תחילת הדרך
הזמנה
לאופן שבו משתתפים מוזמנים למרחב מונחה יש חשיבות רבה. אנשים לומדים מההזמנה מידע רב, ומשתמשים בו כדי להעריך כיצד יתנהל המרחב ואם יש להם מקום בו. רגע ההזמנה הוא במובנים רבים ההזדמנות המרכזית לקבוע את האווירה ולבסס אמון.
קבלת החלטות מבוססת על תקשורת: הקבוצה יכולה לקבל יחד החלטות טובות רק אם קודם נבנה בסיס של תקשורת טובה. פירוש הדבר הוא להבהיר מה מטרת הדיון או המפגש, מי צריכים להיות מעורבים, מה מסגרת הזמן ולמה אפשר לצפות.
— ריצ'רד ברטלט
היבטים מרכזיים של הזמנה:
- רקע. במה מדובר? מה מבקשים ממני לעשות? מי עומדים מאחורי היוזמה? מי עוד יהיו מעורבים? כמה זמן נדרש להקדיש, מה הנושא המרכזי ומהם כללי ההתנהלות?
- הקשר. מה אופי הפעילות המסוימת הזאת? מבין כל המתכונות והדרכים האפשריות, באיזו מתכונת היא תתקיים? למה עכשיו, ולמה בדרך הזאת?
- שייכות. האם יש לי מקום כאן? האם זה מתאים לי? האם יש צורך בנוכחות שלי בתהליך? מה הערך והתרומה הייחודיים שלי? למה דווקא לי כדאי להשתתף?
- ביטחון. האם ההזמנה משקפת מחשבה, אמון והבנה? האם מבנה הפעילות מאפשר להתמודד עם יחסי הכוח הקיימים בה? איזו מידה של כנות או חשיפה אישית תידרש ממני? האם אפשר לסמוך על מי ששלחו את ההזמנה שיתמכו בי כראוי?
- נגישות. האם יינתן מענה לצרכים הבסיסיים שלי לצורך השתתפות? שפה, טכנולוגיה מסייעת, מונחים מקצועיים לא מוכרים וכדומה. האם אוכל להשתתף?
ב־Loomio
- יש במערכת אפשרות מובנית להזמין משתמשים בדוא״ל או באמצעות שליחת קישור מיוחד. אפשר גם לבקש להצטרף לקבוצה אם הגדרותיה מאפשרות זאת.
- כלי ההזמנה המובנים בתוכנה בסיסיים מאוד, ובקשה בלתי צפויה להתחבר לתוכנה חדשה ללא הקשר אינה מזמינה במיוחד. לכן, מי שמקימים קבוצות מציגים לעיתים קרובות את Loomio לאנשים בתהליך נפרד.
- היבטים רבים של Loomio כבר נועדו ליצור מרחב בטוח ומכבד שאנשים ירצו להצטרף אליו — למשל אפשרויות פרטיות שתוכננו בקפידה.
- עיצוב התוכנה נועד להיות ידידותי, פשוט ומקצועי, וליצור תחושה שאפשר לסמוך עליה.
- ב־Loomio יש תכונות נגישות לאנשים המשתמשים בטכנולוגיה מסייעת, כגון קוראי מסך, ותכונות תרגום לאנשים הדוברים שפות שונות. הדגשת ההיבטים האלה בהזמנה יכולה לחזק את התחושה שיש להם מקום במרחב.
הגעה
רגע ההגעה הוא ה״רושם הראשוני״ של הפעילות, והוא קובע את הכיוון להמשך. ההזמנה התקבלה והתקבלה החלטה להצטרף. זהו רגע של פתיחות וציפייה, ולרושם שנוצר בו תהיה השפעה רבה על החוויה.
קבלת פנים
כדי לאפשר פתיחות למעורבות, להשתתפות ולהקשבה, חשוב להרגיש שיש מקום לנוכחות האישית במרחב. יש צורך בהכרה בנוכחות הזאת ובתחושה של קבלת פנים.
