Apresentando o Loomio ao seu grupo

Apresente o Loomio por meio de uma atividade útil. Prepare o grupo antes de convidar as pessoas, ajude todos a participar pelo menos uma vez e conduza o processo até uma conclusão.

Escolha um ponto de partida útil

Comece com um processo real de que seu grupo já precisa. Um bom primeiro uso tem um escopo pequeno o suficiente para ser concluído em breve, mas é relevante o suficiente para que as pessoas tenham um motivo para participar.

Por exemplo:

• prepare a pauta de uma próxima reunião;
• revise e aprove atas de reuniões;
• reúna comentários sobre uma versão preliminar de um documento;
• decida uma pequena questão operacional; ou
• identifique prioridades para o próximo mês.

Evite transferir todas as discussões e decisões para o Loomio de uma só vez. Um processo que pode ser repetido dá ao grupo um motivo claro para voltar e permite que você melhore a forma de conduzi-lo a cada vez.

Prepare o grupo antes de convidar as pessoas

Ofereça às pessoas um espaço útil e reconhecível ao chegarem:

• adicione o nome, o logotipo, a imagem de capa, o propósito e os links importantes do grupo;
• confira a privacidade e as permissões do grupo;
• adicione as tags de categoria que o grupo usará regularmente;
• crie a primeira discussão real, com as informações de que as pessoas precisam para entender o assunto; e
• crie uma discussão de prática se os membros puderem se beneficiar de experimentar comentários, reações e votos sem consequências.

Use sua própria foto no seu perfil e o logotipo da organização no grupo. Isso ajuda as pessoas a reconhecer quem as convidou e a qual organização um e-mail se refere.

Decida onde realizar cada atividade

O Loomio pode ser usado junto com as ferramentas que seu grupo já utiliza:

Adicione links para documentos e outros sistemas na descrição do grupo ou no contexto da discussão. Use integrações com chat para levar atividades importantes do Loomio a um canal que as pessoas já acompanham.

Diga aos membros o que você espera que aconteça no Loomio. Uma orientação simples, como “discussões e decisões importantes ficam no Loomio; a coordenação rápida fica no chat”, é mais fácil de adotar do que uma ferramenta nova sem explicação.

Defina como seu grupo toma decisões

O Loomio não exige que todos os grupos, ou todas as decisões, usem o mesmo processo. Alguns grupos chegam com regras estabelecidas. Outros usam o Loomio enquanto desenvolvem juntos uma prática mais clara de tomada de decisões.

Se seu processo já está estabelecido

Adapte os requisitos existentes do grupo ao Loomio. Antes de conduzir uma decisão formal, certifique-se de que os participantes saibam:

• quais tipos de decisão podem ser tomados no Loomio;
• quem contribui e quem tem autoridade para decidir;
• quem pode votar;
• se é necessário um quórum;
• se a decisão exige maioria, maioria qualificada, concordância unânime, consentimento ou outro requisito de proporção de votos;
• se a decisão entra em vigor quando sua conclusão é publicada ou se precisa ser ratificada em outro espaço; e
• quem registrará e colocará em prática a conclusão.

Se a constituição, o estatuto, uma política do seu grupo ou a legislação local rege as decisões eletrônicas, certifique-se de que o processo no Loomio siga esses requisitos. Configure eleitores delegados, as configurações das propostas e os modelos de enquete para facilitar a repetição do processo acordado.

Se seu grupo ainda está definindo como decidir

Inicie uma discussão sobre como as decisões devem ser tomadas. Em vez de começar com uma ferramenta de votação, peça ao grupo que considere:

• Que tipos de decisões tomamos?
• Quem é afetado, quem deve ser consultado e quem é responsável por decidir?
• Quais decisões precisam de orientação, consentimento, consenso, um voto ou autoridade delegada?
• Que nível de participação ou apoio torna uma decisão válida?
• Como responderemos a objeções, resultados empatados ou participação insuficiente?
• Como comunicaremos, registraremos, revisaremos e alteraremos uma decisão?

As respostas podem ser diferentes para uma decisão operacional, uma política, uma eleição e uma alteração estatutária. Consulte Como tomar decisões para comparar vários processos completos.

Se o grupo ainda não estiver pronto para definir todas as regras, combine um processo provisório para uma decisão de baixo risco. Explique o que os resultados significarão antes de pedir às pessoas que participem, publique uma conclusão e depois avalie como o processo funcionou. Registre o que o grupo aprender na descrição do grupo, nos documentos de governança ou em modelos reutilizáveis.

Convide as pessoas

Convide as pessoas com uma mensagem pessoal curta que explique:

• por que o grupo está usando o Loomio;
• o que você está pedindo que elas façam primeiro;
• quando você precisa da resposta delas; e
• onde elas podem obter ajuda.

Você pode começar com um pequeno grupo de pessoas que testarão ativamente o processo ou convidar o grupo inteiro quando todos precisarem participar desde o início. Em qualquer caso, deixe uma discussão pronta para elas, em vez de convidá-las para um grupo vazio.

Ajude todos a participar pelo menos uma vez

O primeiro objetivo é que cada pessoa passe do recebimento de um convite à contribuição de algo.

Peça às pessoas que:

1. entrem e adicionem uma foto de perfil;
2. abram a discussão de boas-vindas ou de prática;
3. publiquem um comentário curto ou uma reação; e
4. votem em uma proposta de baixo risco e, se for útil, deixem um motivo.

Os membros não precisam criar uma senha. Eles podem entrar por e-mail e responder aos e-mails de discussão que permitem respostas sem precisar voltar à conversa primeiro.

Use as notificações de forma consciente

O acesso ao conteúdo e as notificações sobre ele são coisas distintas. Os membros podem encontrar discussões no seu grupo mesmo quando não recebem uma notificação imediata.

Ao iniciar uma discussão, notifique as pessoas cuja contribuição é necessária nessa etapa. Use @menções e respostas ao pedir que pessoas específicas respondam. Quando a votação for aberta mais tarde, convide os eleitores que podem votar.

Se você criar uma discussão e uma enquete juntas apenas para registrar uma votação, evite enviar um convite para a discussão seguido imediatamente de um convite para a enquete. Inicie a discussão sem notificar as pessoas e convide-as pela enquete, ou realize uma enquete independente.

Mostre aos membros as configurações de acompanhamento e notificações, especialmente se eles não pretendem acessar o Loomio todos os dias.

Conclua o primeiro processo

O primeiro processo deve demonstrar todas as etapas:

1. Apresente o assunto e forneça contexto.
2. Convide as pessoas a discutir ou fazer perguntas quando necessário.
3. Inicie a proposta ou enquete adequada.
4. Envie lembretes às pessoas que ainda não participaram quando necessário.
5. Publique uma conclusão informando o que foi decidido e quais são os próximos passos.

A conclusão completa o ciclo e cria um registro que os membros podem consultar mais tarde. Depois, pergunte o que funcionou, ajuste o processo e escolha a próxima atividade recorrente a realizar no Loomio.

Para uma sequência facilitada da discussão à decisão, consulte Tomando decisões. Para práticas específicas de conselhos, consulte Apresentando o Loomio ao seu conselho.