Deliberações e decisões online

Membros de conselhos e comitês frequentemente precisam tomar decisões 'fora das reuniões'. São decisões e discussões de governança em situações em que:

• Não houve tempo suficiente para tomar uma decisão na reunião do conselho,
• a decisão não exige muita discussão (incluindo decisões administrativas),
• aconteceu algo (interna ou externamente) que exige uma ação do conselho antes da próxima reunião,
• um conselheiro tem um interesse específico que deseja explorar com o conselho.

No Loomio

Inicie uma conversa e abra uma discussão: - Apresente o assunto ou a decisão que você gostaria de tomar, - convide os conselheiros a comentar com suas ideias, opiniões e informações para ajudar todos a entender sua perspectiva sobre o assunto ou a decisão fora das reuniões, - incentive os membros a participar publicando comentários ou respondendo a eles.

Quando estiver pronto, crie uma enquete de escolha e convide os membros a votar. Se a questão for simples, use uma Proposta. Se for mais complexa, use uma enquete de Verificação de opinião para perguntar claramente aos outros membros o que acham da proposta. - Apresente a decisão e convide as pessoas a votar, - peça às pessoas que deixem um motivo para seu voto, principalmente se quiserem fazer ressalvas sobre algum ponto, - escolha as opções de decisão adequadas aos processos de tomada de decisão do seu conselho. - Você pode ratificar e registrar em ata a decisão tomada fora das reuniões na próxima reunião do conselho.

A falta de acordo sobre uma decisão não é um fracasso. Você pode perguntar aos membros quais mudanças permitiriam que concordassem com a decisão. Isso ajuda você a construir uma decisão melhor. Uma nova Proposta com alterações terá mais chances de alcançar um acordo.

Defina uma conclusão quando a proposta for encerrada. Informe a todos o que foi decidido e o que acontecerá a seguir.

Exemplos de decisões fora das reuniões

Decisão sobre a compra de um imóvel

Na última reunião do conselho, foi discutida a compra de um imóvel. Um conselheiro solicitou um laudo de engenharia independente antes de tomar a decisão. Na reunião, o conselho concordou em comprar o imóvel desde que o laudo de engenharia fosse satisfatório. Como a compra precisa ser feita antes da próxima reunião, o conselho concordou em enviar o laudo ao Loomio quando estivesse pronto, para discuti-lo e tomar a decisão final sobre a compra do imóvel no Loomio.

Ocorreu uma falha de segurança em uma de nossas instalações

Uma invasão e um furto de bens colocaram a organização e sua equipe em risco. Os conselheiros precisam ser informados sobre o ocorrido e os riscos, e avaliar uma resposta adequada.

Um conselheiro questionou o conselho sobre gênero e diversidade em sua composição

O conselheiro apresentou motivos e evidências que indicam que o conselho deve diversificar sua composição para representar melhor a organização. Os conselheiros precisam analisar as informações, fazer perguntas, discutir a questão e decidir como responder.