קבלת החלטות פורמליות והחלטות מקוונות
חברי דירקטוריון וחברי ועדות נדרשים לעיתים קרובות לקבל החלטות מחוץ לישיבה. אלה החלטות ודיונים הנוגעים לניהול הארגון, למשל כאשר:
- לא היה די זמן לקבל החלטה בישיבת הדירקטוריון,
- ההחלטה אינה דורשת דיון רב, לרבות החלטות מנהליות,
- אירוע בתוך הארגון או מחוצה לו מחייב את הדירקטוריון לפעול לפני הישיבה הבאה,
- אחד מחברי הדירקטוריון מבקש לבחון נושא מסוים עם שאר החברים.
בלומיו
יש לפתוח שרשור ולהתחיל דיון: - להציג את הנושא או ההחלטה שעל הפרק, - להזמין את חברי הדירקטוריון לשתף מחשבות, דעות ומידע שיסייעו לכולם להבין את נקודת מבטם על הנושא או ההחלטה שמחוץ לישיבה, - לעודד השתתפות באמצעות פרסום תגובות או מענה לתגובות.
כאשר הכול מוכן, יש לפתוח מִשׁאָל ולהזמין את החברים להצביע. אם הנושא פשוט, ניתן להשתמש בהצעה. אם הוא מורכב יותר, ניתן להשתמש במשאל מסוג בדיקת חושים כדי לשאול את החברים מה עמדתם לגבי ההצעה. - לנסח את ההחלטה ולהזמין אנשים להצביע, - לבקש מהמצביעים לציין את הסיבה להצבעתם, בייחוד אם ברצונם להבהיר הסתייגויות, - לבחור אפשרויות הצבעה שמתאימות לתהליך קבלת ההחלטות של הדירקטוריון. - בישיבת הדירקטוריון הבאה ניתן לאשרר את ההחלטה שהתקבלה מחוץ לישיבה ולתעד אותה בפרוטוקול.
אם לא הושגה הסכמה על החלטה, אין בכך כישלון. ניתן לשאול את החברים אילו שינויים יאפשרו להם להסכים. כך אפשר לגבש החלטה טובה יותר. הצעה חדשה שתכלול את התיקונים תהיה בעלת סיכוי גבוה יותר לזכות בהסכמה.
כשההצעה נסגרת, יש לפרסם מסקנה. כך כולם יוכלו לדעת מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.
דוגמאות להחלטות מחוץ לישיבה
החלטה על רכישת נכס
בישיבת הדירקטוריון האחרונה נדונה רכישת נכס. לפני קבלת החלטה נדרש דוח הנדסי עצמאי. בישיבה הוסכם לרכוש את הנכס בכפוף לקבלת דוח הנדסי משביע רצון. מכיוון שיש להשלים את הרכישה לפני הישיבה הבאה, הוסכם להעלות את הדוח ללומיו כשיהיה מוכן, לדון בו ולקבל בלומיו את ההחלטה הסופית על הרכישה.
החלטה לקבל הצעת ביטוח אחריות לדירקטורים ולנושאי משרה
בישיבת הדירקטוריון צוין שמועד חידוש הביטוח השנתי מתקרב. מכיוון שמדובר בעניין מנהלי, הוסכם להשתמש בלומיו כדי לדון בבקשת החידוש, לאסוף את המידע הדרוש מכל חברי הדירקטוריון, להגיש את הבקשה ולקבל את הצעת המחיר לחידוש הביטוח.
אירוע אבטחה באחד ממתקני הארגון
פריצה וגניבת רכוש העמידו את הארגון ואת עובדיו בסיכון. יש ליידע את חברי הדירקטוריון על האירוע ועל הסיכונים ולבחון תגובה מתאימה.
חבר דירקטוריון העלה לדיון את הגיוון המגדרי ואת מגוון הרקעים בקרב חברי הדירקטוריון
הוצגו נימוקים וראיות לכך שכדאי לגוון את הרכב הדירקטוריון כדי שייצג טוב יותר את הארגון. על חברי הדירקטוריון לעיין במידע, לשאול שאלות, לדון בנושא ולהחליט כיצד להגיב.
תיעוד החלטות והדיונים התומכים בהן
שמירת תיעוד היא חובה חוקית של דירקטוריונים ונוהג ראוי בוועדות.
כיום ארגונים רבים מתעדים ושומרים באופן אלקטרוני פרוטוקולים רשמיים, החלטות, מדיניות והחלטות מרכזיות. המסמכים נוצרים ומאושרים, מופצים ומשמשים את הארגון, נשמרים ולבסוף נמחקים בהתאם לצורך.
בלומיו
ניתן לצרף פרוטוקולים, דוחות, החלטות ומסמכים אחרים לשרשור של ישיבה, לתיאור השרשור, למשאל או לכל תגובה בשרשור. כך המסמכים נשארים מקושרים לדיון הרלוונטי.
ניתן למצוא רשימת קבצים גם בלשונית קבצים.
ניתן גם להוסיף בכל שרשור או משאל קישור למסמך השמור במערכת ניהול המסמכים המועדפת על הארגון. יש למצוא קישור מקוון למסמך שאפשר לשתף, להעתיק אותו ולהדביק אותו בשרשור, במשאל או בתגובה.
כל מי שיש להם הרשאה יוכלו ללחוץ על הקישור, לפתוח את המסמך ולקרוא אותו.
הדיונים וההחלטות בלומיו מתועדים, ולכן אפשר לבדוק כיצד הדירקטוריון קיבל החלטות. ניתן לראות בקלות מה הוחלט ומתי. אם חברי הדירקטוריון דנו בנושא, הגיבו והצביעו על החלטה, אפשר לראות גם כיצד ומדוע התקבלה.
עם הזמן נוצר לארגון תיעוד היסטורי שאפשר לחפש בו בקלות החלטות קודמות ודיונים קשורים.
בלומיו כל הנתונים נכתבים ונשמרים בכמה דיסקים ובכמה מיקומים, בענן, ומגובים מדי יום. קבצים שמועלים נשמרים בשרתים המשתמשים בשיטות מתקדמות לצמצום צווארי בקבוק ונקודות כשל.