Começando

Convite

A forma de convidar participantes para um espaço de diálogo facilitado é muito importante. O convite transmite muitas informações. Com base nele, as pessoas avaliam como o espaço será conduzido e se há lugar para elas. O momento do convite é uma oportunidade decisiva para definir o tom e estabelecer confiança.

Tomar decisões depende de comunicação. Seu grupo só consegue tomar boas decisões em conjunto quando existe uma boa base de comunicação. Isso significa deixar claro o propósito da discussão ou reunião, quem precisa participar, qual é o prazo e o que as pessoas podem esperar.

— Richard Bartlett

Aspectos importantes de um convite:

Informações básicas. Do que se trata? O que estão me pedindo para fazer? Quem está por trás da iniciativa? Quem mais vai participar? Quanto tempo precisarei dedicar? Qual é o tema e como será o processo?
Contexto. Como será esta participação específica? Entre os formatos e caminhos possíveis, qual foi escolhido? Por que agora e por que dessa forma?
Pertencimento. Sou bem-vindo? Este espaço é para mim? Minha participação é necessária? Que contribuição posso oferecer? Por que vale a pena participar?
Segurança. O convite demonstra cuidado, confiança e compreensão? A estrutura do processo consegue lidar com as relações de poder envolvidas? Quanto de honestidade ou vulnerabilidade será exigido de mim? Confio que a pessoa que convida vai cuidar bem desse espaço?
Acessibilidade. Minhas necessidades básicas para participar serão atendidas? Isso inclui idioma, tecnologia assistiva e explicações para termos desconhecidos. Conseguirei participar?

No Loomio

O Loomio permite convidar usuários por e-mail ou por um link especial. As pessoas também podem solicitar entrada no seu grupo, se as configurações permitirem.
Os recursos de convite do software são básicos. Receber sem contexto um pedido inesperado para entrar em um software novo pode causar estranhamento. Por isso, quem cria grupos costuma apresentar o Loomio às pessoas por outros meios antes de enviar o convite.
Vários recursos do Loomio ajudam a criar um espaço seguro e respeitoso, no qual as pessoas queiram participar. Entre eles estão as opções de privacidade.
O próprio software foi projetado para ser simples, acolhedor e profissional, de modo a transmitir confiança.
O Loomio oferece recursos de acessibilidade para quem usa tecnologias assistivas, como leitores de tela, e recursos de tradução para quem fala outros idiomas. Mencionar esses recursos no convite pode ajudar algumas pessoas a se sentirem mais bem-vindas.

Chegada

A chegada é a primeira impressão que a pessoa tem do processo e influencia o que acontece depois. Ela aceitou o convite e decidiu participar. Está aberta à experiência e tem expectativas. A impressão que tiver nesse momento terá grande impacto em sua participação.

Acolhimento

Para se sentir à vontade para participar, se envolver e ouvir, a pessoa precisa se sentir bem-vinda. Ela precisa perceber que sua presença foi reconhecida e que foi recebida com atenção.

Familiarização

Ao entrar em uma sala, uma pessoa quer saber onde pode sentar, onde fica a saída, como chegar ao banheiro e se há café. Ela precisa conhecer o espaço e entender seu lugar nele.

No Loomio

Os campos de descrição do grupo e de contexto da discussão são os principais lugares para deixar uma mensagem de boas-vindas a quem chega.
Explore o espaço no Loomio e ajuste o que for necessário para se sentir à vontade, como as configurações de notificação e sua foto de perfil.
Veja as informações da forma que preferir. Experimente diferentes visualizações das conversas e opções como Recentes, Não lidas, Silenciar e Favoritos. Familiarize-se com o espaço.

Quem está presente

Apresentar-se e conhecer outras pessoas é uma das funções sociais humanas mais básicas e importantes. Do mihimihi maori ao cumprimento britânico “how do you do” e à troca de cartões de visita no Japão, todas as culturas dão importância a esse momento. Ele vai além das questões práticas e da cortesia: atende a uma necessidade humana profunda, essencial para que as pessoas se sintam à vontade, abertas e concentradas.

