Preparação

Para cada minuto com o grupo, considere dedicar três minutos ao planejamento. Isso significa passar três horas se preparando para uma sessão de uma hora. Reduza esse tempo de planejamento apenas à medida que ganhar experiência.

— Silvia Zuur

Entenda o propósito

Esclarecer o propósito é uma das contribuições mais valiosas de quem facilita um grupo. Quando o grupo entende seu propósito, fica mais fácil avançar. Isso vale tanto para o grupo como um todo quanto para cada discussão ou decisão. O propósito orienta a escolha das ferramentas, das intervenções e dos resultados desejados. Sem um entendimento comum do propósito, uma discussão — ou mesmo o grupo — pode não prosperar.

Volte sempre às perguntas que ajudaram a definir o propósito. Assim, você pode verificar se está abordando o que as pessoas participantes querem aprender ou alcançar. — Silvia Zuur

No Loomio

O aplicativo oferece espaços para explicar o propósito, como os campos de descrição do grupo e contexto da discussão.
Se o propósito ainda não estiver claro, comece uma discussão sobre ele com o grupo.
Nossos dados de uso mostram que grupos com um propósito comum e claro têm mais sucesso.
As histórias de clientes e estudos de caso que reunimos destacam a importância de definir um propósito coletivo.

Reorganize o espaço

A forma como você organiza o espaço influencia a experiência das pessoas convidadas. Cada encontro é diferente e merece uma organização adequada. Um ambiente familiar pode transmitir segurança; uma mudança no ambiente pode favorecer a abertura a novas ideias.

Em encontros presenciais, reorganizar os móveis ajuda quem facilita a se preparar e a pensar no que torna aquela sessão específica. Imagine a diferença entre sentar todas as pessoas em fileiras ou em círculo.

No Loomio

Convidar pessoas para um novo espaço digital dedicado à tomada de decisões marca uma transição. Isso ajuda a diferenciá-lo de outros espaços online usados para socializar ou para outras atividades.
Personalizar a foto do grupo ajuda a definir a aparência e a atmosfera desse espaço.
A descrição do grupo é uma parte importante da página do grupo. Você pode personalizá-la conforme suas necessidades.

Recursos, ferramentas e materiais

Quando a facilitação funciona bem, o grupo tem à mão tudo de que precisa. Em encontros presenciais, isso pode incluir notas adesivas, canetas, papel, crachás, materiais impressos e informações de apoio. Cada etapa de preparação deixa mais tempo e energia para o trabalho do grupo.

No Loomio

Muitos grupos usam a descrição do grupo para incluir links para documentos colaborativos, informações de apoio, sistemas de gestão de projetos ou tarefas, listas de contatos e outros recursos.
Em cada discussão, pense no que as pessoas precisam para participar. Deixe as informações necessárias ao alcance delas. Por exemplo, se você mencionar um material, inclua um link direto em vez de esperar que as pessoas o procurem.

Planeje a experiência

Depois de definir o propósito e reunir as ferramentas e informações de apoio, quem facilita deve pensar na experiência que está propondo. Considere a situação, o que seria um bom resultado e os diferentes caminhos e escolhas possíveis. Dedique tempo a esse planejamento antes de começar.

Vemos com frequência pessoas subestimarem o tempo necessário para preparar e planejar uma atividade. Antes de começar, pare e pense na experiência que você quer oferecer. Esse investimento pode contribuir muito para os resultados posteriores.

No Loomio

As funções básicas do Loomio seguem uma sequência de facilitação: convidar pessoas, discutir um tema, reunir diferentes pontos de vista, chegar a uma proposta específica, verificar se há acordo e confirmar a conclusão.

Pessoas com experiência já adaptam o Loomio a diferentes processos, como consultas em várias etapas e aprovação de documentos. Quando bem facilitado, cada tipo de trabalho pode seguir uma estrutura que se repete.
Para planejar a colaboração online, aproveite o que já funciona. Muitos processos presenciais podem ser adaptados ao ambiente online, como o Processo de aconselhamento.
Estudos de caso de processos bem planejados podem servir como exemplos. Se você não souber por onde começar, veja o que outros grupos já experimentaram.

Considere o contexto

As discussões fazem parte da história e das práticas do grupo. Para que uma atividade facilitada funcione, ela precisa acontecer no momento certo e se integrar aos demais processos do grupo.

