Em andamento

Em que ponto do processo estamos?

As pessoas se sentem mais seguras e orientadas quando conseguem se situar em um cronograma ou uma pauta. Querem saber o que estão fazendo agora, o que vem depois e o que já fizeram. Entender o processo como um todo ajuda cada pessoa a contribuir de forma eficaz.

Por exemplo, se souberem que haverá um momento para perguntas e respostas, as pessoas podem guardar suas dúvidas durante uma apresentação. Se estiver claro que haverá uma fase de exploração seguida por uma fase de convergência, elas podem evitar propor soluções cedo demais. As pessoas precisam saber que tipo de contribuição se espera delas e em que momento.

Mapear o processo com clareza suficiente para comunicá-lo também leva quem facilita a pensar em todas as etapas. Isso ajuda a garantir que cada etapa tenha um propósito e contribua para um todo coerente. Uma facilitação bem conduzida segue uma progressão lógica.

No Loomio

Uma decisão no Loomio já segue uma progressão lógica básica: reunir pessoas (abrir/convidar), discutir (divergir), apresentar uma proposta (convergir), decidir e agir (concluir).
Muitas pessoas usam o Loomio em processos com etapas definidas, como uma consulta em várias fases.
O Loomio oferece recursos que ajudam quem facilita a mostrar o caminho às pessoas participantes, como a descrição do grupo e os prazos das propostas. Esses recursos podem dar mais contexto ao processo.

A arte de perceber

Perceber o que acontece talvez seja a habilidade mais importante na facilitação. Quem facilita observa para entender quando precisa intervir ou responder, como convidar as contribuições necessárias e como ajudar o grupo a perceber sua própria dinâmica. O valor da facilitação está em ter alguém que preste atenção e aja com base no que percebe, enquanto outras pessoas se concentram no conteúdo ou em suas próprias prioridades.

Perceber bem exige informações de qualidade, sensibilidade e capacidade de interpretá-las. Muitas pessoas que facilitam falam em “ler” o ambiente: reações emocionais, tensões e relações de poder. Para isso, precisam de meios eficazes de identificar esses sinais.

No Loomio

Vários recursos do Loomio ajudam a perceber o que está acontecendo. Um dos mais úteis é acompanhar como o gráfico de uma proposta vai se formando.
O software identifica alguns sinais: quem já participou e quem ainda não participou, quais assuntos surgem, quem aceitou ou ainda não aceitou o convite para o grupo, entre outros.
No Loomio, uma pessoa pode acompanhar dezenas de discussões ao mesmo tempo, ver com clareza o que está sendo compartilhado e agir de acordo.
Conversar pela internet pode tornar explícito o que ficaria implícito, facilitando a percepção.
A comunicação por escrito ajuda a explicar o que foi percebido e por que determinada ação foi tomada. Você pode citar as palavras exatas de alguém e mostrar o que elas revelam. Também pode fazer isso em uma discussão inteira: selecionar trechos e apontar temas ou conflitos que estejam surgindo.
É mais fácil perceber os detalhes quando o ritmo diminui. Essa é uma das vantagens do Loomio: você pode ler a comunicação assíncrona no seu próprio ritmo. Também pode observar mudanças ao longo do tempo, consultando diretamente discussões anteriores.
Como várias discussões podem ocorrer ao mesmo tempo, é possível manter uma discussão sobre o próprio processo enquanto as discussões principais avançam. Assim, o grupo pode ter um espaço coletivo para observar sua dinâmica sem interromper o andamento do trabalho.

Ouvir diferentes vozes

Em nossa sociedade, a história, as relações de poder, a cultura e a psicologia se combinam para amplificar algumas vozes e silenciar outras. Isso acontece em todos os níveis, das crenças mais profundas e inconscientes ao sistema político e às leis.

As melhores ideias nem sempre vêm de quem fala mais alto. Um papel da facilitação é reduzir esses vieses. Se buscamos justiça social, grupos eficazes e decisões de qualidade, precisamos reconhecer as dinâmicas com que lidamos coletivamente.