Se você facilita um encontro e não dá às pessoas a oportunidade de se apresentar e conhecer quem está por perto, elas geralmente voltam sua atenção a isso, mesmo quando você tenta conduzi-las a outra atividade. Inclua as apresentações no planejamento e use esse momento para contribuir com os objetivos do encontro.

Rodada de abertura

Mesmo em grupos nos quais as pessoas já se conhecem bem, as apresentações continuam em rodadas de abertura. No início de uma reunião, todos têm a oportunidade de falar, muitas vezes em resposta a perguntas como “O que está ocupando sua atenção?”, “Como você está?” ou “Há algo que dificulte sua presença aqui?”. Essa e outras práticas ajudam a fortalecer os vínculos da equipe. As pessoas têm muitas identidades, que mudam conforme o contexto. Elas respondem repetidamente à pergunta “Quem sou eu neste momento?”, e isso as ajuda a se situarem umas em relação às outras.

O que uma pessoa expressa não existe isoladamente: está ligado a quem ela é. Conhecer as diferentes dimensões da identidade de alguém é essencial para interpretar suas contribuições.

Começamos muitas de nossas reuniões com uma rodada em que todos dizem como estão, antes de entrar na pauta. O foco não são as tarefas de trabalho, mas como cada pessoa está. Se você está passando por dificuldades em casa, está doente ou tem uma boa notícia para compartilhar, conhecer seu estado de espírito ajuda todo o grupo a entender o contexto em que você se comunica. — Richard Bartlett

No Loomio

Crie uma conversa chamada “Apresente-se” ou “Como você está?”. Ela oferece uma primeira ação clara para quem chega.
Em grupos nos quais é possível solicitar entrada, um recurso permite que a pessoa se apresente à coordenação ao fazer a solicitação. Alguns grupos publicam essa apresentação novamente na conversa de apresentações para dar as boas-vindas à pessoa.
Adicione fotos de perfil. Ver os rostos das pessoas é uma das formas mais eficazes de reconhecer quem participa com você de um espaço online.

Quem não está presente

A diversidade é essencial para a qualidade das decisões em grupo. A chamada “sabedoria das multidões” (inteligência coletiva) depende da combinação de diferentes pontos de vista. As conclusões de processos colaborativos dependem muito de quais vozes estão representadas e quais não estão. É impossível incluir todo mundo de forma perfeitamente representativa, mas você precisa considerar quem pode estar faltando.

É muito comum não perceber os efeitos dos próprios privilégios. As pessoas nem sempre reconhecem seus vieses e costumam notar melhor a presença de algo do que sua ausência. Nossa percepção pode nos enganar. Por exemplo, quando mulheres e homens recebem deliberadamente o mesmo tempo de fala, muitas vezes surge a impressão de que as mulheres falaram mais do que deveriam. Isso ocorre por causa de diferentes expectativas sobre quanto elas “deveriam” falar (mais detalhes). Para ter uma visão precisa, às vezes é necessário medir ou contar, em vez de confiar apenas na intuição.

Uma pessoa sem necessidades específicas de acessibilidade talvez nem perceba que um local não permite o acesso de cadeiras de rodas, que um documento não funciona com leitores de tela ou que uma situação exclui pessoas com perda auditiva. Mas quem enfrenta essas barreiras percebe. Quem não tem filhos talvez não considere que uma reunião às 19h pode ser inviável para mães, pais ou responsáveis. Esses e muitos outros fatores práticos, sociais e culturais podem impedir alguém de estar presente.

Pensar em quem não está presente é especialmente importante quando você tenta resolver problemas de outras pessoas: construa com elas, não para elas; converse com elas, não apenas sobre elas. Se as pessoas que você quer atender não participam, é muito improvável que você tenha todas as informações necessárias para agir de forma eficaz. Isso diz respeito tanto à eficácia dos resultados de uma organização quanto à justiça social. Quase sempre é melhor planejar a colaboração com usuários ou outras pessoas envolvidas.