התמקמות
בכניסה לחדר פיזי, רוצים לדעת היכן לשבת, היכן היציאה, היכן השירותים ואם יש קפה. נדרשת היכרות בסיסית עם המרחב ועם המקום האישי בו.
ב־Loomio
- שדות תיאור הקבוצה ותיבת ההקשר של הדיון הם המקומות המרכזיים לכתיבת ״הודעת קבלת פנים״ לאנשים שמצטרפים למרחב.
- ניתן לסייר במרחב של Loomio ולהתאים אותו להעדפות האישיות, למשל באמצעות הגדרות ההתראות ותמונת הפרופיל.
- ניתן להציג מידע בדרך המועדפת באמצעות תצוגות שונות של שרשורים ואפשרויות כמו אחרונים, לא נקראו, השתקה וסימון בכוכב. אפשר להתאים את המרחב כדי להרגיש בו בנוח.
מי בחדר
הצגה עצמית והיכרות עם אחרים הן מהפעולות החברתיות האנושיות הבסיסיות והחשובות ביותר. מה־mihimihi המאורי, דרך ברכת ״מה שלומך״ הבריטית ועד חילופי כרטיסי ביקור ביפן, כל תרבות מייחסת לכך חשיבות רבה. מעבר לצרכים מעשיים ולנימוס, ההיכרות נוגעת בצורך אנושי עמוק, שהוא תנאי לתחושת נוחות, לפתיחות ולריכוז.
בהנחיה, אם לא ניתנת לאנשים הזדמנות להציג את עצמם ולגלות מי נמצאים סביבם, תשומת הלב שלהם בדרך כלל תוסט מכל דבר אחר שמנסים למקד אותם בו, עד שיתאפשר תהליך ההיכרות. יש לתכנן את ההיכרות במכוון כחלק מהפעילות, ולהשתמש בה כהזדמנות לקדם את מטרותיה הכוללות.
סבב שיתוף
גם בקבוצות שבהן כבר קיימת היכרות טובה, תהליך ההיכרות נמשך באמצעות ״סבב שיתוף״ — הזדמנות לכולם לדבר בתחילת מפגש, לעיתים קרובות בתשובה לשאלות כמו ״מה מעסיק אותך כרגע?״, ״מה שלומך?״ או ״האם משהו מקשה על הנוכחות שלך כאן?״ — ובאמצעות דרכים נוספות לחיזוק הלכידות בצוות. לאנשים יש זהויות רבות, המשתנות בהתאם להקשר. השאלה ״מי אני ברגע הזה?״ מקבלת שוב ושוב תשובות חדשות, וכך מתאפשר להבין זה את זה ולהתנהל יחד.
הביטוי האישי אינו מתרחש בחלל ריק, אלא בהקשר של הזהות האישית. מבט על מגוון היבטיה של הזהות חיוני להבנת התרומה של כל אדם.
אנחנו פותחים רבים מהמפגשים שלנו בסבב שיתוף של כולם לפני שניגשים לסדר היום. הסבבים האלה מתמקדים במצב האישי, ולא במשימות העבודה. כשיש תקופה קשה בבית, מחלה או חדשות טובות ומרגשות, הבנת המצב הרגשי עוזרת לקבוצה כולה להבין את אופן התקשורת בהקשר המתאים. — ריצ'רד ברטלט
ב־Loomio
- ניתן ליצור שרשור בשם ״היכרות״ או ״סבב שיתוף״. הוא מספק הנעה לפעולה ראשונית ומועילה, שברורה לכל מי שמצטרפים.
- בקבוצות שההצטרפות אליהן נעשית באמצעות בקשה, יש אפשרות להציג את עצמכם בפני מי שמתאמים את הקבוצה, כדי לקבל גישה אליה. בחלק מהקבוצות נהוג לפרסם את התוכן הזה מחדש בשרשור ההיכרות כחלק מקבלת הפנים.
