Prepare uma reunião

Reuniões eficazes são produtivas, inclusivas e colaborativas - melhoram o engajamento, ajudam a construir relações sólidas, estabelecem alinhamento, permitem tomar decisões melhores e mais rápidas, promovem a inclusão, facilitam o pensamento criativo e a inovação e são um bom canal para feedback e melhoria contínua.

Use o Loomio para planejar uma reunião eficaz; envolva as pessoas desde o início, estabeleça alinhamento sobre os assuntos mais importantes e aproveite melhor o tempo que vocês têm juntos.

Se o grupo está começando a usar o Loomio, comece com Apresente o Loomio ao seu grupo e depois use este processo de reunião como um primeiro fluxo de trabalho recorrente na prática.

Você pode fazer várias coisas para tornar sua próxima reunião de conselho ou comitê eficaz...

Defina o foco da reunião e revise as ações

Defina um foco para a reunião, para que vocês aproveitem o tempo juntos conversando sobre os assuntos mais importantes.

Convidar os membros a contribuir com a pauta ajuda todos a estabelecer alinhamento, pensar nos assuntos e se preparar para participar da reunião.

Ações: - Concentre a reunião nos assuntos mais importantes, - Acompanhe as ações de reuniões anteriores e converse com os membros sobre elas.

No Loomio

Use uma Discussão no Loomio para preparar sua reunião: * Lembre os membros da próxima reunião, * Convide os membros a comentar sobre os assuntos mais importantes a abordar, * Resuma as ações da reunião anterior e peça uma atualização.

Divulgue a pauta e notifique os membros

Anuncie a reunião com uma pauta clara. Anexe os materiais, inclua links para documentos importantes e notifique os membros.

Isso ajuda todos a se preparar para a reunião, lendo os materiais e pensando nos assuntos da discussão e nas decisões a tomar. Assim, os membros têm mais chances de chegar informados e preparados para a reunião.

Ações: - Prepare a pauta, os documentos, os materiais e a documentação do conselho, - Notifique os membros sobre a reunião e envie os materiais.

No Loomio

Use uma Discussão no Loomio para preparar sua reunião de conselho: * Informe os detalhes da reunião, * Anexe ou inclua links para a pauta, os documentos e outros materiais da reunião, * Convide os membros com uma notificação, * Acompanhe 'Visto por' para saber quem leu a conversa.

Embora seja semelhante a enviar um e-mail, uma conversa no Loomio oferece vantagens: - Você pode ver quem leu a conversa e lembrar quem ainda não leu, - As respostas ou os comentários dos membros ficam visíveis para todos que têm permissão para ver a conversa, - Toda discussão ou pergunta sobre a pauta ou os materiais da reunião fica em um único lugar.

Os membros podem encontrar todas as informações sobre a reunião em um só lugar, evitando sequências confusas de e-mails e a perda de informações importantes na caixa de entrada.

Confirme

Peça aos membros que deixem um comentário confirmando que leram a pauta e os documentos da reunião e estão preparados para participar. Use Visto por para identificar quem pode precisar de um lembrete.

Encontre um horário para a reunião

Encontrar um horário para se reunir pode ser uma dificuldade frequente para muitos administradores.

No Loomio

Se você ainda não definiu a data e o horário da reunião ou precisa encontrar um horário para uma reunião futura, use a Enquete de horário.

A enquete de horário facilita a visualização da disponibilidade de todos e a escolha do melhor horário, reduzindo o tempo e o esforço necessários para essa tarefa administrativa comum.

Os membros em diferentes fusos horários verão as datas e os horários no seu próprio fuso horário.

Quando a enquete de horário for encerrada, escolha o melhor horário e envie uma notificação da conclusão com um convite de calendário, para que os membros possam adicionar a reunião aos seus calendários.

Aprove a ata

Aprovar ou ratificar atas é uma prática padrão em reuniões formais e uma boa prática para todas as reuniões.

As atas registram a reunião, os principais pontos levantados durante a discussão, os resultados das decisões e como as pessoas votaram. Elas incluem as ações acordadas e as pessoas responsáveis e costumam ser o ponto de partida para a próxima reunião.

As atas servem como lembrete para quem participou, ajudam quem esteve ausente e são um registro que pode ser consultado em caso de conflito.

No Loomio

Publique a ata na conversa da reunião no Loomio poucos dias após a reunião e convide os participantes a aprová-la. Isso mantém a ata relevante e recente na memória dos membros e ajuda a lembrá-los das ações pelas quais são responsáveis. Também economiza tempo durante sua reunião.

O exemplo acima usa uma enquete Escolher com duas opções: 'Aceitar' ou 'Revisar'.

Quando todos tiverem votado e a enquete for encerrada, registre uma conclusão para que todos saibam o que aconteceu.

Se a prática de reuniões do seu grupo exige aprovação formal na reunião seguinte, inclua um item na pauta para reconhecer e confirmar as enquetes e decisões feitas no Loomio e registre isso na ata da reunião.

Por exemplo: "Alguém deseja alterar seus votos no Loomio? Se não, vamos deliberar pela aprovação formal das enquetes realizadas no Loomio durante o último período."

Aprove os relatórios

A maioria das pautas de reunião inclui tempo para apresentar, discutir e aprovar relatórios; por exemplo, relatórios da direção executiva, de finanças, de operações, de saúde e segurança e de projetos.

Os relatórios são importantes para que todos tenham uma compreensão comum, mas podem ocupar um tempo valioso da reunião que poderia ser usado de forma mais eficaz.

No Loomio

Anexe ou inclua links para os relatórios na conversa da sua reunião e convide os membros a fazer perguntas sobre eles antes da reunião.

Os membros recebem e leem os relatórios no horário e no local que lhes forem convenientes. Ao ler e refletir sobre os relatórios, os membros podem comentar, fazer perguntas e ver as respostas no Loomio.

Uma pergunta feita por um membro provavelmente interessa a outros membros. Quando alguém responde à pergunta, a resposta fica visível para todos no grupo do Loomio.

À medida que os membros se acostumam a discutir relatórios no Loomio, economize um pouco mais de tempo dando um passo adiante - solicite a aprovação dos relatórios antes da reunião.

Se a prática de reuniões do seu grupo exige aprovação formal na reunião seguinte, inclua um item na pauta para reconhecer e confirmar as enquetes e decisões feitas no Loomio e registre isso na ata da reunião.

Por exemplo: "Alguém deseja alterar seus votos no Loomio? Se não, vamos deliberar pela aprovação formal das enquetes realizadas no Loomio durante o último período."

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