הנחיית דיונים

לעיתים עולים נושאים שדורשים את תשומת הלב של חברי הדירקטוריון או הוועדה בין ישיבות.

לפעמים גם אין בישיבה די זמן לדיון או לבחינה מעמיקה של החלטה.

ב־Loomio

אפשר להשתמש בשרשור ב־Loomio כדי לנהל דיון. יש לתת לשרשור כותרת תיאורית שחברי הקבוצה יזהו, ולפרט את הנושא בהקשר של השרשור. כדאי להוסיף תג קטגוריה מתאים כדי שיהיה קל למצוא את השרשור בעתיד.

כדי ליידע את חברי הקבוצה על השרשור, יש להזמין אותם אליו. כך יישלח אליהם עותק של השרשור בדוא״ל. אפשר להשתתף בדיון דרך הקישור ל־Loomio, או להשיב להודעת הדוא״ל. התשובה תופיע כתגובה בשרשור.

בשרשור ב־Loomio אפשר לצרף קבצים או קישורים למקורות מקוונים שתומכים בדיון.

דוגמאות נפוצות: - לבחון ולגבש מדיניות - לבקש עצה מהדירקטוריון בנושא או בסוגיה - לדון באסטרטגיה - לבחון רעיון או הזדמנות - להעריך סיכונים

סוגיות שעולות בין ישיבות הדירקטוריון

דברים רבים יכולים לקרות בארגון בין ישיבות, ורבים מסתמכים על דוא״ל כדי לעדכן את חברי הדירקטוריון. קשה לעקוב אחר דיון בדוא״ל: תשובות עלולות ללכת לאיבוד בתיבות הדואר, ואנשים עלולים להישאר מחוץ לשיחה.

״אי אפשר לנהל ממשל תאגידי בדוא״ל!״, ריצ׳רד וסטלייק (Westlake Governance).

כשעולה סוגיה שדורשת את תשומת לב הדירקטוריון, אפשר להשתמש בשרשור ב־Loomio במקום בדוא״ל. חברי הקבוצה יכולים להשיב בדוא״ל, והתגובות שלהם יופיעו בשרשור ב־Loomio. כך הדיון נשאר במקום אחד.

כך עושים זאת: - משתמשים בשורת הנושא של הודעת הדוא״ל ככותרת השרשור, - כותבים את תוכן ההודעה בהקשר של השרשור, - מזמינים את חברי הצוות לשרשור באמצעות כתובת הדוא״ל או שם המשתמש שלהם ב־Loomio.

שרשור ב־Loomio מאפשר: - לרכז את כל המידע בנושא במקום אחד שקל לגשת אליו, - להשיב בלי ליצור שרשראות דוא״ל של ״השב״ ו״השב לכולם״ שעלולות להשאיר אנשים מחוץ לדיון, - לראות מי קרא את ההודעה ולמי כדאי לשלוח תזכורת, - לקדם את העבודה למסקנה ולהפחית את כמות הדוא״ל.

כשאין די זמן בישיבה

אם אי אפשר להכריע בסעיף מסדר היום בזמן שהוקצה לו בישיבת הדירקטוריון, אפשר להמשיך את הדיון ב־Loomio. ניתן להפנות את המשתתפים לשרשור המתאים, או לפתוח שרשור חדש וליידע את חברי הדירקטוריון.

כך פוחת הלחץ על הדירקטוריון, ויש יותר זמן לאיסוף מידע, לדיון ולמחשבה מעמיקה. לעיתים קרובות התוצאה היא החלטה טובה יותר.