות הנחיה כמו: ״זה מחוץ לתחום של הנושא הזה, אבל אפשר לפתוח עליו דיון חדש״.
- יצירת קבוצה בלומיו עוזרת להגדיר מי שייך לקבוצה ועל מה היא נועדה לדון. כך קל יותר למשתתפים לשמור על היקף מתאים.
- רצף ההצעות בלומיו מתאים לגישה של ״סדרה של הסכמות קטנות״. אפשר לגבש הסכמות קטנות באותו שרשור דיון, לשמור על ההקשר ולהסתמך על הצעות קודמות.
- תקשורת מקוונת שאינה מחייבת מענה מיידי מאפשרת להרחיב נושא בלי לעכב אחרים. אפשר לפתוח דיון חדש או תת־קבוצה ולהעמיק בהם ככל שנדרש, בזמן שהקבוצה ממשיכה לעסוק בנושא המרכזי שלה.
- שדה ההקשר של הדיון ותיאור הקבוצה מאפשרים להגדיר את היקף השיחה והקבוצה, בהתאמה.
קצב ועיתוי
לשיחה מועילה יש קצב. הקצב המתאים תלוי בגורמים רבים, ולעיתים מזהים אותו באופן אינטואיטיבי, כמו בנגינה מאולתרת. מתי כדאי להעמיק ומתי לסגת? מתי כדאי להוסיף מידע חדש, ומתי להמשיך לבחון את מה שכבר עלה? אלה שאלות של קצב.
למשתתפים שונים יש צרכים והעדפות שונים. לפעמים צריך להאט את מי שמתקדמים מהר, ולעזור לאחרים להתקדם. הקצב המתאים נוצר מתוך איזון בין העמקה להתקדמות. כשהאיזון חסר, חלק מהמשתתפים עלולים לחוש חוסר סבלנות ואחרים עלולים להישאר מאחור.
ב־Loomio
- מכיוון שהתקשורת בלומיו אינה מחייבת מענה מיידי, אפשר לקרוא ולהשיב בקצב אישי. כך יכול להיווצר קצב טבעי לשיחה.
- אפשר לדלג על הודעות של מי שמתקדמים לאט יותר ולדחוף את השיחה קדימה. במקביל, אפשר להמשיך לבחון נושא לעומק גם כשאחרים מתקדמים הלאה. תקשורת בזמן אמת אינה מאפשרת זאת באותה מידה.
- מועדים אחרונים להצעות עוזרים לקבוע את הקצב. לנושאים דחופים אפשר לקבוע פרק זמן קצר, ולאחרים לתת יותר זמן. החלטות שונות יכולות להתקדם בקצבים שונים.
- קל להתאים את קצב ההשתתפות. אם השיחה מתקדמת מהר או לאט מדי, אפשר להוסיף תגובה, לקחת צעד אחורה ולחזור בהמשך כשעולה הצעה.
- החלטה ״מהירה״ בלומיו אורכת לעיתים יום או יומיים, בעוד שהחלטה מהירה במפגש פנים אל פנים עשויה להימשך כחמש דקות. ובכל זאת, לומיו אינו בהכרח מרגיש איטי כמו ישיבה שנמשכת יומיים כדי להגיע להחלטה. ההחלטות מתקדמות במקביל לעבודה אחרת, ואיסוף העמדות של כולם במשך יומיים עשוי להיות יעיל יותר מתיאום מפגש פנים אל פנים.
- הנחיה בלומיו דומה לפעמים ל״זמן קליע״ בסרט מטריקס, כשניאו עוצר את הזמן ויכול לנוע סביב קליע. אפשר לעבור על שיחה חיה רגע אחר רגע, כמעט כמו כוח־על.
ניהול תשומת הלב
תפקיד ההנחיה כולל הכוונה של תשומת הלב. כמות המידע הזמין יכולה להיות כמעט בלתי מוגבלת, ולכן חשוב לסנן אותו כדי למנוע עומס. ניהול תשומת הלב דורש איזון בין חשיבות הנושא לבין הזמן והיכולת לעסוק בו.
הנחיה יכולה לעזור לקבוצה להסכים על המטרה וההיקף של דיון או תהליך. כך אפשר לקבוע כיצד לתעדף את תשומת הלב. צמצום הסחות דעת והחזרת השיחה לנושא הן התערבויות נפוצות.
דרך נוספת לנהל תשומת לב היא לעזור לקבוצה להמשיך לעסוק בנושא מספיק זמן. כשהדיון נעשה קשה, לא ברור או לא נוח, עשוי לעלות רצון לוותר מוקדם מדי, לעבור לנושא אחר או להתעלם מהקושי. הנחיה יכולה לעזור לקבוצה להמשיך עד למיצוי הנושא, בהתאם למטרות המשותפות שלה.