- מומלץ להעלות תמונות פרופיל. תמונות פנים הן אחת הדרכים היעילות ביותר ליצור תחושת היכרות עם האנשים שנמצאים יחד במרחב המקוון.
מי לא בחדר
גיוון חיוני לקבלת החלטות איכותית בקבוצה. ״אפקט חוכמת ההמונים״, או אינטליגנציה קולקטיבית, פועל רק כשמשלבים מגוון נקודות מבט. תוצאות של תהליכי שיתוף פעולה תלויות במידה רבה בקולות שמיוצגים בהם ובקולות שאינם מיוצגים. אי אפשר להבטיח ייצוג מלא לכולם, אך יש להביא בחשבון מי עלולים להיעדר.
לעיתים קרובות אנשים אינם מודעים לנקודות העיוורון שלהם בכל הנוגע ליתרונות חברתיים. קשה לזהות הטיות באופן אינטואיטיבי, וקל יותר להבחין בנוכחות של דבר מה מאשר בהיעדרו. התפיסה שלנו עלולה להטעות אותנו. למשל, כאשר מקצים במכוון זמן דיבור שווה לנשים ולגברים, לעיתים נוצרת תחושה שנשים מקבלות יותר מחלקן ההוגן, בגלל תפיסות שונות לגבי כמה הן ״אמורות״ לדבר (פרטים נוספים). כדי לקבל תמונה מדויקת, לפעמים צריך למדוד או לספור בפועל במקום להסתמך על אינטואיציה.
בהיעדר צורכי נגישות מסוימים, קל לא לשים לב שמקום אינו נגיש לכיסאות גלגלים, שמסמך אינו מותאם לקוראי מסך או שמצב מסוים אינו מאפשר לאנשים עם ירידה בשמיעה להשתתף. אך אנשים שמתמודדים עם הקשיים האלה יבחינו בכך. אנשים ללא ילדים עשויים לא להביא בחשבון שמפגש בשעה 19:00 אינו מתאים להורים. אלה, ועוד גורמים מעשיים, חברתיים ותרבותיים רבים, עלולים למנוע מאנשים להיות בחדר.
חשוב במיוחד לחשוב מי לא בחדר כשמנסים לפתור בעיות עבור אחרים: ליצור יחד איתם ולא רק עבורם; לדבר עם אנשים ולא עליהם. אם האנשים שעבורם מנסים לפעול אינם בחדר, סביר שיחסר מידע הנחוץ לפעולה יעילה. הדבר נוגע ליעילות בהשגת תוצאות עסקיות באותה מידה שהוא נוגע לצדק חברתי; כמעט תמיד עדיף לתכנן שיתוף פעולה עם המשתמשים או בעלי העניין.
ב־Loomio
- שיתוף פעולה מקוון יכול לפתוח אפשרויות נוספות להכללה. במקום לחשוב על ״פער דיגיטלי״, ניתן לחשוב על ״גשר דיגיטלי״ — כיצד הטכנולוגיה יכולה לאפשר השתתפות של אנשים שאינם יכולים להגיע למפגשים פנים אל פנים או להשתתף בזמן מסוים, ולפתוח אפשרויות חדשות כמו דיונים רב־לשוניים.
- Loomio מציגה בבירור מי קיבלו הזמנה לקבוצה ומי השתתפו בדיון, ומספקת מידע חשוב לבחינת ההכללה. אם אנשים חסרים, אפשר לראות זאת.
- אם חשוב לקבל החלטות באופן מכליל ולשלב מגוון דרכי חשיבה, כדאי לשאול מדי פעם: ״מי לא בחדר? למה?״
תרבות, נהלים וציפיות
תרבות יכולה להיות מושג מעורפל למדי, והיא פועלת בכמה רמות. לתרבות של החברה הרחבה יש השפעה רבה, אך ניתן לראות בכל קבוצה, ובכל מפגש או דיון, תרבות משלהם.
איך מתנהלים כאן? איך מדברים זה עם זה? מה מקובל כאן ומה לא? מהם כללי המשחק בכל הנוגע ליחסים בינינו?
