Apresentando o Loomio ao seu conselho
O Loomio pode ser o espaço online onde seu conselho ou comitê se reúne, discute, toma decisões e cria um registro que sua organização pode consultar e auditar.
Comece pela sequência geral em Apresentando o Loomio ao seu grupo. Esta página traz orientações específicas para conselhos e comitês.
Se apenas parte do conselho participar, o Loomio terá pouco valor. As informações e a comunicação provavelmente continuarão espalhadas por várias ferramentas e caixas de entrada de e-mail. Essa dispersão fará todos perderem tempo.
Pense no problema que você quer resolver com o Loomio, como melhorar e acompanhar a comunicação ou preservar a memória institucional. Depois, assuma com o conselho o compromisso de levar o trabalho para o Loomio e incentive todos a participar de verdade.
Como administrador, seu principal objetivo é configurar o Loomio para atender às necessidades do conselho.
Incentive os integrantes do conselho a entrar e participar. Eles devem conseguir:
- Entrar no Loomio
- Ler e comentar nas discussões
- Votar nas enquetes
- Entender como as práticas de governança do conselho funcionam no Loomio
Verifique a familiaridade com a tecnologia
Os integrantes do conselho precisarão de um computador ou smartphone conectado à internet. Eles devem saber enviar e receber e-mails, navegar na internet, ler documentos digitais e assistir a vídeos com som.
Verifique se todos os membros têm:
- um dispositivo atualizado — computador, tablet ou smartphone com acesso a e-mail e um navegador moderno
- acesso à internet por Wi-Fi, cabo de rede ou plano de dados móveis (3G ou superior)
- capacidade de enviar e receber e-mails, navegar na internet, baixar documentos e reproduzir vídeos.
O Loomio funciona nos navegadores mais comuns, como Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox e Apple Safari. Navegadores antigos e desatualizados, como o Microsoft Internet Explorer, podem não funcionar.
Se você tiver problemas para usar o Loomio no seu dispositivo, entre em contato com o suporte do Loomio.
Configure seu grupo
Descrição do grupo
A descrição do grupo é a primeira coisa que as pessoas veem ao entrar no seu grupo no Loomio. Escreva uma descrição que ajude os novos membros a entender o objetivo do grupo e o trabalho que farão juntos. Inclua outras informações que orientem as pessoas e incentivem sua participação.
Por exemplo, dê as boas-vindas às pessoas e explique que esse é o espaço online para a comunicação e a governança da organização:
- Lembre os membros do propósito do conselho ou comitê.
- Explique como vocês pretendem usar o Loomio: preparar reuniões, dar continuidade às discussões, tomar decisões e manter o contexto entre as reuniões.
- Deixe claro quem tem acesso ao grupo e pode ler e participar.
- Anexe documentos de referência ou de governança, ou inclua links para eles.
Verifique as configurações de privacidade e permissões
Por padrão, os grupos do Loomio são Secreto. Isso significa que apenas as pessoas que você convidar para o grupo saberão que ele existe.
Consulte as permissões dos membros e ajuste-as conforme a familiaridade dos membros do grupo com o Loomio. No início, remover algumas permissões pode evitar confusão. Você pode restaurá-las à medida que todos conhecerem melhor o Loomio.
Tags de categoria
Adicione tags de categoria adequadas à sua organização. Configurá-las com antecedência ajudará todos a usar as tags e encontrar as discussões e informações que procuram.
Configure seu perfil pessoal
Seu perfil pessoal ajudará os membros do grupo a identificar você e a reconhecer que as mensagens enviadas em seu nome vieram de você.
Gerencie os membros do grupo
Verifique se todos os integrantes do conselho ou comitê foram convidados para o grupo e aceitaram o convite.
Comece com um processo do conselho
O guia geral de introdução explica como ajudar todos a comentar e votar pela primeira vez. No conselho, continue com um processo de governança recorrente, como preparar uma pauta, aprovar uma ata, analisar um relatório ou tomar uma decisão simples entre reuniões.
Definam se as decisões tomadas no Loomio entram em vigor quando a conclusão é publicada ou se precisam ser ratificadas na reunião seguinte. Registrem o quórum, o número de votos necessário para aprovação, quem pode votar e o processo de ratificação na descrição do grupo ou nos documentos de governança.