Para inovar, você precisa abrir espaço para diferentes pontos de vista. Isso também é necessário para formar uma equipe em que todas as pessoas possam contribuir plenamente. Fatores culturais e técnicos favorecem algumas vozes em detrimento de outras. Há muitas práticas para enfrentar esse viés de forma sistemática, mas reconhecê-lo já é um bom começo. — Richard Bartlett

Cada pessoa vive a partir de sua própria consciência e, por isso, tende a esquecer que outras pessoas experimentam o mundo de maneiras diferentes. Mesmo em um grupo aparentemente homogêneo, há uma grande diversidade de perspectivas, ritmos e preferências. Reconhecer que outras pessoas são diferentes de nós é um desafio importante para o crescimento pessoal.

Não existe uma forma de interação que sirva para todas as pessoas. Cada formato favorece algumas vozes e reduz o espaço de outras, ou destaca diferentes tendências de uma mesma pessoa. Por isso, é necessário usar abordagens variadas para acolher o melhor das diferentes contribuições.

Verifique se você contempla diferentes formas de aprender. Uma maneira simples de fazer isso é usar a metáfora da Cabeça, do Coração e das Mãos. Quem aprende pela Cabeça precisa de fatos e informações detalhadas. Quem aprende pelo Coração se envolve com histórias e precisa de uma conexão emocional com o trabalho. Aprender pelas Mãos significa fazer e participar ativamente. — Silvia Zuur

Uma boa maneira de trazer diferentes vozes para a conversa e relacionar suas contribuições é oferecer formas variadas de interação. Elas atendem a necessidades e preferências distintas e ajudam a equilibrar as oportunidades de comunicação.

Alguns elementos comuns para contemplar diferentes formas de comunicação no trabalho colaborativo:

Tamanho do grupo — reflexão individual, duplas, grupos pequenos, grupos grandes, conversas individuais, de uma pessoa para muitas ou entre muitas pessoas.
Meio de expressão — escrita, desenho, vídeo, canto, dança, fluxogramas, equações, símbolos, histórias, lágrimas, risadas, debate etc.
Regras de discussão — rodadas (ouvir cada pessoa uma vez antes de seguir), limite de falas (você só pode falar novamente depois de outras duas pessoas), objeto da palavra (só fala quem está com o objeto, sem interrupções), falas com tempo limitado (você tem um minuto para falar), falas sem limite de tempo (você pode falar pelo tempo necessário enquanto todas as pessoas escutam com atenção), acompanhamento da participação (quanto falaram as mulheres em comparação com os homens, por exemplo) e intervalos de silêncio entre as falas (para processar as ideias e refletir).
Acolha o silêncio O silêncio só é desconfortável se você o tratar assim. Ele dá às pessoas a oportunidade de pensar. — Silvia Zuur

No Loomio

O Loomio foi criado para “ouvir todas as vozes”, inclusive as de pessoas que não podem estar presentes, falam menos ou têm pouco tempo.
Em texto, todas as vozes têm mais ou menos o mesmo “volume” e a mesma “velocidade”. A comunicação assíncrona por escrito ajuda a equilibrar as oportunidades de participação.
O recurso de propostas funciona, em essência, como uma rodada: ajuda o grupo a oferecer a cada pessoa a mesma oportunidade de se manifestar, se quiser.
O Loomio permite compartilhar links, vídeos, imagens, diagramas e materiais de apoio, atendendo a diferentes formas de comunicação.
O Loomio oferece recursos básicos, mas uma facilitação ativa e um grupo experiente podem adotar regras de discussão por acordo. Por exemplo, cada pessoa pode publicar uma vez e esperar que todas as demais participem antes de publicar novamente.
O Loomio oferece recursos flexíveis para a interação em grupos pequenos e grandes, com grupos principais e subgrupos. Alguns processos amplos de consulta envolvem vários grupos menores cujas contribuições são reunidas em uma conclusão mais abrangente.
Quem precisa de tempo para refletir individualmente pode organizar suas ideias e depois voltar para compartilhar um comentário mais longo ou um link para um documento. Assim, cada pessoa escolhe como alternar entre a reflexão individual e a comunicação com o grupo.
Os recursos de acessibilidade e as traduções do Loomio permitem que pessoas com necessidades muito diferentes participem da mesma discussão em condições mais iguais. Esse é um exemplo de como a tecnologia pode favorecer uma participação equitativa difícil de alcançar presencialmente.
Se alguém estiver contribuindo em excesso, é possível passar por suas mensagens sem lê-las, enquanto presencialmente essa pessoa pode dominar a conversa. Ainda assim, mensagens muito longas podem prejudicar o equilíbrio de uma discussão no Loomio.

