Concluindo
Conclusões e próximos passos
Confirmar a conclusão ajuda o grupo a reconhecer que a discussão colaborativa atingiu seus objetivos. A pessoa que facilita pode reunir as decisões e apresentá-las ao grupo, para que todos saiam com respostas a algumas perguntas importantes:
- O que fizemos?
- O que isso significa?
- O que acontecerá agora?
- Qual é a minha responsabilidade?
- O que será diferente depois dessa experiência?
Às vezes, as respostas são concretas, como tarefas a realizar. Em outros casos, são mais abstratas, como uma compreensão compartilhada mais profunda.
No Loomio
- As conclusões são uma ferramenta importante. O encerramento de uma proposta ainda pede um resumo final. É para isso que serve o recurso de conclusão.
- Muitas discussões no Loomio chegam ao fim sem propostas nem conclusões publicadas. Elas ainda têm valor. Atualizar a caixa de contexto com um resumo da conclusão pode ajudar quem consultar a discussão depois.
- Se algumas pessoas tiverem tarefas a realizar, você pode mencionar seus nomes com @ para que recebam uma notificação.
Registro e documentação
Para entender uma experiência, considere como ela se encaixa no contexto mais amplo. Que papel esse momento teve no andamento do trabalho? Que forma terá o que aprendemos com ele: uma história, um relatório, uma mudança ou um chamado à ação?
A experiência acontece em um momento, mas seu impacto costuma depender de dar a ela um nome e uma forma que permitam retomá-la. Sem isso, você pode esquecê-la, deixar de fora quem não estava presente ou ter de repetir o trabalho mais tarde. Documentos e relatórios concretos costumam ajudar na colaboração.
No Loomio
- O Loomio registra o processo enquanto ele acontece. As contribuições ficam documentadas como parte da própria colaboração, criando um arquivo de conteúdo para os grupos sem trabalho adicional.
- Alguns recursos ajudam a consultar e arquivar esse conteúdo: a busca, a lista de “decisões anteriores” e a opção de imprimir a discussão.
- Os planos Premium permitem exportar todos os dados do seu grupo no Loomio.
- Muitos grupos usam o Loomio para reunir conteúdo de diferentes canais. Por exemplo, anunciam uma reunião e organizam a pauta no Loomio, realizam a reunião presencialmente, publicam as notas no Loomio e tomam as decisões relacionadas na mesma discussão. Assim, o registro do trabalho também abrange o que aconteceu fora do espaço online.
Transformando a discussão em ação
Em algum momento, é preciso voltar a lidar com o que acontece fora da discussão. Às vezes, basta trabalhar ideias e sentimentos, sem se preocupar com a implementação. Em geral, porém, um grupo precisa transformar suas conclusões em ações concretas para alcançar seus objetivos. Essa transição faz parte do processo de facilitação.
É nesse ponto que o processo colaborativo encontra outros sistemas da organização. A pessoa que facilita precisa ajudar o grupo a definir como essa relação vai funcionar. Esses sistemas podem envolver:
- Poder — Quem realmente toma as decisões? O que precisa acontecer para que as ideias se tornem realidade?
- Gestão — Como isso se encaixa nas outras prioridades? De que outras ações pode depender?
- Delegação — Quem assumirá a responsabilidade pelos próximos passos? Como prestará contas?
- Comunicação — Como esse processo ou essa discussão será apresentado a outras pessoas? O que elas precisam saber?
- Administração — Como as informações passarão de um sistema para outro, como uma ferramenta de acompanhamento de tarefas ou de comunicação? Onde elas serão armazenadas?
Se houver obstáculos nessas questões, descobri-los apenas no encerramento pode prejudicar o processo. Por exemplo, se as pessoas participantes não tiverem autoridade para realizar uma mudança que decidiram fazer, poderão se sentir frustradas. Ao planejar o processo, considere essas condições e defina o alcance da colaboração de acordo com elas.
No Loomio
- Você pode mencionar com @ as pessoas responsáveis por realizar ações decorrentes de uma decisão.
- Muitos usuários integram o conteúdo do Loomio a outros processos da organização. Por exemplo, revisam as decisões do Loomio em reuniões presenciais regulares ou transferem as conclusões para uma ferramenta de acompanhamento de tarefas.
- Uma decisão explícita costuma levar à pergunta: “Certo, como vamos colocar isso em prática?”
- Criar um grupo no Loomio muitas vezes traz à tona perguntas importantes, como: “Quem precisa participar para transformar essas decisões em ação?” Se pessoas com papel essencial, lideranças ou administradores ficarem de fora, o trabalho pode parar.
Encerrar de fato
É importante encerrar bem um processo. O fechamento pode seguir um ritual, e sua ausência pode deixar as pessoas sem a sensação de que o trabalho terminou. Às vezes, o processo acaba porque o tempo terminou; outras vezes, porque certos objetivos foram alcançados. Observe os sinais explícitos e implícitos de que as pessoas e o grupo como um todo consideram concluído o processo ou uma de suas etapas.
As pessoas participantes costumam esperar que a liderança ou a pessoa que facilita confirme quando o processo terminou. Por isso, convém ser explícito. Você pode anunciar o fim da sessão, recapitular as decisões ou os próximos passos e se despedir. Alguns grupos têm práticas próprias de encerramento, como uma rodada final. Deixar a sessão terminar sem um fechamento claro pode causar desconforto.
No Loomio
- No Loomio, o sinal mais claro de encerramento é publicar a conclusão de uma decisão.
- Alguns grupos usam o recurso de bloquear a discussão para impedir novas alterações e reduzir o acúmulo de conteúdo.
- Desativar um grupo é a forma mais definitiva de encerrá-lo. Depois disso, ninguém pode publicar mais nada nele.
- Como os grupos no Loomio podem continuar existindo mesmo quando a atividade varia, pode ser útil reconhecer marcos como o fim de uma etapa, ainda que o grupo volte a ficar ativo no futuro.