קבלת החלטות והחלטות מקוונות

חברי דירקטוריונים וועדות נדרשים לעיתים קרובות לקבל החלטות מחוץ לישיבות. מדובר בהחלטות ובדיונים הנוגעים לניהול הארגון, באחד מהמצבים הבאים:

• לא היה מספיק זמן לקבל החלטה בישיבת הדירקטוריון,
• ההחלטה אינה דורשת דיון רב (לרבות החלטות מנהליות),
• התרחש אירוע (בתוך הארגון או מחוצה לו) המחייב את הדירקטוריון לפעול לפני הישיבה הבאה,
• יש עניין מסוים שחברוּת הדירקטוריון מבקשת לבחון יחד.

ב-Loomio

יש ליצור שרשור ולפתוח דיון: - להציג את הנושא או את ההחלטה שיש לקבל, - להזמין את חברי הדירקטוריון לכתוב תגובות עם מחשבות, דעות וכל מידע שברשותם, כדי לסייע לכולם להבין את נקודת מבטם על הנושא או ההחלטה שמחוץ לישיבה, - לעודד חברים להשתתף באמצעות פרסום תגובות או כתיבת תשובות לתגובות.

כשמגיע הזמן לקבל החלטה, יש ליצור מִשׁאָל ולהזמין חברים להצביע. אם הנושא פשוט, ניתן להשתמש בהצעה. אם הנושא מורכב יותר, ניתן להשתמש בסקר בדיקת כיוון כדי לשאול באופן ברור מה עמדת החברים לגבי ההצעה. - להציג את ההחלטה ולהזמין אנשים להצביע, - לבקש להוסיף נימוק להצבעה, במיוחד כשיש הסתייגויות או הבהרות לגבי נקודות מסוימות, - לבצע בחירה של אפשרויות ההחלטה המתאימות לתהליכי קבלת ההחלטות של הדירקטוריון. - ניתן לאשרר את ההחלטה שהתקבלה מחוץ לישיבה ולתעד אותה בפרוטוקול בישיבת הדירקטוריון הבאה.

היעדר הסכמה להחלטה אינו כישלון. ניתן לשאול את החברים אילו שינויים יאפשרו להם לתמוך בהחלטה ולבחור באפשרות מסכים/ה. כך ניתן לגבש החלטה טובה יותר. להצעה חדשה הכוללת תיקונים יש סיכוי גבוה יותר לזכות בהסכמה.

עם סגירת ההצעה, יש לפרסם מסקנה. יש ליידע את כולם מה הוחלט ומה יקרה בהמשך.

דוגמאות להחלטות בין ישיבות

החלטה על רכישת נכס

בישיבת הדירקטוריון האחרונה נדונה רכישת נכס. הועלתה דרישה לקבל דוח הנדסי בלתי תלוי לפני קבלת ההחלטה. בישיבה הוסכם לרכוש את הנכס בכפוף לדוח הנדסי משביע רצון. עם זאת, מכיוון שיש לבצע את הרכישה לפני ישיבת הדירקטוריון הבאה, הוסכם להעלות את הדוח ההנדסי ל-Loomio כשיהיה מוכן, לצורך דיון וקבלת ההחלטה הסופית על רכישת הנכס ב-Loomio.

החלטה על אישור ביטוח אחריות דירקטורים ונושאי משרה

במהלך ישיבת הדירקטוריון צוין כי מועד חידוש הביטוח השנתי מתקרב. מכיוון שהחידוש נחשב לעניין מנהלי, הוסכם להשתמש ב-Loomio כדי לדון בבקשת החידוש, לבקש את המידע הנדרש מכל אחד מחברי הדירקטוריון, להגיש את הבקשה ולאשר את הצעת המחיר לחידוש הביטוח.

אירוע אבטחה התרחש באחד המתקנים שלנו

התרחשו פריצה וגניבת רכוש שהעמידו את התאגיד ואת הצוות בסיכון. יש ליידע את חברי הדירקטוריון על האירוע ועל הסיכונים ולבחון תגובה מתאימה.

הועלתה בדירקטוריון סוגיית המגדר והגיוון בהרכבו

אחד מחברי הדירקטוריון הציג נימוקים מבוססים וראיות לצורך בגיוון הרכב הדירקטוריון, כדי שישקף טוב יותר את התאגיד. על חברי הדירקטוריון לעיין במידע, לשאול שאלות, לדון בסוגיה ולהחליט כיצד להגיב.

שמירת תיעוד של החלטות ושל הדיונים הנלווים

שמירת תיעוד היא דרישה חוקית עבור דירקטוריונים ונוהג מומלץ עבור ועדות.

כיום, ארגונים רבים מתעדים ושומרים באופן אלקטרוני פרוטוקולים רשמיים, החלטות, מדיניות והחלטות מרכזיות. מסמכים נוצרים ומאושרים, מופצים ומשמשים לעבודה, נשמרים ומאוחסנים, ולבסוף מסולקים.

ב-Loomio

ניתן לצרף פרוטוקולים, דוחות, החלטות ומסמכים אחרים לשרשור של ישיבה, בהקשר של השרשור, בתוך סקר או בכל תגובה בשרשור. כך המסמכים תמיד משויכים לדיון הרלוונטי.

ניתן למצוא רשימת קבצים גם בלשונית קבצים.

ניתן גם להוסיף בכל שרשור או סקר קישור למסמך השמור במערכת ניהול המסמכים המועדפת. יש למצוא את הקישור המקוון לשיתוף המסמך, להעתיק אותו ולהדביק בשרשור, בסקר או בתגובה.

לאחר מכן, כל מי שיש להם הרשאה יכולים ללחוץ על הקישור כדי לפתוח את המסמך ולקרוא אותו.

מכיוון שהדיונים וההחלטות ב-Loomio מתועדים כחלק מהתהליך, ניתן לאמת באמצעותם את כל תהליכי קבלת ההחלטות של הדירקטוריון. ניתן להראות בקלות מה הוחלט ומתי. אם חברי הדירקטוריון השתתפו בדיון וכתבו תגובות, וגם הצביעו על החלטה, ניתן לדעת גם כיצד ומדוע התקבלה כל החלטה.

עם הזמן נבנה תיעוד היסטורי של הארגון, שבו ניתן לחפש ולמצוא בקלות החלטות קודמות ודיונים קשורים.

ב-Loomio כל הנתונים נכתבים ונשמרים במספר דיסקים ובמספר מיקומים, בענן, ומגובים מדי יום. קבצים שמועלים נשמרים בשרתים המשתמשים בטכניקות מודרניות להסרת צווארי בקבוק ונקודות כשל.