Reduzir os vieses cognitivos

Ao longo de milhões de anos, o cérebro humano evoluiu para equilibrar um pensamento rápido e eficiente, “bom o suficiente”, com uma análise profunda, mais lenta e exigente. Assim, na maior parte do tempo, usamos instintos, atalhos mentais e generalizações para encontrar soluções rápidas e recorremos à análise profunda quando necessário.

Às vezes, porém, erramos. Há falhas conhecidas no modo como pensamos que podem nos impedir de tomar as melhores decisões. Em grupo, essas falhas ficam ainda mais complexas. Precisamos estar atentos a elas.

Existe uma grande variedade de vieses cognitivos (vale a pena conhecer essa lista). Todos eles podem afetar decisões e a colaboração. A facilitação pode ajudar o grupo a reconhecer esses vieses e a fazer escolhas conscientes diante deles. Por exemplo, pode levar as pessoas a perguntar quando é mais importante agir rápido e quando é mais importante buscar precisão.

Processos estruturados e uma comunicação organizada podem reduzir os vieses cognitivos e melhorar as decisões. Seguir um processo em vez do caminho mais fácil ajuda a identificar erros de raciocínio e vieses. Às vezes, quem facilita propõe algo que parece difícil ou gera resistência justamente para ajudar o grupo a sair de padrões conhecidos. Manter essa disciplina pode ajudar o grupo a alcançar objetivos mais profundos, mesmo que isso cause algum desconforto temporário.

Alguns exemplos de processos que podem reduzir os vieses cognitivos:

Os Chapéus de De Bono: chapéus de cores diferentes que as pessoas podem usar simbolicamente para deixar de lado suas próprias opiniões e experimentar outras formas de pensar.
Listas de verificação: padrões habituais de pensamento podem nos fazer deixar passar até coisas óbvias, especialmente em assuntos que conhecemos bem. Uma lista de verificação ajuda a identificar erros.
Os Cinco Porquês: perguntar “por quê?” apenas uma ou duas vezes pode dar a impressão de que você chegou a uma conclusão antes de encontrar a causa do problema. Fazer a pergunta cinco vezes costuma ajudar a chegar à raiz da questão.
Modelos mentais: exercícios como a análise SWOT, o quadro de modelo de negócios e outras formas estruturadas de reunir informações podem orientar uma análise mais clara e revelar pressupostos.

No Loomio

Informações e contribuições diversas podem questionar pressupostos e vieses. Isso faz parte do funcionamento básico do Loomio: quando mais pessoas podem contribuir para uma discussão em condições mais iguais, o grupo tem mais chances de evitar o pensamento de grupo.
O Loomio permite que as pessoas expressem discordância de forma construtiva. Poder discordar com segurança, e ter essa discordância valorizada, é essencial para uma cultura de pensamento crítico.
A comunicação assíncrona por escrito desacelera a conversa e dá às pessoas mais tempo para refletir e evitar erros de raciocínio.
O Loomio convida as pessoas a participar de um processo com alguma estrutura, o que favorece decisões mais ponderadas. Ele pode ser usado em muitos processos diferentes, mas ter alguma estrutura em uma discussão já abre outras possibilidades.

Equilibrar divergência e convergência

O “diamante” da divergência e da convergência representa o formato de uma conversa. Primeiro ele se abre, criando espaço para ideias, informações e diferentes perspectivas. Depois começa a se fechar em direção a um ponto. Escolher o momento certo para essa mudança é essencial para facilitar discussões colaborativas, produtivas e voltadas à ação.