תהליכים מובנים ותרגילים למיון מידע הם כלי הנחיה חשובים בתחום הזה. למשל:
- הקצאת זמן מוגדר — קביעת פרק זמן לסיעור מוחות או לשיחה על נושא מסוים.
- תעדוף סדר היום — רישום כל הנושאים שרוצים לדבר עליהם, ואז בחירת הנושאים המרכזיים לפני שנכנסים לפרטים.
- מיון פתקים — העלאת רעיונות או שאלות, קיבוצם לפי נושאים וצמצומם לרשימת נושאים ממוקדת.
- רשימת נושאים להמשך — מקום לרעיונות או לשאלות שעולים אך אינם רלוונטיים כרגע, כדי לחזור אליהם בהמשך.
- איך נראית הצלחה? הגדרת מדדי הצלחה ושמירה על מיקוד הקבוצה בהם עד להשגתם.
ב־Loomio
- אחד הכלים החשובים בלומיו לניהול תשומת הלב הוא חלוקת דיונים לשרשורים לפי נושא. צורת השיחה הזאת הופיעה בתקשורת המקוונת כבר לפני עשרות שנים, והיא עדיין נפוצה משום שהיא עוזרת למקד את תשומת הלב. כשהנושא מופיע בבירור בראש הדף, קל יותר להישאר ממוקדים בו.
- פעילות בלומיו צורכת את תשומת הלב של הקבוצה, וכל פעולה שיוצרת התראה דורשת ממנה תשומת לב. על סמך משוב ממשתמשים, התוכנה מבחינה בין פעולות שמצדיקות התראה, כמו תגובות, הצבעות ומסקנות, לבין פעולות כמו סימון ״אהבתי״ לתגובה.
- הגדרות ההתראות מאפשרות לכל אחד ואחת לשלוט במידה רבה בתשומת הלב שמוקדשת ללומיו. עזרה בקביעת ההעדפות האלה תורמת לניהול תשומת הלב של הקבוצה.
- תת־קבוצות יכולות לעזור לחלק את תשומת הלב. אם רק חלק מחברי הקבוצה צריכים לעקוב אחר נושא, אפשר להעביר את הדיון לתת־קבוצה.
- ההחלטה שלא לאפשר הצעות במקביל בלומיו נועדה לעזור לקבוצה להקדיש תשומת לב מלאה להצעה אחת לפני שממשיכים הלאה. זו החלטת עיצוב מכוונת, גם אם אינה מקובלת על כולם.
מתכננים רבים של מערכות מידע תיארו בטעות את הבעיה שלהם כמחסור במידע במקום כמחסור בתשומת לב. בעקבות זאת הם בנו מערכות שמצטיינות בהצגת עוד ועוד מידע, אף שהיה צורך במערכות שמצטיינות בסינון מידע לא חשוב או לא רלוונטי. — ויקיפדיה
התערבויות בהנחיה
יש בעולם שיטות הנחיה רבות מספור, וספרים רבים נכתבו עליהן. אי אפשר להציג רשימה מלאה של כל ההתערבויות האפשריות.
עם זאת, מועיל להבחין בין שתי קטגוריות של התערבויות:
- התערבויות תומכות: הזמנה להשתתף, העמקה, עידוד להרחיב, תמיכה, טיפוח, הגנה ויצירת מרחב.
- התערבויות מכוונות: האטה, עצירה, הצבת גבולות, קטיעה, הצבת אתגר, החזרת השיחה למסלול ומניעת התנהגות פוגענית.
כמעט כל התערבות שמשמשת בהנחיה פנים אל פנים יכולה לקבל צורה מתאימה גם במרחב המקוון.
פנייה אישית למישהו כדי לבקש השתתפות עלולה לעורר תחושה של תלמיד או תלמידה שלא יודעים את התשובה מול כל הכיתה. במקום זאת, הזמנה כללית למי שעדיין לא דיברו להשתתף מסמנת למי שמרבים לדבר לפנות מקום, ונותנת למי שנוטים לשתוק הזדמנות להשמיע את קולם. — סילביה זור
ב־Loomio
- כלי ההתערבות בלומיו כוללים תגובות, אזכורים עם @, הוספה והסרה של משתמשים ופתיחה ומחיקה של דיונים. אפשר להשתמש בהם להתערבויות תומכות ומכוונות מסוגים שונים.
- ההתערבות הנפוצה ביותר היא תגובה: פנייה לקבוצה כדי להזמין התנהגות מסוימת או לנסות לצמצם אותה.
- הרשאות השתתפות הן כלי ישיר למדי לניהול ההשתתפות. למשל, אפשר לאפשר או למנוע פרסום של דיונים או הצעות.
- בלומיו יש גם תכונות שמבוססות על אמון. כברירת מחדל, כל המשתתפים יכולים לערוך את ההקשר של דיון, גם אם הוא נכתב במקור בידי מישהו אחר. גישה זו שואבת השראה ממיזמים כמו ויקיפדיה ופיתוח תוכנה בקוד פתוח.