Concluindo

Conclusões e próximos passos

Confirmar a conclusão pode ser essencial para sentir que os objetivos de uma discussão colaborativa foram alcançados. Quem facilita pode reunir o que foi decidido e apresentar essa síntese ao grupo, para ajudar as pessoas a sair com respostas a algumas perguntas importantes:

• O que fizemos?
• O que isso significa?
• O que vai acontecer agora?
• Qual é a minha responsabilidade?
• O que será diferente por termos passado por essa experiência?

Às vezes, as respostas a essas perguntas são bem concretas, como ações a realizar; outras vezes, são mais abstratas, como aprofundar a compreensão compartilhada.

No Loomio

• As conclusões são uma ferramenta muito importante. O encerramento de uma proposta ainda não é o fim: é preciso apresentar uma síntese conclusiva. É para isso que serve o recurso de conclusão.
• Muitas discussões no Loomio chegam a um fim natural sem usar propostas nem publicar conclusões. Essas discussões ainda são muito úteis, e pode ser útil atualizar a caixa de contexto com um resumo da conclusão para consulta futura.
• Se houver ações atribuídas a pessoas específicas, você pode mencionar seus nomes com @, e elas serão notificadas.

Relatos e registro de aprendizados

Para entender o significado de uma experiência, você precisa investigar como ela se encaixa no contexto mais amplo. O que esse momento representou no ritmo geral do nosso progresso? Que forma terá o que aprendemos com essa experiência — uma história, um relatório, uma mudança, um chamado à ação?

A experiência acontece no momento, mas seu impacto muitas vezes vem de torná-la concreta, dar um nome a ela e poder usá-la e fazer referência a ela. Caso contrário, você corre o risco de esquecer, deixar de fora quem não estava presente ou ter que repeti-la depois. Documentos ou relatos concretos costumam contribuir para uma colaboração produtiva.

No Loomio

• O Loomio registra o próprio processo — as anotações são produzidas como parte integrante dele. Isso cria um acervo valioso para os grupos, sem esforço adicional.
• Temos alguns recursos para apoiar o registro de aprendizados e o arquivamento: a função de busca, a lista de “decisões anteriores” e a opção de imprimir a discussão.
• Os planos Premium oferecem a opção de exportar todos os dados do seu grupo no Loomio.
• Muitos grupos usam o Loomio para integrar conteúdos de vários canais. Por exemplo, publicam o anúncio de uma reunião e elaboram a pauta no Loomio, realizam a reunião presencialmente, publicam as anotações no Loomio e tomam decisões relacionadas na mesma conversa. Isso amplia a capacidade do Loomio de registrar o processo para além do espaço on-line.

Transformando a discussão em ação

Chega um momento em que você precisa retomar o contato com a realidade fora da sala. Às vezes, basta trabalhar com ideias e sentimentos, sem se preocupar com a implementação. Mas, em geral, um grupo não alcançará seus objetivos sem transformar suas conclusões em ações concretas. Essa transição faz parte de toda a experiência de facilitação.

É nesse ponto que um processo colaborativo se encontra com outros sistemas da organização, e quem facilita precisa ajudar a definir como isso vai funcionar. Esses outros sistemas podem incluir:

• Poder — Quem de fato toma as decisões? O que precisa acontecer para que as ideias se tornem realidade aqui?
• Gestão — Como isso se encaixa nas outras prioridades? Que dependências podem existir?
• Delegação — Quem assumirá a responsabilidade pelos próximos passos? Essas pessoas terão que prestar contas?
• Comunicação — Como esse processo ou essa discussão será comunicado a outras pessoas? O que elas precisam saber?
• Administração — Como as informações de um sistema serão inseridas em outro, como uma ferramenta de acompanhamento de tarefas ou de comunicação? Onde as informações serão armazenadas?

Se houver impedimentos relacionados a essas questões, deixar para percebê-los apenas no momento do encerramento pode ser prejudicial. Por exemplo, se os participantes não tiverem poder para realizar uma mudança que decidiram fazer, sentirão que fracassaram. Ao organizar o processo, antecipe as condições reais de implementação e defina o alcance da colaboração de acordo com elas.

No Loomio

• Você pode mencionar com @ os nomes das pessoas que realizarão ações decorrentes de uma decisão.
• Muitos usuários integram o conteúdo do Loomio a outros sistemas da organização por outros canais, como revisar as decisões do Loomio em reuniões presenciais regulares ou transferir as conclusões para seu processo de acompanhamento de tarefas.
• Tomar uma decisão explícita leva naturalmente as pessoas a perguntar: “Certo, mas como vamos levar isso adiante?”
• Formar um grupo no Loomio costuma trazer à tona perguntas importantes, como: “Quem precisa participar aqui para transformar essas decisões em ação?” Se pessoas essenciais envolvidas, lideranças ou administradores estiverem ausentes, você terá dificuldade para avançar.

Só termina quando termina

Encerrar bem é importante. Há um ritual de encerramento de um processo e, se ele for omitido, as pessoas ficarão inquietas. Às vezes, o fim é determinado pelo tempo disponível; outras vezes, pelo cumprimento de certos objetivos. Reconheça os sinais implícitos e explícitos que indicam se as pessoas e o grupo como um todo podem sentir que um processo ou uma fase foi concluído.

Os participantes costumam buscar na liderança ou em quem facilita a confirmação de que o processo realmente terminou, e geralmente vale a pena deixar isso claro. Às vezes, o sinal é uma declaração clara de que a sessão está terminando, uma recapitulação das decisões ou dos próximos passos e uma despedida de todos. Em outros casos, os grupos têm práticas estabelecidas, como uma rodada de encerramento. Deixar uma sessão terminar sem um encerramento claro causará uma impressão ruim.

No Loomio

• A indicação mais clara de encerramento no Loomio é a publicação da conclusão de uma decisão.
• Alguns grupos usam o recurso de bloquear conversa para impedir novas alterações e reduzir o acúmulo de conteúdo.
• Desativar um grupo é a medida mais definitiva de “encerramento”. Depois disso, ninguém pode dizer mais nada.
• Como os grupos do Loomio podem continuar existindo enquanto sua atividade aumenta ou diminui, pode ser útil reconhecer marcos como a conclusão de uma fase específica, mesmo que o grupo retome suas atividades no futuro.