Administração e gestão de registros
Administrar o conselho ou comitê e manter bons registros para auditoria é importante e, muitas vezes, uma exigência legal.
Cada vez mais, os registros eletrônicos substituem os registros em papel.
As ferramentas digitais também permitem que seu conselho faça muito mais do que arquivar atas de reuniões.
Transforme seu conselho:
“Nosso grupo do conselho foi especialmente transformador. Ele permite uma governança contínua, melhora os tempos de resposta e aumenta nossa agilidade, resiliência e sustentabilidade… O Loomio nos economiza milhares de libras por ano” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), serviços de apoio a empresas, Reino Unido
Veja como organizar o trabalho, administrar discussões, proteger os dados e guardar registros no Loomio.
Administração de discussões
O menu suspenso à direita da discussão oferece várias opções para administrá-la.
Para manter a lista de discussões atualizada, use:
- Discussão sobre pinos para manter discussões importantes no topo da lista
- Editar conversa para alterar o título ou atualizar o contexto da discussão
- Mudar para grupo para mover uma discussão para outro grupo, subgrupo ou grupo de arquivamento.
- Bloquear tópico para impedir novos comentários ou alterações e retirar o tópico da lista de tópicos abertos. Os tópicos bloqueados podem ser encontrados pelo filtro de discussões ou pela barra de pesquisa e desbloqueados a qualquer momento.
- Excluir discussão quando você não quiser manter um registro dela. Uma discussão excluída não pode ser recuperada.
Tags de categoria
As tags de categoria ajudam a identificar e encontrar discussões. Defina tags e aplique-as às discussões de forma consistente.
Tags comuns para conselhos incluem: Administração, Assembleia geral anual, Reunião do conselho, Relatório, Finanças, Jurídico, Membros, Atas, Planejamento, Políticas, Resolução, Estatuto, Assembleia geral, Estratégia.
Os membros do grupo podem pesquisar discussões por tag no menu suspenso Tags.
Como manter o foco da discussão
As discussões funcionam melhor para todos quando permanecem em um único assunto.
Se surgir um novo assunto durante uma discussão, você pode selecionar e mover comentários específicos para outra discussão ou iniciar uma nova.
Subgrupos
Os subgrupos ajudam você a organizar a comunicação e os membros para que as pessoas certas trabalhem juntas. Por exemplo, você pode criar um subgrupo para uma comissão ou equipe de trabalho.
Arquivamento de registros
Para guardar um registro da discussão em um tópico e das decisões tomadas em enquetes, use Imprimir tópico e imprima o arquivo em PDF. Depois, você pode guardar uma cópia publicada do tópico no arquivo de documentos que escolher.
Para guardar um registro completo dos dados do seu grupo no Loomio, use Exportar dados do grupo.
Armazenamento de dados
Os serviços em nuvem do Loomio protegem seus dados ao gravá-los imediatamente em vários discos, fazer cópias de segurança diárias e armazená-los em vários locais.
Todos os dados de tópicos, comentários, enquetes e arquivos anexados são armazenados dessa forma.
Os arquivos anexados a tópicos também aparecem na aba Arquivos.