העיסוק בשאלות של תרבות יכול להיות רגע משמעותי של מודעות עצמית עבור קבוצה. הימנעות מהן עלולה לפגוע ביכולת להשיג מטרות, ולעיתים אף לפרק קבוצה לחלוטין.
תרבות, נהלים וציפיות יכולים להיות מרומזים או מפורשים, ומטבעם הם מצטלבים בדרכים מורכבות עם יחסי כוח והון חברתי. האתגר הוא לשמור על גמישות מספקת שתאפשר לדברים חדשים להתהוות, להתפתח, ולתת מקום ליצירתיות ולחופש, ובו בזמן להגדיר בבירור עקרונות יסוד וגבולות שיבטיחו מרחב בטוח.
ההנחיה כוללת לעיתים קרובות הכוונה של הקבוצה לפעול בהתאם לתרבות שקבעה, לקיים את הנהלים שהוסכמו ולוודא שהציפיות מתממשות. כשמטילים את התפקיד הזה על מי שמנחים את הקבוצה, יש לגבות אותו בהסכמות ברורות דיין ובסמכות מוגדרת. אחרת עלול להיווצר בלבול.
לעיתים קרובות יש רצון להשאיר דברים ל״שכל הישר״ ולהימנע מקביעת כללי התנהגות או נהלים מפורשים. עם זאת, הדבר עלול לפגוע באופן לא מידתי בחברי הקבוצה הפגיעים ביותר, שכן הם יחוו את ההשפעות השליליות של התנהגות או תרבות מזיקה ראשונים ובעוצמה הרבה ביותר, ויש להם פחות יכולת להתמודד איתן בכוחות עצמם. באחריות חברי הקבוצה בעלי זכויות היתר או ההשפעה הרבה יותר לבחון את השאלות האלה בקפידה.
כמו בחוזה משפטי, התקווה היא שלעולם לא יהיה צורך לאכוף כללי התנהגות, אך כשמתעורר הצורך, יש ערך רב לכך שהם קיימים. יש להגיע להסכמות לפני שהן נעשות נחוצות. כדי לאפשר למי שמנחים את הקבוצה או לכל אחד מחבריה לומר באופן יעיל ״זה לא מקובל כאן״, יש להשקיע מראש בבניית התרבות ובהגדרת הציפיות.
ב־Loomio
- מכיוון ש־Loomio משמש בדרך כלל מרחב לדיון בונה בקבוצות שיש להן מטרה מוגדרת וחברים מוגדרים, לרוב אנשים משתתפים בתום לב ונוהגים בכבוד.
- Loomio תוכנן במיוחד כדי לתת מקום לקול האישי ולאפשר לכל אדם להביע צרכים וחששות. גם אם הרוב אינו רואה בעיה, ניתן להעלות אותה באופן אישי ולקבל הקשבה.
- תקשורת מקוונת מאפשרת מידה מסוימת של ביטחון פיזי, משום שאנשים אינם נמצאים פנים אל פנים.
- חלק מהקבוצות כבר משתמשות בשדה תיאור הקבוצה כדי לציין כללי התנהגות או ציפיות להתנהלות. קבוצות אחרות קבעו יחד ציפיות המסדירות את ההשתתפות.
- קבוצות רבות משתמשות ב־Loomio עצמו כדי להחליט על נהלי הקבוצה, למשל כיצד להשתתף, מה מותר, מה משמעותה של החלטה ומה מקנה לה תוקף.
- כמה שאלות יסוד בנוגע לנהלים מקבלות מענה מעצם השימוש ב־Loomio: למי מותר להשתתף כאן? כיצד מתקשרים?
- אחת ההחלטות הבסיסיות ביותר שעולות בפני כלל המשתמשים ב־Loomio נוגעת לנוהל קבלת ההחלטות — קונצנזוס? רוב? מניין? פה אחד? הצבת שאלת נוהל קבלת ההחלטות במרכז יכולה להיות צעד מועיל מאוד בפיתוח תרבות הקבוצה.