קבלת החלטות והחלטות מקוונות
חברי דירקטוריונים וועדות נדרשים לעיתים קרובות לקבל החלטות מחוץ לישיבות. מדובר בהחלטות ובדיונים הנוגעים לניהול הארגון, באחד מהמצבים הבאים:
- לא היה מספיק זמן לקבל החלטה בישיבת הדירקטוריון,
- ההחלטה אינה דורשת דיון רב (לרבות החלטות מנהליות),
- התרחש אירוע (בתוך הארגון או מחוצה לו) המחייב את הדירקטוריון לפעול לפני הישיבה הבאה,
- יש עניין מסוים שחברוּת הדירקטוריון מבקשת לבחון יחד.
ב-Loomio
יש ליצור שרשור ולפתוח דיון: - להציג את הנושא או את ההחלטה שיש לקבל, - להזמין את חברי הדירקטוריון לכתוב תגובות עם מחשבות, דעות וכל מידע שברשותם, כדי לסייע לכולם להבין את נקודת מבטם על הנושא או ההחלטה שמחוץ לישיבה, - לעודד חברים להשתתף באמצעות פרסום תגובות או כתיבת תשובות לתגובות.
כשמגיע הזמן לקבל החלטה, יש ליצור מִשׁאָל ולהזמין חברים להצביע. אם הנושא פשוט, ניתן להשתמש בהצעה. אם הנושא מורכב יותר, ניתן להשתמש בסקר בדיקת כיוון כדי לשאול באופן ברור מה עמדת החברים לגבי ההצעה. - להציג את ההחלטה ולהזמין אנשים להצביע, - לבקש להוסיף נימוק להצבעה, במיוחד כשיש הסתייגויות או הבהרות לגבי נקודות מסוימות, - לבצע בחירה של אפשרויות ההחלטה המתאימות לתהליכי קבלת ההחלטות של הדירקטוריון. - ניתן לאשרר את ההחלטה שהתקבלה מחוץ לישיבה ולתעד אותה בפרוטוקול בישיבת הדירקטוריון הבאה.
היעדר הסכמה להחלטה אינו כישלון. ניתן לשאול את החברים אילו שינויים יאפשרו להם לתמוך בהחלטה ולבחור באפשרות מסכים/ה. כך ניתן לגבש החלטה טובה יותר. להצעה חדשה הכוללת תיקונים יש סיכוי גבוה יותר לזכות בהסכמה.
עם סגירת ההצעה, יש לפרסם מסקנה. יש ליידע את כולם מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.
דוגמאות להחלטות בין ישיבות
החלטה על רכישת נכס
בישיבת הדירקטוריון האחרונה נדונה רכישת נכס. הועלתה דרישה לקבל דוח הנדסי בלתי תלוי לפני קבלת ההחלטה. בישיבה הוסכם לרכוש את הנכס בכפוף לדוח הנדסי משביע רצון. עם זאת, מכיוון שיש לבצע את הרכישה לפני ישיבת הדירקטוריון הבאה, הוסכם להעלות את הדוח ההנדסי ל-Loomio כשיהיה מוכן, לצורך דיון וקבלת ההחלטה הסופית על רכישת הנכס ב-Loomio.
אירוע אבטחה התרחש באחד המתקנים שלנו
התרחשו פריצה וגניבת רכוש שהעמידו את התאגיד ואת הצוות בסיכון. יש ליידע את חברי הדירקטוריון על האירוע ועל הסיכונים ולבחון תגובה מתאימה.
הועלתה בדירקטוריון סוגיית המגדר והגיוון בהרכבו
הוצגו לדירקטוריון נימוקים מבוססים וראיות לצורך בגיוון הרכבו, כדי שישקף טוב יותר את התאגיד. יש לעיין במידע, לשאול שאלות, לדון בסוגיה ולהחליט כיצד להגיב.