Deliberações e decisões online

Membros de conselhos e comitês frequentemente precisam tomar decisões 'fora das reuniões'. São decisões e discussões de governança em situações em que:

• Não houve tempo suficiente para tomar uma decisão na reunião do conselho,
• a decisão não exige muita discussão (incluindo decisões administrativas),
• aconteceu algo (interna ou externamente) que exige uma ação do conselho antes da próxima reunião,
• um conselheiro tem um interesse específico que deseja explorar com o conselho.

No Loomio

Inicie uma conversa e abra uma discussão: - Apresente o assunto ou a decisão que você gostaria de tomar, - convide os conselheiros a comentar com suas ideias, opiniões e informações para ajudar todos a entender sua perspectiva sobre o assunto ou a decisão fora das reuniões, - incentive os membros a participar publicando comentários ou respondendo a eles.

Quando estiver pronto, crie uma enquete de escolha e convide os membros a votar. Se a questão for simples, use uma Proposta. Se for mais complexa, use uma enquete de Verificação de opinião para perguntar claramente aos outros membros o que acham da proposta. - Apresente a decisão e convide as pessoas a votar, - peça às pessoas que deixem um motivo para seu voto, principalmente se quiserem fazer ressalvas sobre algum ponto, - escolha as opções de decisão adequadas aos processos de tomada de decisão do seu conselho. - Você pode ratificar e registrar em ata a decisão tomada fora das reuniões na próxima reunião do conselho.

A falta de acordo sobre uma decisão não é um fracasso. Você pode perguntar aos membros quais mudanças permitiriam que concordassem com a decisão. Isso ajuda você a construir uma decisão melhor. Uma nova Proposta com alterações terá mais chances de alcançar um acordo.

Defina uma conclusão quando a proposta for encerrada. Informe a todos o que foi decidido e o que acontecerá a seguir.

Exemplos de decisões fora das reuniões

Decisão sobre a compra de um imóvel

Na última reunião do conselho, foi discutida a compra de um imóvel. Um conselheiro solicitou um laudo de engenharia independente antes de tomar a decisão. Na reunião, o conselho concordou em comprar o imóvel desde que o laudo de engenharia fosse satisfatório. Como a compra precisa ser feita antes da próxima reunião, o conselho concordou em enviar o laudo ao Loomio quando estivesse pronto, para discuti-lo e tomar a decisão final sobre a compra do imóvel no Loomio.

Decisão de contratar um seguro de responsabilidade civil para administradores e diretores

Durante a reunião do conselho, foi observado que a renovação anual do seguro estava próxima. Como isso foi considerado uma questão administrativa, o conselho concordou em usar o Loomio para discutir a solicitação de renovação, obter as informações necessárias de cada conselheiro, enviar a solicitação e aceitar a cotação para a renovação do seguro.

Ocorreu uma falha de segurança em uma de nossas instalações

Uma invasão e um furto de bens colocaram a organização e sua equipe em risco. Os conselheiros precisam ser informados sobre o ocorrido e os riscos, e avaliar uma resposta adequada.

Um conselheiro questionou o conselho sobre gênero e diversidade em sua composição

O conselheiro apresentou motivos e evidências que indicam que o conselho deve diversificar sua composição para representar melhor a organização. Os conselheiros precisam analisar as informações, fazer perguntas, discutir a questão e decidir como responder.

Mantendo um registro das decisões tomadas e das discussões que as fundamentam

Manter registros é uma exigência legal para conselhos de governança e uma boa prática para comitês.

Hoje, muitas organizações registram e armazenam atas formais, deliberações, políticas e decisões importantes em formato eletrônico. Os registros documentais são criados e aprovados, distribuídos e utilizados, mantidos e armazenados e, por fim, descartados.

No Loomio

Atas, relatórios, deliberações e outros documentos podem ser anexados a uma conversa de reunião, no contexto da conversa, em uma enquete ou em qualquer comentário da conversa. Assim, os documentos ficam sempre associados à discussão correspondente.

Você também pode encontrar uma lista de arquivos na aba Arquivos.

Você também pode adicionar, em qualquer conversa ou enquete, um link para um documento armazenado no sistema de gestão de documentos de sua preferência. Encontre o link de compartilhamento online do documento, copie-o e cole-o na sua conversa, enquete ou comentário.

Qualquer pessoa com permissão pode clicar no link para abrir e ler o documento.

Como as discussões e decisões no Loomio já ficam documentadas, ele oferece uma forma confiável de verificar todo o processo de tomada de decisão do seu conselho. Você pode demonstrar facilmente o que foi decidido e quando. Se os conselheiros discutiram e comentaram, além de votar em uma deliberação, você também saberá como e por que cada decisão foi tomada.

Com o tempo, você cria um histórico para sua organização no qual pode buscar e encontrar facilmente decisões anteriores e as discussões relacionadas.

No Loomio, todos os dados são gravados e armazenados em vários discos e locais, na nuvem, com cópias de segurança diárias. Os arquivos enviados são armazenados em servidores que usam técnicas modernas para eliminar gargalos e pontos de falha.