מבוא לדיונים
בדיונים בלומיו ניתן לשתף מידע, לדון בנושאים ולקבל החלטות בקבוצה. המשתתפים מוסיפים הערות ותגובות.
- כל המידע על נושא מרוכז במקום אחד ונגיש בקלות.
- ניתן להשיב בדוא״ל, והתגובות מופיעות בדיון.
- ניתן לראות מי קרא את הדיון ולמי כדאי לשלוח תזכורת.
- תיעוד הדיון נשמר ואפשר למצוא אותו שוב בקלות.
אפשר להשתמש בדיונים למטרות רבות, מפורום כללי ועד לניהול תהליכי עבודה וקבלת החלטות.
לדוגמה, ניתן לפתוח דיון בנושא מסוים, להזמין אנשים לשתף מחשבות ומידע ולקדם הסכמה על מסקנה.
אפשר גם להזמין אנשים להשתתף בהחלטה מסוימת באמצעות תהליך קבלת החלטות המבוסס על הסכמה או על התייעצות.
דיונים יכולים לכלול גם משאלים והצעות, שמסייעים לקדם את הדיון למסקנה. ככל שאנשים מוסיפים תגובות ומצביעים במשאלים, נבנה ציר זמן של הדיון שבו קל למצוא אבני דרך מרכזיות.
שימושים נפוצים
אלה כמה שימושים נפוצים בדיונים:
ועדות מנהלות וממשל ארגוני
תתכוננו לפגישה - להכין סדר יום, לפרסם מסמכים לוועדה המנהלת ולארגן עניינים מנהליים, כדי שכל המשתתפים יכירו את הרקע ויגיעו מוכנים.
להעביר החלטה - לפרסם הקשר ומידע רקע, להשיב לשאלות ולהעלות הצעה להעברת החלטה.
דיון בסעיף מסדר היום בלומיו - להתחיל לדון בסעיף מסדר היום לפני הפגישה. אם לא נותר זמן במהלך הפגישה, אפשר להמשיך את הדיון בלומיו.
אישור פרוטוקול ומעקב אחר משימות - לפרסם פרוטוקול ולהקצות משימות. אפשר להשתמש במשאל כדי לאשר את הפרוטוקול.
השתתפות חברי הקבוצה
שיתוף עדכונים (במקום רשימת תפוצה) - לפרסם מידע לחברי הקבוצה ולהזמין תגובות.
ארגון אירוע - לתאם את הפרטים עם צוות הארגון. לשמור את כל הדיון והמידע בשרשור. לאחר מכן להודיע על האירוע לכלל חברי הקבוצה.
גיבוש מדיניות - לפרסם טיוטת מדיניות, לבקש משוב והצעות מחברי הקבוצה, להשלים את הנוסח ולאשר את המדיניות.
אספה כללית - לארגן, להכין ולקיים פגישה רשמית של כל חברי הקבוצה, כדי לדון בעניינים אסטרטגיים ולקבל החלטות.
צוותי עבודה בניהול עצמי
שיתוף מידע - לפרסם מידע ודוחות שמעניינים את הצוות ולהזמין תגובות ודיון.
קידום העבודה - לתאר משימה ולבקש עצות, רעיונות ומשוב מחברי הצוות עד להשלמתה.
סיכומי פגישות ומשימות - לפרסם סיכומי פגישות כתיעוד של הדיון ולעקוב אחר המשימות.
בחינת רעיונות - לשתף מחשבות ולהזמין דיון על בעיה שזוהתה או על שיפור אפשרי.
קבלת החלטות בהתייעצות, בהסכמה ובפיתוח משותף - להכין, להציע, להבהיר, להשיב לתגובות ולהתנגדויות, להגיע להסכמה וליישם, הכול במסגרת דיון בלומיו.