Se a divergência for omitida ou encerrada cedo demais, faltarão informações para trabalhar. As pessoas podem não se sentir ouvidas, e boas ideias ficarão de fora. Se a convergência não acontecer ou demorar demais, a discussão pode continuar indefinidamente sem chegar a uma conclusão que permita agir. Isso consome a energia das pessoas participantes e impede resultados.

Cada etapa do processo também exige atenção ao momento certo de intervir. A divergência inclui apresentação, esclarecimento e geração de ideias. A convergência inclui análise, conclusão e compromisso. Algumas discussões funcionam com uma aplicação flexível desse formato; outras se beneficiam de uma divisão cuidadosa de cada etapa.

Em um grupo, cada pessoa tende a preferir um desses modos, e o grupo também desenvolve tendências coletivas. O desequilíbrio pode aparecer como um excesso de ideias sem direção ou como uma pressa em propor soluções. A facilitação ajuda as pessoas e o grupo a dedicar a energia adequada a cada modo.

No Loomio

O processo básico do Loomio ajuda os grupos a percorrer cada etapa: a discussão favorece a divergência, e as propostas favorecem a convergência. O formato do diamante inspirou o desenho original desse processo.
O Loomio ajuda os grupos a usar o diamante de forma dinâmica. Uma tentativa de convergir por meio de uma proposta pode revelar discordâncias e levar a uma exploração mais profunda. As informações que surgem podem sustentar uma proposta revisada e uma convergência melhor.
Recursos básicos do Loomio apoiam cada modo. As notificações aos membros do grupo quando uma nova discussão começa convidam a novas contribuições; os prazos das propostas incentivam a participação na convergência.
As pessoas já podem usar os recursos existentes para facilitar a convergência, principalmente ao iniciar uma proposta. O uso eficaz de propostas é um sinal claro de que um grupo no Loomio está funcionando bem. Muitas vezes, sugerir que o grupo inicie mais propostas ajuda a superar dificuldades.

Definir o escopo

Uma colaboração bem-sucedida muitas vezes depende de dividir o trabalho em partes de tamanho adequado e tratá-las na ordem certa.

Você pode aplicar uma perspectiva de “gestão de projetos” à facilitação e considerar perguntas como:

Quais são as dependências? Qual é o caminho crítico? O que precisa ser feito primeiro para permitir as próximas etapas?
Quais são os pontos mais importantes? O que pode ficar de fora?
Qual escopo pode ser tratado agora para chegar a um resultado útil com o tempo, a energia e as informações disponíveis?

É importante não tentar resolver tudo de uma vez. Divida o trabalho em partes administráveis. Uma série de pequenos passos pode levar a uma conclusão mais ampla. Muitas vezes, é melhor alcançar algo pequeno e útil do que não chegar a conclusão alguma. Também é possível se prender aos detalhes e deixar de tratar as questões principais.

Em um trabalho colaborativo, ninguém sabe exatamente o que vai surgir. Por isso, o escopo precisa evoluir com a discussão. Decidir se uma mudança de direção é uma distração ou um avanço exige discernimento. Tanto a rigidez quanto a flexibilidade excessivas podem atrapalhar. Muitas vezes, a questão não é se algo é relevante, mas quando será mais produtivo abordá-lo.

Se você planejar uma sessão com várias partes interligadas, cada uma apoiada na anterior e todas conduzindo a uma conclusão transformadora, e conseguir realizá-la, ótimo. Mas, na maioria das vezes, uma sessão complicada ultrapassa o tempo previsto e pode não atender ao que os participantes querem ou precisam. - Silvia Zuur

Uma série de pequenos acordos

Juntar conversas demais só gera confusão. Dividir uma questão em partes costuma ajudar grupos que enfrentam dificuldades. Se um problema parece sem solução, complexo ou conflituoso, você pode separar as perguntas e buscar consenso sobre cada uma, começando pelas mais fáceis. Depois, pode concentrar os pontos de discordância no que é essencial e trabalhar neles com foco.

