Apresentando o Loomio ao seu conselho
O Loomio pode se tornar o espaço online onde seu conselho ou comitê se reúne, discute, decide e mantém um registro auditável para sua organização.
Comece com a sequência geral em Apresentando o Loomio ao seu grupo. Esta página acrescenta orientações específicas para conselhos e comitês.
No entanto, o Loomio terá pouco valor se apenas parte do seu conselho participar. As informações e a comunicação provavelmente continuarão espalhadas por várias ferramentas, perdidas em caixas de entrada de e-mail, e a confusão fará todos perderem tempo.
Considere o problema que você está tentando resolver com o Loomio, como melhorar e acompanhar a comunicação ou construir a memória institucional. Depois, assuma, junto com o conselho, o compromisso de transferir o trabalho para o Loomio e incentive todos a se empenharem.
Como administrador, seu principal objetivo é configurar o Loomio de forma eficaz para seu conselho.
Procure incentivar os integrantes do conselho a entrar e participar. Eles devem conseguir:
- Entrar no Loomio
- Ler e comentar nas conversas
- Votar nas enquetes
- Ver como suas práticas de governança funcionam no Loomio
Verifique as habilidades técnicas
Os membros do conselho precisarão de um computador ou smartphone conectado à internet. Eles devem saber enviar e receber e-mails, navegar na web, ler documentos digitais e assistir a vídeos com som.
Verifique se os membros têm todos os itens a seguir:
- um dispositivo atualizado — computador, tablet ou smartphone com e-mail e um navegador de internet moderno
- acesso à internet por Wi-Fi, cabo Ethernet ou plano de dados móveis (3G ou superior)
- capacidade de enviar e receber e-mails, navegar na internet, baixar documentos e reproduzir vídeos.
O Loomio funciona com todos os navegadores de internet comuns, como Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox e Apple Safari. Navegadores antigos e desatualizados, como o Microsoft Internet Explorer, podem não funcionar.
Se você tiver algum problema ao usar o Loomio no seu dispositivo, Entre em contato com o suporte do Loomio.
Configure seu grupo
Descrição do grupo
A descrição do grupo é a primeira coisa que as pessoas veem ao entrar no seu grupo no Loomio. Escreva essa descrição para ajudar novos membros a entender o propósito do grupo e o trabalho que vocês farão juntos. Inclua outras informações que orientem as pessoas e as incentivem a participar.
Por exemplo, dê as boas-vindas às pessoas e explique que esse é o espaço online delas para a comunicação e a governança da sua organização:
- Lembre os membros do propósito do conselho ou comitê.
- Explique como você pretende usar o Loomio: preparar reuniões, avançar nas discussões, tomar decisões e manter todos a par do contexto entre as reuniões.
- Deixe claro quem tem acesso ao grupo e pode ler e participar.
- Anexe documentos de referência ou de governança, ou inclua links para eles.
Confira as configurações de privacidade e permissões
Os grupos do Loomio são Secretos por padrão, o que significa que apenas as pessoas que você convida especificamente para o grupo sabem da sua existência.
Confira as permissões dos membros e ajuste-as conforme a familiaridade dos membros do seu grupo com a ferramenta. Remover algumas permissões no início pode ajudar a evitar confusão. Você pode restaurar as permissões à medida que todos se familiarizam com o Loomio.
Tags de categoria
Adicione tags de categoria adequadas à sua organização. Configurá-las com antecedência ajudará todos a usar as tags e encontrar as conversas e informações que procuram.
Configure seu perfil pessoal
Seu perfil pessoal ajudará os membros do seu grupo a identificar você facilmente e a ter confiança de que as mensagens que recebem de você realmente foram enviadas por você.
Gerencie os membros do grupo
Certifique-se de que todos os membros do seu conselho ou comitê foram convidados para o grupo e aceitaram o convite.
Comece com um processo do conselho
O guia geral de introdução explica como ajudar todos a comentar e votar uma vez. Para um conselho, dê continuidade a essa prática com um processo recorrente de governança, como preparar uma pauta, aprovar atas, analisar um relatório ou tomar uma pequena decisão fora das reuniões.
Defina em conjunto se as decisões tomadas no Loomio entram em vigor quando sua conclusão é publicada ou se precisam ser ratificadas na próxima reunião. Registre o quórum acordado, o número ou percentual de votos necessário para aprovação, os eleitores aptos a votar e o processo de ratificação na descrição do grupo ou nos documentos de governança.