Administração e gestão de registros
A administração e a manutenção de registros adequados para auditoria são requisitos importantes e, muitas vezes, legais para seu conselho ou comitê.
Cada vez mais, os registros eletrônicos substituem a exigência de documentos em papel.
As ferramentas digitais permitem que seu conselho faça muito mais do que apenas arquivar atas de reuniões.
Transforme seu conselho:
“Nosso grupo do conselho tem sido especialmente transformador, permitindo uma governança contínua, melhorando os tempos de resposta e aumentando nossa agilidade, resiliência e sustentabilidade… O Loomio nos economiza milhares de libras todos os anos” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), serviços de apoio empresarial, Reino Unido
Veja como organizar o trabalho, administrar discussões, manter os dados seguros e armazenar registros no Loomio.
Administração de discussões
O Loomio oferece diversos recursos para ajudar você a administrar discussões, disponíveis no menu suspenso à direita da discussão.
Mantenha a lista de discussões atualizada usando:
- Discussão sobre pinos para manter discussões importantes no topo da lista
- Editar conversa para alterar o título da discussão ou atualizar seu contexto
- Mudar para grupo quando você quiser mover uma discussão para outro grupo ou subgrupo, ou para um grupo de arquivo.
- Bloquear tópico para impedir novos comentários ou alterações e remover a conversa da lista de conversas abertas. As conversas bloqueadas ficam disponíveis no filtro de discussões e na barra de busca e podem ser desbloqueadas a qualquer momento.
- Excluir discussão quando você não quiser manter um registro da discussão. Observe que as discussões excluídas não podem ser restauradas.
Tags de categoria
As tags de categoria ajudam a identificar discussões para que sejam encontradas facilmente. Defina tags e aplique-as a cada discussão, procurando manter a consistência.
Tags comuns para conselhos incluem: Administração, Assembleia geral anual, Reunião do conselho, Relatório, Finanças, Jurídico, Membros, Atas, Planejamento, Política, Resolução, Estatuto, Assembleia geral, Estratégia.
Os membros do grupo podem buscar discussões por tag no menu suspenso tags.
Manutenção do assunto da discussão
As discussões funcionam melhor para todos quando você mantém o foco em um único assunto.
Se um novo assunto surgir no meio de uma discussão, você pode selecionar e mover comentários específicos para outra discussão ou iniciar uma nova discussão.
Subgrupos
Os subgrupos ajudam você a organizar a comunicação e os membros para que as pessoas certas participem do trabalho em conjunto. Por exemplo, você pode usar um subgrupo para um subcomitê ou grupo de trabalho.
Arquivamento de registros
Para manter um registro da discussão em uma conversa e das decisões em enquetes, use Imprimir conversa e imprima o arquivo em PDF. Você pode então armazenar uma cópia publicada da conversa no repositório de documentos de sua escolha.
Para manter um registro completo dos dados do seu grupo no Loomio, use Exportar dados do grupo.
Armazenamento de dados
Os serviços em nuvem do Loomio protegem seus dados gravando-os instantaneamente em vários discos, fazendo backups diários e armazenando-os em vários locais.
Todos os dados de conversas, comentários, enquetes e arquivos anexados são armazenados dessa forma.
Os arquivos anexados às conversas também podem ser vistos na aba Arquivos.
