Tomando decisões formais e decisões online
Membros de conselhos e comitês frequentemente precisam tomar decisões fora das reuniões. Essas decisões de governança precisam ser discutidas quando:
- Não houve tempo suficiente para decidir durante a reunião do conselho,
- a decisão não exige muita discussão, como em assuntos administrativos,
- aconteceu algo, dentro ou fora da organização, que exige uma ação do conselho antes da próxima reunião,
- um conselheiro quer discutir um assunto específico com o conselho.
No Loomio
Inicie um tópico e abra a discussão: - Apresente o assunto ou a decisão que você deseja tomar, - convide os conselheiros a compartilhar suas ideias, opiniões e informações para ajudar todos a entender seus pontos de vista sobre o assunto ou a decisão fora da reunião, - incentive os membros a participar com publicações ou respostas aos comentários.
Quando chegar a hora de decidir, crie uma enquete de escolha e convide os membros a votar. Se a questão for simples, use uma Proposta. Se for mais complexa, use uma enquete de Verificação de sentido para perguntar aos demais membros o que pensam da proposta. - Descreva a decisão e convide as pessoas a votar, - peça que expliquem o motivo do voto, especialmente se quiserem fazer ressalvas, - escolha as opções de voto adequadas ao processo de decisão do seu conselho. - Você pode ratificar a decisão tomada fora da reunião e registrá-la em ata na próxima reunião do conselho.
A falta de consenso não significa que o processo falhou. Você pode perguntar aos membros que mudanças permitiriam que concordassem com a decisão. Isso ajuda a formular uma decisão melhor. Uma nova Proposta com essas alterações terá mais chances de obter consenso.
Publique uma conclusão quando a proposta for encerrada. Informe a todos qual foi a decisão e o que acontecerá em seguida.
Exemplos de decisões tomadas fora das reuniões
Decisão sobre a compra de um imóvel
Na última reunião do conselho, os conselheiros discutiram a compra de um imóvel. Um deles solicitou um laudo independente de engenharia antes da decisão. O conselho concordou em comprar o imóvel, desde que o laudo fosse satisfatório. Como a compra precisava ser concluída antes da próxima reunião, o conselho decidiu publicar o laudo no Loomio assim que estivesse pronto. Dessa forma, os conselheiros poderiam discuti-lo e tomar a decisão final sobre a compra no Loomio.
Decisão sobre a contratação de seguro de responsabilidade civil para conselheiros e diretores
Durante a reunião do conselho, foi observado que a renovação anual do seguro estava próxima. Como se tratava de uma questão administrativa, o conselho decidiu usar o Loomio para discutir a proposta de renovação, obter as informações necessárias de cada conselheiro, enviar a solicitação e aceitar a cotação do seguro.
Ocorreu uma falha de segurança em uma de nossas instalações
Houve uma invasão e um furto que colocaram a organização e seus funcionários em risco. Os conselheiros precisam ser informados sobre o ocorrido e os riscos, além de avaliar uma resposta adequada.
Um conselheiro questionou a diversidade de gênero e a composição do conselho
O conselheiro apresentou razões e evidências para diversificar a composição do conselho, tornando-o mais representativo da organização. Os conselheiros precisam analisar as informações, fazer perguntas, discutir o assunto e decidir como responder.
Registrando as decisões e as discussões que as fundamentam
Manter registros é uma exigência legal para conselhos de governança e uma boa prática para comitês.
Hoje, muitas organizações registram e armazenam eletronicamente atas formais, decisões, políticas e outros documentos importantes. Esses documentos são criados e aprovados, distribuídos e utilizados, conservados e armazenados e, por fim, descartados.
No Loomio
Atas, relatórios, decisões e outros documentos podem ser anexados ao tópico de uma reunião, ao contexto do tópico, a uma enquete ou a qualquer comentário no tópico. Assim, os documentos ficam associados à discussão correspondente.
Você também encontra uma lista de arquivos na aba Arquivos.
Você também pode adicionar, em qualquer tópico ou enquete, um link para um documento armazenado no sistema de gestão de documentos de sua preferência. Encontre o link compartilhável do documento, copie-o e cole-o no tópico, na enquete ou em um comentário.
Qualquer pessoa com permissão poderá clicar no link para abrir e ler o documento.
Como as discussões e decisões no Loomio já ficam documentadas, você pode verificar como o conselho tomou cada decisão. É fácil demonstrar o que foi decidido e quando. Se os conselheiros discutiram, comentaram e votaram em uma decisão, você também poderá saber como e por que ela foi tomada.
Com o tempo, você cria um histórico da sua organização no qual pode pesquisar e encontrar decisões anteriores e as discussões relacionadas.
No Loomio, todos os dados são gravados e armazenados em vários discos e locais, na nuvem, com backups diários. Os arquivos enviados ficam em servidores que usam técnicas modernas para evitar gargalos e pontos únicos de falha.