Perguntas importantes sobre o contexto:

Este é um momento de transição?
Estamos aprimorando uma prática existente?
Este é um entre vários processos simultâneos ou o foco principal do grupo?
Queremos resolver um problema ou explorar o tema com mais profundidade, amplitude ou foco?

No Loomio

Quase sempre há alguém no grupo que conhece seu contexto e avalia se faz sentido introduzir o Loomio.
Evite mudar tudo de uma vez. Os grupos tendem a adotar melhor o Loomio quando ele se encaixa nos processos que já usam.
O momento adequado é quando o grupo está pronto para colaborar online. As pessoas precisam perceber a falta de um espaço para tomar decisões online e querer resolver esse problema.
Considere quanto da atenção do grupo está disponível antes de levantar um tema. A atenção coletiva é limitada.
Muitos grupos ainda não identificaram seus próprios hábitos de colaboração e não sabem como o Loomio pode se encaixar neles. Comece com uma discussão sobre como o grupo trabalha hoje e o que funciona ou precisa mudar.

O papel de quem facilita

Uma boa facilitação exige que cada pessoa e o grupo reconheçam seu próprio papel. Quando o papel de quem facilita não está claro, podem surgir mal-entendidos, conflitos ou situações inseguras.

Peça que alguém apresente você ao grupo. Quando você é convidado a entrar em um grupo ou organização, as pessoas podem se perguntar quem você é e por que deveriam ouvi-lo. Peça a alguém que elas conheçam e em quem confiem para fazer a apresentação. Isso ajuda as pessoas a reconhecerem seu papel e a confiarem a você a condução do encontro. — Silvia Zuur

É essencial que o grupo concorde em ser facilitado. Tentar facilitar sem esse consentimento pode ser coercitivo para o grupo e arriscado para quem facilita, além de gerar resistência e confusão. Quem facilita se coloca em uma posição vulnerável e precisa receber um mandato claro antes de assumir esse papel. O consentimento é importante para todas as pessoas envolvidas.

Responsabilidade

Ao aceitar esse mandato, quem facilita assume responsabilidades adicionais. Essa pessoa pode ocupar mais tempo de fala e direcionar a atenção do grupo. Deve usar essa posição em benefício de todos, sem promover interesses pessoais. Suas palavras e atitudes também têm um efeito maior sobre o grupo, por isso exigem mais cuidado.

Poder

A facilitação cria diferenças de poder. Quem facilita precisa exercer certa autoridade para cumprir seu papel. Por exemplo, pode ser necessário interromper alguém para manter a discussão no tema ou dizer que determinada forma de interação não é aceitável. Não é adequado atribuir a uma pessoa a responsabilidade pela experiência sem lhe dar a autoridade necessária para conduzi-la. Não existe uma medida única de poder: ela precisa ser proporcional à responsabilidade.

Capacidade de adaptação

Quem facilita trabalha melhor quando consegue se adaptar ao que acontece no grupo. As pessoas são complexas, e a dinâmica entre elas acrescenta ainda mais complexidade. Seguir um plano ou protocolo rigidamente pode prejudicar o grupo. Sem disposição ou liberdade para se adaptar às mudanças, fica difícil conduzir um espaço em que as pessoas possam participar de forma efetiva.

Deixe claro quando você está facilitando e quando está participando. Facilitar reuniões e oficinas da própria equipe pode ser difícil. No papel de facilitador, você precisa manter a neutralidade. Como integrante da equipe, também pode ter contribuições valiosas. Avise ao grupo quando estiver atuando em cada papel. — Silvia Zuur

No Loomio

Muitos grupos que usam o Loomio já têm experiência com facilitação e compartilham um entendimento desse papel. Eles adaptam a ferramenta às suas necessidades.
Muitas vezes, presume-se que a pessoa que iniciou uma discussão também vai facilitá-la, a menos que o grupo tenha combinado outra coisa. Deixar claro quem facilita pode tornar a participação mais segura e ajudar o grupo a avançar.
O Loomio permite que diferentes pessoas realizem ações de facilitação, como chamar outras pessoas para a conversa, pedir que a discussão continue no tema ou sugerir o momento de apresentar uma proposta. Muitas vezes, porém, esse papel fica implícito. Identificar essas ações e discutir se a facilitação ficará com uma pessoa ou será compartilhada ajuda a esclarecer as responsabilidades.
Um grupo online pode começar compartilhando a facilitação sem definir esse papel explicitamente. Essa forma de trabalho, porém, costuma funcionar melhor para grupos experientes, que já passaram por processos com facilitação explícita.