Prepare uma reunião

Reuniões eficazes são produtivas, inclusivas e colaborativas. Elas aumentam o engajamento, fortalecem as relações, ajudam a criar um entendimento comum e a tomar decisões melhores e mais rápidas. Também promovem a inclusão, o pensamento criativo e a inovação, além de abrir espaço para comentários e melhorias contínuas.

Use o Loomio para planejar uma reunião eficaz. Envolva as pessoas desde o início, concentre a atenção nos assuntos mais importantes e aproveite melhor o tempo que vocês passam juntos.

Se o grupo ainda não conhece o Loomio, comece por Apresente o Loomio ao seu grupo. Depois, use este processo de reunião como um primeiro fluxo de trabalho recorrente.

Veja algumas maneiras de tornar sua próxima reunião de diretoria ou comitê mais eficaz...

Defina o foco da reunião e revise as ações

Defina um foco para a reunião, para que vocês usem o tempo juntos discutindo os assuntos mais importantes.

Convidar os membros a contribuir para a pauta ajuda todos a chegar a um entendimento comum, pensar nos assuntos e se preparar para a reunião.

Ações: - concentre a reunião nos assuntos mais importantes, - acompanhe as ações das reuniões anteriores e converse sobre elas com os membros.

No Loomio

Use uma Discussão no Loomio para preparar sua reunião: * lembre os membros da próxima reunião, * convide-os a comentar quais assuntos devem receber mais atenção, * resuma as ações da reunião anterior e peça atualizações.

Pauta e notificações

Anuncie a reunião com uma pauta clara. Anexe os materiais, inclua links para os documentos principais e notifique os membros.

Assim, todos podem ler os materiais e pensar nos assuntos e nas decisões antes da reunião. Os membros chegam com mais contexto e preparados para participar.

Ações: - prepare a pauta, os documentos e os demais materiais da reunião, - notifique os membros sobre a reunião e envie os materiais.

No Loomio

Use uma Discussão no Loomio para preparar sua reunião de diretoria: * informe os detalhes da reunião, * anexe a pauta, os documentos e outros materiais ou inclua links para eles, * convide os membros por meio de uma notificação, * acompanhe “Visto por” para saber quem leu a discussão.

Uma discussão no Loomio tem algumas vantagens em relação a um e-mail: - você pode ver quem leu a discussão e lembrar quem ainda não leu, - as respostas e os comentários dos membros ficam visíveis para todos que têm permissão para ver a discussão, - as perguntas e conversas sobre a pauta e os materiais da reunião ficam reunidas em um só lugar.

Os membros encontram todas as informações da reunião em um só lugar. Isso evita sequências confusas de e-mails e a perda de informações importantes na caixa de entrada.

Confirme

Peça aos membros que deixem um comentário confirmando que leram a pauta e os materiais e estão preparados para a reunião. Use Visto por para identificar quem pode precisar de um lembrete.

Encontre um horário para a reunião

Encontrar um horário para a reunião pode ser uma tarefa frequente e trabalhosa para quem a organiza.

No Loomio

Se você ainda não definiu a data e o horário da reunião, ou precisa encontrar um horário para uma reunião futura, use uma Enquete de tempo.

A enquete de tempo facilita a consulta à disponibilidade de todos e a escolha do melhor horário. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para organizar a reunião.

Membros em fusos horários diferentes verão as datas e os horários ajustados aos seus respectivos fusos.

Quando a enquete de tempo terminar, escolha o melhor horário e envie uma notificação com a conclusão e um convite de calendário, para que os membros possam adicionar a reunião às suas agendas.

Aprove a ata

Aprovar ou ratificar a ata é uma prática padrão em reuniões formais e útil em qualquer reunião.

A ata registra a reunião, os principais pontos discutidos, as decisões e como as pessoas votaram. Ela inclui as ações acordadas e as pessoas responsáveis e costuma servir de ponto de partida para a reunião seguinte.

A ata ajuda quem participou a lembrar o que foi discutido, informa quem não pôde comparecer e serve de registro para consulta em caso de conflito.

No Loomio

Publique a ata na discussão da reunião no Loomio alguns dias após o encontro e convide os participantes a aprová-la. Assim, o conteúdo ainda estará recente para os membros, que também serão lembrados de suas ações. Isso economiza tempo na próxima reunião.

O exemplo acima usa uma enquete Escolher com duas opções: “Aceitar” e “Revisar”.

Quando todos tiverem votado e a enquete terminar, publique uma conclusão para que todos saibam o que foi decidido.

Se o procedimento do seu grupo exigir a aprovação formal na reunião seguinte, inclua um item na pauta para reconhecer e confirmar as enquetes e decisões feitas no Loomio. Registre essa confirmação na ata.

Por exemplo: “Alguém quer mudar seu voto no Loomio? Se não, vamos aprovar formalmente as enquetes realizadas no Loomio desde a última reunião.”

Aprove os relatórios

A maioria das pautas reserva tempo para apresentar, discutir e aprovar relatórios, como os da direção executiva, das áreas financeira, operacional e de saúde e segurança, além de relatórios de projetos.

Os relatórios ajudam todos a ter as mesmas informações, mas podem ocupar um tempo valioso da reunião que poderia ser usado de outra forma.

No Loomio

Anexe os relatórios à discussão da reunião ou inclua links para eles. Convide os membros a fazer perguntas antes do encontro.

Os membros podem receber e ler os relatórios no momento e no lugar mais convenientes. Durante a leitura, podem comentar, fazer perguntas e ver as respostas no Loomio.

A pergunta de um membro pode interessar a outros. Quando alguém responde, todos no grupo do Loomio podem ver a resposta.

À medida que os membros se acostumarem a discutir relatórios no Loomio, você poderá economizar mais tempo pedindo a aprovação dos relatórios antes da reunião.

Se o procedimento do seu grupo exigir a aprovação formal na reunião seguinte, inclua um item na pauta para reconhecer e confirmar as enquetes e decisões feitas no Loomio. Registre essa confirmação na ata.

Por exemplo: “Alguém quer mudar seu voto no Loomio? Se não, vamos aprovar formalmente as enquetes realizadas no Loomio desde a última reunião.”