No Loomio

A colaboração online pode ampliar muito a inclusão. Em vez de pensar apenas na “exclusão digital”, pense em como a tecnologia pode criar uma “ponte digital”. Ela pode incluir pessoas que não conseguem comparecer a reuniões presenciais ou participar em um horário específico, além de abrir possibilidades como discussões em vários idiomas.
O Loomio mostra claramente quem foi convidado para um grupo e quem participou de uma discussão. Essas informações ajudam a avaliar a inclusão. Se alguém estiver ausente, você poderá perceber.
Se decisões inclusivas e a diversidade de perspectivas são importantes para você, pergunte-se de tempos em tempos: “Quem não está presente? Por quê?”

Cultura, protocolos e expectativas

Cultura pode ser um conceito difícil de definir e atua em vários níveis. A cultura da sociedade tem grande influência, mas cada grupo, encontro ou discussão também tem sua própria cultura.

Como agimos? Como conversamos uns com os outros? O que é aceitável aqui e o que não é? Quais são as regras da nossa convivência?

Enfrentar essas questões culturais pode ser um momento importante de reflexão para o grupo. Evitá-las pode dificultar o alcance dos objetivos e, em alguns casos, até desintegrar o grupo.

A cultura, os protocolos e as expectativas podem ser implícitos ou explícitos. Por sua natureza, eles se relacionam de maneiras complexas com as relações de poder e o capital social. É difícil manter abertura suficiente para permitir mudanças, criatividade e liberdade e, ao mesmo tempo, definir limites claros que garantam a segurança.

Quem facilita um grupo muitas vezes ajuda as pessoas a respeitar a cultura que estabeleceram, seguir os protocolos acordados e cumprir as expectativas. Para exercer esse papel, a pessoa precisa de acordos suficientemente claros e de respaldo do grupo. Sem isso, surgem dificuldades.

Muitas pessoas preferem deixar as coisas a cargo do “bom senso” e evitar um código de conduta ou protocolos explícitos. Isso, porém, pode prejudicar de forma desproporcional os membros mais vulneráveis do grupo. Eles costumam sentir primeiro e com mais intensidade os efeitos de comportamentos ou práticas prejudiciais e têm menos condições de enfrentá-los sozinhos. Cabe aos membros com mais privilégios ou influência considerar essas questões com cuidado.

Como acontece com um contrato, você espera nunca precisar aplicar um código de conduta, mas fica satisfeito por ele existir quando é necessário. O ideal é chegar a um acordo antes de precisar dele. Para que quem facilita ou qualquer membro do grupo possa dizer com firmeza “isso não é aceitável aqui”, o grupo precisa ter dedicado tempo à construção de sua cultura e à definição de expectativas.

No Loomio

Como o Loomio costuma ser usado para deliberações construtivas em grupos com objetivos e membros definidos, as pessoas geralmente participam de boa-fé e agem com respeito.
O Loomio foi projetado para dar voz a cada pessoa e permitir que ela comunique suas necessidades e preocupações. Mesmo que a maioria não veja um problema, uma única pessoa pode levantá-lo e ser ouvida.
A comunicação online oferece certo grau de segurança física, pois as pessoas não estão frente a frente.
Alguns grupos usam o campo de descrição para registrar um código de conduta ou expectativas de comportamento. Outros definem coletivamente as expectativas que orientam a participação.
Muitos grupos usam o próprio Loomio para decidir seus protocolos: como participar, o que é permitido, o que significa uma decisão e o que a torna válida, entre outras questões.
O uso do Loomio ajuda a responder a algumas questões básicas de protocolo: quem pode estar aqui? Como nos comunicamos?
Uma das decisões mais básicas que os usuários do Loomio enfrentam diz respeito às regras para tomar decisões: consenso? Maioria? Quórum? Unanimidade? Discutir essas regras abertamente pode ser um passo produtivo para desenvolver a cultura do grupo.