No Loomio

Tópicos de discussão ajudam a definir um escopo claro. No Loomio, é possível concentrar uma discussão em uma pergunta específica enquanto outros aspectos são tratados em tópicos separados.
É comum ver intervenções de facilitação como: “Isso está fora do escopo deste tópico. Que tal iniciar uma nova discussão sobre o assunto?”
Criar um grupo no Loomio ajuda a definir quem participa e o que o grupo veio discutir. Isso ajuda os participantes a manter o foco.
As propostas sequenciais do Loomio favorecem uma série de pequenos acordos. Você pode chegar a acordos pontuais, manter o contexto em uma única discussão e aproveitar o histórico das propostas anteriores.
A comunicação assíncrona permite que algumas pessoas explorem assuntos fora do escopo sem interromper as demais. Elas podem iniciar outra discussão ou um subgrupo e aprofundar o assunto, enquanto o grupo mantém seu foco principal.
O campo de contexto da discussão e a descrição do grupo permitem definir o escopo de uma conversa e de um grupo, respectivamente.

Ritmo e momento certo

Uma conversa produtiva tem um ritmo. O ritmo adequado depende de vários fatores e muitas vezes é percebido de forma intuitiva, como na improvisação musical. Quando é hora de aprofundar um assunto ou dar um passo atrás? Quando vale trazer novas informações ou explorar melhor o que já foi apresentado? Ajustar essas escolhas é conduzir o ritmo da conversa.

Os participantes têm necessidades e preferências diferentes. Alguns precisam de limites; outros, de incentivo para avançar. O ritmo adequado surge do equilíbrio entre aprofundar a discussão e seguir em frente. Quando esse equilíbrio se perde, algumas pessoas ficam impacientes e outras não conseguem acompanhar.

No Loomio

Como a comunicação no Loomio é assíncrona, as pessoas podem ler e responder no próprio ritmo. Isso permite que a conversa encontre um ritmo natural.
Você pode seguir adiante sem esperar por quem avança mais devagar e, ao mesmo tempo, continuar explorando um assunto enquanto outras pessoas prosseguem. Isso não é possível na comunicação síncrona.
Os prazos das propostas ajudam a definir o ritmo. Questões urgentes podem ter prazos curtos; outras podem receber mais tempo. Decisões diferentes podem avançar em velocidades diferentes.
Você pode ajustar facilmente seu próprio ritmo de participação. Se uma conversa estiver rápida ou lenta demais para você, contribua, afaste-se por um tempo e volte quando surgir uma proposta.
No Loomio, uma decisão “rápida” pode levar um ou dois dias. Presencialmente, pode levar cerca de cinco minutos. Ainda assim, o Loomio não parece “lento” como pareceria uma reunião presencial de dois dias para tomar uma decisão. As decisões acontecem em paralelo ao restante do trabalho, e reunir as contribuições de todos no Loomio ao longo de dois dias pode ser mais eficiente do que marcar uma reunião presencial.
Facilitar uma conversa no Loomio pode lembrar o efeito de câmera lenta em Matrix, quando Neo observa uma bala em movimento: você pode acompanhar a conversa, que continua acontecendo, momento a momento. Isso dá mais tempo para perceber o que ocorre e agir.

Gestão da atenção

Quem facilita uma conversa ajuda a direcionar a atenção do grupo. A quantidade de informações disponíveis pode ser praticamente infinita. Filtrá-las é essencial para evitar a sobrecarga. Gerir a atenção significa equilibrar a importância de cada assunto com o tempo e a capacidade disponíveis.

A facilitação pode ajudar o grupo a definir o propósito e o escopo de uma discussão ou processo. Assim, o grupo tem critérios para decidir a que dar atenção. Reduzir distrações e trazer a conversa de volta ao assunto são intervenções comuns.

Outra tarefa importante de quem facilita é ajudar o grupo a manter a atenção pelo tempo necessário. Quando um assunto fica difícil, incerto ou desconfortável, as pessoas podem querer desistir cedo demais, mudar de assunto ou evitar a questão. A facilitação pode ajudar o grupo a seguir até o fim, de acordo com seus objetivos coletivos.

