Preparação

Para cada minuto com o grupo, considere dedicar 3 minutos ao planejamento. Isso significa dedicar três horas à preparação de uma sessão de uma hora. Só reduza o tempo de planejamento à medida que você ganhar experiência.

— Silvia Zuur

Entenda o propósito

Esclarecer o propósito é uma das contribuições mais valiosas de um facilitador experiente — se ele ajudar o grupo a defini-lo bem, todo o resto se torna possível. O propósito se aplica tanto ao grupo como um todo quanto a cada discussão ou decisão. É ele que permite avaliar quais ferramentas usar, quais intervenções fazer e quais conclusões buscar. A falta de um entendimento compartilhado sobre o propósito pode comprometer uma discussão ou o próprio grupo.

Retome sempre suas perguntas sobre o propósito para verificar se você está contemplando o que os participantes querem aprender ou alcançar. — Silvia Zuur

No Loomio

• O aplicativo oferece espaços para explicar o propósito, como os campos de descrição do grupo e contexto da discussão.
• Uma discussão no Loomio sobre o propósito é um bom ponto de partida para seu grupo, caso ele ainda não esteja claro.
• Nossas análises de uso (estatísticas sobre como as pessoas usam o software) mostram que grupos com um propósito claro e compartilhado têm mais sucesso.
• Os relatos de clientes e estudos de caso que reunimos ressaltam a importância de definir um propósito coletivo.

Reorganize os móveis

A organização do espaço para o qual você convida as pessoas influencia muito a experiência delas. Cada encontro é único e merece uma organização adequada. A familiaridade transmite segurança, enquanto mudanças no ambiente sinalizam abertura a novas ideias.

Em espaços presenciais, reorganizar os móveis é um hábito que ajuda os facilitadores a se preparar para acolher e conduzir o encontro, além de incentivá-los a pensar no que torna aquela sessão única. Imagine a diferença entre todos sentados em fileiras e todos sentados em círculo.

No Loomio

• Convidar pessoas para um novo espaço digital dedicado à tomada de decisões tem um efeito significativo — há uma experiência de “cruzar um limiar” que o distingue de outros espaços online (que podem servir para socializar ou para outras funções).
• Personalizar a foto do seu grupo é uma boa oportunidade para criar a atmosfera do espaço.
• A descrição do grupo é uma das principais peças de “mobiliário” da página do grupo, e você pode personalizá-la conforme suas necessidades.

Suprimentos, ferramentas e materiais

Quando a facilitação funciona bem, todos os materiais de que o grupo precisa estão à mão. Em espaços presenciais, isso inclui notas adesivas, canetas, papel, crachás, documentos impressos e material de referência. Cada medida que o facilitador toma para se preparar dessa forma deixa mais tempo e energia para o trabalho.

No Loomio

• Muitos grupos usam a descrição do grupo para incluir links para uma unidade compartilhada com documentos colaborativos, informações de referência, o sistema de gestão de projetos ou acompanhamento de tarefas do grupo, uma lista de contatos etc.
• Em cada conversa, considere o que as pessoas podem precisar para participar — deixar todas as informações à mão é essencial (por exemplo, se você mencionar algo, incluir um link direto é muito mais eficaz do que esperar que as pessoas procurem).

Planeje a experiência

Depois de organizar os elementos básicos (propósito, ferramentas e informações de referência), bons facilitadores dedicam tempo a planejar a experiência para a qual estão convidando as pessoas: a situação, o que caracterizaria o sucesso e todos os caminhos e escolhas possíveis. Eles não começam sem um planejamento cuidadoso.

Vemos repetidamente pessoas subestimarem muito a necessidade de preparação e planejamento. Pare e pense na experiência que você quer conduzir antes de começar. O investimento no planejamento se paga muitas vezes com o sucesso posterior.

No Loomio

• As funcionalidades básicas do Loomio foram concebidas para seguir a estrutura de uma boa facilitação: convidar pessoas, discutir um assunto, reunir contribuições divergentes, chegar a uma proposta específica, verificar a concordância e confirmar a conclusão.

• Usuários experientes já estão adaptando o Loomio para diferentes formatos de experiência — como processos de consulta em várias etapas, aprovação de documentos etc. Cada trabalho, quando facilitado de forma eficaz, assume um formato que pode ser repetido.
• Planejar a colaboração online não exige reinventar a roda. Confie no que você sabe que funciona e adapte. Muitos processos presenciais já testados podem ser adaptados ao espaço online (por exemplo, o Processo de aconselhamento).
• Estudos de caso de processos planejados com cuidado podem servir como “receitas” — se você não tiver certeza de qual formato usar, comece vendo o que outras pessoas já experimentaram.

Contextualize o momento

As discussões não acontecem isoladamente, mas no contexto mais amplo da história e das práticas do grupo. Para serem eficazes, as experiências facilitadas precisam ocorrer no momento adequado e se integrar ao restante do processo do grupo.

