Facilitando discussões

Às vezes, surgem assuntos que precisam da atenção dos membros do conselho ou de um comitê entre as reuniões.

Em outros casos, não há tempo suficiente durante uma reunião para discutir um assunto ou avaliar uma decisão com cuidado.

No Loomio

Use um tópico do Loomio para facilitar uma discussão. Dê ao tópico um título descritivo que os membros reconheçam e inclua os detalhes no contexto. Adicione uma tag de categoria relevante para ajudar os membros a encontrar o tópico depois.

Convide os membros para o tópico para que recebam uma cópia por e-mail. Eles podem participar da discussão pelo link que leva ao Loomio ou responder ao e-mail de notificação. Nesse caso, a resposta aparecerá como um comentário no tópico.

Em um tópico do Loomio, você pode anexar arquivos ou incluir links para recursos online que apoiem a discussão.

Alguns exemplos comuns: - revisar e desenvolver uma política - pedir orientação ao conselho sobre um assunto ou problema - discutir a estratégia - explorar uma ideia ou oportunidade - avaliar riscos

Assuntos que surgem entre as reuniões do conselho

Muita coisa pode acontecer em uma organização entre as reuniões, e muitas pessoas recorrem ao e-mail para avisar os membros do conselho. Acompanhar uma discussão por e-mail é difícil: respostas podem se perder nas caixas de entrada e algumas pessoas podem ficar de fora.

“Não dá para fazer governança por e-mail!”, Richard Westlake (Westlake Governance).

Quando surgir um assunto que precise da atenção do conselho, use um tópico do Loomio em vez de e-mail. Os membros podem responder por e-mail, e os comentários aparecerão no tópico do Loomio, mantendo a discussão em um só lugar.

Veja como: - Use o assunto do e-mail como título do tópico, - escreva o conteúdo do e-mail no contexto do tópico, - convide sua equipe para o tópico pelo endereço de e-mail ou nome de usuário no Loomio.

Com um tópico do Loomio: - Todas as informações sobre um assunto ficam organizadas em um lugar de fácil acesso, - as pessoas podem responder sem criar sequências de e-mails que deixam participantes de fora, - você pode ver quem leu a mensagem e quem precisa de um lembrete, - você pode levar o trabalho a uma conclusão e reduzir a quantidade de e-mails.

Quando falta tempo durante as reuniões

Se não houver tempo para resolver um item da pauta durante a reunião do conselho, continue a discussão no Loomio. Indique o tópico relevante às pessoas ou crie um novo e notifique os membros do conselho.

Isso reduz a pressão sobre o conselho e dá mais tempo para reunir informações, discutir e refletir. Muitas vezes, esse processo leva a uma decisão melhor.