Processos estruturados e exercícios de organização das informações são ferramentas úteis para isso. Alguns exemplos:

Limite de tempo — definir um período para gerar ideias ou conversar sobre um assunto.
Priorização da pauta — listar tudo o que as pessoas querem discutir e escolher os itens principais antes de entrar nos detalhes.
Agrupamento de notas adesivas — reunir ideias ou perguntas, agrupá-las por tema e consolidá-las em tópicos.
Estacionamento de ideias — reservar um espaço para ideias ou perguntas que surgem, mas não são relevantes naquele momento, para retomá-las depois.
Como saberemos que deu certo?? Definir critérios de sucesso e manter o grupo concentrado neles até que sejam alcançados.

No Loomio

Um dos principais recursos do Loomio para gerir a atenção é organizar as discussões por tópico. Esse formato surgiu há décadas na comunicação online e continua amplamente usado porque ajuda as pessoas a concentrar a atenção. Quando o assunto aparece em destaque no topo da página, a maioria dos usuários do Loomio entende como se manter nele.
A atividade no Loomio consome a atenção do grupo, e toda notificação solicita parte dessa atenção. Com base nas opiniões dos usuários, o software define quais atividades merecem uma notificação. Comentários, votos e conclusões geram notificações; uma curtida em um comentário, por exemplo, não gera.
As configurações de notificação permitem que cada pessoa controle quanto da sua atenção dedica ao Loomio. Ajudar os usuários a definir essas preferências contribui para o uso consciente da atenção do grupo.
Os subgrupos ajudam as pessoas a controlar a própria atenção. Se apenas parte do grupo precisa acompanhar um assunto, ele pode ser tratado em um subgrupo.
A decisão deliberada, embora nem sempre popular, de não permitir propostas simultâneas no Loomio ajuda a direcionar a atenção do grupo. Assim, o grupo pode examinar uma proposta por completo antes de passar à próxima.

Muitos designers de sistemas de informação entenderam incorretamente seu problema como falta de informação, quando o recurso escasso era a atenção. Por isso, criaram sistemas capazes de oferecer cada vez mais informações às pessoas, quando o necessário eram sistemas capazes de filtrar informações sem importância ou irrelevantes. — Wikipédia

Intervenções de facilitação

Existem tantas técnicas de facilitação quanto pessoas que facilitam grupos, e bibliotecas inteiras foram escritas sobre o assunto. Não é possível apresentar uma lista completa de intervenções.

Ainda assim, pode ser útil considerar duas categorias de intervenção:

Intervenções de apoio: convidar as pessoas a contribuir, aprofundar a conversa, estimular contribuições, encorajar, apoiar, proteger e criar espaço.
Intervenções assertivas: recuar, encerrar uma linha de conversa, estabelecer limites, interromper, questionar, retomar o rumo e impedir comportamentos inadequados.

Quase todas as intervenções usadas na facilitação presencial podem ser adaptadas para o ambiente online.

Pedir a contribuição de uma pessoa específica pode fazê-la se sentir como a criança da turma que não sabe a resposta. Um convite geral para quem ainda não falou sinaliza aos participantes mais frequentes que é hora de dar espaço e oferece às pessoas mais quietas a oportunidade de participar. — Silvia Zuur

No Loomio

As ferramentas de intervenção do Loomio incluem comentários, @menções, adição ou remoção de usuários e criação ou exclusão de discussões. Elas podem ser usadas tanto para apoiar quanto para conduzir a conversa de forma mais assertiva.
A intervenção mais comum é o comentário: falar com o grupo para incentivar ou reduzir determinado comportamento.
As permissões de participação oferecem formas diretas de moderar a participação, como permitir ou impedir que usuários iniciem discussões ou propostas.
O Loomio oferece recursos baseados na confiança que faltam em outras ferramentas. Por padrão, todos os participantes podem editar o contexto de uma discussão, mesmo que outra pessoa o tenha escrito originalmente. Recursos assim se inspiram na Wikipédia e no desenvolvimento de software de código aberto.