Perguntas essenciais sobre o contexto:

• Este é um momento de transição?
• Trata-se de aprimorar uma prática existente?
• Este é um entre vários processos simultâneos ou o único foco?
• Estamos aqui para resolver um problema, aprofundar a análise, ampliar o escopo ou delimitá-lo?

No Loomio

• Os grupos do Loomio quase sempre têm uma pessoa que promove seu uso, entende o contexto do grupo e avalia se a introdução do Loomio é adequada para ele.
• Não é aconselhável tentar mudar tudo de uma vez. Quando o Loomio se integra bem aos fluxos de trabalho existentes, os grupos o adotam com mais facilidade.
• O momento adequado é quando o grupo está pronto para incorporar a colaboração online de forma eficaz. As pessoas precisam sentir a dificuldade de não ter um espaço online para tomar decisões e estar motivadas a resolver esse problema.
• Considere como o grupo distribui sua atenção para determinar o momento adequado de abordar um assunto. A atenção coletiva é um recurso limitado.
• Muitos grupos nem sequer têm consciência de suas práticas e hábitos de colaboração atuais, muito menos clareza sobre como o Loomio poderia se integrar a eles. Comece com uma discussão sobre a forma atual de fazer as coisas e o que funciona ou não.

O papel do facilitador

Uma boa facilitação exige consciência de si e do grupo. A falta de entendimento sobre esse papel pode levar a mal-entendidos, conflitos ou situações inseguras.

Faça com que a autoridade seja delegada a você. Quando você recebe um convite para entrar em um novo grupo ou organização, todos estarão pensando: quem é essa figura? Por que deveríamos ouvir essa pessoa? Peça a alguém que os participantes conheçam e em quem confiem para apresentar você. Isso fortalece sua credibilidade perante os participantes e ajuda a delegar a autoridade a você. — Silvia Zuur

Consentimento

É essencial que o grupo dê seu consentimento à facilitação. Tentar facilitar sem isso pode, nos casos mais graves, ser coercitivo (injusto com o grupo) e perigoso (injusto com o facilitador) — e encontrará resistência e confusão. Os facilitadores se colocam em uma posição vulnerável; precisam ter autorização do grupo ou não devem aceitar o trabalho. O consentimento é essencial tanto para o facilitador quanto para os participantes.

Responsabilidade

Ao assumir a função com a autorização do grupo, o facilitador passa a ter responsabilidades maiores. Os facilitadores têm mais espaço para falar e direcionar a atenção do grupo. Isso deve servir ao conjunto, não a interesses pessoais. As palavras e a postura do facilitador também terão um efeito desproporcional, o que exige cuidado redobrado ao agir.

Poder

A facilitação, por sua natureza, introduz diferenças de poder. Se o facilitador não puder exercer poder de determinadas formas, não conseguirá fazer seu trabalho. Por exemplo, para manter uma discussão no assunto, o facilitador pode interromper alguém ou dizer que determinada forma de interação não é aceitável. Não é adequado esperar que um facilitador assuma a responsabilidade pela experiência sem lhe dar os poderes necessários para conduzi-la bem. Não há uma única resposta certa sobre quanto poder conceder, mas ele precisa ser proporcional ao nível de responsabilidade.

Capacidade de adaptação

Os facilitadores trabalham melhor quando conseguem se adaptar de forma eficaz à realidade que surge. Os seres humanos são extremamente complexos, e os grupos são exponencialmente mais complexos. Seguir rigidamente um plano ou protocolo, sem flexibilidade, pode levar o grupo ao fracasso. Se o facilitador não tiver permissão ou disposição para se adaptar às mudanças nas circunstâncias, não conseguirá sustentar um espaço adequado para pessoas em constante mudança.

Assuma e deixe de lado o papel de facilitador. Um desafio que muitas pessoas enfrentam é tentar facilitar reuniões e oficinas com sua própria equipe. Como facilitadoras, precisam ser neutras. Mas, como membros da equipe, têm contribuições valiosas para compartilhar. Deixe bem claro quando você está atuando como facilitador e quando está atuando como participante. — Silvia Zuur

No Loomio

• Muitos grupos que usam o Loomio têm experiência com facilitação e já compartilham um entendimento sobre esse papel. Eles já adaptam a ferramenta para atender a essas necessidades com algum sucesso.
• Muitas vezes, presume-se que a pessoa que inicia uma discussão está facilitando-a, a menos que o grupo tenha feito outro acordo. Ter clareza sobre quem está facilitando pode melhorar muito a segurança de todos e o sucesso do processo.
• O Loomio cria naturalmente uma dinâmica aberta a ações distribuídas de facilitação, como mencionar outras pessoas para envolvê-las, pedir que a discussão se mantenha no assunto, sugerir o momento adequado para uma proposta etc. — mas isso costuma ficar implícito. Identificar explicitamente quais ações constituem facilitação e discutir se esse papel é centralizado ou distribuído pode torná-lo mais claro.
• A facilitação distribuída implícita pode ser o ponto de partida padrão de um grupo online (ou seja, sem discutir a facilitação como um papel definido), mas essa configuração é mais adequada a grupos experientes que já passaram pela prática de facilitação explícita.