Apresentando o Loomio ao seu grupo

Apresente o Loomio por meio de uma atividade útil. Prepare o grupo antes de convidar as pessoas, ajude cada uma a participar e conduza o processo até uma conclusão.

Escolha um ponto de partida útil

Comece com um processo real de que seu grupo já precisa. Para o primeiro uso, escolha algo que possa ser concluído em pouco tempo e seja relevante o bastante para motivar a participação.

Por exemplo:

• preparar a pauta de uma próxima reunião;
• revisar e aprovar a ata de uma reunião;
• colher comentários sobre a versão preliminar de um documento;
• decidir uma pequena questão operacional; ou
• definir as prioridades para o próximo mês.

Evite transferir todas as discussões e decisões para o Loomio de uma vez. Um processo que pode ser repetido dá ao grupo um motivo claro para voltar e permite melhorar a forma de conduzi-lo a cada vez.

Prepare o grupo antes de convidar as pessoas

Prepare um espaço útil e fácil de reconhecer para quem chegar:

• adicione o nome, o logotipo, a imagem de capa, o propósito e os links importantes do grupo;
• confira a privacidade e as permissões do grupo;
• adicione as tags de categoria que o grupo usará com frequência;
• crie a primeira discussão real, com as informações necessárias para as pessoas participarem; e
• crie uma discussão de teste se for útil para os membros experimentarem comentários, reações e votações sem consequências.

Use sua própria foto no perfil e o logotipo da organização no grupo. Isso ajuda as pessoas a reconhecer quem as convidou e a identificar a organização mencionada nos e-mails.

Decida onde cada atividade acontece

O Loomio pode ser usado junto com as ferramentas que seu grupo já utiliza:

Inclua links para documentos e outros sistemas na descrição do grupo ou no contexto da discussão. Use as integrações com chats para levar atividades importantes do Loomio a um canal que as pessoas já acompanham.

Diga aos membros o que você espera que aconteça no Loomio. Uma orientação simples, como “discussões e decisões importantes ficam no Loomio; a coordenação rápida fica no chat”, é mais fácil de seguir do que começar a usar uma nova ferramenta sem explicação.

Decida como seu grupo toma decisões

O Loomio não exige que todos os grupos, ou todas as decisões, sigam o mesmo processo. Alguns grupos já têm regras definidas. Outros usam o Loomio enquanto desenvolvem juntos uma forma mais clara de tomar decisões.

Se o processo já está definido

Adapte as regras existentes do grupo ao Loomio. Antes de conduzir uma decisão formal, garanta que os participantes saibam:

• que tipos de decisão podem ser tomados no Loomio;
• quem contribui com opiniões e quem tem autoridade para decidir;
• quem pode votar;
• se é necessário atingir um quórum;
• se a decisão exige maioria, maioria qualificada, unanimidade, consentimento ou outro percentual de votos exigido;
• se a decisão passa a valer quando sua conclusão é publicada ou se precisa ser ratificada em outro lugar; e
• quem registrará e executará a conclusão.

Se o estatuto, o regimento, uma política ou a legislação local estabelece regras para decisões eletrônicas, garanta que o processo no Loomio as cumpra. Configure os votantes delegados, as opções das propostas e os modelos de enquete para facilitar a repetição do processo acordado.

Se seu grupo ainda está decidindo

Inicie uma discussão sobre como as decisões devem ser tomadas. Antes de escolher uma ferramenta de votação, convide o grupo a considerar:

• Que tipos de decisão tomamos?
• Quem é afetado, quem deve ser consultado e quem é responsável por decidir?
• Quais decisões exigem aconselhamento, consentimento, consenso, votação ou autoridade delegada?
• Que nível de participação ou apoio torna uma decisão válida?
• Como responderemos a objeções, empates ou participação insuficiente?
• Como comunicaremos, registraremos, revisaremos e alteraremos uma decisão?

As respostas podem variar entre uma decisão operacional, uma política, uma eleição e uma mudança no estatuto. Consulte Tomando decisões para comparar diferentes processos completos.

Se o grupo ainda não estiver pronto para definir todas as regras, combine um processo provisório para uma decisão de baixo risco. Explique o que o resultado significará antes de pedir a participação das pessoas. Depois, publique uma conclusão e avalie como o processo funcionou. Registre o que o grupo aprendeu na descrição, nos documentos de governança ou em modelos reutilizáveis.

Convide as pessoas

Convide as pessoas com uma mensagem pessoal e breve que explique:

• por que o grupo está usando o Loomio;
• o que você está pedindo que façam primeiro;
• até quando você precisa de uma resposta; e
• onde podem obter ajuda.

Você pode começar com um pequeno grupo de pessoas que testarão o processo ou convidar o grupo inteiro quando todos precisarem participar desde o início. Em qualquer caso, tenha uma discussão pronta para elas antes de enviar os convites.

Ajude cada pessoa a participar uma vez

O primeiro objetivo é ajudar cada pessoa a passar de receber um convite a fazer alguma contribuição.

Peça às pessoas que:

1. entrem no Loomio e adicionem uma foto de perfil;
2. abram a discussão de boas-vindas ou de teste;
3. publiquem um comentário curto ou uma reação; e
4. votem em uma proposta de baixo risco e, se for útil, expliquem o motivo.

Os membros não precisam criar uma senha. Eles podem entrar por e-mail e responder aos e-mails de discussões que permitem respostas, sem precisar voltar à conversa primeiro.

Use as notificações de forma deliberada

O acesso ao conteúdo e as notificações sobre ele funcionam separadamente. Os membros podem encontrar as discussões do grupo mesmo quando não recebem uma notificação imediata.

Ao iniciar uma discussão, notifique as pessoas cuja contribuição é necessária nessa etapa. Use @menções e respostas para pedir a participação de pessoas específicas. Quando a votação começar, convide quem pode votar.

Se você criar uma discussão e uma enquete juntas apenas para colher votos, evite enviar um convite para a discussão seguido imediatamente por outro para a enquete. Inicie a discussão sem notificar as pessoas e convide-as pela enquete, ou faça uma enquete independente.

Mostre aos membros as configurações de resumo e notificações, especialmente se eles não pretendem acessar o Loomio todos os dias.

Conclua o primeiro processo

O primeiro processo deve mostrar todas as etapas:

1. Apresente o assunto e forneça o contexto.
2. Convide as pessoas a discutir ou fazer perguntas quando necessário.
3. Inicie a proposta ou enquete adequada.
4. Lembre quem ainda não participou, se necessário.
5. Publique uma conclusão que diga o que foi decidido e quais são os próximos passos.

A conclusão encerra o processo e cria um registro que os membros podem consultar depois. Em seguida, pergunte o que funcionou, ajuste o processo e escolha a próxima atividade recorrente para realizar no Loomio.

Para seguir um processo conduzido da discussão à decisão, consulte Tomando decisões. Para práticas específicas de conselhos, consulte Apresentando o Loomio ao seu conselho.